某物管公司岗位职责

岗位职责

1、贯彻落实公司质量方针、目标，按照质量体系运作要求，制订本部

门各岗位职责，确保本部门工作符合质量要求。

2、负责公司质量手册、程序文件、工作手册、质量记录、管理性文件及相关的

外来文件和资料的发放、控制、归档和管理。

3.负责本部门文件的起草，负责上级和外来文件的收发、登记、传阅、催

办、回复和立卷归档工作。

4.负责员工胸牌、服装、服务标识管理工作，并可追溯。

5.依照公司要求，规划人力资源部门的工作执行方案，并主持实施。

6.负责行政与人力资源管理制度的制定与执行，公司工作环境的管理、检

查。

7.依据公司人力需求，实施人员的招聘、引进、选拔、培训等工作。

8.负责办理公司员工养老、医疗、公积金和失业等保险。

9.根据公司要求制定公司员工薪金和福利待遇实施方案，对执行情况进行

监督和检查。

10、根据政府规定，规范公司用工制度，做好劳动用工年检工作。积极

与政府行政、劳动主管部门建立良好公共关系。

11、负责采购工作的计划管理，合格供方的评审、选择，采购工作的具体

实施，采购物品及服务的质量验证。

12、负责公司品牌建设和企业文化建设工作。

文件、资料管理规定

一.总经办是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的发放、回收、更

改控制，负责建立公司《受控文件清单》并对全公司的文件进行监督管理。对于

受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件

均由总经办统一备案存档（包括软盘、光盘、录象、录音带等）。

1.文件的更改和作废

a.作业文件的更改由管理者代表批准，由各部门指定人员进行更改。所有被更

改的原文件必须由相应部门收回。进行统一管理，以确保有效文件的惟一性。文

件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和

协调性。文件的更改，分为换页、插页和章节更改。文件的更改在《文件更改审

批单》上记录文件修改内容，修改日期和更改原因，、更改生效时间，同时做现

行修订状态标识。

b.作废文件由总经办按原《文件发放回收记录》中登记发放的范围收回原版并记

录。并在作废文件上加盖“作废保留”印章，填写《文件销毁记录》，经管理者

代表批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方

可留用。文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件即时作废；换发新版

本。作废文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确

保体系运行的各个场所获得相应有效文件。

C.总经办每年11月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其

他原因对文件的修改，文件发布前应再次批准。

2.文件的发放和领用

a.受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保

体系运行的各个场所获得相应有效文件。文件领用者在《文件发放回收记录》签

字、领取。文件领用者的文件严破损影响使用时，应向总经办申请办理更换手续,

交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，总经办将

破损文件收回时，必须填写《文件销毁记录》。

b.当文件持有者的文件丢失后，应向总经办办理申请领用手续，但必须在领用申

请中作出说明，总经办在补发文件时，应编写新的分发号，将丢失的分发号注明

为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字

样以示区别。

3.外来文件的控制

a.负责法律法规及相关要求的识别、获取和更新，并制定公司适用的法律法规清

单，将信息传递到各相关部门，并确保实施。

B.对外来文件由总经办填写《外来文件清单》；

c.经审批适用的外来文件，由总经办控制分发并填写《文件发放回收记录》；

d.对失效、过期的外来文件，总经办要及时收回，按作废文件处理。

4.文件的借阅和复制

特殊情况需要借阅时，到该文件的主管部门办理，并填写《文件借阅、复制

记录》，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按文件的发放

和领用执行。

文书档案管理规定

1按质量/环境体系《文件和资料控制程序》管理本公司环境体系文件。

2负责来文的收、发、编号、登记，及时送办公室主任拟办，按要求组织传阅,

并做好文件的催办工作，对各职能人员外出参加会议带回的文件要及时做

登记工作。

3做好文书立卷归档工作，提高档卷整理的质量，做到迅速准确地查、阅。定

期清理文件，严格执行BaoMi制度。销毁文件必须按规定经批准后方可销毁

并逐一做好登记。

4负责接受、整理、保管各单位主送、主报的计划、总结、方案、报告、报表

等，按类分别整理，妥善保管。

5对上级和有关单位来的电话要做好记录，及时处理，准确转告。

6遇有公司会议，作好会议记录，并协助总经办检查工作落实情况。

7完成办公室主任交办的各项临时任务。

文件打印规范文本

为了规范公司及各管理处上行下发文件的统一性，现要求文件按如下统一格

式打印：

1.公司对外文件，打印一律使用公司信笺，具体打印格式及要求如下：

（开头空二行，四号字）

致（小二号•宋体，加粗）

XXX：（小三号•宋体•加粗）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.公司内部文件打印，为了节约起见，纸张可双面打印，具体打印格式及要求如

下：

XXX

（居中,三号,宋体,加粗）

（空一行，小四号字）

xxxx：（四号,宋体，加粗）

（空一行•小四号字•最小行间距）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

（文件内容：开头空二格，小四号，宋体，行间距可

根据内容多少自行调整）

XXXX

3.抄送或下发的文件及人事通知，纸张可双面打印，具体打印格式及要求如下:

南京鹏基物业管理有限公司（居中，二号•宋体，加

粗）

（空一行，小四号字•最小行间距）

XXXX（文号居中，小四号,宋体）

（空一行，小四号字■最小行间距）

XXXX（标题居中，小三，宋体，加粗）

（空一行，小四号字•最小行间距）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX

（文件内容：开头空二格，小四号•宋体，行间距可根据

A、计;晒雒建理毓）

1目的

对W算机软件的购置、发放、使用、女狷昂卓进行控油,确保软件的正常

运行。

2范围

适用于各部门使用的应用软件的管理。

3职责

3.1办公室负责软件控制的归口管理工作。

3.2各部门文件管理员负责本部门使用软件的管理。

4规定

4.1软件需求

4.1.1各部门根据工作需求，填写《采购计划》，说明软件名称、用途、

版本、价格等，报总经理批准，由相关人员实施采购。

4.1.2购置的新软件，经办公室进行病毒清查验收确认后，方可启用。

4.2软件的保管、复制、发放和使用

4.2.1验收合格的软件，由办公室登记备案，注明软件名称、版本、编号、

起用日期、主要功能等内容。

4.2.2各部门使用的软件，由办公室统一编号，在盘面上标记“合格”字

样，并记录在案。

4.3软件BaoMi要求

4.3.1软件密码由办公室相关人员及软件使用人员持有，不得向无关人员

泄露。

4.3.2外购软件的密码，可由使用部门人员自行设置，并在办公室备案。

4.4软件防毒规定

4.4.1办公室每周一次对电脑进行病毒清查和清除。

4.5软件备份

4.5.1公司数据库的数据备份，应在每周五下午由办公室专人完成。根据

需要规定不同的保存期限。

4.5.2办公室指定专人对数据的进行备份，并由其对备份数据进行统一的

管理。

员工手册

1.总则

a）热爱祖国、坚决拥护中国共产党，遵守国家法律和法规，贯彻执行公司的各项

规章制度。

b）关心集体、诚恳待人、爱岗敬业、遵守职业道德、维护公司声誉。

c）关心政治、努力学习文化和专业技术知识，不断提高综合素质，提高业务技术

能力，提高服务质量。

d）艰苦奋斗，勤俭为本，努力进取，开拓创新，争创品牌。

2.工作态度

a）礼貌行为规范，这是对领导、客户和同事的基本态度。应做到面带微笑，敬语

不离口，热情大方、努力营造亲切和谐的工作环境。

b）服从领导的工作安排和提出的要求，自觉接受管理，不得拒绝、推托和随意改

变。

c）提高工作效率，一切适应市场需要，一切满足客户需要，树立公司品牌。

d）认真履行岗位职责，详见：总经理岗位责任制、管理者代表岗位责任制、办公

室人员各岗位责任制、财务人员各岗位责任制、物业管理各部门人员各岗位责任

制。

e）真诚合作，各部门之间、员工之间应相互配合、相互理解、相互支持，以大局

为重，同心协力，共同努力做好工作。

f）忠诚老实。谦虚谨慎，不骄不躁，有错必改，不文过饰非，不阳奉阴违，不排

斥异己。

g）树立安全第一的思想，发现隐患及时汇报，有危险的事不做。

3.遵守职律

a）新员工入职时，应认真阅读入职须知，如实填写员工履历表。

b）严格遵守公司的考勤制度。

c）工作时间坚守岗位。不窜岗闲聊，不利用工作之便办私事或兼做其它工作。

d）尊重领导，团结同事，礼貌待客，在许多公共通道中懂得礼让，上班时不大声

宣哗，吵架。

e）拾到钱物要交公，不得擅自进入他人工作间翻看文件、物品、打电话。

f）不得擅自将公司的设备、工具及办公物品借给他人，并做到正确使用和妥善保

管，无故造成的损坏或遗失，照价赔偿。

g）尊守客户单位的规章制度，不做、不说影响客户单位形象和客户工作情绪的事

情。

h）严禁在工作场所吸烟，严禁上班前喝酒。

i）文明用餐，杜绝浪费，不得大声哄闹、拖拉桌椅、乱扔果皮、杂纸，餐后将餐

具归放到指定位置。

4.仪容仪表

a）上班时着装整洁、大方，员工则要着统一工作服，佩戴工作牌。

b）搞好个人清洁卫生，保持良好的精神面貌。

c）不佩戴过多饰物，特别是各岗位员工更不能佩戒指、项链、耳环等。

5清洁卫生

a）积极搞好办公室、餐厅、库房、以及一切工作场所的环境卫生。

b）办公桌、文件柜、计算机、电话机、更衣柜、吹具以及所有的设施、设备、工

具都要保持整洁，摆放在指定的位置。

c）妥善保管好个人物品，不得在工作场所存放贵重物品。

6.客户投诉

a）应严格遵循“客户是第一位的“原则，细心听取客户意见，不得用任何理由与

客户争辩。

b）对客户的投诉，属于职权范围内的事情，要立即妥善解决，超出职权范围的事

情，要立即向领导汇报。

7.员工申诉

a）员工若对工作、人事、领导或对同事有意见，可直接向部门主管、经理或直接

向人事部领导直至总经理申诉。

b）各级领导接到员工申诉，要做到BaoMi,并高度重视，妥善处理,任何人不得挟

嫌报复。

8.纪律处分

a）为确保公司的各项规章制度实施，满足市场和客户的需要，公司实行各级人员

月度考核，层层把关，对不合格人员及时考核、纠正、改进。

b）对违纪员工及时开出“员工失职处罚单”，并在当月的薪金中扣除，严重违

纪者，给予除名。

9.解释

总经办对员工手册有解释权。

BaoMi约定

1目的

秘密制定有效的BaoMi制度和纪律规定，做到防范在先，措施在后，以维护

公司正当的权益。

2范围

适用于公司各岗位工作人员，总经办、企划部、财务部、经营部、采购部、

物业管理处各部门的工作人员；以上人员由于各种原因离职后年内仍应

遵守本合同约定的义务。

3BaoMi事项

3.1合同书、计划书、协议书、投标书、策划方案、制度措施、财务报表、凭证、

商业信息及内部文件资料的编制人、签定人、打印人、保管人应严守秘密，

不得擅自将此内容口头或书面传播，不得与此事无关的人或在不适宜的场所

进行讨论，任何人不得擅自将文件资料及拷贝件带出公司。

3.2对公司所采购的机器、材料及物品的价格成本和采购渠道不得对外泄漏，对

外来人员的询问，即要以礼相待，又要弄清来意，防范各种形式的探听公司

情况的行为。

3.3对公司的客户名单及客户单位的状况不得对外泄漏，复印文件资料必须报公

司审批。

3.4对电脑所储存文件资料不得擅自拷贝带出，计算机不准私自设置密码，拷贝

件由总经办统一保存管理。

3.5非电脑使用人员不得擅自上机操作、阅览。

3.6对公司的经营管理运作方式不得在不适宜的场合和对非本部门及外来人员进

行交流或传播。

3.7凡各物业管理处的实习和参观学习活动，必须经公司统一安排，部门经理、

主管不得擅自安排。

3.8传真件、复印件的传出，必须经办公室审核后由秘书负责。

4违约责任

4.1对上诉的BaoMi条款，相关人员必须履行BaoMi义务，规范自己的行为，做

一个有好的职业道德品质的人。

4.2如擅自一次违反上述BaoMi条款的任意一条，将承担违约金一元，并承担

由此造成的所有名誉和经济损失。

4.3如擅自两次违反上述BaoMi条款的任意一条，扣除当月全部工资并给予解除

劳动合同，并承担由此造成的所有名誉和经济损失。

4.4凡违反上述BaoMi条款情节严重，给公司造成较大损失的，除处以4.2、4.3

规定的违约责任外公司将依照《中华人民共和国刑法》第二百一十九条规定,

移交有关机关追究刑事责任。

奖惩制度

目的：为了有效贯彻实施公司《规章制度》、《员工手册》、《员工考核》

和《岗位职责》等各项规章制度，特订立本奖惩制度。

意义：通过严格的管理制度和考核措施，做到奖罚分明，使之提高服务质

量，培养高素质的员工队伍，从根本上维护业主的利益，履行社会职责。

奖惩制度充分体现出以教育员工、奖励员工为主、帮助批评和经济处罚为

辅的原则。

奖励措施：

1.因工作成绩突出，得到业主提名表扬的，奖励50元；

2.有拾金不昧事迹的，奖励50元；

3.在工作中有创新的，奖励50元；

4.工作质量达标，并有效节约成本的，奖励50元；

5.员工多次获奖励的，追加奖励100元，并作为公司的后备业务骨干重点培养。

违纪处罚：

1.违纪一次的，给予帮助教育；违纪二次的，批评教育并扣20元；违纪三次的,

扣30元一50元或劝退除名；

2.违纪较重的，一次扣50元，二次劝退除名；

3.违纪严重的，一次扣100元，二次劝退除名；

4.业主投诉，情况属实的，扣100元，情节严重的，劝退除名；

5.班前、班上饮酒，劝退除名；

6.脱岗、睡觉，劝退除名；

7.与业主或同事打架、骂人，劝退除名；

8.使用值班电话谈与工作内容无关的事情，劝退除名。

工作服押金注释

目的

1.1使员工着装规范化、标准化，为公司树立良好的企业整体形象。

1.2便于客户单位的识别、管理，确保客户单位的安全保障。

2范围

公司各工种员工。

3要求

3.1凡新进公司的员工，每人发放统一的夏季服装两套，春、秋、冬

季服装壹套，外场员工另加棉保暖防风外套壹件。

3.2收取工作服付押金50元整，以预防因不妥善保管而随意丢失，预防擅自将

工作服借给他人随意进出客户单位，因此而造成的安全责任由员工自行承

担。

3.3员工上岗，一律着装统一，不得以任何理由不穿工作服上班。

3.4工作服须勤洗，保持整洁。

3.5工作服丢失后，押金不予退还，即属工作服的赔偿金，再由公司统一发放。

3.6工作服年限满后，由公司再重新配发，不收押金。合同解除后，退还押金。

3.7员工的工作是公司对外的窗口，要学会用自己的行为树立公司的良好形象,

自觉提高自己综合素质。

工作牌使用规定

1.为了树立良好的公司形象，便于客户单位的识别、管理，确保客户单位的

安全保障，对录用员工，公司一律发放工作牌。

2.员工上班出入工作场所时须主动出示工作牌，上岗时将工作胸牌佩戴于上

衣左上角。

3.工作牌须妥善保管，如有遗失，应立即报告主管，并写出书面报告，处罚

款5元。

4.工作牌借给他人使用随意出入客户单位，立即给予辞退并追究当事员工责

任；如因此而造成的安全责任事故，上交公安机关处理。

5.工作牌损坏时，及时报告主管，由主管上交总经办，以旧换新。

6.员工退职，主管和员工须做好工作牌的移交，并和其它物品一起上交公司。

公司印章使用管理规定

一、公司印章

1.印章保管

公司印章由总经办指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章应分开保管,

上述印章未经总经理批准，不得随意交与他人保管使用。

2.用章审批

使用公章依据下列情况由有关领导审批：涉及人员调动、任免、租赁合同、

协议、财务收支及以公司名义对外发文、发函等方面用章，由总经理批准；有关

业务管理工作用章，由分管副总经理批准；使用法定代表人印章，由总经理批准。

3.用章登记

使用印章必须履行登记手续。由印章使用人员登记用章时间、何事用章、经

办人等项目，重要事项用章，原件需复印留底存查。

4.用章纪律

未经公司领导人批准，不得私自用章、不准携带公章外出、不准盖出空白信

笺、对不符合用章规定的，印章保管人员有权拒绝盖章或提出建议意见。对违反

用章规定或弄虚作假获得用章造成重大政治后果或经济损失的，要追究当事人的

行政、经济上的责任。

二、管理处印章

1.公司印章由公司总经办统一制作并备案。

2.各管理处印章由公司总经办指定管理处主任妥善保管。

3.印章使用范围必须履行登记手续，由印章使用人员登记时间、内容、经办人等

项目，重要事项用章，原件需复印留底存查。

4.管理处印章严禁对外签订任何合同和协议，仅限用于各管理处日常服务中使用、

往来函件、通知及便民服务，严禁作为财务印章使用。

5.未经公司领导批准，不得私自用章、不准携带公章外出、不准盖出空白信笺。

对违反用章规定的要追究当事人的法律或经济责任。

6.印章保管人员变动时，在公司总经办监管下签字办理移交手续。

采购的管理标准作业规程

1.目的

规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。

2.0适用范围

适用于鹏基物业管理公司及下属管理处的采购管理工作。

3.0职责

3.1公司采购员负责物品的采购工作。

3.2公司/管理处仓库管理员负责物品申购计划的制订，物品的验收，出、人库

手续的办理以及库存物品的保管工作。

3.3公司财务部经理负责物品申购计划的审核。

3.4管理处经理负责零星物品、应急物品采购的审批。

3.5公司总经理负责申购计划的审批。

4.0程序要点

4.1物品采购的申请范围

4.1.1凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。

采购物资分类：

A类物资（重要物资）：构成物业管理服务的主要设备或关键设备，直接

影响物业管理服务质量的，可能导致顾客严重投诉的物资。

B类物资（一般物资）：构成物业管理服务的非主要部分或关键部分的批

量物资。

C类物资（辅助物资）：起辅助作用的物姿

4.1.2下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出采购计划：

a）公用设施设备、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整

机；

b）为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置；

c）房屋本体及其他公共配套设施修缮所需要的材料。

4.2物品采购的申报程序

421计划采购物品的申报程序：

a）仓库管理员应于每月25日前根据有关规定编制下月物品申购计划表；

b）物品申购计划表，应于每月26日交公司财务部经进行审核；

c）审核无误的物品申购计划表报公司总经理审批；

d）公司总经理审批同意的物品申购表交总经办采购员按计划购买。

4.2.2零星物品的申购：

a）零星物品的标准：

一常用品以外的；

一数量较少的；

一仓库中没有储存的。

b）零星物品的申报程序：

一由使用部门填写零星物品申购单；

一会计审核；

一零星物品单位价值在500元以内的，由管理处主任审批；

一零星物品单位价值在500元以上的，报公司总经理审批；

一审批手续完整的申购单交公司采购员购买

423应急物品的申报程序：

a）应急物品的标准：

一突发性急用物品；

一仓库中没有储存的。

b）应急物品的申报程序：

一使用部门填写应急物品申购单；

一物品单位价值在10。。元以下的，申购单交管理处经理审批；

一物品单位价值在1010元以上的，申购单交公司总经理审批；

一审批同意后交公司采购员购买。

4.3物品采购的时效

431通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成，特殊情况报采购主管或管

理处经理同意后另行处理。

4.3.2特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成，特殊情况报采购主管或管

理处经理同意后另行处理。

4.3.3零星物品的采购。原则上应在1