物流配送管理制度

物流配送管理制度第一章总则一、目的本制度的目的是为了使公司的物流配送工作尽可能做到及时准确、服务周到、有效控制物流成本、提高本公司的物流客服水平和质量。二、适用范围本制度适用于公司为客户销售配送设备、设施、原辅材料、包装及其他相关物资的管理。第二章定义、组织与职责三、定义1.向客户销售包装、源辅料、设备、设施等。2.负责客户订货、配货的托运。四、组织与职责1.后勤部是物流配送的主责部门，负责筛选物流、跟踪服务。2.第三方物流公司的选择选择长期合作承运商（物流公司）时，应该考核其商务资质、其现有的网络覆盖能力、车辆情况、周期发货时间节点等，并留存其相关资料。如果是临时合作的，一定要签订托运协议。若是比较贵重物品，则需要承保，保障公司财产的在途安全。3.公司物资配送人员的素质要求物资配送人员应该开发出符合公司运营要求的合格物流承运商，保障物流顺畅到达。要掌握物流承运费用的核算方法和相关细节。同时要了解一些车辆（汽运或火车）装载的知识。关于选择的具体物流模式，要根据客户所在地的物流环境、客户自身的素质和本公司的供应商的具体情况合理安排。4.物流模式具体可采用多点对一点直达、集中对一点统配等方式。根据客户配送货物指定到达区域和服务要求（自提还是送货上门），确认协议物流公司是否在服务覆盖区，否则另选其它物流公司。尽量选直达，避免多次中转。5.配送期（1）发货期：财务确认客户款到帐，二个工作日内货物发出。为了缩短备货时间，发货员在客户已确认《配货销售单》订单后，仓库有货的先备货放在待发区，需采购的通知采购员预订。（2）到货期：因物流公司的不可控性，对客户承诺设备发货期在15天内，其它发货期在10天内。6.第三方物流配送单据填写的注意事项（1）详细认真写明货物名称、货号、件数、包装规格。特殊情况单品价格底集中打包成一件的货品可按类别统称写，注明每件明细内容。（2）在“备注”栏里填写提货前，清点货品，事后自负。七、发货员注意事项（1）装箱时要点清，每件（箱）里所放置的品名及数量，并在《发货任务跟进表》内填写清楚（以备后查），做好与移交人（仓库管理员或采购员）或接管人（公司员工带运）的相关手续。（2）发货员每次发货时要告知客户提货注意事项。3.在进行多货品整合打包时，最好按照类别进行打包，每件货物的重量和大小也要适中，以便于搬运和避免破损。4.只有在确定有两个或以上人员参与后，才可以进行封箱和粘贴封条，并在“装箱内容”上签字确认责任。8.在客户收货时，需要注意以下几点：首先要检查外包装是否破损，封条是否完好，如有问题需要及时与总公司供应部联系解决；其次，在提货时要仔细核对货品的名称、数量、质量和完好情况，确认无误后才可以签字提货；最后，如果货品出现异常情况，需要在当天联系后勤供应部解决，如果客户两日内未反应，则默认为认同，过后责任由客户自负。8.在配送过程中，需要及时填写《物流第三方物流跟踪进度表》和《发货任务跟进单》，并附上发销售单和物流单等相关资料。5.配送管理流程包括配送订单制定、订单评审、库房物资核对、订单配送准备、货物采购入库、物流单位合约签订、各小项目物流情况阶段性跟进执行、意外事件的补救措施及执行、物流配送过程作业、客户收货情况回访确认、物流单据回收、配送单据整理归档及反馈。1.公司赠送物品的配送流程包括客服部将签约客户的资料、发货时间和合同配置清单复印件交给后勤部，后勤部核对配货单后根据库存量和客户需求安排采购计划和协议物流筛选，配货人员与仓库办理出库手续并根据产品特点进行打包和编号，配送控制人员跟踪各批次货物中途运输情况，登记发货资料并选择物流公司进行发货。货品发出后，我们会及时电话通知客户，告知发货相关信息并提醒客户提货要求，如发现货品数量与订单不符或包装破损等损坏现象，客户需暂不提货并及时与公司配送部联系，待公司与物流、客户三方达成一致后方可提货。否则一切后果由客户自负。同时，我们会认真填写《物流第三方物流跟踪进度表》以便跟踪物流进度。客户采购公司产品包装及其他物品时，我们会根据客户需求量和产品包装的最小配送量制定产品包装配送清单，并递交后勤配送部。对于客户二次及以上的包装采购配送，客户会主动向后勤配送部订购产品包装品种及数量。后勤配送部也会主动向客户询问客户的包装需求量、产品包装或其他订单。在确认客户订单后，我们会核算价格并与客户沟通确认总金额，并告知客户打款方式。随后，我们会编制配货单并根据客户需求供货时间安排采购计划和协议物流筛选。确定总货物分几件发出，并选择最佳协议物流公司办理第三方物流手续。在配送后期，我们会主动推销公司销售产品以增加后勤销售量，同时也会告知客户每样设备厂家的售后服务电话及购买时期，如出现质量问题（非人为因素），客户可以直接与厂家售后服务联系以获得技术服务。我们会认真填写《客户来电（去电）记录本》以记录客户来电或回访客户的时间、事项内容、解决方案及时间。最后，我们会及时收集客户对新开发的产品包装的设计缺陷，并整理资料反馈给公司相关部门，以便形成解决方案。5、及时收集客户对配送服务提出的意见，并查找问题出现的原因。从内部和第三方物流管理两个方面细致地分析问题，及时形成有效的针对性整改措施，防止同一异常情况频繁发生。为了提高客户对配送服务的满意度，我们需要及时收集客户对配送服务提出的意见，并查找问题出现的原因。我们需要从内部和第三方物流管理两个方面细致地分析问题，及时形成有效的针对性整改措施，以防止同一异常情况频繁发生。6、对于货损货差、延误等异常运输情况，及时分析出现异常问题的根源。在损失最小的成本前提下，尽快解决问题。同时及时沟通安抚客户，降低客户不满情绪。事后及时分析总结，写出同类事项预防方案。当出现货损货差、延误等异常运输情况时