公司印章管理制度

公司印章管理制度公司印章管理制度公司印章管理制度第一章总则第一条目的：为了保证公司印章刻制、保管、使用以及停用和作废的合法性、严肃性，规范公司用章，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。第二条范围：本制度适用于浩昌、浩景、派诚中微等公司全体部门。第二章印章的种类及刻制第三条本管理办法所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。第四条印章刻制由公司行政人事部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司行政人事部按有关规定办理；印章取回由行政人事部和盖章人（或监章人）之一两人一起到印章刻制部门取回并即时办理备案入保险柜保管。第五条印章使用前须对印章进行备案后方可启用。印章保管须有记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。第六条公司印章的刻制均须填写《刻章申请单》报公司总经理审批。第七条未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制印章。第三章印章使用的管理规定第八条公司印章的使用范围8.1公司签发的文件；8.2公司与相关单位联合签发的文件；8.3由公司出具的证明及有关材料；8.4公司章程；8.5员工调动、员工的任免聘用；8.6协议（合同）资金担保承诺书；8.7公司出具的授权书、报价单等；8.8各类合同、协议等。第九条法定代表人印章主要作为银行预留印鉴使用，用于加盖银行付款凭证、标书、政府部门要求使用人名章的文件等。第十条财务专用章，主要用于货币结算、支票、收据、汇款等相关业务。财务专用章原则上只能由财务人员使用，其他人员不得借用，确需使用的按用章申请流程报总经理批准后，方可用章。第十一条盖章时间：每天下午14:00-14:30，特殊情况另行处理。第十二条公司印章的使用原则12.1公司印章遵循逐级审批制原则，严格执行审批和登记手续。12.2因公使用印章审批流程：12.2.1申请人部门负责人复核总经理盖章12.2.2申请人部门负责人总经理盖章12.3合同类文件需办理完合同汇签流程后方可申请盖章。第十三条印章的保管：公司公章、合同专用章、浩昌工会公章、财务专用章、法定代表人印章等均由吴金莲、吴金好保管。第十四条所有印章的停用、收回和销毁由吴金好负责。第十五条印章管理员必须高度负责，不得将印章随意放置或转交他人。对不符合盖章手续的各类资料等不予盖章。如因急事需离开岗位需把印章放回保险柜锁好，如有紧急文件需要盖章的，由总经理指定他人代替，未经总经理批准不准转交他人盖章。第十六条印章保管必须两个人保管，一个是盖章人，一个是监章人，一人一条锁匙，凭总经理批准签字同意，方可开柜盖章，两人互相监督并签名，安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。第十七条印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理交接印章手续，以免贻误工作（《印章交接单》见附件1）。第十八条印章应及时维护，确保其清晰、端正。第十九条印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，保管员应即时上报总经理，并备案，配合查处。第二十条有下列情况，印章须停用：20.1公司名称变动。20.2印章使用损坏。20.3印章遗失或被窃，声明作废。20.4印章停用时须经总经理批准，并及时将停用印章送吴金好处封存或销毁，建立印章登记档案。第四章公章的使用细则第二十一条印章使用细则：21.1申请人对所选印章种类负责，并在所需盖章处用铅笔圈出，合同超过一页的，必须申请加盖骑缝章，其它文件根据需要，并认真如实填写《用章登记表》，其中盖章数量栏（数字必须要大写，数字前必须加斜杠，数字后必须带单位个，如：/陆个）；并提交给部门负责人审核。21.2部门负责人审核资料是否需要盖章并有权对申请人选择的印章种类提出质询。21.3申请人将经部门审核的用章登记表会同所需盖章资料（合同类需附上《合同审批流程会签表》申请人必须确认所递交盖章合同资料已经写上合同编号，必须在红盾网查阅是否有这个公司，核对对方提供营业执照和人民银行开户许可证与红盾网是否一致，对方公司的真假性），交复核人进行复核（工程类合同盖章由成本控制部经理复核；工程非合同类由工程部经理复核；其它类盖章由行政人事部负责人复核）。复核人有权对资料是否需要盖章并有权对申请人选择的印章种类提出质询。21.4复核人员将复核的资料并会同《用章登记表》，一并提交总经理批准。待总经理批准后，将《用章登记表》还回行政人事部档案管理员处，档案管理员必须在14:00前把用章登记表收回在自己的手上，供盖章人核对盖章。21.5盖章人每天14:00到总经理室盛放盖章资料的文件盒中领取经总经理批准盖章的资料，与监章一起盖章，并由盖章人将完成盖章资料交还各经办人。21.6总经理须确认《盖章登记表》申请盖章资料的份数与填写盖章数量是否一致；确认盖章资料与申请资料内容是否一致；批准盖章并批示盖章资料是否需要存档。21.7公司印章的保管人用章时必须认真核对《盖章登记表》所记载资料内容是否与递交的盖章资料一致，并需做到如下几点：21.7.1核对申请盖章数量与实际盖章数量是否一致，如需多盖章则需知会申请人另行申请，需盖备份资料的，原资料可以用，必须把备份用盖章资料退回盖章人销毁，如原资料不可以用，就把原资料退回销毁；21.7.2核对盖章资料与批准内容是否一致，如不一致,不准盖章；21.7.3公章使用登记表盖章数字有涂改或改动的，不准盖章；21.7.4盖章人盖章时应检查所有递交盖章资料是否加横线，横线距离正文间隔不能过大，应紧靠正文，正常距离约在0.5CM左右并注明“以下无正文”及“以下空白”字样，如没有，则应不准盖章（附样式）；21.7.5合同超过一页的，必须申请加盖骑缝章，没有申请骑缝章的，不准盖章；21.7.6盖章时，盖章人与监章人必须同时在场方可盖章，盖完章后两人须即时签字确认并填写盖章年月日时分信息，不准单独一个人盖章，盖好章后印章必须马上锁回保险柜；21.7.7总经理批示存档文件，如可直接存档的，由盖章人交档案管理员存档，并需现场确认档案管理员签字后方可离开，否则追究盖章人责任；档案管理员收到存档资料后必须当天存档入密码柜，关于22.1.2条的资料，档案管理员需在第7天询问用章申请人资料去向情况并做好记录。21.7.8总经理批示资料如需发往其他公司签收的，申请人必须在一星期内追回，并交档案管理员存档，如因客观原因未能按时追回的，申请人应即时以书面形式（微信、短信）向总经理汇报并知会档案管理员；21.7.9盖章人不准让用章申请人进入盖章档案室；21.8盖章后的资料由盖章人直接交还用章申请人，申请人需要在登记表上签收。21.9严禁员工未经批准私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，需填写《印章借用登记表》），按照印章使用流程签批后，印章借用人和盖章人或监章人之一一起带出，用完章即时归还。印章外出期间，印章借用人及印章携带人（印章携带人必须是盖章人或监章人之一）须相互监督印章使用情况，只可将印章用于申请事由；印章携带人要做到印章不离手，更不能将章交给别人代为盖章，并对印章的使用后果承担全部责任。21.10私人取物、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信或要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，由申请人填写《盖章登记表》经部门负责人审核后，交行政人事部复审，并经总经理签批后方可。21.11用章文件及资料内容必须填写完整，字迹须清晰。公司不允许在空白介绍信、空白纸张或证明等材料上加盖印章。21.12如遇总经理出差，需信息请示批复是否盖章，盖章人员需确认总经理回复同意盖章短息后方可盖章。第五章财务专用章、法定代表人印章、银行预留印鉴的使用细则第二十二条公司财务专用章、法人专用章私章的管理规定，盖支票、汇票等支出票据的，要持总经理签字同意的报销单和工程款支付申请表并登记好盖章数量，方可盖章；第二十三条印章管理员盖章前要确认支票、汇票与支票、汇票存根的出票日期、收款人、金额、用途一致方可盖章，否则不准盖章。第二十四条报销单和费用支出单未经总经理签字的，必须重新申请用章登记表签字同意方可盖章；第二十五条财务专用章和法定代表人印章外出时必须办理印章外借手续。第六章违纪及奖励处理第二十六条盖章人或监章人发现有违规行为的，指出违规行为的，一次奖励100元，用章申请人处罚100元，用章部门负责人处罚50元，复核人处罚30元。第二次三倍处理，以此类推。恶意行为的视为严重违反公司规章制度解除劳动合同处理（首次违规作口头警告处理，不罚款）。第二十七条未经批准到公安机关私自刻制印章、违反印章保管、使用规定，无论用于何