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文档简介

第页共页进出口业务单证档案管理制度一、总则为规范和完善进出口业务单证档案管理工作，确保企业进出口业务单证档案的安全、完整和及时提供，有效支持企业的进出口业务运作，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于企业的进出口业务部门，涉及进出口业务单证档案的管理和维护工作。三、档案分类根据进出口业务的特点和需要，将进出口业务单证档案分为如下几类：合同文件类、报关文件类、贸易文件类、支付文件类和其他相关文件类。四、档案管理责任1.进出口业务部门负责制定和执行企业进出口业务单证档案管理工作的相关政策和制度，并监督和指导全体业务人员的档案管理工作。2.进出口业务部门应设立专门的档案管理岗位，负责具体的档案管理和维护工作，同时建立档案管理的责任体系。3.档案管理岗位负责对进出口业务单证档案进行分类、整理、编目、装订、归档和管理。五、档案管理流程1.档案归档：进出口业务部门收到相关单证后，将其分类、整理并编制入档目录，同时进行盖章和编号。2.档案保管：归档后的单证档案应按照保密要求进行安全保管，档案室应采取物理和电子双重保管措施。3.档案查询：企业内部各相关部门需要查询档案时，应向档案管理岗位提出申请，经批准后方可查询和取阅。4.档案借阅：对外部人员或合作伙伴的档案借阅需经过档案管理岗位审批，并签订借阅协议，同时记录借阅人信息和借阅日期。六、档案管理工具为方便档案管理和查询，应使用专业的档案管理软件，对进出口业务单证档案进行电子化管理，并定期进行数据备份和存档。七、档案管理期限按照国家法律法规和企业相关规定，对于进出口业务单证档案的保留期限，应根据不同类型和具体情况进行具体确定，同时档案管理岗位应制定相应的销毁程序和时间表。八、档案安全和保密1.档案管理岗位需严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对进出口业务单证档案进行保密和安全管理。2.档案室应采取物理和电子双重保管措施，确保档案的安全性，严禁私自复制、移除、销毁档案。3.档案管理岗位应定期对档案室进行安全检查和防火、防水、防虫措施，确保档案的完整性和可读性。九、档案迁移和转交对于进出口业务单证档案的迁移和转交，应有明确的程序和规定，必须经过档案管理岗位的审批和记录，并采取相应的安全保护措施。十、档案销毁根据档案管理期限和销毁时间表，档案管理岗位应及时对进出口业务单证档案进行销毁，销毁应有专门的程序和记录，并严格遵守国家相关法律法规。最后补充：以上是一份关于进出口业务单证档案管理制度的简要提纲，仅供参考。企业根据自身的实际情况

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