合同管理制度范本（适合中小企业）

合同管理制度范本（适合中小企业）

合同治理制度范本(适合中小企业)

一、合同治理总则

1、目的和依据

为加强公司的合同治理工作，预防、削减和准时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际状况，制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、效劳合同、保险合同等。

3、合同治理原则

合同治理必需遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监视，准时调处，维护企业合法权益的原则。

签订、履行、变更、解除合同，必需遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

4、保守商业隐秘

治理、参加合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业隐秘。

二、合同治理职责

1、企业合同治理部门(法务部)的主要合同治理职责

1)、仔细学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法爱护本企业的合法权益。

2)、制定、修订本公司合同治理制度、方法，组织实施合同治理工作。

3)、审查合同，防止不完善或不合法的合同消失。

4)、帮助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判与签订。

5)、做好合同统计、归档、保管工作。

6)、监视、检查本公司合同签订、履行状况。

7)、宣传合同法和有关法规，培训合同治理人员和业务人员、选购人员。

8)、依法处理本公司的合同纠纷。

9)、制止公司或个人利用合同进展违法活动。

10)、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理状况并向公司领导汇报。

2、供销部门的主要职责

1)、依法签订、变更、解除本部门的合同。

2)、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。

3)、对所签合同，仔细执行，并定期自查合同履行状况。

4)、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题准时向法务部通报。

5)、本部门合同的登记、统计、归档工作。

6)、帮助法务部对合同纠纷的处理。

3、财务部门的主要职责

1)、加强与供销等有关部门的联系，准时通报合同履行中的应收应付状况。

2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥当保管收、付凭证。

3)、协作法务部做好合同治理工作。

三、合同审签治理

1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进展。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。

2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。

3、除准时清结者外，合同应当采纳书面形式，合同文本应当采纳法务部公布的合同示范文本;合同相对方供应的合同文本必需送交法务部审核。

4、全部合同都应按挨次由法务部统一编号。

5、合同及其有关的书面材料，应当语言标准，字迹(符号)清楚，条款完整，内容详细，用语精确、无歧义。

6、订立合同，必需完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住宅，标的，数量和质量，价款和酬劳，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。

7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面准确描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。

8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约力量没有把握的合同，应当要求对方当事人依法供应保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。

对方当事人供应的保证人，必需是法律许可的具有代为清偿债务力量的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务力量要参照本制度的规定进展审查。

9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。

10、法定代表人或合同承办人应当亲拘束合同文本上签名盖章。

11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

四、合同审签程序

1、签订合同前必需严格审查对方当事人的主体资格。

对法人必需审查原件或者盖有工商行政治理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必需有最近年检章)。

对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所附属的法人主体资格。

对外方当事人的资格审查，应调查清晰其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。

2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。

代理人职务资格证明及个人身份证;

被代理人签发的授权托付书;

代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

3、签订合同，必需仔细审查对方当事人的履约力量。

4、签订合同，应当认真审查对方当事人供应的有关证明资料，必要时应到签发部门进展验证或进展实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人供应的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必需完全全都。

5、以下资料不能作为主体资格和履约力量的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考察。

名片;

厂家介绍、产品介绍等资料;

各类广告、宣传资料;

各类电话、BP机等通讯工具号码;

对方当事人供应的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。

6、合同承办人应将合同的副本一份准时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。

五、合同履行、变更和解除

1、合同履约治理

1)、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员详细负责其订立合同的履行。

2)、在履行合同过程中，依据状况的变化，应当对对方当事人的履行力量进展跟踪调查。如发觉问题，合同承办人要准时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的状况和对方当事人的履约力量。

3)、接收标的必需经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同商定的标的应在法定期限内准时提出书面异议。

4)、合同结算必需通过本单位财务部门进展。对合法有效的合同，财务部门必需在合同商定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。

5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。

对我方当事人的履约状况，除妥当保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。

我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必需使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

2、合同的变更和解除

1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必需有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头商定向已变更的接收人发货或付款。

2)、我方当事人遇有不行抗力或者其他缘由无法履行合同时，应当准时收集有关证据，并马上以书面形式通知对方当事人，同时积极实行补救措施，削减损失。

3)、发觉对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当督促对方当事人实行有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，准时向法务部报告。

4)、我方当事人因故变更或解除合同，应当准时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的缘由和恳求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

六、合同纠纷处理

1、合同纠纷治理

1)、为解决合同纠纷所实行的各项措施，必需在法定的诉讼时效和期间内进展。

2)、发觉对方当事人利用合同进展诈骗等犯罪活动时，应当马上向单位负责人报告并向公安机关报案。

3)、合同承办部门、人员应协作好公司法务部参与仲裁或诉讼。

4)、合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

5)、合同发生纠纷后，需要托付代理人参与仲裁或诉讼活动的，应当准时托付有资质的代理人参加处理纠纷。

6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、辩论书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交法务部备案。

2、合同纠纷处理程序

1)、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应马上报告分管领导和法务部、公司领导，法务部、供销部门、财务部等相关部门应当准时供应解决纠纷所需的相关材料。

2)、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他缘由，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当准时向法院申请财产保全。

3)、合同纠纷发生后，应当依法实行一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的状况下，应当向法院申请保全证据。

4)、向法院供应原始证据时，必需先行复制，并恳求法院的承办人员出具证据收执。

七、合同资料治理

1、档案资料内容

以下资料可以作为合同档案：

谈判记录、可行性讨论报告和报审及批准文件;

对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件;

对方当事人履约力量证明资料复印件;

对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权托付书的原件或复印件;

我方当事人的法定代表人的授权托付书的原件和复印件;

对方当事人的担保人的担保力量和主体资格证明资料的复印件;

双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;

登记、见证、鉴证、公证等文书资料;

合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;

标的验收记录;

交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

2、合同资料归档、统计与治理

1)、公司全部合同都必需统一编号，由法务部妥当保管。

2)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交法务部。

八、附则

1、凡因未按规定处理合同事宜、未准时汇报状况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。

2、法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由法务主管确认后交行政部档案治理人员存档，不得随便处置、销毁、遗失。

3、本制度自年月日起生效实施。

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企业合同治理制度范本(2023版)

第一章总则

第一条目的

为标准公司经济合同的治理，防范与掌握合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

其次条适用范围

本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、效劳合同等。

公司各部门及下属企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。

第三条公司总经理负责公司销售、选购合同及其他经济合同的审批。

第四条公司法律参谋室负责公司各类合同的治理工作，详细职责是：

(一)负责除销售、选购合同以外，其他各类合同的谈判工作并依据公司法定代表人的授权签订合同;

(二)负责制定销售、选购合同统一文本;

(三)负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权托付书的发放和治理;

(四)负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审查;

(五)负责经济合同纠纷的处理;

(六)负责经济合同的档案治理;

(七)负责本制度的监视执行。

其次章合同的签订

第五条合同的主体

(一)订立合同的主体必需是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。

(二)订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信力量、履约力量进展调查，不得与不能独立担当民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约力量明显不相符的经济合同。

(三)公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。

第六条合同的形式

订立合同，除即时交割(银货两讫)的简洁小额经济业务外，应当采纳书面形式。

“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，除状况紧急或条件限制外，公司一般要求采纳正式的合同书形式。

第三章合同的内容规定

第七条当事人的名称、住宅：

合同抬头、落款、公章以及对方当事人供应的资信状况载明的当事人的名称、住宅应保持全都。

第八条合同标的：

合同标的应具有唯一性、精确性，买卖合同应具体商定规格、型号、商标、产地、等级等内容;效劳合同应商定具体的效劳内容及要求;

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

第九条数量条款：

合同应采纳国家标准的计量单位，一般应商定标的物数量，常年经销合同无法商定准确数量的应商定数量确实定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等)。

第十条质量条款：

有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应商定所采纳标准的;化工产品等可以用指标描述的产品应商定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应商定样品的产生方式及样品存放地点。

第十一条价款或酬劳条款：

(一)价款或者酬劳应在合同中明确，采纳折扣形式的应商定合同的实际价款;

(二)价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确;

(三)价款或酬劳的支付期限应商定准确日期或商定在肯定条件成就后多少日内支付。

第十二条履行期限、地点和方式

(一)履行期限应详细明确定，无法商定详细时间的，应在合同中商定履行期间的方式;

(二)合同履行地点应力争作对本方有利的商定，如买卖合同一般商定交货地点为本公司仓库或本公司的住宅地;商定详细地名的应明确至市辖区或县一级;

(三)买卖合同在合同中一般应商定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。

第十三条合同的担保条款

合同中对方事人要求供应担保或本方要求对方当事人供应担保的，应经总经理批准、法律参谋室审核后结合详细状况依据《担保法》的要求办理相关手续。

第十四条合同的解释条款

合同文本中全部文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进展解释。

第十五条保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应商定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

第十六条合同联系制度

履行期限1年以上的重大经济合同应当商定合同双方联系制度。

第十七条违约责任

依据《合同法》作适当商定，留意合同的公正性。

第十八条解决争议的方式

解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确商定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成全都意见的，可选择第三地仲裁机构。

签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。

第四章签订合同的工作程序

第十九条签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应根据本制度第五条对对方当事人的有关状况进展审查，并复印对方当事人的法人营业执照及其他行政许可证明留存。

其次十条销售、选购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律参谋室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进展合法性审查。

其次十一条除销售、选购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进展商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律参谋室加盖合同专用章。

其次十二条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由法律参谋室依法准时办理。

其次十三条合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司法律参谋室一份备案。

第五章合同的变更、解除

其次十四条在合同履行期间由于客观缘由需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍旧有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

其次十五条存在以下情形之一的，本方可以单方解除合同

(一)因不行抗力致使不能实现合同目的;

(二)在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为说明不履行主要债务;

(三)对方拖延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;

(四)对方拖延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;

(五)法律规定的其他情形。

其次十六条变更或解除经济的，应当采纳书面形式(包括书信、电报);

其次十七条变更或解除经济合同的协议应根据合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法准时办理;

第六章合同的履行

其次十八条公司应当根据合同商定全面履行自己的义务，并随时催促对方当事人准时履行其义务。

其次十九条在合同履行过程中，对本公司的履行状况应准时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行选购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

第三十条在履行合同过程中，经办人员若发觉并有准确证据证明对方当事人有以下状况之一的，应马上中止履行，并准时书面上报公司法律参谋室处理，并报总经理。

(一)经营状况严峻恶化;

(二)转移财产，抽逃资金，以躲避债务;

(三)丢失商业信誉;

(四)有丢失或者可能丢失履行债务力量的其他情形;

第三十一条债权债务的定期确认和发生重大变动时确实认。

(一)在常年合同特殊是常年销售、选购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务;

(二)在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应准时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

第七章经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

第三十二条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先根据实事求是的原则，公平协商解决。

第三十三条合同双方在肯定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成全都意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应准时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理打算。对方当事人涉嫌合同诈骗的`，应马上报告公司法律参谋室和总经理。

第三十四条公司打算采纳诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应准时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商状况整理成书面材料连同有关证据报公司法律参谋室。

第八章合同的日常治理

第三十五条本公司实行二级合同治理，公司法律参谋室全面负责公司的合同治理;销售、选购部门的业务人员负责所在部门的合同治理。

第三十六条公司的合同专用章专人治理，公司财务部负责保管。公司的空白合同、授权托付书也由专人治理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权托付书、空白合同出差，特别状况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权托付书、已签订的合同等遗失的，应准时向当地公安机关报案，并登报声明。

第三十七条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、选购部门的业务人员应自行保管好;重要资料应将原件交公司法律参谋室随合同保管。

第三十八条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、托付书移交完毕，经公司法律参谋室和有关部门确认前方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他缘由发生变更的，公司法律参谋室应在状况发生后一周内书面告知各有关单位。

第九章合同审批治理

第三十九条下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。

第四十条以下合同由总经理或其授权人审批：

(一)标的超过100万元的;

(二)预付定金或预付货款超过10万元的;

(三)联营、合资、合作合同;

(四)重大涉外合同。

第四十一条以下合同由董事长审批：

(一)标的超过500万元的;

(二)投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。

第四十二条合同标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。

第四十三条法律参谋室负责对以下合同进展审查：

(一)董事会、总经理托付审查的合同;

(二)内容简单、较难把握，各企业要求供应法律帮忙的合同。

第四十四条法律参谋室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。经济合同审查的要点是：

(一)合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利力量和行为力量;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表地是否真实、全都，权利、义务是否公平;订约程序是否符合法律规定。

(二)合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否详细、明确;文字表述是否准确无误。

(三)合同的可行性。包括：当事人双方特殊是对方是否具备履行合同的力量、条件;估计取得的经济效益和可能担当的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

(四)依据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政治理部门鉴证，或请公证处公证。

第四十五条经济合同的审批程序如下：

(一)申报。各企业的法人托付人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”(一式二份)，报本企业的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续)。需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，伴同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

(二)审核。对送审的经济合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管人或有关人仔细批阅，必要时可进展调查讨论，最终作出：批准、不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判。(应提出谈判的详细要求和留意事项)。

(三)主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。

上述审批程序，一般为1~2天。特别状况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。

第十章经济合同纠份的处理

第四十六条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规定妥当处理。

第四十七条合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业的，可以协商或由公司确定一个企业为主负责修理。签约人对纠纷的处理必需详细负责到究竟。

第四十八条处理合同纠纷的原则是：

(一)坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

(二)以双方协商解决为根本方法。纠纷发生后，应准时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵害对方合法权益的根底上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

(三)因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵害;因我方责任引起的纠纷，应敬重对方的合法权益，并尽量实行补救措施，削减我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

(四)各企业在处理纠纷时，应加强联系，准时通气，积极主动地做好应做的工作，不相互推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，全都对外。

第四十九条法律参谋室处理合同纠纷的范围是：

(一)董事会、总经理交办的;

(二)经各企业协商处理解决不了的;

(三)其他应由法律参谋室处理的。

第五十条提请处理合同纠纷的程序是：

(一)承办人填写“对外经济合同纠纷申报表(一式二分)，按本《制度》的规定报批。

(二)审批单位可依据状况，在1天内作出;由上报单位负责处理;由法律参谋室负责处理。

(三)法律参谋室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第五十一条合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内(一般为2年)进展，并必需考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。

第五十二条凡由法律参谋室处理的经济合同纠纷，有关企业必需主动供应以下证据材料(原件或影印件)：

(一)经济合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;