涉外秘书概述

涉外文秘欣赏《曹老板的十八个秘书片尾曲》第一章涉外秘书概述〔4课时〕教学目标1、涉外秘书的定义；2、涉外秘书的类型；3、涉外秘书的根本特点和特殊性；4、涉外秘书的工作内容；5、涉外秘书工作的根本特点；6、秘书应具备的知识结构、能力素质和心理素质；7、涉外企业的组织结构类型和智能；8、涉外秘书所面临的心的开展趋势和挑战。讲授新课一、秘书的来由与定义二、涉外秘书与涉外秘书工作三、涉外秘书的素质四、涉外企业的组织结构和涉外秘书的工作环境导入新课学生分组讨论:你心目中理想的涉外秘书。学生发言明确：涉外秘书的知识、技能、心理素质及“专业精神〞〔所谓“专业精神〞是指涉外秘书应尽自己最大的努力使各项工作到达完美，严格按照科学的规章制度行事，准确地把握自己的角色和任务，要对自己工作所产生的后果负责，自觉地维护公司的利益和声誉。推荐同学们：课外观看《杜拉拉升职记》，明确涉外秘书的形象。

一、秘书的来由与定义“秘书〞：翻译名词，英文Secretary.罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。〞〔史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》〕“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合效劳；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。〞〔袁维国主编：《秘书学》〕二、涉外秘书与涉外秘书工作1、涉外秘书的内涵2、涉外秘书的人际关系1、涉外秘书的内涵〔1〕涉外秘书的定义〔2〕涉外秘书的特点与类型〔3〕涉外秘书的工作内容与特点〔1〕涉外秘书的定义广义定义：涉外秘书指“三资〞企业和各种涉外机构、涉外团体中为外国雇主处理各种文牍以及事务性、信息性工作的人员，包括企业高层管理人员和局部中层管理人员身边辅助和效劳的助理、专员、办事员等人员。狭义定义：涉外秘书指“三资〞企业和各种涉外机构、涉外团体中帮助上司处理各种事务，辅助上司决策，作为上司的近身参谋、助手的工作人员，一般被冠以“私人助理〞或“秘书〞的头衔。〔2〕涉外秘书的特点与类型涉外秘书的特点：①关系雇佣性：即在合同契约根底上建立起来的工作关系〕。②角色双重性：涉外秘书既是涉外企业的员工又是中国的公民。③事务繁琐性：涉外秘书工作“拿笔少，跑腿多〞，工作的重点是办事。④文化冲突性：在“三资〞企业中，中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、习俗、传统等许多方面的差异，常常会出现一些摩擦和冲突。⑤管理广泛性：涉外秘书工作内容涉及财会管理、营销公关、税收缴纳、外汇结算等方面，这九要求涉外秘书熟悉国际商法、金融管理、企业文化知识，还要有跨国文化的沟通协调能力。⑥工具双语性：涉外秘书由于工作环境和效劳对象的特殊，要求从业人员必须熟悉掌握一门以上的外语。〔2〕涉外秘书的特点与类型涉外秘书的类型：从涉外秘书工作职责的角度划分：助理级秘书、文书级秘书、执行级秘书、行政级秘书。从涉外秘书从业时间和资格的角度划分：五级涉外秘书、四级涉外秘书、三级涉外秘书、二级涉外秘书。从涉外秘书所处企业文化的类型划分：“欧美型〞涉外秘书、“日韩型〞涉外秘书。从涉外秘书自身的特长和能力划分：办事型、翻译型、技术型、公关接待型。〔3〕涉外秘书的工作内容与特点涉外秘书的工作内容：事务性工作、指派性工作。涉外秘书的工作特点：中介性与独立性并存、附属性与辅助性相依、标准性与创新性并重、效劳性与“补偿性〞结合。我国涉外秘书工作的主要特征所谓涉外秘书工作，简单地理解，就是在我国境内的具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人士为效劳对象的秘书工作。我国涉外秘书工作的主要特征是：一、工作性质的商务化二、管理模式的外乡化三、效劳对象的个人化四、工作语言的国际化我国涉外秘书工作的主要特征五、工作人员的女性化1、从心理学上分析，秘书作为一项效劳性职业，要求从业人员有良好的心理素质。相对来说，女性的心理资质更符合效劳性职业的要求2、从生理学上分析，女性的特长更适合秘书工作的技术要求。女性感情细腻、敏感，知觉速度快3、从审美角度看，女性的魅力容易使之与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际吸引因素我国涉外秘书工作的主要特征综上所述，女性的心理、生理特点是涉外秘书女性化的客观根底，而现代知识女性的择业观是涉外秘书女性化的主观因素2、涉外秘书的人际关系〔1〕人际关系的含义〔2〕影响人际关系的因素〔3〕涉外秘书怎样处理人际关系〔1〕人际关系的含义人际关系：社会关系的一种，是指人与人之间，在一段过程中，彼此借由思想、感情、行为所表现的吸引、排拒、合作、竞争、领导、服从等互动之关系，广义的说亦包含文化制度模式与社会关系。人际关系本质上是人与人之间心理的距离。人们之间的关系、人们的社会行为是一种商品交换，这不仅是物质商品交换，人们也交换诸如赞许、尊重、声望之类的非物质商品。——霍曼斯〔2〕影响人际关系的因素第一，个人因素。主要有：容貌仪表、文化因素、社会结构地位因素、个性特点因素。第二，交往因素。自然距离、交往频率、态度相似性、互惠性条件。第三，信息失真。〔3〕涉外秘书怎样处理人际关系第一，正确处理与雇主的关系第二，正确处理与其他职员的关系第三，正确处理与各种来访者的关系第一，正确处理与雇主的关系雇主对秘书的期待：忠诚守密、自觉服从、主动学习、守时敬业。涉外秘书处理与上司关系的方法：深切理解上司、尊重每一位上司，维护和促进领导之间的团结合作、与上司要亲密有度，保持距离、要正确对待上司的批评。第二，正确处理与其他职员的关系1、处理人际关系的两大法那么：黄金法那么：你想刃甲怎样待你，你也要怎样代人〔基督教《圣经·新约》);白金法那么：别人希望你怎样对待他们，你就怎样对待他们〔美国·亚历山大博士和奥康纳博士〕方法：待人以诚，尊重他人，善解他人，善待他人；宽容和赞美他人；做一个忠实的听众；要融入群体，和同事打成一片；对待同事一视同仁，做好上司与同事之间的桥梁。第三，正确处理与各种来访者的关系把握一个基点：具备形象窗口意识，提供优质效劳三、涉外秘书的素质思考：涉外秘书要具备怎样的素质？明确：涉外秘书的素质一、身体素质：健康二、思想政治素质：坚决的政治立场和政治态度、较高的遵守纪律的自觉性爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。三、职业道德：热爱祖国，为人忠诚、工作积极，求真务实四、知识结构：1、根底知识：社会文化根底知识〔文史哲〕、自然科学知识。王尔烈的招聘故事：江南千山千水千秀才，塞北一天一地一圣人。天下文章属三江，三江文章属吾乡，吾乡文章属吾弟，吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。2、相关知识：经济学、统计学、法学、领导科学、社会学、心理学、传播学、计算机科学等。3、专业知识：外语水平、语言文字知识；秘书专业知识〔涉外秘书学、行政管理学、办公室工作、社交礼仪、公关、会展实务、信息学、文书档案管理等〕五、能力素质：表达能力、办事能力、辅助管理能力、交际公关能力、操作能力。六、心理素质：气质〔感觉敏锐、耐受性强、思维敏捷、记忆力好、精力旺盛、注意力适度、适应力强、较外向〕、性格〔豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默幽默〕心理障碍及心理调节七、法律素质：严谨

涉外秘书工作的职责涉外秘书的职责是为单位领导提供综合效劳。涉外秘书工作的范围是比较广泛的，工作内容也相当庞杂，事务性的特点很强。我国涉外秘书工作的职责与西方秘书工作的职责大体相仿，主要工作内容如下：涉外秘书工作的职责一．整理办公室二．事务三．信息的根底性处理四．接待工作五．会务的操持工作六．草拟信函文件七．上司工作日程的安排八．总务管理涉外秘书人员的素质要求一、良好的职业道德修养二、要有强烈的效率意识三、有一定的对公司〔企业〕宏观开展和微观信息处理的能力四、科学合理的知识结构1、一定的政治理论素养是涉外秘书对外交往必不可少的根底2、掌握国际贸易理论和进出口业务知识。涉外秘书人员的素质要求3、必须熟练地掌握法律知识4、文字能力与外语功底是涉外秘书对外交往必不可少的一个条件5、全面了解掌握不同国家、不同民族的文化传统、风俗习惯及宗教信仰，对于涉外秘书更为融洽地与外方人员合作是至关重要的国外秘书工作简介一、国外秘务工作的一般情况二、美国的秘书工作〔一〕秘书职责1、全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人较次要的行政事务及办公室工作。2、能用速记记录口述。国外秘书工作简介3、能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字。4、处理首长邀会及提醒其邀会。5、接见办公室来访人。6、接打。7、处理上司私人重要邮件。8、监督办公室其他人员的工作。9、整理档案。国外秘书工作简介〔二〕秘书类别1、政府秘书2、经理秘书3、公司秘书4、通信秘书5、见习秘书6、行政秘书国外秘书工作简介7、法律秘书8、教育秘书9、财经秘书10、工艺秘书第四节国外秘书工作简介〔三〕美国秘书职业培训机构1、高级学校2、高中3、成人学校国外秘书工作简介三、日本的秘书工作〔一〕日本政府的秘书机构如下：日本内阁官房，是日本内阁的办事机构，也是内阁主要的辅助机构之一〔二〕日本秘书的类别日本的秘书大体可分为公务秘书、处事秘书、事务秘书、企业秘书四类。〔三〕日本秘书职业培训机构1、高级课程〔一年〕2、初级课程〔二年〕国外秘书工作简介此外，还有秘书考试制度，包括：1、C·B·S考试2、秘书士资格的审定3、秘书技能测验四、外国秘书的开展趋势〔一〕由事务型转为智能型〔二〕全面专业化和终身化四、涉外企业的组织结构和涉外秘书的工作环境〔一〕西方企业组织的机构及职能1、传统的组织结构形式〔3种〕：直线制、职能制、直线职能制。2、西方现代组织结构形式〔4种〕：事业部制〔基隆模型〕、矩阵制、网络型组织结构、工程团队结构。〔二〕组织结构中根本层次的主要职能：公司高级管理层、公司的主要业务部门〔财务部、采购部、生产部、销售部、人事部、办公室〕直线制

定义直线制是一种最早也是最简单的组织形式。它的特点是企业各级行政单位从上到下实行垂直领导，下属部门只接受一个上级的指令，各级主管负责人对所属单位的一切问题负责。最简单的集权式组织结构形式，又称军队式结构，其领导关系按垂直系统建立，不设专门的职能机构，自上而下形同直线。结构形式直线制组织结构是最古老的组织结构形式。所谓的“直线〞是指在这种组织结构下，职权直接从高层开始向下“流动〞〔传递、分解〕，经过假设干个管理层次到达组织最低层。其特点是：(1)组织中每一位主管人员对其直接下属拥有直接职权。(2)组织中的每一个人只对他的直接上级负责或报告工作。(3)主管人员在其管辖范围内，拥有绝对的职权或完全职权。即，主管人员对所管辖的部门的所有业务活动行使决策权、指挥权和监督权。适用性这种组织结构适用于企业规模不大，职工人数不多，生产和管理工作都比较简单的情况或现场作业管理。优缺点优点权力集中，职权和职责清楚、命令统一，信息沟通简捷方便，便于统一指挥，集中管理缺点①各职能单位自成体系，往往不重视工作中的横向信息沟通，加上狭窄的隧道视野和注重局部利益的本位主义思想，可能引起组织中的各种矛盾和不协调现象，对企业生产经营和管理效率造成不利的影响。②如果职能部门被授予的权力过大过宽，那么容易干扰直线指挥命令系统的运行。③按职能分工的组织通常弹性缺乏，对环境的变化反响比较迟钝。④职能工作不利于培养综合管理人才。职能制

1、概念解析2、特点

3、优缺点

4、适用性概念解析职能制组织结构，是各级行政单位除主管负责人外，还相应地设立一些职能机构。如在厂长下面设立职能机构和人员，协助厂长从事职能管理工作。这种结构要求行政主管把相应的管理职责和权力交给相关的职能机构，各职能机构就有权在自己业务范围内向下级行政单位发号施令。因此，下级行政负责人除了接受上级行政主管人指挥外，还必须接受上级各职能机构的领导。上层管理者职能部门职能部门下层管理者下层管理者下层管理者特点1、各级管理机构和人员实行高度的专业化分工，各自履行一定的管理职能。因此，每一个职能部门所开展的业务活动将为整个组织效劳。2、实行直线-参谋制。整个管理系统划分为两大类机构和人员：〔1〕一类是直线指挥机构和人员，对其直属下级有发号施令的权力；

〔2〕另一类是参谋机构和人员，其职责是为同级直线指挥人员出谋划策，对下级单位不能发号施令，而是起业务上的指导、监督和效劳的作用。3、企业管理权力高度集中。由于各个职能部门和人员都只负责某一个方面的职能工作，惟有最高领导层才能纵观企业全局，所以，企业生产经营的决策权必然集中于最高领导层，主要是经理身上。优点1)以职能部门作为承担工程任务的主体，可以充分发挥职能部门的资源集中优势，有利于保障工程需要资源的供给和工程可交付成果的质量。

2)职能部门内部的技术专家可以同时被该部门承担的不同工程同时使用，节约人力，减少了资源的浪费。

3)同一职能部门内部的专业人员便于相互交流、相互支援，对创造性地解决技术问题很有帮助。4)当有工程成员调离工程或者离开公司，所属职能部门可以增派人员，保持工程的技术连续性。5)工程成员可以将完成工程和完本钱部门的职能工作融为一体，可以减少因工程的临时性而给工程成员带来的不确定性。缺点1)它阻碍了必要的集中领导和统一指挥，形成了多头领导；不利于建立和健全各级行政负责人和职能科室的责任制，在中间管理层往往会出现有功大家抢，有过大家推的现象；另外，在上级行政领导和职能机构的指导和命令发生矛盾时，下级就无所适从，影响工作的正常进行，容易造成纪律松弛，生产管理秩序混乱。由于这种组织结构形式的明显的缺陷，现代企业一般都不采用职能制。

2)当工程需要多个职能部门共同完成，或者一个职能部门内部有多个工程需要完成时，资源的平衡就会出现问题。3)当工程需要由多个部门共同完成时，权力分割不利于各职能部门之间的沟通交流、团结协作。4)工程成员在行政上仍隶属于各职能部门的领导，工程经理对工程成员没有完全的权利，工程经理需要不断地同职能部门经理进行有效的沟通以消除工程成员的顾虑。适用性1、在各种企业里，职能制结构主要适用于中小型的、产品品种比较单一、生产技术开展变化较慢、外部环境比较稳定的企业。具备以上特性的企业，其经营管理相对简单，部门较少，横向协调的难度小，对适应性的要求较低，因此职能制结构的缺点不突出，而优点却能得到较为充分的发挥。

2、当企业规模、内部条件的复杂程度和外部环境的不确定性超出了职能制结构所允许的限度时，固然不应再采用这种结构形式，但在组织的某些局部，仍可局部运用这种按职能划分部门的方法。例如，在分权程度很高的大企业中，组织的高层往往设有财务、人事等职能部门，这既有利于保持重大经营决策所需要的必要的集权，也便于让这些部门为整个组织效劳。此外，在组织的作业管理层，也可根据具体情况、程度不同的运用设置职能部门或人员的做法，借以保证生产效率的稳定和提高。直线职能制定义直线职能制组织结构是现实中运用得最为广泛的一个组织形态，它把直线制结构与职能制结构结合起来，以直线为根底，在各级行政负责人之下设置相应的职能部门，分别从事专业管理，作为该领导的参谋，实行主管统一指挥与职能部门参谋、指导相结合的组织结构形式.直线职能制是直线制与职能制的结合。它是在组织内部既有保证组织目标实现的直线部门，也有按专业分工设置的职能部门；但职能部门在这里的作用是作为该级直线领导者的参谋和助手，它不能对下级部门发布命令。直线职能制这种组织结构形式吸取了直线制和职能制的优点：一方面，各级行政负责人有相应的参谋机构作为助手，以充分发挥其专业管理的作用；另一方面，每一级管理机构又保持了集中统一的指挥。但在实际工作中，直线职能制有过多强调直线指挥，而对参谋职权注意不够的倾向。由于这种组织结构形式具有以上的优点，使得它在各国的组织中被普遍地采用，而且采用的时间也较长。我国目前大多数企业，甚至机关、学校、医院等一般也都采用直线职能制的结构。事业部制组织结构起源事业部制结构最早起源于美国的通用汽车公司。20世纪20年代初，通用汽车公司合并收买了许多小公司，企业规模急剧扩大，产品种类和经营工程增多，而内部管理却很难理顺。当时担任通用汽车公司常务副总经理的P.斯隆参考杜邦化学公司的经验,以事业部制的形式于1924年完成了对原有组织的改组,使通用汽车公司的整顿和开展获得了很大的成功,成为实行事业部制的典型,因而事业部制又称〞斯隆模型〞。事业部制，就是按照企业所经营的事业，包括按产品、按地区、按顾客〔市场〕等来划分部门，设立假设干事业部。事业部是在企业宏观领导下，拥有完全的经营自主权，实行独立经营、独立核算的部门，既是受公司控制利润中心，具有利润生产和经营管理的职能，同时也是产品责任单位或市场责任单位，对产品设计、生产制造及销售活动负有统一领导的职能。事业部制是总公司下面按产品、地区、业务范围划分事业局部公司。事业局部公司自主经营，独立核算。其特征是：决策权并不完全集中于公司最高管理层，而是分权给事业部，有利于它们统一管理、独立核算；公司最高管理层摆脱了日常事务，集中精力进行重大决策的研究；公司的适应性强；适于规模大，产品种类多，经营范围广，分地区经营，技术上，生产上可以相互独立进行的企业；管理层次多，管理费用高，各事业部协助比较困难，易产生各自为政、本位主义的倾向。主要特点一、专业化管理部门。二、集中政策，分散经营。三、利润中心，独立核算。四、职能制结构组织设计。主要优点1、每个事业部都有自己的产品和市场，能够规划其未来开展，也能灵活自主的适应市场出现的新情况迅速作出反响，所以，这种组织结构既有高度的稳定性，又有良好的适应性。2、权力下放，有利于最高领导层摆脱日常行政事务和直接管理具体经营工作的繁杂事务，而成为坚强有力的决策机构，同时又能使各事业部发挥经营管理的积极性和创造性，从而提高企业的整体效益。3、事业部经理虽然只是负责领导一个比所属企业小的多的单位，但是，由于事业部自成系统，独立经营，相当于一个完整的企业，所以，他能经受企业高层管理者面临的各种考验。显然，这有利于培养全面管理人才，为企业的未来开展储藏干部。4、事业部作为利润中心，既便于建立衡量事业部及其经理工作效率的标准，进行严格的考核，易于评价每种产品对公司总利润的奉献大小，用以指导企业开展的战略决策。5、按产品划分事业部，便于组织专业化生产，形成经济规模，采用专用设备，并能使个人的技术和专业知识在生产和销售领域得到最大限度地发挥，因而有利于提高劳动生产率和企业经济效益。6、各事业部门之间可以有比较、有竞争。由此而增强企业活力，促进企业的全面开展。7、各事业部自主经营，责任明确，使得目标管理和自我控制能有效的进行，在这样的条件下，高层领导的管理幅度便可以适当扩大。主要缺点1、由于各事业部利益的独立性，容易滋长本位主义。2、一定程度上增加了费用开支。3、对公司总部的管理工作要求较高，否那么容易发生失控。适用范围事业部制结构主要适用于产业多元化、品种多样化、各有独立的市场，而且市场环境变化较快的大型企业。MatrixOrganizationalStructure矩阵式组织结构定义矩阵制是由职能部门