接待管理实施细则

PAGEPAGE接待管理实施细则目录1目的………………………12适用范围…………………13引用标准及关联子系统…………………14专用术语定义……………15执行程序…………………16职责………………………27检查与评价………………28反馈……………………2附录………………………3PAGEPAGEPAGEPAGE12目的为规范公司接待管理工作，明确各部门职责，提高公司在外界的影响和知名度，树立良好的公司形象，特制定本细则。适用范围本细则适用于XX徐电接待管理工作引用标准及关联子系统XX电力管控体系《接待管理规定》（GHZZ-03-10）专业术语定义4.1视察接待：指对深入基层了解情况、听取汇报、检查工作、视察工作、现场办公的领导干部的接待，或对上级派来的各类检查团、工作、调查组的接待。4.2会议接待：指对上级部门在公司举办的各类大、中型会议的接待。4.3参观接待：指对外单位前来参观学习的团、组人员的接待。4.4事务接待：指对前来办理各种具体事务的人员的接待。执行程序（见附录1）接待工作应遵循：工作利益第一的原则；接待工作适度的原则；热情、周到待客、对等接待的原则。5.1接待审批（见附录1）5.1.1总经理工作部接待主管负责接收来宾信息，在了解来宾目的、要求、行程和人员的情况下（核实来宾单位、职务、人数、性别、民族），向总经理工作部经理汇报，总经理工作部经理确定接待级别并提出拟办意见，汇报公司主管领导审批。5.1.2公司领导审批后，由总经理工作部接待主管进行接待策划。5.1.3外系统来宾传真函由总经理工作部负责审核，公司主管领导审批通过后给对方电话回复，对外接待执行对外接待收费标准。总经理工作部按照业务需求安排相关部门对等人员接待。5.2接待准备（见附录4）5.2.1接待应本着统筹调配、节能高效原则，充分利用现有接待设施和资源，不断提高接待能力和服务水平。5.2.2接待工作要根据公司生产经营实际情况确定接待可能，由总经理工作部根据公司领导意见编制接待方案，报公司主管领导审批。5.2.3接待方案批准后，总经理工作部及有关部门，应全面做好各项准备工作，并认真检查落实情况，保证各项准备工作落实到位。5.3接待级别划分（见附录2）5.4接待服务：（见附录5）5.4.1我公司有关人员未经许可不得私自向来宾提供有关技术资料、公司机密信息以及汇报材料，宾客若有图片、资料等需求，必须报总经理工作部，经公司领导批准后方可提供。否则，视情节轻重对责任人进行处理。5.4.2需要安排宴请、留影或赠送纪念品的，报总经理工作部，经公司领导批准后，总经理工作部给予安排。5.5业务招待费的使用和管理：5.5.1公司本部的业务接待，按照来宾级别由总经理工作部接待主管按照公司接待用餐标准（见附录5）进行策划，经总经理工作部经理批准安排。5.5.2各部门业务招待用餐：填写《XX徐州发电有限公司客饭、招待报销单》（见附录6）履行审批手续后，由总经理工作部进行安排。5.5纪念品管理5.5.1总经理工作部负责纪念品的计划、采购、保管与发放，并做好发放记录。5.5.2各部门在接待及业务往来中需要赠送纪念品的，应填写《XX徐州发电有限公司领用物品申请单》（见附录7），办理审批手续后到总经理工作部领取。5.5.3对来宾赠送给本单位的礼品，接待部门应及时交到总经理工作部，并填写《收受礼品登记表》（见附录8）。6职责6.1总经理工作部是公司接待工作的归口管理部门，负责公司日常接待管理、服务工作。各部门在总经理工作部指导下负责对口接待工作。6.2各有关部门应按照接待计划、要求，配合总经理工作部提前做好有关接待方面的各项准备工作，保证各项准备工作落实到位。6.3总经理工作部经理职责：6.3.1负责接待申请的审批。6.3.2负责接待准备工作的检查监督，及时向公司领导汇报和反馈信息。6.4总经理工作部接待主管职责：6.4.1负责接待申请的审核。6.4.2负责接待策划工作，对接待方案进行全面策划，并对各相关各部门和人员执行接待策划书的情况进行跟踪检查、监督，并提出考核意见。6.4.3负责接待各项准备工作与落实。6.5总经理工作部行政主管、会议主管职责：6.5.1协助接待主管做好接待准备工作及过程检查监督。6.5.2协助接待主管做好有关接待工作。6.6公司各部门经理职责：6.6.1负责和总经理工作部接待主管联系接待的申请和信息沟通，使接待工作准确有序进行。6.6.2各有关部门按照总经理工作部的要求，提前做好各项接待准备工作，及时沟通、圆满完成接待任务。6.6.3未按照总经理工作部要求按时完成接待任务的纳入部门负责人绩效考核。检查与评价由总经理工作部全面管理本细则，监察执行本细则的有效性。细则检查评价表部门名称：年月日序号评价内容评价检查评价周期1细则是否满足实际需要是√ 否。原因：每半年一次2接待准备各项工作是否到位是√ 否。原因：不定期存在问题整改建议评价意见评审意见审核人：评价人：检查人：8反馈序号反馈负责人反馈内容反馈对象反馈频次备注1各部门经理来宾的意见和建议总经理工作部半年度附录附录1XX徐州发电有限公司接待工作总流程附录2XX徐州发电有限公司接待级别确定附录3XX徐州发电有限公司接待收费氛围附录4XX徐州发电有限公司接待工作各部门职责分工附录5XX徐州发电有限公司接待流程附录6XX徐州发电有限公司客饭、招待报销单附录7XX徐州发电有限公司领用物品申请单附录8XX徐州发电有限公司收受礼品登记表附录1接待工作总流程获取接待信息（传真、电话），确定接待级别获取接待信息（传真、电话），确定接待级别总经理工作部提出拟办意见总经理工作部提出拟办意见一般级接待，总经部经理审批重要级接待，公司主管领导审批贵宾级接待，公司正职领导审批一般级接待，总经部经理审批重要级接待，公司主管领导审批贵宾级接待，公司正职领导审批制定接待方案：制定接待方案：贵宾级接待方案公司正职领导审批，重要级接待方案公司主管领导审批，一般级接待方案总经部经理审批。贵宾级接待，公司正职领导、有关副职领导，总经部经理参与接待重要级接待，公司有关领导、其他有关人员参与接待一般级接待，对口部门有关人员参与接待贵宾级接待，公司正职领导、有关副职领导，总经部经理参与接待重要级接待，公司有关领导、其他有关人员参与接待一般级接待，对口部门有关人员参与接待接机接站：接机、接站领导、有关人员、时间、车辆安排到位接机接站：接机、接站领导、有关人员、时间、车辆安排到位住宿安排：房间安排、卫生清扫、物品配备、欢迎标语、站牌落实到位住宿安排：房间安排、卫生清扫、物品配备、欢迎标语、站牌落实到位就餐安排：就餐地点、时间、参加领导、餐卡摆放、烟酒准备落实到位就餐安排：就餐地点、时间、参加领导、餐卡摆放、烟酒准备落实到位会议安排：会议时间、地点、会场布置、参加人员、会议通知落实到位会议安排：会议时间、地点、会场布置、参加人员、会议通知落实到位参观安排：参观路线、景点、时间、陪同人员、车辆、矿泉水、摄像、在外就餐酒店、烟酒等落实到位参观安排：参观路线、景点、时间、陪同人员、车辆、矿泉水、摄像、在外就餐酒店、烟酒等落实到位送机、送站：提前购票、送机、送站领导、时间、有关人员、车辆安排到位送机、送站：提前购票、送机、送站领导、时间、有关人员、车辆安排到位附录2XX徐州发电有限公司接待级别确定序号级别来宾接待人员1贵宾神华、XX公司领导；涉外专家、知名人士；国家级、省部级、市县级地方政府高级官员；XX电力公司及发电公司重要业务合作伙伴或潜在合作伙伴负责人；5、XX公司同意接待的记者或传媒界有影响人士公司正职领导、有关副职领导、总经理工作部经理和公司领导确定的其他人员2重要XX公司部门领导；兄弟单位公司领导；行业主管部门重要人员；上级部门检查人员；县、区政府领导公司相关领导及领导确定的其他人员3一般兄弟单位部门领导、专工来我公司调研、参观；来我公司联系业务，执行公务需招待的人员相关对口部门人员附录3XX徐州发电有限公司接待收费范围类别来宾身份收费内容餐费住宿交通其他活动安排（会议场所、资料、旅游、交流等）不收费范围上级领导：神华、XX公司领导、部门领导；涉外专家、知名人士；国家级、省部级、市县级领导视察、检查、参观、访问。提供提供提供提供部分收费XX内子公司领导、部门经理到我公司参观、考察；重要客户联系业务；提供收费提供视具体情况提供或收费收费XX系统外各单位到我公司进行参观考察收费收费收费视具体情况提供或收费附录4XX徐州发电有限公司接待工作各部门职责分工工作区域工作内容及标准责任单位1、环境卫生1、厂区道路彻底清扫，保持清洁卫生，畅通无阻隆兴公司2、华苏大酒店干净、整洁，卫生间无异味华苏大酒店3、综合办公楼走道、楼梯、卫生间，干净、整洁后勤保障部3、发电生产现场设备清洁、环境卫生发电部4、基建现场整洁、整齐基建处2、环境布置在接待场所摆放花卉及绿植，在宾客停留的办公楼及会场、接待室，突出造型和寓意。后勤保障部3、治安保卫2号门、俱乐部门口治安维护，保证领导车辆畅通无阻；视察领导较多时，安排专人指挥车辆停放。领导停留徐电期间，加强夜间保卫巡视，保证领导安全。武保中心4、宣传报道在华苏大酒店门口悬挂欢迎标语、一楼大厅设立欢迎站牌；安排经验丰富的摄像、照相人员提前15分钟就位；在适当的时间和地点根据领导需求合影留念，并压膜；景区游览时安排照相人员照相，照片及时提供；及时将信息通过电视、网络进行报道。企业文化部5、会议记录、信息发布1、领导讲话录音、记录；2、及时发布信息，并上报XX公司。总经理工作部6、住宿入住华苏大酒店1、房间安排：套房2、房间内物品配置（贵宾级）：洗漱用品150元/份、水果50元/份、、苏烟2包、鲜花50元/份、茶叶1盒、咖啡4袋、矿泉水4瓶、湿纸巾、干纸巾若干。3、房间内物品配置（重要级）：洗漱用品100元/份、水果30元/份、、苏烟2包、矿泉水4瓶、湿纸巾、干纸巾若干。4、房间内物品配置（一般级）：酒店房间标配。5、服务人员负责房间引领并帮助提行李；6、按照要求的时间进行叫醒服务；7、电话提示或房间内卡片提示免费提供洗衣服务，标明或提示取衣时间；8、房间电话开通全国直拨（贵宾级、重要级）并在提示卡上写明拨打方法；9、房间开通电脑上网功能，提示卡写明上网方法。华苏大酒店7、娱乐活动（贵宾级、重要级）华苏大酒店多功能厅提前将华苏大酒店多功能厅准备好。音响设备、话筒、灯光提前调试好。备好茶水、饮料、水果、瓜子、干果、啤酒、香烟、湿巾等物品。提前打开空调，将温度调整到适宜温度（26—28度）华苏大酒店8、接待室布置华苏大酒店二楼）1、茶水、矿泉水、水果、苏烟、湿巾、干纸巾、花卉提前备好2、提前打开空调，将温度调到适宜温度（26—28度）华苏大酒店9、会议室布置会议室安排：根据人数多少确定会议室。会议室准备：桌椅摆放整齐、席卡、话筒、会标、投影设备、茶水、矿泉水、湿巾、鲜花、绿色植物等提前准备好。摄录象人员、会议记录人员提前10分钟到达会场，做好会议记录和宣传报道工作。4、提前打开空调，将温度调整到适宜温度（26—28度）总经理工作部华苏大酒店10、车辆安排根据人数多少安排接送站、现场参观、市内参观车辆，车上放置矿泉水，由总经理工作部负责提供。安排经验丰富的司机出车，并保证仪容仪表端庄、无疲劳驾驶和车辆行驶安全。运输公司小车班11、现场参观1、参观路线：综合办公楼4楼－#8机平台—#8机集控—#8机0米－升压站—基建现场—返回大酒店。2、陪同领导：根据接待级别确定（见各级别接待流程）3、车辆安排：根据人数多少确定车型、数量。4、安全帽准备：提前10分钟将安全帽送到指定地点等候。5、摄录象人员，提前10分钟到达指定地点等候。6、如遇阴雨天，应提前准备好雨伞。7、对参观路线提前做好卫生清扫，保持环境清洁卫生。接待人员应提前察看参观线路，保证线路畅通无阻。必要时安排保安沿途负责安全保卫工作。8、所到之处必须提前准备出最佳状态，任何人不得出现影响公司形象的事件。9、讲解人员：生产技术部黄立、或徐电项目部王友东（提前确定）总经理工作部12、市内参观1、参观景点：龟山汉墓、云龙湖、淮塔、博物馆、楚王陵汉墓等景点。根据情况选择参观路线。2、陪同领导：根据接待级别确定（见各级别接待流程）3、车辆准备：根据人数多少确定车型、数量。车上放置矿泉水并提前10分钟到达指定地点等候。4、摄录象人员提前10分钟到达指定地点等候。5、如需在市内就餐，提前联系好酒店、房间，定好餐标（根据接待级别确定），烟酒自带或在酒店提前备好。总经理工作部附录5XX徐州发电有限公司接待流程接待安排贵宾级重要级一般级①接机接站领导公司正职领导、总经部经理、其他有关人员公司副职领导、总经部经理、其他有关人员对口部门经理、其他有关人员车辆奥迪车等（根据人数多少确定车型、数量）；车辆提前15分钟到达指定地点等候奥迪车等（根据人数多少确定车型、数量）；车辆提前15分钟到达指定地点等候一般不安排接机、接站要求接机、接站领导提前10—15分钟到达机场或车站。接机、接站领导提前10—15分钟到达机场或车站。②住宿安排酒店安排开元宾馆、海天大酒店或华苏大酒店住宿房间安排套房单间标间物品配备洗漱用品150元/份、水果50元/份、、苏烟2包、鲜花50元/份、茶叶1盒、咖啡4袋、矿泉水4瓶。洗漱用品100元/份、水果30元/份、、苏烟2包、咖啡4袋、矿泉水4瓶。房间标配要求1、对房间进行全面检查，确保房间水、电、空调、网络、电视正常，电话开通长途，房间整洁、舒适。2、欢迎站牌：在华苏大酒店一楼大厅放置欢迎站牌，内容为：热烈欢迎××××领导莅临我公司检查指导工作！或根据实际情况确定内容。1、对房间进行全面检查，确保房间水、电、空调、网络、电视正常，电话开通长途，房间整洁、舒适。2、欢迎站牌：在华苏大酒店一楼大厅放置欢迎站牌，内容为：热烈欢迎××××领导莅临我公司检查指导工作！或根据实际情况确定内容。对房间进行全面检查，确保房间水、电、空调、网络、电视正常，房间整洁、舒适。③就餐安排餐标在开元宾馆、海天大酒店就餐：120—150元/人；在华苏大酒店就餐：500元/桌在新锦江大酒店、兴隆大酒店、汉圆宾馆就餐：80—100元/人；在华苏大酒店就餐：400元/桌在华苏大酒店就餐：300元/桌烟酒标准白酒300元/瓶、红酒300元/瓶、烟50元/包以下，或根据领导要求配备。白酒200元/瓶、红酒200元/瓶、烟50元/包以下，或根据领导要求配备。白酒150元/瓶、红酒100元/瓶、烟30元/包以下，或根据领导要求配备。陪餐领导公司正职领导、有关副职领导、总经理工作部经理、其他有关人员。公司有关领导、其他有关人员。对口部门经理、其他有关人员。餐厅准备餐具、酒具、茶具、湿巾、餐卡、烟酒、茶水、饮料提前备好。餐具、酒具、茶具、湿巾、餐卡、烟酒、茶水、饮料提前备好。餐具、酒具、茶具、湿巾、烟酒、茶水、提前备好。就餐时间早餐：07：30—08：00；中餐：12：00—13：00晚餐：18：00——20：00早餐：07：30—08：00；中餐：12：00—13：00晚餐：18：00——20：00早餐：07：30—08：00；中餐：12：00—13：00晚餐：18：00——20：00车辆安排提前安排好去宾馆、酒店的领导用车，并提前10分钟到达指定地点等候。提前安排好去宾馆、酒店的领导用车，并提前10分钟到达指定地点等候。接待安排贵宾级重要级一般级④会议安排会议室根据人数多少确定会议室。根据人数多少确定会议室。调研安排：安排对口部门接待、交流。会议室准备桌椅摆放整齐、席卡、话筒、会标、投影设备、茶水、矿泉水、湿巾、鲜花、绿色植物等提前准备好。桌椅摆放整齐、席卡、话筒、会标、投影设备、茶水、矿泉水、湿巾、绿色植物等提前准备好。交流地点由对口接待部门确定会议通知提前通知参会领导和有关人员开会时间、地点。提前通知参会领导和有关人员开会时间、地点。要求摄录象人员、会议记录人员提前10分钟到达会场，做好会议记录和宣传报道工作摄录象人员、会议记录人员提前10分钟到达会场，做好会议记录和宣传报道工作⑤厂内参观参观路线综合办公楼4楼－#8机平台—#8机集控—#8机0米－升压站—基建现场—返回大酒店。综合办公楼4楼－#8机平台—#8机集控—#8机0米－升压站—基建现场—返回大酒店。综合办公楼4楼－#8机平台—#8机集控—#8机0米－升压站—基建现场陪同领导公司正职领导、有关副职领导、总经理工作部经理、其他有关人员。公司有关领导、其他有关人员。对口接待部门有关人员车辆安排根据人数多少确定车型、数量。车辆提前10分钟到达指定地点等候。根据人数多少确定车型、数量。车辆提前10分钟到达指定地点等候。一般不安排车辆要求1、安全帽提前10分钟送到指定地点。2、摄录象人员，提前10分钟到达指定地点等候。3、如遇阴雨天，应提前准备好雨伞。4、对参观路线提前做好卫生清扫，保持清洁卫生。接待人员应提前察看参观线路，保证线路畅通无阻。必要时安排保安沿途负责安全保卫工作。1、安全帽提前10分钟送到指定地点。2、摄录象人员，提前10分钟到达指定地点等候。3、如遇阴雨天，应提前准备好雨伞。4、对参观路线提前做好卫生清扫，保持清洁卫生。接待人员应提前察看参观线路，保证线路畅通无阻。⑥市内参观参观景点龟山汉墓、云龙湖、淮塔、博物馆、楚王陵汉墓等景点。根据情况选择线路。龟山汉墓、云龙湖、淮塔、博物馆、楚王陵汉墓等景点。根据情况选择线路。一般不安排市内参观陪同领导公司正职领导、有关副职领导、总经理工作部经理、其他有关人员。公司有关领导、其他有关人员。车辆安排根据人数多少确定车型、数量。车上放置