库房管理制度终稿

QESQES/TY北京天源科创风电技术有限责任公司供应链中心物资保障部库房管理制度版本：A/0编制：审核：标准化：批准：受控状态：受控分发号：年月日发布年月日实施北京天源科创风电技术有限责任公司发布目录1总则21.1目的21.2使用范围21.3职责22出入库管理22.1物资出库22.2物资入库53借用物资管理73.1流程及规范74三级库管理84.1三级库建设条件84.2三级库定位与标准85退库物资管理95.1定义95.2退库程序106库房6S管理标准106.1选址与标准107考核管理办法13附件115附件216附件317附件418附件518附件619附件719供应链中心物资保障部库房管理制度总则1.1目的为了规范备品备件的出入库、借用和退库管理流程，满足项目现场的备件需求、设备安装、调试及运行维护突发情况的备件需求，确保现场设备的正常运行。保证库房内各物资流动管理，同时保证下设各级库账实相符及备件完好，特制定本制度。1.2适用范围适用于本公司各个一、二级、三级备件库的备件出入库、借用和退库管理。1.3职责a)本程序由供应链中心物资保障部编制。b)物资保障部各备件库管理负责人严格执行本制度实施。c)下设各级库业务人员做好相关记录和存档工作，加强公司财产的管理。2出入库管理2.1物资出库2.1.1出库备件要求保障物资管理者及公司物资账实相符率。必须严格按照流程执行，减少不必要的备件类问题的出现。2.1.2备件出库程序：a)项目提出服务请求——物资员制单发货通知——库房人员确认装箱发货——项目收货确认签收。b)各一、二、三级库之间由库房管理人员制发货通知单——库房人员装箱确认发货——收货确认签收。c)出库备件在出库前必须根据出库单核对物料代码、型号、数量有无差错，杜绝发出备件跟装箱单备件数量、型号不匹对。d)凡是有重量标准的、包装完整的、点件的物资，当场按件数点清交给提货人或承运商，并随即开具提货凭证，应请提货人在提货凭证上签名。e)发出备件满足备件18小时发货率。保证项目急需备件12小时内发出库房，即备件交给承运商。f)跟踪备件发货情况，对于项目急需物资保证24小时内到达目的地，即物资发出始发地。g)库房内所有发出的物品一定要按照公司的包装要求，将所要发出的备件进行严格的包装，保证其在途的运输过程中不会发生意外损坏。h)库房收到有其他库房发出的物资，在进行收货前，一定要先检验物资外包装是否完好无损，如发现有损坏，要第一时间与发货方人员联系，检查货物是否受损，如受损要及时上报公司进行事故处理。i)库房收到货物如无损坏和缺少等现象，要及时清点所收到的货物是否与收货单内物资相符。j)对于没有任何问题的物资，库房在收到货物后要及时入库，首先在入库登记单内登记所收取货物，并在系统内及时签收入库。k)销售物资出库，首先要有销售人员做好销售订单后，经部门领导审批没有问题后，库房人员方可发货，所有销售物资，一定要按照公司内销售物资出库制度的流程进行包装和发送。l)库房物资必须严格按照出入库管理制度执行，物资领用后，要及时出库，并进行库存补充。m)针对三级库物资出库除严格执行以上条例外，必须遵守以下几项：1)三级库每日消耗物资必须要登记台帐，且台出入库帐记录要与EBS系统内出入库数据一致，并登记清楚对应物资的服务请求号。2)对于消耗的备件，要及时录入ERP系统，通过服务请求进行出库。3)项目机组损坏的备件，首先在系统内登录服务请求，并做发货通知单及装箱单，完成物资从ERP系统三级库出库后，三级库物资管理员进行物资的拣货，登记台账后，物资完成出库流程。4)项目物资员在EBS系统内完成物资系统内出库装箱单签收。5)备件使用后，项目人员首先将坏件粘贴好“旧件标签”，填写好“旧件标签”上相关信息，然后在EBS系统内进行服务请求处理。6)月末项目将库房内所有旧件进行清点、包装，附带物资清单后，返回至最近的二级旧件库。7)库房管理人员掌管库房钥匙,任何其他人不允许独自进入库房，进入库房必须有物资员的陪同或者授权。如有物资丢失，项目经理作为第一责任人。8)针对国际三级库旧件出库，按照以下步骤执行:=1\*GB3①将更换下来的旧件放置到库房旧件区域。=2\*GB3②将旧件清单根据公司制度做分为需要报废的旧件清单，需要返回公司的旧件清单两种台账；将需要返回公司的旧件贴好旧件标签，在旧件区域内单独存放。=3\*GB3③每月底前将这两种台账提交到部门物资管理专责处。=4\*GB3④部门物资专责安排走流程审批，审批完毕后通知现场审批结果。=5\*GB3⑤对于公司已经同意报废的，项目物资员系统里做报废出库，并将物资变卖的金额打到公司指定账户。=6\*GB3⑥对于公司已经同意返回的，项目物资员在系统里调拨到北京旧件库，实物等积攒到一定程度，附带物资清单后，由物资保障部安排返回。2.1.3库房物资出入库流程图部门统一提需求供应链系统一级库部门统一提需求供应链系统一级库只针对项目需求的紧急物资供应由二级库提申请请只针对项目需求的紧急物资供应由二级库提申请请厂家直接供货二级库厂家直接供货二级库只针对技改物资只针对技改物资由三由三级库提申请三级库三级库销售物资项目备件需求销售物资项目备件需求2.2物资入库2.2.1到货检验a)对所有到货物资进行检查，库房收货人员应该与送货人员共同打开铅封，检查物资，如物资外包装有严重受损状况，应及时拍照留下凭证并联系送货方予以确认，任何破损、短缺必须在收货单上注明，填写“到货异常反馈表”。b)所有到货物资，必须核对产品的规格、型号、数量、是否与装箱单一一对应。以下几种物资核对时，应分别侧重几个方面。1）A类物资（如IGBT、网侧逆变器等）:应核对产品的序列号是否与装箱单一致，如有差错，及时反馈采购人员。2）油脂类、胶类：是否带有检测报告及相关认证证书，检测无误后方可入库。3)电器元器件类：根据装箱单核对到货物资的产品型号、规格、数量是否正确。4）机械类：是否带有铭牌或带有钢印编号，是否带有厂家发货结构件图纸。5)工具、仪表类：是否带有厂家出厂检验报告、压力值型号核对。6)安全用具类：是否带有出厂检测数据报告及安全使用期限（如不符合标准及时反馈采购）。7）标准件及油品：是否有产品质量认证及检测证书；包装规格是否方便叉车作业。c）实行物资到货验收制度（附件2）1）入库质检员根据库房收货员交予的物资及送货装箱单，检验物资是否合格。如合格，则交予库房管理员；如不符合要求，则退回供应商。2）物资的验收，关系到公司财产的安全和利益，验收人员必须具有高度的责任心、严格按制度、规定、标准和手续认真进行检验，并对所验物资负全部责任。3）对到货物资的名称、规格型号、数量、质量的验收，必须做到准确无误，不得掺入自已的主观偏见和臆断。如实反映物资当时的实际情况并真实、准确地加以记录；4）各验收人员要按照有关规定及时完成验收工作、提出验收结果，以保证物资尽快入库、及时供应；5）验收物资时，若出现下列情况一律按不合格品处理，拒绝验收入库。①“三无”产品：无合格证、无厂名厂址、无使用说明书；②物资出现破损、残缺、变形、外观差、裂纹、生锈和腐蚀以及影响安全或技术性能等情况；③分析化验报告不合格，不符合合同和技术协议的要求；④达不到产品质量标准或技术与安全性能要求；⑤不符合图纸制作或加工工艺要求；⑥与订单所要求的产品品牌或产地不符；⑦物资实物与生产许可证或质量保证书或产品合格证等不符；⑧尺寸或重量等与订单要求不符；⑨其他不符合订单要求的情形2.2.2收货单据确认在收货清单填写实际收货数量,并由收货人员及送货人员签名确认,如实际数量有更改,需在更改处有双方签名。2.2.3物资入库a)在物资入库时，应遵循库房6S管理的原则。库房管理人员须监督产品码放到托盘时的标准,应该全部向上，不可倒置，每次码放的数量应该结合物资属性与托盘的尺寸、货位的空间大小执行。b)收货人员签收装箱单，签字盖章，并填写收货记录表。库房管理员根据系统显示的物资货位入库，如系统没有仓位，应及时寻找物资类别的其他库位予以入库，填写货位卡并按照物资最小包装规格，贴上条码，以便后续完成发货。体积较大、重量大的物资形成堆垛区，堆垛物资应留有足够的安全距离。c)库房内所有入库物资都需要登记台帐，包括项目物资、其他帐套下物资（出（入）台账模板见附件二）。2.2.4系统入库待物资及时入库后，库房管理员应把核对好的收货记录表及送货清单送到库房信息员处，库房信息员根据送货清单上有库房管理员签名的单据，完成系统签收工作。并对送货清单、库房收货表及时归档处理。2.2.5收货注意事项a）与送货装箱单不符或者有更改的，库房管理员应联系采购部协商处理，并做出处理记录。b)物料的外包装必须有明确的厂家标识，对于一些特殊物资，必须有严格的送货检验单及产品质量标准（如油品、标准件），物资日常出入库应严格遵循先进先出的原则。c）物料的包装标识必须和实物一致，相同物料的包装必须完好，包装规格必须一致。对于外包装有破损的，必须再第一时间与送货人员确认，且拍照证明。凡需起吊和重心明显偏离中心的包装件，应标注“由此吊起”和“重心”的标志，以方便库房正常作业。d）送货清单与实物必须一致，短缺部分，原则上不予接受，超出部分，退回供应商。e）为保障公司利益，对于违反上述标准的，库房有权不收货。本标准由物资保障部制定负责解释。3借用物资管理3.1流程及规范本流程适用于下设各级库房。为保证公司销售业绩、项目现场设备安装、调试及运行维护等突发情况的备件及时供应，特制定如下备品备件借用管理流程.3.1.1本制度借用备件物资指：a)因项目现场特殊情况需要，项目负责人向物资保障部各级备件库暂时借用备件，但需要项目项目现场在24小时内完成备件的出库流程系统内的申请。b)因最终交接项目，业主对本公司未签订销售合同的备件需求向物资保障部各级备件库借用的完好未出库备件，此类备件需要公司各级领导审批后，各备件库才可以执行。c)借用物资工作联系单上必须注明备件物料代码、借用数量及借用人相关信息，以及归还时间。d)一、二级库对外借用备件，应经物资保障部领导批准，二级库库管方可向借用人发放备件并同时办理借用手续，双方在借条上签字确认，借条模板见附件。e)各级库房对外借用备件只可用于销售、在建、售后项目使用，其他部门的备件借用需经过部门内工作联系单流程来严格执行。f)对于项目借用备件期限最长不能超过10天，超过10天必须及时办理调拨、退库手续。如借用备件被消耗应在实际消耗后24小时内办理出库领用手续。。g)对于业主未签订销售合同借用的备件经物资保障部领导同意后调入公司国内销售库房，划定责任人跟踪处理。h)未经批准，擅自借出备件，属于违纪行为，对由此而造成损失者，将追究借出部门有关人员的责任。对于违规操作人员严格按照公司相关制度进行处理。i)借用的备件退还给库房，各库房管理员应做备品备件的退库工作，并更新借出备件信息，作好记录。g)如遇特殊情况（如无法联系到相关审批权限负责人）项目现场紧急使用情况下，库房负责人可特殊借用给项目，但库房负责人必须与项目签字确认保留完整信息。在1个工作日内汇报给相关部门负责人，补全相关手续。k)对于项目借用的备件，借用人应注意妥善保管，防止备件的变形损坏或遗失。使用时，做好记录并与库房负责人取得联系做相关的出库工作。4三级库管理4.1三级库建库条件4.1.1项目现场距离最近的一、二级库距离大于300km，且项目现场50km内没有三级库辐射。4.1.2由一、二级库发往项目常规备件到达时间大于24小时。4.1.3三级库辐射的机组容量要大于5万千瓦。4.1.4片区根据项目运维需求，提交三级库申请至物资保障部（三级库设立申请表见附件一），审批后由供应链中心物资保障部进行三级库安全库房的设置，安全库存物资的发货。后续由项目经理根据相关库房管理制度进行管理。4.1.5对于主机销售合同内规定建设的三级库，应必须严格按照此制度执行。4.1.6库房的建设，除符合以上条件和公司标准外，还要符合当地的法律法规。4.2三级库定位与标准4.2.1供应链中心物资保障部根据项目现场机组的类型，机组数量，项目现场的地理位置，以及项目现场常规备件损坏的类型与数量，设置三级库的安全库存。三级库的安全库存不能随意更改，如果需要变动，需要提交申请至物资保障部，由供应链中心物资保障部计划人员进行分析，决定是否进行更改；物资保障部每半年对安全库存进行优化一次。4.2.2对于库房面积，根据三级库所辐射项目机组容量,安全库存物资种类，数量等进行库房使用面积的租赁，三级库库房面积以5万KW机组容量设立不小于50㎡库房。三级库所辐射机组容量每增加5万KW容量机组,三级库库房面积相应增加不小于50㎡,并根据所增加机组的机型进行库房面积相应的增减,三级库库房面积最大不得超过200㎡。库房内区域的划分，必须符合《三级库管理制度》，物资需要按照型号、种类进行区域的划分及物资上架。3.1.10三级库标配固定资产按照标配清单执行（标配清单见表二），每个三级库根据库房物资种类及数量配备5—10组小货架，货架规格为：600*1200*2100mm；30—50个料箱，料箱的规格为：340*200*140；根据库房面积50㎡放置4个灭火器，每增加50㎡增装2个灭火器。序号名称单位项目三级库备注1ABC干粉灭火器个4--8根据三级库面积定额2消火栓个1根据库房条件配置3空调个-----根据库房条件配置4应急设备套1-----5货架组5—10根据安全库存配置6料箱个30--50根据安全库存配置7货位卡张200-----8温度计个1-----9速度计个1-----10标识牌个10根据库房面积增减11托盘个5-----表二:三级库标配清单5退库物资管理5.1定义退库管理：对于部门各级库退库管理指对项目已经出库的物资和借用的物资退回到库中的一种处理。退库分为退库录入和退库确认两个步骤。退库录入：对于部门各级库的退库录入主要指备件已经审核出库，但项目现场并未实际消耗或项目已完工而退还给备件库的物资。退库确认：指部门各级备件库未审核单据而经过部门同意借用项目现场的备品备件。5.2退库程序对于部门各级库的退库录入与退库确认这是物资管理工作的一个重点，各库房负责人必须认真、细心核对备件，防止出现帐实偏差。5.2.1退库录入对于已审核出库的备件及三级库撤销退回的备件，二、三级库负责人在收到这种项目退还的备件后要求认真仔细的检查（规格型号）。看返还备件是否已经损坏变形，如损坏应报物资管理部备案并调查损坏原因。如未损坏变形应在该备件上贴入标签，标明物料代码、返还项目、返还项目负责人等相关信息。然后使用其它出库单下推方式办理红字退库，退入库房。5.2.2退库确认对部门各级库借用给项目未审核出库的完好备件，各库负责人在接到此备件后应该仔细检查备件是否外观损坏变形。如损坏丢失则通报部门负责人，对项目做出相应的责任认定；如无损坏变形则与项目跟新借用备件信息表，做相应的退库上货架工作并确定账实相符率。5.2.3退库流程图更新、确保账实相符率添加退库标签合格品退库报废处理或返厂维修认真核对外观规格型号不合格申报领导反回项目退库确认更新信息确保账实相符率认真核对外观退库物资更新、确保账实相符率添加退库标签合格品退库报废处理或返厂维修认真核对外观规格型号不合格申报领导反回项目退库确认更新信息确保账实相符率认真核对外观退库物资库房6S管理标准6.1选址与标准6.1.1所有库房要选择选择适宜备件存放的地点，首先选址的库房要符合物资存放的安全，防盗、防火、防自然灾害等发生的概率为零。其次考察当地气温的变化情况，空气湿度情况后建设库房，以保障库房内存放的物资不应因气候原因造成库房物资失效。各库房都需安装温度计和湿度计，如温度条件不能够满足在-10℃--30℃之间,湿度条件不满足相对湿度在20%--75%之间，库房内须加设空调设备，保障库房内备件不因气候造成失效。6.1.2库房区域划分要满足以下条件：a)库房必须包含备件区、坏件区、工具区、堆垛区、收货区、危化品区，每个区域应有明显标识,所有标识使用30cm*40cmPVC板制作,字体为210号黑体字。b)对于库房内备件不属于同一帐套下物资，库房还需按照帐套划分区域。c)各区域内备件还需根据备件的种类、型号、规格进行分类摆放。d)库房内油脂、乙二醇(必须为出厂包装)等危险类化学用品需单独划分区域,并粘贴危险标示（标示按照国家规定标准制定）。e)报废物资区内应划分报废备件类、报废油脂类、报废工器具类。f)如果三级库暂存项目其他类业务物资，应在库房内单独划分区域，并粘贴好指示标记。g)对易燃易爆、有毒等危险品应按有关规定设置专库分别存放、保管，并有专人负责。h)对于木箱包装（如IGBT模块，U1模块）等箱体较大类备件，在堆垛区每种物资叠放不得超过3件,油品类物资不得叠放（乙二醇除外）。6.1.3货架上应有货位卡，每个货位卡上一个物料库存信息，货位的命名规则为：A、B、C、D…排货架；每个货位上要贴货位标签。货架最下面一层为1，第二层为2，以此类推；单排货架从左到右依次为1、2…(比如A-1-1为A排货架第一层的第一个位置；每个物料需要放置一张货位卡，并填写完整信息)，并且实物库存货位必须与EBS系统内货位一致。6.1.4库房内所有新的备件需要粘贴备件编码签，所有旧件物资都需要有坏件标签，并且坏件标签单信息要填写完整(坏件标签统一在一、二级库申请)。6.1.5库房内使用的灭火器要每月进行检查，所有安全标志按照下表进行粘贴。图标粘贴地点三级库数量一二级库数量库房门每个库房门1个每个库房门1个库房门每个库房门1个每个库房门1个库房内明显处1张4--6张库房内明显处1张4--6张库房内明显处1张1张库房内明显处1张1张库房内明显处1张2--4张表一：库房安全图标注:以上图标必须按照国家规定标准的《安全标志》《安全颜色和安全标志》进行制定。国际项目三级库需要中英文对照，并且要符合当地的标准。6.1.6库房内安全要求a)非库房内人员禁止进入库房内。b)工作人员进入库房，一定要佩戴安全用具（安全帽）。c)注意库房用电及防火安全，定期检查库房内消防器材。d)严禁在库房内吸烟。e)高空作业需要使用作业车及叉车，必须带证上岗，注意安全。f)保障疏散通道、安全出口畅通，以保证人员安全。g)库房管理员要保证库房内整齐，库房地面清洁干净，无纸屑，无积土无垃圾，物料卡、单据字迹工整；货架干净，料盒和备件上无杂尘。h)库房内各处安全及指示表示一定要干净清晰，并且要粘贴在明显位置。7考核管理办法a)对于不按照公司出库流程发货，造成库房物资严重缺少、发错数量及物资的行为，追究相关库房管理人员责任。b)备品备件的借用与退库管理纳入部门各级备件库日常考核的工作当中，不定期的抽查各级备件库系统中的库存数据是否一致，备件的存放现场是否符合规范要求。具体考核如下：1)备品备件的借用要严格遵循备品备件库房管理流程，如果不遵循相关规定手续给各级库管理带来恶劣影响的，要追究相关库房管人员的责任。2)对于业主借用的备件，必须经过物资保障部部长同意后见到工作联系单方可借出。对于私自借给业主备件给公司造成损失的，追究相关库房管理人员责任并赔偿损失。3)对于项目急需备件，借用人员可相应先满足项目现场的需求，但必须保证在2个工作日内补全相关手续。以免影响各级备件库的正常业务的开展。4)对于已经借出的备品备件，库房负责人在每月的盘点中应对照相应双方签字的借出清单与项目进行核对，确保物资的账实相符率。5)对于退库物资库房管理人员必须认真核对，如有怀疑物资，库房负责人可不予办理退库并逐级反馈相关负责人呢。如果因库房负责人工作疏忽不认真而给公司带来不必要的损失，追究相关库房管理人员的责任。本制度未涉及项，按照公司其他相关制度执行。附件1工作联系单申请单位（部门）申请时间执行单位（部门）完成时间（全部事务完成时间）合同编号/客户名称合同金额备件销售类型账务问题任务目的：任务具体内容：请物资保障部对以下物资在1天内备货完毕，3天内到达指定地点，（物资详见附件）NO.

序号Code

订货号/物料代码

（必填项）DespecriptionofGoods

产品名称/规格Quantit（Pcs)

数量/单位Price

单价(元)Amoun（RMB)

金额1人民币合计：伍佰捌拾叁元零角肆分整物资到达地点：收货人：联系电话收货地址：收货人：收货人联系方式：任务实施范围：任务支持人员阐述：申请人签字：申请单位（部门）负责人意见签字：执行单位负责人意见签字：财务签字：中心主管领导（金额大于5万）签字：业务单元领导加批（金额大于30万）签字：工作完成情况反馈签字：备注附件2北京天源科创风电技术有限责任公司送货装箱单编号:序号:发货方组织/库房运输合同号起运地xxx订单信息发货方联系人&电话付款方收货方xxx发货信息目的地司机电话收货方联系人&电话收货信息发货通知信息发货通知号派车通知信息序号物料代码物资名称批次号序列号单位发货单位发货数量签收数量签收货位备注1234备注合格证台车请在填写前仔细阅读本说明：单据内除发货人签名&日期、承运人签名&日期、收货人签名&日期必须手写；手写信息必须整齐，清晰，容易辨认，否则该信息无效；金风零部件出厂运输；金风总装厂发货后，所有单据随车带走，收货人在第一联签收，五联单第一联为签字原件；金风零部件入厂（含直发）运输；零部件厂家发货后，所有单据随车带走，收货人在第一联签收，五联单第一联为签字原件；票单必须保证一车一单收货人备注：发货人签名/日期收货人签名/日期承运人签名/日期附件3北京天源科创风电技术有限责任公司物资到货验收单编号：序号：装箱单号物资名称规格型号单位验收数量供货商生产厂家计划人员备注合格证□有□无检验报告□有□无图纸□有□无说明书□有□无质量证明文件□有□无包装是否完好□是□否是否紧急采购□有□无资料是否齐全□是□否有无绣及漏油□有□无有无变形□有□无外观有无破损□有□无有无损坏□有□无检验结果存在问题描述处理意见处理结果送货人员接受人员库房负责人供应商计划人员采购人员签字附件4北京天源科创风电技术有限责任公司到货登记本编号：序号：序号到货编号运输物流运输单号供应商厂家收货材质收货件数收货人有无破损备注12345附件5北京天源科创风电技术有限责任公司到货异常登记本编号：序号：序号到货编号运输物流运输单号供应厂家收货件数收货人采购人员反馈日期解决日期备注