对软件企业内部控制体系的建设探究

随着信息技术的不断发展，推动了软件企业的迅速进步，软件企业已成为助推我国经济技术创新重要主体之一。面对日益激烈的市场竞争环境，软件企业经营过程中面临诸多风险，重点做好企业内部控制工作，才能助推软件企业稳迅速稳定发展。一、内部控制的作用及软件企业内部控制特点分析（一）内部控制作用具体来说，内部控制的作用包括三个方面：首先，能够为战略规划的落地提供保障。内部控制制度可以对企业员工的日常行为进行约束，提高各项工作具体流程的规范性。通过制定科学合理的规章制度，企业可以对员工岗位责任进行合理划分，帮助企业提高风险管控水平，不但可以保证收集到的各类数据信息具有真实性和完整性，而且还能使资源得到更加高效的利用。其次，有利于风险防范水平和会计数据质量的提高。企业的日常经营管理需要在国家出台的法律法规和有关的规章制度约束下进行，内部控制可以贯穿到企业日常经营和财务管理的各个方面，对业务活动的规范性进行动态监控，从而可以为财务报告的可靠性提供保障。最后，有利于经营管理效率的提高。内部控制体系的构建可以帮助企业建立标准化的工作流程，不但可以激发员工落实岗位职责的主动性，还可以为规范各项工作严格按照制度要求进行，避免因为偏离管理方针而诱发风险。（二）软件企业内部控制特点1．不可控性较强第一，软件企业和其他企业不同，相关产品具有无形性特征，多数软件只以磁盘、光盘作为产品载体，其产品本身不具有固定的形状。鉴于此，在实施内部控制的过程中，不能采取传统的实物控制模式。第二，由于软件企业工作具有一定的综合性和复杂性，研发结构存在较强的不确定性。从软件项目立项、研发到最终的软件生产需要较长的周期，各个环节都存在较强的不可控性。2．安全需求增加构建完善的内控管理体系，对提升软件企业的内控管理质量和产品水平有着重要作用。但是在软件研发的过程中，需要经过客户需求评估、产品项目规划、产品设计、软件研发等流程，由于研发过程中涉及的人员数量较多，因此在一定程度上增加了软件产品的安全监管需求。由于软件产品具有共享性和可复制性特点，因此相关的软件企业一定要重点做好软件产品核心技术监督管理工作，有效减少软件复制或技术外泄对企业效益产生的不良影响。二、软件企业内部控制体系运行存在的主要问题（一）内控环境基础完善性不足第一，采用的治理结构性不够合理。现阶段，我国多数软件企业并未设置科学合理的组织架构，软件企业在经营过程中过度依赖于领导者的控制和决策，而非根据完善的内控管理流程完成相关工作，导致软件企业整体的控制配置结构失衡，治理结构不完善，内部监督约束能力减弱。这也使得企业各业务部门容易受到客观因素的影响，无法体现出明确的权责界限，一旦工作出现问题，各部门就容易相互推卸责任，甚至出现恶性竞争现象。第二，软件企业的人力资源管理机制存在漏洞。多数软件企业在构建自身人力资源管理机制的过程中，并没有结合现有的市场环境，对人才市场进行精密研判，设置的人才准入门槛过高。但是从实际软件人才招聘情况来看，软件行业尖端人才数量和普通程序员数量失衡，在一定程度上增加了企业的人力资源管理风险。第三，软件企业不重视企业文化建设工作。我国多数软件企业在经营管理过程中都忽略了企业文化的重要性，严格按照企业现有的规章制度，约束和管理员工，难以凝聚员工的向心力，在一定程度上降低了企业的内控管理水平。（二）风险评估机制不完善第一，受到市场、政策等因素的影响，导致软件企业在经营过程中面临诸多风险。第二，多数企业软件企业的领导层风险管控意识较差，未能结合软件企业的经营现状，构建完善的风险评估制度。第三，软件企业未能迎合市场需求，做好产品研发。研发的各类软件可替性较强，市场竞争力低下，进而加剧了企业的销售风险。（三）研发机制不完善第一，我国多数软件研发企业内部未构建创新制度，同时没有做好核心软件功能定位工作。软件研发项目缺乏一定的前瞻性和独特性，导致软件企业成长性和竞争性不强。第二，少数软件企业在研发软件产品的时候，未能做好产品质量把控工作，同时软件企业也没有构建统一的产品质量监测管理制度，导致软件内容同质化严重，进一步降低了软件企业的竞争力。（四）审计监督缺乏有效性第一，我国多数软件企业在开展内部审计工作的时候，制定的内审制度存在漏洞，甚至有部分软件企业内部并未设置独立的审计部门，而是依赖第三方审计公司提供审计服务。第二，内审工作和外审工作存在显著差异，会对企业的内控质量产生不同的影响。虽然有部分软件公司拥有独立的内审部门，但是由于企业高层管理者未能赋予内审部门相应的职权，导致内审部门独立性较差。第三，多数参与内部审计工作的相关人员综合素质参差不齐，在一定程度上削弱了内审结果的透明性和公平性，难以充分发挥企业内部审计工作的价值，进一步削弱了软件企业的内部体系控制管理水平。（五）人力资源控制不到位第一，多数软件公司的领导层思想观念较为落后，普遍认为只有高精尖人才才能从事专门的软件研发工作，在招聘人才时设置的准入门槛较高，导致软件企业内部研发人才数量不足或人工成本过高。第二，由于软件企业内部管理岗位的人员数量过多，技术人才过少导致软件企业内部人才结构失衡，进一步削弱了企业的软件开发能力。第三，少数软件公司构建的职级体系过于简化，未能针对每个员工制定完善的上升机制，在一定程度上造成了高精尖软件研发人才的流失。第四，多数软件企业采用的运营管理模式落后，软件程序设计员往往要兼顾多项工作。除此之外，有部分规模较小的软件公司处于起步阶段，公司专业化程度不足，在一定程度上削弱了软件企业的市场竞争力。第五，部分软件企业制定的人力资源制度科学性匮乏，人力资源考核体系存在漏洞，间接影响软件企业内部控制水平。三、软件企业内部控制体系建设策略建议（一）持续优化内部控制环境基础第一，软件企业要对自身治理机构进行优化。对软件企业而言，对内部自身治理机构进行优化，是全面落实内控管理制度的基础。软件企业的股东会、监事会、董事会和相关管理层要对自身的职责、权限、义务加以明确，软件企业内部要构建相互制约的管理机制，从而确保企业决策的科学性和合理性。第二，软件企业要重点做好企业文化营造工作。软件企业要意识到企业文化建设工作的重要性，结合软件企业自身的经营理念以及价值观，做好企业精神文化建设工作，以此凝聚员工的向心力，提升员工对企业的认同感和忠诚度，从而留住尖端软件研发人才，为开展软件企业内控管理工作夯实基础。（二）完善风险评估体系第一，软件企业要重点做好风险评估工作。软件企业要从技术、财务、市场三个层面入手，强化风险控制工作。举例来说在控制软件技术风险的过程中，软件企业可积极借鉴成功企业的相关研发经验，加强研发人员间的信息共享，快速推进技术革新，以风险为导向改善管理流程、制度等，既能加快技术研发效率，也能提升管理水平。而针对软件企业财务风险进行控制时，要重点控制融资风险。软件企业的财务管理人员要根据当前政府金融政策，对企业内部的管理结构进行优化和升级。企业软件企业还应当结合自身特点及不同发展阶段选择融资方式，同时，企业要对筹集到的资金根据项目特点进行统筹安排和合理配置，以此来提升企业资金的使用和配置水平。针对市场风险进行管理时，软件企业可构建专门的创新研究中心，由该部门负责市场风险评估工作，要求该部门工作人员做好同类型竞争产品的市场信息调研和掌握工作，时刻把握市场环境的变化，及时将市场信息变化情况反馈至软件研发部门，软件研发部门则要根据反馈的信息情况，及时调整软件研发重心，进一步提升软件产品市场的竞争力和占有率，提升软件产品效益空间，确保软件产品投入市场后的经济效益。第二，针对人力资源风险进行控制。综合来看，软件企业的人力资源风险主要包含：一是人才流失风险；二是人员综合素质风险；三是人资管理风险。因此软件企业可采取以下措施来控制人力资源风险：首先，软件企业内部可结合自身经营情况，制定多元化的员工培训机制，以此来有效提升内部管理人员和基层员工的综合素质和专业水平。其次，软件企业可借鉴知名软件企业，对自身的薪酬管理和晋升机制进行完善，根据职能化薪资体系和奖惩晋升机制，激发其工作热情。最后，软件企业可引入股权激励机制，鼓励基层员工持软件企业股份，有效减少软件人才流失风险。（三）加强对软件研发、市场营销活动控制力度第一，软件企业可成立专门的技术委员会，负责做好软件研发和市场营销活动控制工作。该技术委员会主要由销售部门、市场部门、产品部门主要负责人构成。技术会委员会制定相关决策时，应用投票表决制度，每个部门的技术人员都拥有表决权和否决权，如需通过相关决策则要求技术委员会成员一半以上表决通过，否则不予通过。同时软件企业还要可根据软件项目制定情况，对软件研发计划、研发项目立项等流程进行调整和优化。项目调整和优化需交由技术委员会审核监督。由于软件委员由各部门主要负责人构成，可以有效打破部门之间的独立性和信息壁垒，实现各部门之间的信息交互交流。应用投票表决方式可有效减少领导层对软件研发的干预，进一步提升软件研发独立性，减少软件资源消耗。第二，需要对软件研发外包流程进行优化。随着专业化进程的推进，越来越多软件企业涉及软件外包，因此企业应制定和完善外包制度，加强外包风险管理，从而有效规避风险，充分发挥外包优势。可从通过不相容岗位的分离对外包流程的梳理，对企业不同岗位的职责和权限进行合理划分，形成相互制约、相互监督的机制，以及建立软件外包公司启动条件、引进、评估和退出机制，以避免将不适合外包的业务外包及选到不合格承包商等。第三，需要重点做好人力资源离职管理工作。为确保软件企业的内部控制质量。需要人力资源部门内部专设离职管理岗位，相关工作人员在提出离职申请后至办理正式离职手续之前，需由离职管理岗中的专业人员开展一对一的工作成果验收、交接及离职访谈工作，针对访谈内容出具书面模板，需要告知离职人员保守企业商业秘密以及泄密产生的影响及后果。第四，针对市场营销活动进行控制的过程中，可构建专门的客户信用管理制度。软件企业销售部门员工可专门针对客户构建系统化的客户信用评价管理机制。该管理机制需要经过销售区域部门直属负责人、总监部门、董事会逐层审批。详细内容如下：一是相关销售人员需要向部门负责人员发出客户信用调查表；二是经部门审核人员初步审核后发，送至信用总部进行审核，针对通过审核符合软件公司要求的信用客户，需上报至总经理进行评估；三是最终审核通过需将相关客户信用信息录入到企业内部MDS系统中，销售部门每年度都需要对客户信用评价模式进行优化和调整。还要深化MDS系统开发工作，通过构建线上客户信用管理系统来进一步提升软件企业的内控管理水平。第五，针对应收账款进行制定完善的催收管理制度。软件企业在进行销售管理时，需要重点做好应收账款催收工作。软件企业的销售部门要和财务部门通力合作，明确各方在账款催收过程中的职责。举例来说：软件企业的财务部门可以在月结账日的前5个工作日对账龄展开系统分析，根据销售合同上标注的付款期限，对即将到期的款项收回情况向销售人员发出提醒信息。软件企业的人力部门还要结合企业软件的实际情况，构建应收账款催收考核制度，将软件部企业销售员工的绩效工资和的签单数量、回款数额相挂钩，最大限度提升销售人员的应收账款催收率。（四）增加定性绩效考核指标，对内部控制执行过程进行考核第一，软件企业管理层要针对重点岗位及基础岗位制定年度绩效考核指标。相关部门的工作人员根据绩效考核指标签署责任书。第二，软件公司要采取定性考核和量性量化考核结合的考核模式。必要时还要增加定性绩效考核指标，以此来提升软件企业内部控制执行力度和执行效率。软件企业可以根据不同部门的实际情况对定性指标权重进行优化和调整。举例来说：软件企业在针对销售部门制定定性考核指标时，不仅要针对销售人员的签单数量、应收账款金额进行考核，同时还要重点做好客户信用等级定性考核工作。针对客户信用等级进行考核时，可采取抽查和外评这两种措施。根据软件企业的内控执行情况，对软件企业的内部执行情况进行抽查，若抽查过程中发现某部门存在一次违规流程或违规现象，则需要扣除相应绩效分，若出现多次违规现象，则全部扣除绩效分。在开展外部考评过程中，需结合相关部门执行情况进行评分。举例来说：如果新增客户信用评价符合标准，但客户回款时出现催收账款难度较高和欠款无法追缴的情况，财务部门针对该部分进行评分时，需要扣除销售部门的相应分值，通过增加内部控制定性考核权重，可严肃约束软件企业员工的行为，进一步提升其工作质量和工作效率。（五）健全内部审计监督机制第一，软件企业要定期开展内部审计工作。例如：软件企业可以季度为周期，由独立审计监察部门负责开展内部审计工作，在审计完成后出具对应的书面报告。内部审计报告需要对审计过程中各部门存在的问题进行详细阐述，具体到责任人，并提出对应的整改方案。第二，做好内部控制监督工作。针对重大诉讼风险，经济损失等情况，审计部门需结合内容进行重点审计，要明确各部门的内控工作执行力度情况，针对各部门在内控管理时的工作质量进行重点审查。同时开展专项审计工作后应出具书面报告分析各类事项产生的原因，结合问题提出具体的整改意见。第三，做好内部控制改进工作。内部审计部门需要结合各部门审计过程中出现的问题，分析问题成因以及产生的影响。在此基础上提出