项目三 电子采购

工程三电子采购一、教学目的1、了解电子采购的特点2、了解电子采购的普通方式3、学会利用相关软件平台实现电子采购操作二、教学重点学会利用相关软件平台实现电子采购操作三、教学难点学会利用相关软件平台实现电子采购操作四、教学时数4课时工程引入：美国哈佛商业评论的一份研讨报告指出：“假设一个企业能将采购支出节省5％，其获利将可平均提高30％〞，因此如何在不景气及低获利时代节省本钱，已成为当今各企业的首要义务。节省本钱的措施贯彻到企业的方方面面，从文具的购买，差旅费的报销到市场推行费用的精打细算等等。作为企业的一项重要业务活动，采购的本钱控制和效率改好心义艰苦，由于在大多数企业，产品和效力的采购是最大的支出，占企业总收入的一半。然而，时至今日，很多中国企业的采购流程依然是零散的、天性反响式的，缺乏系统性和整体性，因此很难在企业整个流程中发扬出应有的效率。面对国际强手的竞争，中国企业在采购流程的战略和效率方面明显处于优势位置，因此大大降低了中国企业在国际竞争环境中的竞争力。工程分析：当今世界网络、通讯和信息技术快速开展，Internet在全球迅速普及使得现代商业具有不断增长的供货才干、不断增长的客户需求和不断增长的全球竞争三大特征，这一切将对企业传统的采购活动带来艰苦冲击和挑战，进而引发企业采购方式的猛烈变革，电子采购这一新的采购方式应运而生。因此，建立高效率、低本钱的采购网络，即如何实现电子采购，曾经成为中国企业不得不仔细思索的中心管理问题。义务分解：本工程重点讨论电子采购的含义、特点、方式、普通业务流程，并在采购软件环境下，学习如何进展电子采购管理。相关知识一、电子采购随着科学技术的不断开展和网络技术的普及，电子商务采购作为一种新型的采购方式迅速得到运用。它依赖于电子商务技术的开展和物流技术的提高，依赖于人们思想观念和管理理念的改动，经过互联网来加强日常采购的管理才干，许多企事业单位已在一定范围内和相当程度上运用了电子商务采购技术，简化了采购流程，节约了采购本钱，提高了采购效率。〔一〕电子采购的含义

电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上买卖，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进展的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，现实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比普通的电子商务和普通性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进展管理，有效地整合了企业的资源，协助供求双方降低了本钱，提高了企业的中心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工方法购买和销售它们的产品，在这一全新的商业方式下，随着买主和卖主经过电子网络而结合，商业买卖开场变得具有无缝性，其本身的优势是非常显著的。〔二〕电子采购的特点

电子采购比普通的电子商务和普通性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进展管理，有效地整合了企业的资源，协助供求双方降低了本钱，提高了企业的中心竞争力。在这一全新的商业方式下，随着买主和卖主经过电子网络而结合，商业买卖开场变得具有无缝性，其本身的优势是非常显著的。1、提高采购效率，缩短了采购周期。2、节约大量的采购本钱。3、优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单交换原有的方式方法，而是要根据更科学的方法重新设计采购流程。4、减少过量的平安库存。5、信息共享。6、电子采购能协助采购方改善客户效力和客户称心度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系。7、电子采购不仅使采购企业大大获益，而且让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售本钱，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易时机。〔三〕电子采购的方式

1、买方方式买方方式是指采购方在互联网上发布所需采购产品的信息，供应商在采购方的网站上登陆本人的产品信息，以供采购方评价，并经过采购网站双方进展进一步的信息沟通，完成采购业务的全过程。买方方式中采购方承当了建立、维护和更新产品目录的任务。买方方式适宜大型企业的直接物料采购，由于大企业普通曾经运转着成熟可靠的企业信息管理系统，因此与此相顺应的电子采购系统应该与现有的信息系统有着很好的集成性、坚持信息流的通畅；其次，大企业往往处于所在供应链的中心位置，中心供应商较为集中，并且大企业的采购量宏大，因此供需双方需求进展严密协作；最后，普通来说只需大型企业才有才干承当建立、维护和更新产品目录的任务。2、卖方方式

卖方方式是指供应商在互联网上发布其产品的在线目录，采购方那么经过阅读来获得所需的商品信息以做出采购决策并下订单以确定付款和交付选择。在这个方式里，供应商必需求投入大量的人力、物力和财力用以建立、维护和更新产品目录，但对于采购方来说那么不用破费太多就能得到本人所需的产品，但对于拥有几百个供应商的买方，就要访问众多的网站才干采购到需求的产品。同时，卖方方式需求面临B2B电子采购与企业内部信息系统无法很好集成的问题，由于采购方与供应商是经过供应商的系统进展交流的，由于双方所用的规范不同，供应商系统向采购方传输的电子文档不一定能为采购方的信息系统所识别，延伸了采购时间。3、市场方式

市场方式是指供应商和采购方经过第三方设立的网站进展采购业务的过程。在这个方式里，无论是供应商还是采购方都需求在第三方网站上发布本人提供或需求的产品信息，第三方网站那么担任产品信息的归纳和整理，以便于用户运用。市场方式又分为两类门户：〔1〕垂直门户：是运营专门产品的市场，如钢材、化工、能源等，它通常由一个或多个身手域内的指点型企业发起或支持。〔2〕程度门户：集中了种类繁多的产品，其主要运营领域包括维修和消费用的零配件、办公用品等。程度电子市场普通由电子采购软件集团或间接资料和效力供应领域的指点者发起资助。〔四〕电子采购的普通业务流程

1、提交采购需求：最终用户经过填写在线表格提出采购产品的恳求，对于经常采购的商品，可以建立一个特别的目录供用户选择，以方便最终用户提出采购恳求。2、确定采购需求：根据企业预先规定的采购流程，采购恳求被依次自动的传送给各个责任人恳求同意。3、选择供应商：一旦采购恳求最终得到认可，采购人员按不同的情况采取两种方式。假设所需求采购的物品已有了合同供应商，那么该恳求转化成订单自动发送给供应商。假设所需采购的物品没有固定的供应商，采购人员需求经过采购寻源流程去寻觅适宜的供应商。4、下订单：在确定了供应商后，订单会经过电子邮件等方式传送给供应商。5、订单跟踪：有些信息系统较为完善的供应商会反响给采购方一个订单号，采购人员可以经过订单好追踪订单的执行情况直到发货。6、付款：假设衔接了银行系统，那么可以进展电子支付。但目前电子支付主要还是用于个人买卖。对于企业可以在系统完成详细业务的支付规程，同时便于查找支付情况。

义务一

实施电子采购

义务背景：采购作为满足社会需求的一种重要手段，对整个社会的消费与生活产生了极其重要的影响。对企业来说，采购直接影响着消费运营过程、企业效益，并构成企业竞争力的重要方面。采购也会带来很大的经济风险，在传统环境下，采购是买方单独的行为，因此买卖双方缺乏充分的信息沟通，从而产生了提早采购、反复采购、供应与消费脱节等景象。如何控制这些风险，成了摆在现代企业面前的一项重要义务。电子采购作为一种新的采购方式，充分利用了现代网络的开放性，信息的多样性，买卖的快捷性和低本钱等特点，可以有效地处理企业和政府所面临的这些问题。义务目的1、知识目的：了解电子采购的特点；了解电子采购的普通方式；2、才干目的：学会利用相关软件平台实现电子采购操作。步骤1：企业实施电子采购之前思索的问题〔1〕公司能否有决心要电子采购；〔2〕电子采购将如何对公司呵斥最有利的冲击。电子采购能否与公司的中心企业流程整合。〔3〕胜利的代价。评价公司目前的绩效与本钱和实现电子采购的预期绩效与本钱加以比较，计算预期投资报酬率。步骤2：企业实施电子采购的主要步骤〔1〕采购流程整合——采购费用历史资料分析；采购货品分类；确认进展电子采购的切入点〔产品别〕；定义采购规格；确定供货商群；选择招标与议价方式；与供货商沟通；进展在线招标、议价、采购；〔2〕建立数据库及相关管理软件。是为在互联网上采购和供应管理功能积累数据。主要包括：供应商目录、供应商的原料和产品信息、各种文档样本、与采购相关的其它网站、可检索的数据库、搜索工具；〔3〕成立正式的工程小组，小组需求由高层管理者直接指点，其成员该当包括工程实施的整个进程所涉及的各个层面，包括：信息技术、采购、仓储、消费、方案等部门，甚至包括互联网效力提供商〔ISP〕、运用效力提供商〔ASP〕、供应商等外部组织的成员。每个成员对各种方案选择的意见、风险、本钱、程序安装和监视程序运转的职责分配等进展充分地交流和讨论，以获得共识。企业的实际证明事先做好组织上的预备是保证整个进程顺利进展的前提；〔4〕广泛调研，搜集意见。为做好电子采购系统，应广泛听取各方面的意见，包括有技术专长的人员、管理人员、软件供应商等。同时要自创其它企业行之有效的做法，在一致意见的根底上，制定和完善有关的技术方案；〔5〕建立企业内部管理信息系统，实现业务数据的计算机自动化管理。在企业的电子采购系统网站中，设置电子采购功能板块，使整个采购过程一直与管理层、相关部门、供应商以及其它相关内、外部人员坚持动态的实时联络；〔6〕提供培训。很多企业只在系统开发完成之后才对运用者进展运用技术培训。但是国外企业和国内一些胜利企业的做法阐明，事先对一切运用者提供充分的培训是电子采购胜利的一个关键要素。培训内容不仅包括技艺的方面，更重要的是让员工了解将在什么地方进展制度革新，以便将一种积极的、支持性的态度灌输给员工。这将有助于减少未来工程进展中的阻力。步骤5：电子采购风险分析由于电子采购带给企业较多益处，所以许多大型企业都纷纷追加企业资源方案(ERP)投资，在ERP或MRP的根底上完善企业的采购流程，并把电子采购的导入当成提高企业竞争的有效途径。看到电子采购益处的同时，也应该清醒的认识到其带来的诸多风险，诸如财务风险、本钱风险、平安风险、信任风险等等。步骤6：B2B买卖中电子采购操作金达“管易宝〞管易宝进销存软件由厦门金达计算机开发开发的一款通用性极强的企业进销存管理系统，软件囊括了企业进、销、存管理的全过程。可以登录httpkingdasoft这个网站下载试用。1、系统登录初次运转，进入登录界面。系统默许工号888，无密码，进入系统以后可以设置操作员相关信息，包括工号、姓名、密码〔可修正〕，以后登录时按照新账号、密码登录即可。登录胜利，进入系统主界面。图:登录界面图:系统主界面2、系统初始化

初次运用的时候必需先要进展系统的初始化任务，设置系统的根底资料。点击【根底资料】菜单，选择其中的功能项。〔1〕、默许资料设置默许资料设置界面上面共有6个选项卡，设置的信息主要是跟财务管理相关，所以也可以在【财务管理】功能界面进展设置。下面逐一进展简单引见。①经手人：设置收支业务的经手人。主要是编号、姓名。单击【添加】按钮可以添加经手人，修正和删除经手人点击相应的按钮即可。②其他支出工程：设置应付账款以外的其他支出工程的内容，包括编码、工程内容。③其他收入工程：设置销售收入以外的其他收入工程的内容，包括编码、工程内容。④银行账户资料：设置银行账户资料，包括编码、账户称号、期初余额。⑤付款方式：设置财务付款的不同方式，如现金、签单、转账支票等。⑥默许资料设置：设置各功能模块的默许仓库设置，包括采购入库及退货的默许仓库、销售出货及销货退回的默许仓库、其他入库和出库的默许仓库；设置单价小数位数、默许出货折扣率。完成一切设置后，点击【运用】按钮保管设置，然后点击【封锁】按钮退出。图:设置系统的根底资料〔2〕公司信息设置设置公司相关信息，包括公司称号、、、地址等。〔3〕商品资料管理设置商品类别、商品编码、商品称号和规格、速记码、进价、零售价、零售价、条形码、供应商、库存上限和下限等。点击上面【货类】按钮，翻开商品类别对话框，根据本企业销售商品的分类情况，编辑商品类别，建立相应的商品分类目录树。建立了商品分类目录后，可以录入商品信息了，点击上面的【新增】按钮，将各工程填写终了保管。当然也可以运用【导出】按钮将商品信息导出为Excel电子表格，或者运用【导入】功能将利用Excel编辑的商品信息直接导入本系统。还可以利用【修正】、【删除】按钮对商品信息进展修正或者删除。〔4〕供应商信息设置商品供应商的相关信息。包括编号、商家称号、地址、联络方式等。〔5〕客户信息搜集客户的有关信息。〔6〕员工〔业务员〕档案〔7〕仓库信息设置设置仓库的有关资料。〔8〕计量单位编辑〔9〕其他设置点击左侧“功能导航〞栏目上的【系统设置】或者利用【系统控制】菜单进展。①用户授权对不同的用户进展权限的设置，便于对用户的权限进展控制，允许/不允许用户进展哪些操作。②备份数据库、复原数据库退出时，系统会提示备份数据库，防止数据丧失。3、采购管理

采购管理模块的主要功能包括货物入库、库存查询、采购退货、应付款查询、采购付款等。可经过左侧系统导航栏目上的【采购管理】栏，或者经过【采购管理】菜单完成相应的操作。〔1〕进货入库点击【进货入库】图标，登记经过验收入库的商品详细信息，当然假设系统先进的也可以利用条码设备进展扫描或者射频技术进展无线接受入库商品信息。点击【新增】按钮添参与库商品信息，其中“摘要〞项选择“入库单〞，录入发票号码、订单号、选择供应商，填写商品速记码、计量单位、商品数量、存放地点、进价、商品品名规格等，保管。要修正已保管的入库单信息，选择相应的入库单后，点击上面的【修正】按钮，还可打印入库单据。紧接着的四个按钮进展翻页，运用【查找】按钮可设定条件进展进货单据的查询。点击【审核】按钮对进货单据进展审核，单据审核以后将不能修正数据。普通要求制单和审核该当由不同的操作员进展。审核完成后，系统会提示“应付款曾经生成，审核胜利〞，此时系统自动记录应付款项。图:采购管理模块图:进货管理图:进货单据查询〔2〕库存查询点击【商品库存】按钮，可进展商品库存的查询，首先会弹出对话框，设定查询条件。选择查询汇总库存还是查询仓库明细，假设是查询仓库明细那么必需选择详细的仓库。设定查询条件后，点击【确定】按钮即可得到查询结果。如图3-16所示。其中，查询结果页面最下方还有合计库存金额。图:库存查询图:查询结果显示〔3〕采购退货点击【采购退货】按钮进入采购退货管理页面，界面同入库单一样，点击上面的【新增】按钮，填写详细信息。