【S公司会计档案管理问题及改进方案设计6200字（论文）】

IIIS公司会计档案管理问题及改进方案设计目录TOC\o"1-3"\h\u3853第1章相关概念 362211.1会计档案的定义 3305361.2会计档案的形成过程和内容 33668第2章S公司会计档案管理存在的问题 31652.1S公司会计档案管理现状 3186892.2S公司会计档案管理存在的问题 62422.2.1会计部门交送会计档案不及时 664702.2.2移交的会计档案不符合规定 6302762.2.3纸质会计档案与会计数据未同步归档 7312402.2.4会计档案基础工作不规范 714450第3章S公司会计档案管理的改进方案设计 946743.1建立相关体制加快自律组织的建立 9120633.2加强S公司档案建设管理力度 9238883.2.1选取流通性环境较好的房屋做为档案室 9310603.2.2认真界定会计档案资料的内容 9211713.2.3搞好会计档案资料的陈列 968483.2.4加强会计档案室内外部的管理 9288733.3调整S公司档案管理的考核指标 1092343.4建立相关S公司法律法规 10272003.5建立S公司档案网络信息化管理 1114089结语 1229792参考文献 13第1章相关概念1.1会计档案的定义会计档案能反映出单位的经济数据和经济效益，所以单位的会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算，对单位起到非常重要的作用，且是完整记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。1.2会计档案的形成过程和内容会计档案的形成也是一门学问，会计档案是会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计管理记录，每种会计档案记录都是经济活动的生动记录和客观的真实写照。关于S公司会计档案的收集、整理、立卷、归档工作都是形成会计档案的重要前提条件，会计档案直接关系到S公司的服务质量和利益价值。第2章S公司会计档案管理存在的问题2.1S公司会计档案管理现状S公司的会计档案是全面、连续、系统地记录各项经济业务完整的银行业务轨迹，并由此分析农村社收益在总体业务中的重要性。正因为重要，所以要不断的对S公司会计档案所产生问题进行解决，以此来妥善、完整地修正，避免盲目的带来重大损失。按照现有的情况，实行会计档案的双轨制是有其必要的。从长远目标来说，管理和利用档案上，以及数字化的科学技术逐步完善，用数字化的方式来管理会计档案和运行单轨制势必会成为以后的新的发展走向。档案不仅是S公司的重要资源更是多家的重要资源，作为不可再生的资源，具有稀缺性和唯一性，经过这段时间，对来宾的S公司会计档案管理现状展开了调查并分析，发现对会计档案的管理不够重视，会计档案缺乏统一的管理、保管方面都有不符合要求的，以下就现状谈谈自己的观点。S公司的会计档案管理是S公司历年各项财务活动的完整记录，对S公司的成长发展和S公司各经济部门活动的重要资料，在一定时期内起着会计事前和事后的重要作用，但按照目前S公司的会计档案管理存在着一系列问题，严重制约了S公司会计管理水平和资源利用，因为要针对问题得到对应的解决方法。2.1.1档案室管理隐患多会计档案室不符合规定，基本达到会计档案保管要求的档案室只能占到百分之十，如下图1所示：图1S公司农村网点会计档案存放场所二是档案室空间狭窄。具体如表1所示：表1S公司网点会计档案管理室配置情况配置情况平均具体数据会计档案室空间十二平方米室内气流是否通畅否室内温度是否达标否有无配备灭火设备基本没有是否落实相关工作制度基本没有三是档案室水气浓重，湿度大。传统的档案管理模式已不能满足磁介质、影像保护设备的存放，这会导致客户的隐私性和资料安全受到影响，因此，因建立起统一的、高效的、数字化的综合管理体系，才能更好的使档案的资料得到保护。2.1.2档案室陈列杂乱无章在S公司体现出来档案室的杂乱，主要体现在村镇的几个网点，没有单独的档案室，档案室里的档案柜摆设无顺序，且位置不相连，柜组间存放的档案资料不衔接。再从另一方面看，档案资料存放的无序，这种无序有两个方面，比如S公司城东支行存在同一档案柜存放着不同内容的档案资料的问题，比如甲柜组既存放每一年度的文件或报表、保存了每天通过电脑打印的资料和保存传票。还比如S公司存在着每一个年度的档案资料存放于同一个档案专柜的问题。再次S公司在设计档案柜的形态方面存在着没有秩序的情况，具体有档案柜高矮不一、形态不一样和大小不同，造成有秩序的存放档案比较困难。最后，在界定档案的资料内容上存在着没有秩序的一面。不过现今很多S公司的档案室在安放档案资料和文件时，不止包括以上资料，还涵盖了宣传用品、各类期刊杂物、过期和现用的空白传票、上级文件、各种登记手册、麻绳、其他函件和备用的风扇和仪器等，着实成为了一个存放杂物的仓库。仅以S公司城东支行为例即可看出这一问题，如图2所示：图2S公司城东支行会计档案内部构成比例2.1.3管理档案室方面缺乏规范经过自己做的问卷，发往来宾市区盘古分理处和营业部以及金秀镇的网点，调查结果显示出：在S公司普遍有这种缺乏规范管理的现象，表现在：仅仅依靠事后的会议来进行记录，多少会呈现错误。二是不规范的贯彻销毁档案的制度，致使档案室到处都堆满了档案的资料，在管理档案上增加了难度。三是在执行调查查阅档案制度上不严格，存在随便调查翻阅和不作相关的调阅记录的现象，有的还存在给公安机关、检察机关和法院借出档案原件等情况。2.2S公司会计档案管理存在的问题从对S公司的网点分析可以看出，目前S公司会计档案管理中存在着立档与不规范等问题，比如：财务会计部门移交会计档案的不及时、移交会计档案不规范、纸质会计档案与会计数据未同步归档、会计档案基础不规范等。2.2.1会计部门交送会计档案不及时不过S公司的财务会计工作者借口档案室没地方存放或者不利于查找会计方面的资料和信息，不按时或者不交送会计档案给管理档案的部门，自己存放档案资料。同时，管理档案资料的部门工作人员在监督财务机构按时交送档案资料方面不积极，不管理不移交会计档案的情况和移交会计档案就接收。比如S公司盘古分理处的会计档案，截止2016年12月末，尚有2015年、2014年两年的档案没有移交，其不仅存在着保管是否安全的风险，还存在着极大地灭失风险。2.2.2移交的会计档案不符合规定《会计档案管理办法》提出，每一个单位和部门形成的会计方面的档案资料，应该按照财务会计机构的归档需求，装订成册或者整理立卷。实际上，S公司各基层网点都大多出现了轻视管理会计档案资料和重视会计业务的情况。每一年的6月份S公司会计工作者都需要按时参与培训会计业务的活动，从这可以看出财务会计工作者在会计专业上是非常精通和熟练的，但各单位整理会计档案方面质量不高，没有目录、排列和分类上不符合规定、不整齐的进行装订、没有完整的填写封皮内容等情形，导致整理后的档案资料不符合规定。甚至有的会计工作者仅仅整理一下平日工作时的会计方面的资料的数目，不完整的对会计档案进行一个整理，就交送给管理档案的部门。管理档案的工作者在接收会计档案是，也只是点算下数目，数目正确就全部接收。具体来讲，以上这些不是会计的档案，只属于会计的资料，不同的是以上的会计资料由财务部门转移到档案部门存放而已。以S公司盘古分理处2013年移交的2010年会计档案为例，就可以发现其中存在大量问题，隐患非常大，如表2所示：表2S公司盘古分理处2010年会计档案存在问题分析表问题会计凭证会计账簿会计报表是否有缺失无无缺失一份，后补打印封皮内容填写有误有有无装订是否整齐否是否有无移交目录无无无排列是否规范否否否2.2.3纸质会计档案与会计数据未同步归档现在部分S公司的网点差不多做到了会计电算化。按照财政部发布的《会计电算化工作规范》的规定：“对会计档案进行电算化，主要的内容时电脑打印的书面形式的会计数据、储存于电脑硬盘里的会计资料和其他光盘或磁介质储存的会计资料”。《会计基础工作规范》指出：“单位运用了会计电算化，管理的会计档案要包括相关的会计软件数据和电子资料等。不过绝大部分都使用了会计电算化的S公司网点及时移交给档案部门的资料仅仅是纸质文档，很少有单位移交存储了会计资料的磁介质给档案部门。S公司盘古分理处目前已经设立了会计电算化，但其移交档案的速度非常慢。表3S公司盘古分理处会计档案移交时间一览表时间6个月内1年内1年以上纸质会计档案否否是电子会计档案否否是此外，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。一般都是简要的限制保管档案的时间和按照规范的程序进行报告和批准等，但是实际上在销毁每年的会计档案资料时难以按照保管的时间限制来进行。同时，鉴定和销毁档案的工作需要耗费大量的时间和人力，责任重大，容易让人生出害怕困难的情感。鉴定销毁工作关系档案，一旦出错，就容易出现没法补救的情况。2.2.4会计档案基础工作不规范由于历史的原因，S公司会计档案管理人员的素质偏差，文化水平不高，基本上没有相关的档案工作的基础知识，缺少了除外培训的机会，此类情形只能导致会计档案的工作不彻底，基本上是没有秩序的堆积了资料。从立卷角度来看，S公司的会计档案方面质量不高，没有目录、排列和分类上不符合规定、不整齐的进行装订、没有完整的填写封皮内容等情形，导致整理后的档案资料不符合规定。在保管会计档案方面，还没建立S公司内部独立的综合性的档案室，却是出纳的工作者来同时兼管，导致行业的法规受到了违背。不规范的进行会计档案的基础性工作，混乱了管理单位和部门的档案。就当前S公司网点中存在的不规范的会计档案的基础工作情况，可以通过下图清晰看出。图4S公司网点会计档案基础工作规范化与否示意图

第3章S公司会计档案管理的改进方案设计3.1建立相关体制加快自律组织的建立对体制有一定的明确认识，增加组建S公司的自律组织体系的速度。S公司假若不加速让体制明确，完备设立自律组织体系，那么管理会计档案会受到影响，同时别的业务也会相应地受到影响。《会计档案管理办法》第四条提出：“每一个单位都应该强化领导管理会计档案工作，确保会计档案可以稳妥的存放、有序保管、利于查阅，严禁防止泄密、损坏和遗失。”从这里可以看出，对管理会计档案的重视程度，是比较严肃的一种法制措施。建立健全各项档案管理制度，逗硬考核，实行奖惩；把档案人员的平时表现、工作情况作为晋升的一项条件，增强档案人员的事业心和责任感。3.2加强S公司档案建设管理力度3.2.1选取流通性环境较好的房屋做为档案室所谓环境较好，主要是房屋楼层适中、空间较大、通风良好、阳光充足、室内干爽、结构牢固、安全可靠。这样的房屋，防火防潮性能较好。按照目前S公司的办公环境，一般地以二楼单房为宜。有充分条件的可选用单元套间来作为档案室。3.2.2认真界定会计档案资料的内容按照会计档案的规定，管理档案时对号入座，把会计档案分为不同的类型，力求完整的实现归档，条理清晰。对非会计档案资料一律不得寄存在档案室，以免将档案室办成仓库。3.2.3搞好会计档案资料的陈列S公司会计档案的陈列，既可以按时间来排序，也可以按内容来排序，或者是将两者有机结合起来。当前，许多S公司的档案陈列柜架己无法满足现在陈列的需要，可以考虑清除旧架，按现在会计资料陈列的需要本着实惠耐用的原则重新设计柜架。3.2.4加强会计档案室内外部的管理按照档案室的要求：档案用房安装防盗门，窗户钢筋筑牢固，楼梯口安装铁栅门，安装空调机，配备去湿机、吸尘器、灭火器、温湿度表、窗帘等防潮、防鼠、防虫、防光、防高温、防尘、防火等“七防”设施设备，配备档案管理铁皮柜。S公司会计档案室的内部管理应按照S公司自身的行业特点，建立有序规范的S公司档案室，主要从六个方面着手：（1）加强环境卫生管理（2）加强会计档案登记管理（3）加强会计档案修补工（4）加强会计档案销毁管理（5）加强会计档案移交管理（6）加强电子介质管理3.3调整S公司档案管理的考核指标调整考核指标。按照《会计档案管理办法》要求，要成立专门的鉴定组织机构，成员一般由财务、审计、档案人员参加，制定鉴定销毁工作方案和具体操作办法。在鉴定中，要对每一册、每一页凭证都要进行严肃认真的鉴定。一是把未了的债权、债务等支付凭证抽出单独立卷，继续保存到未了事项完结。二是在认真清理鉴定的基础上，对拟销毁的会计档案按规定编制销毁清册，并将清册报有关部门批准。三是在销毁过程中，要派两名以上监销人员监销。销毁工作结束后，有关人员要在销毁清册上签字。与此同时，完善管理会计档案工作的各项规章制度。各单位除了要制定完善的会计档案立卷、归档、保管制度外，还应按照《会计档案管理办法》中的内容来结合实际，对会计档案的归档范围、归档时间、整理标准、移交等问题做出具体的可操作性的规定，确保会计档案不仅齐全完整而且全部达到规范性标准。3.4建立相关S公司法律法规尽快建立S公司会计法律法规。按照《中华人民共和国档案法》和《银行会计档案管理办法》，以及有关S公司业务的具体实际，制定S公司自己的会计档案法，使S公司会计档案管理达标升级，具体内容包括：会计档案的立卷、管理原则、资料的编号、编目、装订、归档、保管期限及销毁等。加强法律法规学习，严格按制度办事。各单位财务会计工作人员应认真学习《档案法》、《会计法》和《会计档案管理办法》等有关的法律法规，定期将会计资料按照规范的要求，整理立卷、装订成册。会计档案的鉴定销毁工作要按照档案的保管期限并结合各单位的实际情况来决定，不能教条化。移交档案时，交接双方的监交人、会计人员和档案人员应同时办理交接手续，加盖公章。档案管理人员认真清点会计档案是否齐全、帐目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各持一份，存档一份。要切实执行《会计档案管理办法》，创建科学管理制度。3.5建立S公司档案网络信息化管理通过引进或培养来配齐计算机专业人才，提高计算机专业整体技术水平，建立较强的计算机专业技术队伍，才能承担起S公司计算机应用安全管理工作。建立完善的业务数据备份保管制度。在S公司业务中，要指定专人做业务数据备份和保管，明确业务数据备份保管工作岗位职责，每日用磁盘或其它磁介质备份业务数据两份，并对其编号，一份本地登记保管，另一份异地登记保管，做完备份后应检查确认备份磁盘中内容的真实性和可靠性，并做好记录。

结语以前的会计档案具有真实性、原始性和安全性的一般特征，保存的形式一直采用的是纸质方式，不过利用纸质保存有其不利因素，不但占用了大面积的空间，还容易不利于好好地保存，所以，很明显的可以发现他的弊端。不断深入的数字化程度和不停发展的电算化科学技术，让会计档案出现了电子资料和纸质资料的双轨制，在核算会计时使用了计算机的程序和财务软件，生成了很多的电子数字类型的文档。不过内容一样、类型不同的文件同时保存的话，会加大投入人力、物力和财力，容易形成很大的浪费，为此对加深扩展档案事业和推广