办公大楼物业管理服务外包项目需求书

XX市规划和自然资源局XX区分局办公大

楼物业管理服务外包项目需求书一、 项目名称XX市规划和自然资源局XX区分局办公大楼物业管理服务外包项目二、 项目基本情况办公大楼坐落位置在XX市XX区XX街光明西路108号，建筑面积约14000平方米，地上17层、地下1层，物业管理范围为办公大楼和停车场等附属设施。三、 服务管理内容和标准本物业管理一体化外包服务，合同期限为2年。物业服务内容主要包括治安秩序管理、清洁卫生管理、绿化美化管理、物业配套设施及机电设备管理、内勤服务等。（一）治安秩序管理共配备安保人员共12名，负责办公大楼治安秩序管理工作（其中2名安排到区政务大厅不动产登记中心）。办公大楼后门设立1个安保值班室，配备2名保安，三班倒24小时值班；办公大楼前门设立1个安保岗，配备1名保安办公时间站岗；户外卜停车场设立1个车场管理岗，配备1名保安办公时间值勤；不动产登记中心配备2名保安办公时间值勤；设置1个安保巡查岗，办公时间每2小时对办公大楼各楼层及物业管理范围进行1次巡查，下班时间每小时对办公大楼及物业管理范围进行1次巡查。建立完善的安保制度，主要包括值班制度、交接班制度、巡查制度、来访人员登记制度、车辆出入登记制度等。值班室整洁规范，制度上墙，值班、交接班、巡查、登记等工作记录内容填写详尽真实，字迹清晰，登记资料完整。值班室监控系统实行24小时连续监控和录像，值班人员应做好记录和资料的管理及保密工作，并每月将安保工作的登记资料整理汇编成册后报局办公室（后勤组）检查。保安人员当班时应统一着装，佩戴明显标志，衣着整洁，仪容仪表规范整齐，姿态良好，精神振作，遇人敬礼，对出入人员要举止文明、礼貌待人、用语规范。遵守工作纪律，上班时间不得吸烟、吃零食，不袖手、背手、插腰或将手插入衣袋和脱帽，不得嬉笑打闹、打瞌睡聊天、离岗等，不得在办公大楼内因私接待人员。做好办公大楼的安全保卫和人流疏导工作。在办公时间内，积极协助做好外来人员的咨询和指引工作，引导乘坐电梯人员分流，并积极提供帮助伤残、高龄、行动不便人员乘坐电梯到达所需楼层的服务。一楼大厅出现群众口角纠纷事件时，要及时告知局办公室（后勤组）,同时协助处理事件，如若事态严重要稳定群众情绪，维持秩序，确保办公人员人身安全和公共财产安全。值班时注意发现闲杂、可疑人员，并进行必要的盘问，注意礼貌和用语，对可疑人员要通知巡视保安进行跟踪，通知监控室利用保安监控进行监控。对进入办公区域的人员，应当礼貌地主动接待，了解行程目的及其身份，严格按照要求做好来访人员的接待登记工作，热情接待来访者，登记的内容应当清晰、全面。对来访人的身份证明文件进行登记时应记录证件名称、姓名、证号、发证机关；对于各种涉及安保管理工作的登记应具体、细致、全面。非办公时间进入办公大楼的人员要出示在本大楼工作的有效证件方可入内。下班时间要劝说外来人员离开，避免无关人员逗留在办公大楼。对于无有效证件者要做好身份核实工作，确保无形迹可疑人员或无明确目的人员进出入办公大楼。巡查人员须熟知各楼层情况，按规定时间、规定路线进行巡视。以巡逻登记为依据并将巡逻期间各种固定设施设备、楼层机电设备状况、电梯卫生状况、闲杂人员盘问、各科室关闭门窗、电脑、空调等情况每周以书面形式报告局机办公室（后勤组）。巡视人员保持良好仪容仪表，注重在巡视中对客服务（如禁止吸烟和指路等）及对闲杂人员的处理方式。保持对讲机良好状态，发现问题及时上报，对可疑人、物统一进行协调查控。巡楼期间发现任何异常情况立即通知局办公室（后勤组）并作紧急处理，如因延误时机而造成重大损失的，由物业公司负责承担相应的法律和经济责任。上班时间应有专人看管停车场车辆，做好车辆登记工作，指挥车辆有序进出，停放合理规范，出现堵车及时疏导，确保公共场所安全有序。公车外出使用要做好取车还车登记，同时要安善保管车钥匙。自行车、机动车等各种车辆停放有序，有专人指引按规定存放指定地点，做到车辆停放规范、整齐、分类、安全。每2小时对车场和车辆巡视1次并做好记录，发现问题及时报告和做好应急处置。做好收发报纸和信件等工作，分类登记签发，并及时将每日报纸、信件派送到各个科室，确保记录清楚，不出差错。应制定防火、防盗、防恐、防破坏、防抢劫、防自然灾害（台风、暴雨、洪水）.防群体性事件等各种突发事件应急预案并每季度进行演练，定期进行应对突发事件（如火灾，停电，浸、跑、冒、漏水等）的相关培训，主动协助局工作人员处置突发事件。遇到冲突或投诉，保持谦逊克制，对合理要求予以满足，不合理要求礼貌委婉拒绝，不得与群众发生冲突。制定消防安全制度，办公楼内的消防设备要保存完好，保证设备的正常使用，建立日常消防巡查制度，由巡查保安员每日填写情况表，并将发现的问题及时书面报告局办公室（后勤组）。每月大检查设备设施登记消防巡查情况，形成检查报告报局办公室（后勤组）。特别是对管理人员进行消防安全管理技能培训，确保能熟练掌握消防设施的使用方法，并能及时处理各种火灾事故，设立消防疏散示意图，保证消防通道和各安全出口的畅通无阻。及时维护保养消防设备，及时补充消防器材，每月全面检查2次。加强对办公区域、保密室、机房、档案库房、停车场等重点部位的安全防范，未经批准，不得在以上区域内照相、录音或录像，不得随便泄露有关人员的办公地点、电话、车牌号码等资料。确保公共财产安全，如果因为管理人员工作失误造成物品或财产损失，经公安部门查实后确定由物业公司承担责任的，由物业公司或个人承担相应的法律和经济责任。11物业公司自开始保安服务之日起30日内向物业所在地设区的市级人民政府公安机关办理备案，并于终止保安服务之日起30日内到备案的公安机关撤销备案。12、保安员应当按月将以下保安工作的登记资料进行整理、汇总、编册后提交管理处并报送局机关事务中心备查：⑴车辆使用登记资料；（2）因公使用值班电话登记资料；（3）保安巡逻、门岗值班、文件资料收发等工作的登记资料；（4）应本局要求，对相关事项情况进行登记、造册汇总。（二）清洁卫生管理共配备保洁员7名，负责办公大楼卫生清洁工作（其中1名清洁员安排到区政务大厅不动产登记中心）。办公大楼公共部位、公共设施如走廊、楼梯、公共区域的地面、墙面、门窗、固定设备、消防栓、地脚线、指示牌等（包括各科室、接待室、局长室、小会议室室内）每日清洁2次。公共区域的墙面、门窗等高度在2米以下部分，每天用干净毛巾擦拭，2米以上所有部分，每半个月擦拭1次。走廊、楼梯、电梯、内外地面无堆积物、污迹、垃圾，目视干净，无乱贴乱画，无擅自占用现象；检查楼梯纸屑、扶手护栏干净、光亮，清洁结束用干净纸巾擦拭检查有无显著脏污；梯间顶面无蜘蛛网、灰尘，地脚线干净无灰尘，大理石地面干净无灰尘。清洁不动产中心室内所有卫生。厕所巡回保洁，做到随脏随清洁，确保地面、墙面、镜面干燥，天花板无灰尘、蜘蛛网，便器洁净无黄渍，保持本色，无水迹、无污迹、无虫蝇、无异味等。保持洗手池干净，空气中无异味。每日对共用卫生间（特别是人员来往较多的大堂卫生间）清洁，保洁时悬挂醒目标识，清洁内容包括：通风换气；洁具；清扫地面垃圾、清倒垃圾篓垃圾、换新的垃圾袋；用洗洁剂清洗大、小便器；用抹布擦洗洗手池并冲洗干净；用毛巾抹墙面、台面、开关、门牌；用毛巾擦干净镜面；用拖把拖干净地面；补充卷纸、洗手液；喷洒空气清新剂或香水，小便器内放置香球等。每个星期消毒1次厕所，发现墙壁有字及时清洁。公共座椅、服务柜台每天上班之前打扫、清洁1次，其他时间随脏随扫。整理桌面上的主要物品，抹净后放回原位，禁止挪动文件及贵重物品。办事大厅桌椅摆放整齐。疏通卫生间下水道，发现堵塞随时进行。办公楼大堂的卫生要不间断地清洁，保证整洁。会议室每周清洁2次（包括窗户），如遇到会议随时协助安排。每次会议前、后要做好清洁卫生，平时保持清洁干净。电梯间每日要不间断地清洁，保证光亮、无尘、无污迹。按键每日用消毒水抹1次；抹净电梯内壁、门、指示牌；梯门的凹槽每天清理，确保无杂物；梯门的花岗石墙每天抹1次，每周护理1次；天面、排气设备每周清理1次；内壁每周涂不锈钢保护剂1次；有接待任务时必须按照我局要求更换干净的地毯。办公楼前门门庭每日清扫1次纸屑和垃圾，用拖把拖2次；地面无垃圾、果皮、纸屑、无积水、无油迹、无污迹和杂物。绿化带和草地每日清扫2次，捡干净草地、绿化带上的烟头、棉签等小杂物，秋冬季节或落叶较多的季节增加清洁次数。11集中到楼下的垃圾每日至少清运2次垃圾（包括各科室垃圾，按指定位置堆放）。每天按照XX区垃圾分类领导小组办公室印发的相关文件要求将垃圾进行分类，清运到环卫所指定的地方，做到垃圾日产日清。大堂的玻璃每天至少抹2次，公共场所的窗户和门每周清洁1次（包括科室门和窗户）。天台生活饮用水池每季度清洗1次确保饮水卫生。清洗前应提前一周告知局机关事务中心，以便本局做好贮水工作，当水池清洗工作完成，由本局派人到场验收并以防疫站〃水质验收合格报告单〃为验收合格标准，防疫站验收的费用包括在项目中标总价。停车场、共用车库每2日清扫1次车库纸屑和垃圾。对办公大楼周边、广场、天台、停车场的沟渠，每月定时进行清洗、清理、消毒各1次，确保雨水、废水、污水排放通畅，卫生清洁，无积水，无污渍，定期清理沙井、雨污水井及管道、化粪池、化油池，频率为每季度检查1次，每年清掏1次。每年至少清洗外墙1次俱体时间由本局决定，除因天气因素或不可抗拒之原因外，物业公司连续性地工作直至清洗工作完成为止。每次清洗确保外墙玻璃明亮，无明显污垢；外卜墙面砖表面无明显污垢，色泽光亮；金属装饰无明显污垢，有金属光泽；花岗石光面纹理清晰，有光泽；花岗石毛面无灰尘，有质感;涂料墙面无明显污垢，色泽有整体感；铝合金百叶窗无污垢，有光泽。清洁完成后，由本局与物业公司代表验收，合格后在物业公司的工作签证单上签名确认。物业公司须为所有高空清洁作业人员购买有效保险，高空清洁人员须持有效高空作业上岗证，并按相关安全规程，采取必要的安全措施方可作业。在作业过程中所发生的一切责任事故均由物业公司承担；物业公司负责赔偿在清洁外墙、外墙玻璃、窗户玻璃过程中对本局造成的一切损失，并承担相应的责任。由于大楼无吊装设备，故物业公司需要用吊板等方式操作，但物业公司需确保操作安全并承担由此造成的一切责任风险。（三）绿化美化管理草坪平整表绿，地被植物生长旺盛，水、肥充足，无病虫害。根据草地品种、生长情况、气候状况等因素，一般生长季节每月除杂草2次，非生长季节每2个月除杂草1次，要求连根系清除。保持绿篱完整无缺口，植物生长良好，叶色正常。除杂草，发现寄生藤必须马上清除，并入袋销毁，养护面松土，无板结，绿篱每年修剪整型12次以上。每年松土施复合肥4次，结合雨天进行，以撒施为主。淋水每年不少于180次以上，补植后一星期内每天需淋水1次。施肥和补植需加强淋水。要求生长良好，叶色正常，无枯枝败叶，无明显无病虫害，及时喷杀虫药，防止蚜虫等病虫。乔木每年修剪1-2次，三月至四月进行，乔木整形要与周围环境协调，保持树冠完整，保持无枯枝，以增强园林美化效果。不定期不定时对主干剥芽，减少树冠生长。施肥增加养份、改良土壤、增强树势。每次台风前加强巡察，台风后立即扶树、护树、清理断枝、落叶。做到生长旺盛、枝叶健壮、树形美观、下缘线整齐、修剪适度、干直冠美、无死树缺树、景观效果好。办公大楼公共地方、会议室所摆放的花木要每3日浇水，根据季节变化和植株种类培养要求适当增减浇水，定期修剪，每次修剪植物后，及时清除枯枝黄叶，如发现枯萎的花木要及时更换。如因物业公司保养不当等原因造成花木枯萎死亡，由物业公司承担费用更换新植株。（四）物业配套设施、机电设备管理共配备2名具有资质的专业技术人员维护保养和管理大楼机电等设备，确保设施设备完好。负责高、低压变配电设施、设备的日常管理、使用、保养和一般性维修。按照变压器、配电柜管理规范和标准每2小时进行值班巡查，并做好记录。配合电力专业工作人员对变压器、配电柜保养工作，以及配合消防专业人员做好烟感、喷淋、消防水泵等设备的维护，并做好记录。办公大楼内外建筑物及装修的日常管理以及配套设施的日常管理、养护和维修。包括各层办公室（含办公家具）、会议室、地下室（车库、人防工程）、屋顶、内外墙面、地面、楼梯走道、走廊、电梯厅、层间大厅（中庭）.天花、洗手间、茶水间、阳台、门窗门锁，防火门、光棚、围栏等。4物业共用设施和附属建筑物、构筑物的一般性维修、养护和管理，包括道路、院墙、室外上下水管道、沟渠、池井（化粪池）。除高压电房以外的所有水、电设备设施，全部机电设备设施的日常管理、保养和一般性维修工作。包括：给排水系统、照明及动力电系统、空调冷水机组及空调系统、消防报警及灭火系统、电梯系统、监控防盗系统、会议设备系统、通信设备系统、各层开水器，外墙灯饰等。（1）给排水系统（大修除外）：雨水管、排污管、给水管、天面水池（消防、生活）、地下生活水池、集水池、集水泵、进水泵房、进水阀门等全部水系统的日常管理、保养、一般性维修和急修。保证给排水系统正常运行使用。建立正常供水管理制度，保证水质复核国家标准，防止跑、冒、滴、漏；对供水系统管路、水泵、水箱、阀门等进行日常修护和定期检修，水箱保持清洁卫生并定期消毒，定期对水泵房及机电设备进行检查、保养、维修、清洁；定期对排水管进行清通、养护及清除污垢，保证室内外排水系统通畅；及时发现并解决故障，零修合格率100%；确保抄集局内的水表数据准确；因故障停水（市政停止供水除外），接到报修后维修人员在3-5分钟内到达现场抢修处理，及时排除故障。（2） 照明及动力等电力系统：包括地下室低压配电房末级开关后的电力系统。各层室内外照明、开关插座、所有配电房，母线排及各线路的一般性保养、检查、维修和更换工作。要对供电范围内的电气设备定期巡视维护和重点监测，建立各项设备档案，做到安全、合理、节约用电；建立严格的配送电运行制度、电气维修制度和配电房管理制度，供电运行和维修人员必须持证上岗；及时排除故障，零修合格率为100%；加强日常维护检修，公共使用的照明灯具、线路、开关保证完好，确保用电安全；确保供电管道及设施完好无损；管理和维护好避雷接地的设备设施；确保抄集局内分列的电表行数据准确；因故障停电（市政停止供电除外），接到报修后维修人员在3-5分钟内到达现场抢修处理，及时排除故障。（3） 避雷系统（含防感应系统）：年检和日常管理、保养、维修工作等。（4） 空调系统：科室抽排风机、卫生间排风机及楼内全部柜式等空调机的管理、保养、维修工作。建立空调及排风系统运行管理制度和安全操作规程，保证空调及排风系统安全运行和正常使用，运行中无超标噪音和严重滴漏水现象；制定科学合理的经济运行和节能降耗措施；定期检修养护空调及排风设备，定期清洗过滤网，保证空调及排风设备、设施处于良好状态，特别是每年夏天前对本局空调进行1次全面清洗（清洁剂费用有我局负责）;空调及排风系统出现运行故障后，物业公司须及时联系维修人员到达现场维修，及时排除故障，并做好记录；零修合格率为100%。（5） 电梯系统：3台垂直电梯的日常使用、管理和困人的紧急处理，电梯轿厢内饰、门、空调及电梯机房、井道的维修保养。负责监督、配合电梯专业维修保养公司的维保工作；负责电梯的年检工作，年检费用由本局负责；负责夏季电梯机房通风、降温。工程技术人员每天巡查电梯的运行及各部位使用情况不少于8次，发现问题及时报修。建立电梯运行管理、设备管理、安全管理制度，建立电梯保养维修档案，确保电梯按规定时间运行，安全措施齐全有效，通风、照明及其它附属设施完好；严格执行国家有关电梯管理规定和安全规程。定期与电梯供应商沟通进行维修保养事宜，定人定时对导轨进行清洁、润滑；轿厢、井道保持清洁；因故障停梯，接到报修后，物业公司须及时联系维修人员到达现场抢修，及时排除故障；每周2次例行保养维护，每季度进行1次检查，提供《电梯重要安全装置自检报告表》，每年进行1次年度检修调整，24小时紧急故障处理，保证电梯24小时全天候开放。（6） 安全监视控制系统：监控主机系统、每层监控摄像点、每层红外线防盗点、录像设备、电脑抓拍即时打印设备的日常管理和使用，并负责与安全监视控制系统维修保养公司的协调配合、联系及监督工作。（7） 会议设备系统：负责行政中心所有会议室（含大会堂）的会议设备系统的使用、调试、检修、保养和管理，发现问题及时报修，确保会议设备系统处于正常使用的状态。（8） 通信设备系统：负责对物业范围内电话线路、电脑网路、电视线路等通信设备系统的日常管理，维护保养，监督配合专业公司维修工作。设立24小时工程技术人员值班备勤岗，随时接受本局报修，满足本局各部门的工作需要（属专业保养公司维修范畴的由物业公司联系并监督）。负责本局实施办公楼内土建修缮的一般性维修、装饰工程、设备的中修和大修、加装等工程的监督、施工安全管理工作，切实落实工程合同中各项要求。与物业相关的工程图纸、竣工验收资料、设备说明书、使用手册等由本局管理，物业公司可借阅。以上设备、设施维修更换所需零配件，不属人为事故破坏的由本局负责支付。（五）内勤服务配备内勤人员3名，1名主要负责我局内勤工作，协助做好局内接待、服务及领导交办的各项工作。另2名主要负责我局不动产查册窗口、不动产办证中心导办服务工作。该人员由物业公司根据我局要求进行聘用，具体管理及工作安排由我局负责。（六）其他服务事项配合本局节假日（春节、元旦、五一、国庆节等）和重要活动等事项的组织实施，根据本局需要安排人员按照本局要求做好场景布设、服务保障等工作。完成本局要求的小型搬运活动。如果本局有突发情况需要物业公司协助时，物业公司应当随时配合处理。协助本局完成其他公务活动涉及的安保、卫生等保障工作。四、人员配置要求总人数不少于24人，其中安保人员不少于12人，保洁员不少于7人，专业技术人员不少于2人，内勤人员不少于3人，所有人员除相貌端正、身体健康、政审合格外，还应具备以下条件：安保人员：男性，170cm以上，40岁以下，高中以上文化程度，品德优良、作风过硬，工作责任心强，有安保专业知识且经相关机构培训，能胜任保安工作。保洁员：女性为主，年龄50周岁以下，品德优良，工作责任心强，能吃苦耐劳。专业技术人员：必须持有相关资质或培训证明方可上岗操作，有3年以上本专业工作经验且有中级电工证，具有熟练的高、低压和弱电专业知识和操作技能。内勤人员：女性，年龄35岁以下，样貌端正，大专以上学历。具体要求以我局面试时需求为准。五、有关责任要求1物业公司在履行物业服务期间应严格遵守国家、省、市和我区有关法律法规和制度，建立相应的规章制度和采取有效防护措施，接受本局和上级部门的监督和检查，并承担由自身措施不力、管理不严、工作人员失职等造成的损失和责任。2物业公司派驻本项目员工发生伤害或工伤（亡）等事故不应列入我局事故统计范畴，由物业公司负责按有关法规报相关部门开展事故调查、统计、处理等工作，并根据相关机构调查结论进行赔偿善后。3物业公司应爱护公共财物，禁止将公共财物挪作他用。物业公司在进场前5天需提交本项目人员的详细资料，该资料必须真实，并承诺于最终实施合同的队伍相一致，否则本局有权解除招标合作关系，由此造成的一切后果由物业公司承担。物业公司派驻本局的服务人员为全职，不得安排服务人员从事与服务地点无关的工作或活动。物业公司在我局工作的所有配置人员应定岗定位定职责，人员调进、调出要提前3天向本局办公室（后勤组）书面申请，经协商同意后方可实施，不得频繁对项目人员进行调换。如有员工调离、辞职，新员工必须同步到岗。物业公司每月考勤需报我局备案审查，如检查发现人员不符规定数额和要求，本局有权解除合同，由此造成的一切后果由物业公司承担。6物业公司应定期对人员进行相关培训，以便提高管理质量。物业公司必须聘用经安全培训的员工上岗，凡因聘用未经安全培训的员工上岗或使用未成年工而发生的一切后果均由物业公司负全责。每月5日前物业公司应将本月工作计划、上个月的工作总结、意见征询表以书面形式报告本局办公室（后勤组），随时接受本局提出的意见及建议，并应针对意见及时整改或做出相应的调整。如因物业公司管理不善造成重大经济损失或管理失误造成严重不良影响的，本局有权追偿经济损失直至终止合同。本物业管理服务项目试用期为3个月。试用期内如物业公司未按招标文件要求内容和标准提供服务，经限期整改仍达不到要求的，则物业公司须无条件撤离，所有已投入费用由物业公司自行承担。9物业公司应采取有效措施确保服务内容和标准服务人员应按服务要求及规定坚守岗位、认真履行职责，不得有以下行为：(1)擅离职守，脱离岗位；执勤时间闲聊、睡觉或做与工作无关事情；滥用职权，违规为他人提供方便；工作懒散，态度恶劣被投诉；不听从本局指挥违规操作；因工作失职造成无有交攵证件人员混进服务区；发现可能危及安全的问题没有及时处理也没有向本局报告；履职不到位没有纠正乱停乱放现象，造成车辆堵塞;(9)没有及时传达本局的工作要求，没有安排好服务值班；(10)违反规定带亲戚朋友回工作岗位和宿舍。服务人员发生上述违规情况的，物业公司应及时整改并将整改情况5天内书面报告本局。同时，本局有权对上述违规情况采取相应措施即按发生次数扣减物业公司部分服务费或解除合同：月累计发生2次以上扣除500元，发生3次以上按扣除1000元，发生5次