公司档案管理制度

第页共页公司档案管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，保障公司档案的完整性和安全性，特制定本《公司档案管理制度》。本制度适用于公司内所有相关部门及员工，在公司档案管理工作中应严格遵守本制度的规定。二、档案管理的原则1.法律合规性原则：公司档案管理工作应遵循国家有关法律法规，以及行业、地方规章制度的规定。2.统一性原则：公司档案管理工作应以统一标准和统一规定为基础，统一命名和分类，统一管理和归档。3.完整性原则：公司档案管理工作应确保档案的完整性，包括分类齐全、文件齐全、信息齐全等。4.安全性原则：公司档案管理工作应确保档案的安全性，包括避免档案遗失、破坏、泄露等情况发生。5.高效性原则：公司档案管理工作应通过合理的流程和规范的操作，提高档案管理的效率和质量。三、档案管理的责任1.公司领导层对档案管理负有全面领导责任，应组织制定档案管理制度和档案管理计划，确保档案管理工作的顺利进行。2.档案管理部门负责公司档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索等工作。3.各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的整理、登记、出借、归还等工作。4.档案管理员是档案管理的主体，应具备专业知识和技能，保证档案管理工作的准确性和安全性。四、档案管理的流程1.档案的收集：各部门应按照规定的流程和标准，将产生的文件、合同、备忘录等有价值的文件及时交到档案管理部门。2.档案的整理：档案管理部门应对收到的档案进行整理，按照分类规则进行排序、编号，并登记到电子档案系统中。3.档案的归档：档案管理部门应根据档案的重要性和保管期限，将档案进行适当的归档，确保档案的安全和有效管理。4.档案的检索：各部门需要查找档案的时候，应在电子档案系统中进行检索，根据档案编号或关键词进行查找。5.档案的借阅：各部门需要借阅档案的时候，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅，借阅期限一般为一个月。6.档案的归还：各部门在借阅档案后，应按时归还，如有特殊情况需延期归还，需提前申请并经批准。7.档案的销毁：档案管理部门根据档案保管期限和归档要求，按照规定的程序和方式进行档案的销毁。五、档案管理的要求1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度和档案管理流程，确保档案管理的规范性和有效性。2.档案管理部门应配备合适的人员和设备，保证档案管理工作的顺利进行。3.各部门应建立档案统一管理制度，明确档案的分类和命名规则，确保档案的整洁有序。4.各部门应经常对档案进行清理和整理，及时归还借出的档案，确保档案的完整性和安全性。5.档案管理部门应定期对档案进行盘点和检查，确保档案的准确性和完整性。六、档案管理的措施1.档案管理部门应建立健全的安全措施，包括防火、防水、防盗等措施，确保档案的安全。2.档案管理部门应建立电子档案系统，将档案的相关信息和电子文件进行登记和归档，方便检索和管理。3.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，明确档案的借阅流程和责任人，确保档案的安全可控。4.档案管理部门应定期对档案进行备份和存储，避免因意外情况导致档案的损失和泄露。七、档案管理的监督和评估1.公司领导层应对档案管理工作进行监督，定期进行评估，发现问题及时进行整改。2.档案管理部门应加强对各部门档案管理工作的监督，及时发现并纠正不符合制度要求的情况。3.公司可以委托第三方机构对档案管理工作进行评估，以提高档案管理工作的质量和效率。八、附则