如何操作办公中的电子表格的说明

如何操作办公中的电子表格的阐明2【内容引见】 首先引见了办公中电子表格设计的根本知识，包括实践办公中电子表格的主要类型以及制造软件选取的根本原那么，电子表格制造中的主要术语，电子表格处置的通用操作；然后分别经过“竞赛日程安排表〞和“报名登记表〞为例，分别引见了利用Word制造简单规那么表格和复杂不规那么表格的方法；最后，经过“报名信息汇总表〞为例，讲解了利用Excel制造电子表格的完好操作流程，包括：文件操作、内容录入、格式编排、页面设置、打印预览、打印操作等。3【主要知识点】

办公常用电子表格的类型电子表格制造的软件选取电子表格操作的主要术语电子表格的通用操作规那么文字表格的制造复杂文字表格的制造利用Excel制造表格4电子表格制造的根本知识一、电子表格类型划分和制造软件选取1．规那么的文字表格用Word中的“插入表格〞方法或者直接利用Excel填表完成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格〞方法制造。3．外形虽然很不规那么，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制造，大的单元格可经过选取单元格区域，然后“合并居中〞来实现。4．包含大量数字并且需求进展公式、函数运算的表格最好运用Excel制造。5．数据统计报表和数据库表格适宜运用Excel制造51．表格的创建 Word中创建表格的方法有插入法、绘制法，Excel无所谓创建表格，由于其任务区域就是一个很大的表格。2．表格整体的缩放与挪动 对于Word，拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一样实现表格整体的减少和放大，拖动左上角的黑色方框可以实现表格的整体挪动；而Excel中选定数据区域进展“剪切〞操作即可将其挪动到指定位置，整体调整单元格大小可以实现减少放大。

二、电子表格的常用术语和通用操作63．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 表格行高、列宽的调整普统统过拖动行列之间的分割线即可实现，当然也可以经过有关菜单项进展准确设置，还可以进展多行行高相等、多列列宽相等的操作。 在斜线表头的设置方面，Word2000以后的各个版本都提供了斜线款式。Excel表格中普通不需求斜线表头设置，假设需求，可利用“绘图工具栏〞中的直线工具绘制。4．表格中单元格的拆分与合并 在Word中专门有“合并单元格〞和“拆分单元格〞的专门按钮或命令。对于Excel，软件的“格式〞工具栏上专门提供了一个“合并居中〞按钮，可以使单元格合并同时使单元格文字在合并后的单元格中自动居中，假设合并错误还可以取消合并，但是Excel不能拆分单元格。7

5．表格边框与底纹背景的设置 表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观，经过软件中的“边框与底纹〞工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置。6．表格中单元格、行、列的编辑 有时表格需求进展单元格、行、列的添加或删除等编辑操作，经过工具按钮、菜单命令、快捷菜单项很容易实现。需求留意的是，此处删除与去除是有区别的，前者指删除对象，表格中不再存在，而后者是去除内容或者有选择那么去除内容、格式、公式等。7．表格单元格中文字的对齐方式设置 表格文字对齐方式包括程度和垂直两个方向，“格式〞工具栏上的段落对齐按钮只能设置程度方向，而垂直方向需求经过选择快捷菜单中的“文字对齐方式〞项来进展设置。普通垂直方向要设置为居中，程度方向根据情况需求进展灵敏设置。88．表格中的排序与公式计算 数据表格可以按照一个或多个关键数据进展升序或降序陈列；不仅可以按行排序，也可以按列排序；对于汉字，不仅可以按照“字典顺序〞排序，也可以按照“姓氏笔画〞排序。对于公式计算和数据处置普通利用Excel比较快捷、高效。9．表格与文本的转换操作 在Word中根据需求，可以利用“表格〞菜单中的“转换〞命令快速地按照指定要求进展表格与文本之间的转换。10．拆分与合并表格 根据需求，有时候要进展表格的拆分和合并，这在Word的“表格〞菜单中有专门的“拆分表格〞命令，要合并时需求将两个表格之间的空行或内容删除即可。9本节接着以前的实例，制造一份“青年歌手大奖赛〞的竞赛日程安排表，效果如图3-1所示。可以看出，它是一个5列7行的规那么文字表格，整个表格从总体上来看宽度大于高度，所以纸张方向应该设置为横向打印。 按照上面的原那么，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法来制造该表。下面引见用Word插入表格法制造该竞赛日程安排表，操作步骤如下： 〔1〕启动Word，翻开一个空文档。 〔2〕根据表格外形进展页面设置：将纸张设置为B5，上下左右边境均设置为“2.5厘米〞，纸张方向为“横向〞，其他按默许设置即可。利用Word的插入法制造竞赛日程安排表10

竞赛日程安排表的制造效果11〔3〕制造标题。输入文字“竞赛日程安排表〞，设置字体为黑体、三号、加粗效果，并设置段落对齐方式为“居中〞，段后距“0.5行〞。〔4〕插入表格。执行“表格〞|“插入〞|“表格〞命令，在出现的如图3-2所示对话框中设置“行数〞、“列数〞分别为7和5，其他设置为默许值，设置终了，单击“确定〞按钮，很快得到一个表格框架，效果如图3-3所示。12“插入表格〞13插入表格的初始效果14〔5〕编排文字。首先按照与普通文档中文字录入一样的方法，在各个单元格中输入需求的文字；然后全选表格文字，设置段落对齐方式为“中部居中〞；接着再将表格表头文字设置为四号、黑体、加粗效果，其他文字设置小四号，默许字体。文字编排终了后的表格在纸张上的页面效果如下图。15〔6〕对表格进展修饰。在图中可以看到，表格在整张纸上大小不太适宜，表格有些高度不够，这时可以将光标停在表格上任何位置，向下拖动表格右下角出现的“表格缩放控点〞使表格高度加大到顺应页面大小。图中表格外边框不太醒目，下面将其设置为粗线效果，操作方法为：在表格内，单击鼠标右键，从弹出的菜单中，选择“边框和底纹〞按钮，在出现的对话框中，设置表格外框宽“11/2磅〞，经过修饰后的表格最终效果如下图。16输完文字后的表格效果17对表格进展修饰后的最终效果18本节实例是制造“青年歌手大奖赛〞中运用的，用来记录报名者个人信息的报名登记表，效果如下图，是个外形不太规那么的表格。利用Word绘制法制造竞赛报名登记表19“表格和边框〞工具栏20本节利用Word的绘制表格法制造这个稍复杂的表格。操作步骤如下：1．制造表格标题 启动Word，建立一个新文件。在文档的前3行输入的3行标题文字，并进展适当的字体和段落格式设置。阐明：假设开场没有输入标题而直接在纸张最上端就开场绘制表格。可在表格制造完成后，经过拖动表格左上角的“表格挪动控点〞使之下移，再将表格标题补充上去。2．绘制表格 在标题行下面单击要创建表格的位置，选择“表格〞|“绘制表格〞命令，随之出现如下图的“表格和边框〞工具栏，同时鼠标指针变为铅笔状。“表格和边框〞工具栏21

拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动，出现矩形表格框。然后按住鼠标左键，使之直线挪动，按照表格的外形要求在矩形内绘制行、列框线，出现如下图效果的表格框架。利用绘制法制造的表格框架223．合并与拆分单元格

选中上图所示第1行、第1列所在的单元格，单击“表格和边框〞工具栏上的“拆分单元格〞按钮，将其拆分为3行6列，用同样方法将第3行、第2列所在的单元格拆分为1行3列；将第4行、第2列所在的单元格拆分为1行3列，此时效果如以下图所示。 之后，再选中以下图所示表格的前4行最后一列所在单元格，单击“表格和边框〞工具栏上的“合并单元格〞按钮，将其合并成一个单元格。23单元格拆分后的表格框架244．表格中文字的编排

表格框架建好之后，就可以在单元格中输入文字，文字的对齐方式默以为靠上左对齐，大多数情况下还需求进展设置。设置单元格文字对齐方式时，首先选中相应单元格，单击“表格和边框〞工具栏上的“单元格对齐方式〞按钮右侧的箭头，从弹出的9种对齐方式中选择需求的方式，使一切单元格文字设置为适宜的对齐方式。 文字编排完成后的表格效果如下图。25单元格拆分后的表格框架265．调整表格的整体外形

为了使表格正好充溢整个纸张，可以经过拖动表格右下角的“表格缩放控点〞将表格适当放大。然后，再根据表格大小的实践需求，经过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度适宜，用同样方法设置列的适宜宽度。 另外，表格的外框设置还需求设置为粗线效果。首先单击表格左上角的“挪动表格〞控点，全选表格；然后单击“表格和边框〞工具栏上的“粗细〞按钮将边框线设置为1.5磅，单击“表格和边框〞工具栏上的“外部框线〞按钮，将表格外框设置为粗线效果。至此，本表格全部完成，最终效果如下图。27最后完成的“报名登记表〞表格效果28 我们接着上面实例，当参赛选手将填好的个人报名登记表交来之后，竞赛组委会需求对报名人员的信息进展汇总处置，以便总体把握报名的总体情况，为此需求设计一份报名信息汇总表。本节就引见如何利用Excel软件制造歌手大赛报名信息汇总表。 报名信息汇总表是一种非常规那么的二维表格。利用Excel来制造该表。 利用Excel制造该表有很多益处，例如：在Excel中，类似表格中内容的输入，有一定的方法技巧；输入数据后还可以进展数据分析、汇总、统计以及检索、挑选等操作。利用Excel制造报名信息汇总表29空白的报名信息汇总表效果30一、表格框架的建立操作时，首先启动Excel，在出现的Book1任务中选择Sheet1任务表双击，更名为“报名汇总表〞；然后激活该任务表，在A1单元格输入“青年歌手大奖赛选手报名信息汇总表〞，对于A2～J2单元格，也按照图3-13所示款式分别输入对应表格标题文字；这样表格的根本框架就建立终了。31未格式化的表格32二、表格格式的设置需求对表格框架进展格式设置，包括标题居中设置、表格中文字的字体格式和段落格式设置、表格边框线的设置等。1．标题的跨列居中设置由于开场不好确定表格有多少列，所以普通都是先在A1输入标题，待表格格列标题都输入完成后，再进展标题跨列居中设置。本例中操作时，首先选取A1：J1单元格区域，然后单击“格式〞工具栏上的“合并居中〞按钮进展合并即可。332．单元格中文字格式的设置在表格单元格中输入的文字，默许情况为左对齐〔数字默许效果为右对齐〕，12号宋体规范字。根据需求，需进一步设置。为醒目起见，首先将表格标题字体设置为黑体、20号字、加粗效果。表格主体中各个列标题文字，对齐方式设置为居中对齐，字号14，加粗效果，默许字体。343．表格边框线的设置虽然从Excel表格中曾经看到了有许多细细的线来分开各个单元格，其实这些只是虚框，默许情况下它们是打印不出来的。假设打印的表格需求待上边框线，就必需自行设置。与Word中表格边框线设置方法一样，Excel中边框线设置也是先选取需求设置的单元格或单元格区域，然后选择边框线形和加框线位置即可。35本实例操作中，首先选取A2：J22〔表头不需求加边框，所以第一行不选；另外，之所以选到22行，目的是经过设置，使未来打印的一张汇总表上能输入20个人的资料〕，然后运用“格式〞工具栏上的“边框〞按钮进展设置即可。本步骤操作完之后，报名信息汇总表的整体效果如下图。36“报名信息汇总表〞表格效果37本实例制造的报名汇总表需求打印。在打印任务表之前，应该先对任务表进展页面设置，主要操作包括纸张大小和方向的设置、页边距大小的设置、页眉/页脚的设置、任务表的设置以及手工插入分页符等。阐明：假设一个任务簿中的几个任务表需求一样的页面效果设置，应该首先选择这些任务表，然后进展页面设置，否那么页面设置只对当前活开任务表有效。三、表格的页面设置38单击“文件〞|“页面设置〞菜单命令，即可翻开“页面设置〞对话框，该对话框中有4个选项卡：“页面〞、“页边距〞、“页眉/页脚〞和“任务表〞。1．“页面〞选项卡“页面〞选项卡格式如图3-15所示。主要的设置内容包括：打印方向、纸张大小、缩放比例、打印质量和起始页码。此处重点对“缩放〞分区的设置操作做出阐明。利用“缩放比例〞选择区，可以实现对任务表的放大或减少打印。在默许形状下，“缩放比例〞为100%，即正常尺寸。假设希望将打印对象整体放大或减少，可以经过“缩放比例〞后面的微调按钮或者在文本框中键入适当的数字〔只能在10～400之间〕调整。

39“页面〞选项卡40“调整为×页宽×页高〞选择区可以设定所要打印的全部内容正好以×页输出，指定页数后，Excel会自动计算需求减少的比例，可以在缩放比例文本框中看到这个百分比。有些时候，打印对象比一页略微大些或者略微差一点不到一页，又不知道减少或者放大多少比例，那么可以选择“调整为1页宽1页高〞，这项功能此时非常适用。412．“页边距〞选项卡“页边距〞选项卡格式如下图，其中可以进展的操作包括：经过微调按钮设置上、下、左、右的页边距及页眉、页脚区域的大小，还可以经过选取“居中方式〞中的“程度〞、“垂直〞复选框设置被打印的表格在版心的程度和垂直中央。42“页边距〞选项卡阐明：上、下、左、右的页边距以及页眉、页脚区域的大小也可以在下面引见的预览形状下再进展必要的调整。433．“页眉／页脚〞选项卡“页眉／页脚〞选项卡格式如下图。在打印输出时，每一页最上边打印的主题文字，称之为页眉；打印在最下边的称之为页脚。在“页眉〞预览框和“页脚〞预览框中可以看到页眉和页脚的效果，如下图就是设置了“任务表称号〞为页眉，“第一页共？页〞为页脚，这样设置的效果在后面的打印预览视图中将会看到。假设需求修正，还可以选择“自定义页眉〞或“自定义页脚〞来自定义页眉、页脚的内容和格式。44“页眉/页脚〞选项卡454．“任务表〞选项卡“任务表〞选项卡格式如下图。该选项卡设置内容较多，比较重要，并且初学者普通不太留意，下面对其中的内容进展详细解释。它包括的详细工程如下：〔1〕“打印区域〞：在此框中输入要打印的单元格范围区域。〔2〕“打印标题〞：假设想使输出表格的每页都像第一页那样打印上顶端标题或者左侧标题。只需在“顶端标题行〞或“左端标题列〞中输入标题所在行号、列号即可。46“页眉/页脚〞选项卡47〔3〕“打印〞区域：此区域中重点引见一下“网格线〞复选框的用途。假设任务表中键入了内容的单元格没有设置边框格式，但是只需在该区域将“网格线〞复选框选上，那么Excel会根据任务表中的实践情况将键入的内容的单元格的边框设置为默许格式并打印出来。“网格线〞复选框最好不要选上，打印的表格中，某些单元格需求不同的边框格式时，运用者最好按照实践需求本人设置。〔4〕“打印顺序〞区域：选择“先列后行〞，那么当数据不能在一页打完时，从第一页向下编排页码并打印，然后移至右边依次向下打印；假设选择“先行后列〞那么相反。48制造完一份任务表后，可以运用打印预览命令，在屏幕上先看到要打印出来的结果，在查看的同时，可随时针对打印设置进展检查和修正，直到称心后才将其打印出来。