xx置业（房地产）公司行政办公管理制度

xx置业（房地产）公司行政办公管理制度一、办公设施及办公用品管理制度-二、电话管理制度--三、印章管理制度--四、文档管理体制制度书文案管理制度--五、值班管理制度--六、车辆管理制度-七、会议管理制度-八、请示报告制度九、办公区环境规定-十、关于节能降耗的管理规定--XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN001版本号0次1编制:审核:批准：共1页各部门的办公设施由总裁办统一管理。每年末由总裁办对各部门使用的办公设施按固定资产和低值易耗品分类登记、盘存。各部门应负责对所使用的办公设施进行维护和保养，如因人为原因使办公设施遭到破坏的，应照价赔偿。办公用品的发放与领用由总裁办统一负责。各部门应于每月27日前到总裁办领取《办公用品申购单》，如实填写所需物品，然后交总裁办审核，经总裁或分管领导签字后统一购买，并登记入库。总裁办于每月3日前发放各部门需要的办公用品，各部门应指派专人领取，非《办公用品申购单》内所列物品以及非指定领取时间内总裁办拒绝发放。五、各部门临时需要的紧急物品，应经分管领导签字，报总裁同意后，方可购买。六、未经总裁办审核，私自购买的办公用品财务不予报销。

XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN002版本号0页次1编制:审核:批准:共1页二、电话管理制度一、本公司的电话，主要是为工作及方便开展业务之用，禁止员工在公司内打私人电话。二、员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。三、总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听时即挂线。四、总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，XXX集团！”对方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再拨!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。五、长途电话的管理由总裁办负责。禁止员工在公司挂私人长途电话。因工作需要挂长途电话的，需填写“长途电话登记表”，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经总裁办同意后方予挂拨。未经总裁办同意，私自挂长途电话的，一次扣考评分一分。六、值班人员不按上述规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次扣考评分一分。XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN003版本号0页次1编制:审核:批准:共1页公司印章由总裁办根据工商注册通知单到公安局印章厂统一刻制，统一保管。公司印章的使用代表公司行为的严肃性，印章保管者应恪守职业道德。绝不允许子公司或部门私自刻制印章，如有违反，并给公司造成经济损失，集团将按国家有关法律追究其法律责任。二、各部门需用印章，应首先填写《用章申请单》，经总裁或分管领导签字后，方可盖印。三、严禁把印章盖在空白便笺或空白合同上，一经发现对印章保管者扣考评分10分/次.，.如造成严重后果，将依法追究其相应法律责任。四、如需将公章借出，除填写《用章申请单》外，还应出具借条，经总裁或分管领导同意后方可借出。对因玩忽职守造成公司印章丢失，并给公司造成严重后果者予以除名，同时公司将依法追究其法律责任。XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN004版本号0页次1编制:审核:批准:共1页四、文书档案管理制度集团的文件由总裁办负责起草和审核，总裁签发。各部门的业务文件由各部门起草，总裁办审核，总裁签发。二、文件签发后，送总裁办统一安排打印，并送回起草部门核对，核对无误后方能复印、盖章。三、文件统一由总裁办负责发送。文件的原稿由总裁办分类存档备查。四、集团的发文由总裁办专人负责签收，并分类登记，报总裁批阅后，转有关领导和部、室办理。五、传阅文件由总裁办负责收回，对领导指示的文件，总裁办应及时组织传达、落实。六、档案的管理应使用统一的档案盒，标签醒目，排放整齐有序，且每一盒内要列明存放目录，便于查找；使用电子办公系统发放的文件要拷盘存档。七、任何部门和个人借阅档案，必须经总裁同意，并在借阅单上签字后方可借阅。档案的借阅原则上只给复印件。XX集团制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN005版本号0页次1编制:审核:批准:共1页五、值班管理制度一、本公司节假日期间需要安排值班的，由总裁办统一安排。二、值班员工因病或其它原因不能值班的，应先行请假或请其他员工代班，否则，按旷工处理。三、值班时间以作息制度为准。四、值班人员应高度负责，注意防火、防盗，保持办公区域的清洁卫生，做好电话记录。五、值班人员遇有突发事件可先行处理，如其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。六、值班员工收到电文应分别按下列方式处理：1、属于职权范围内的可即时处理。2、非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。七、值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖，如因玩忽职守给公司造成重大损失的，酌情给予扣考评分1－100分并追究其相应法律责任。八、员工值班津贴，结合《劳动法》和公司相关制度规定执行。XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN006版本号0页次1编制:总裁办审核:袁家银批准:葛忻厂共2页六、车辆管理制度一、为加强本公司车辆的保管及有效使用，特制定本制度。二、本制度中所指车辆系指公司的客、货车辆。三、本公司的车辆由总裁办负责管理。各子公司车辆由子公司总经办或主管行政管理干部负责管理。四、车辆应由专职司机驾驶，需由他人驾驶时，应尽驾驶人员责任，不得交给无证照人员驾驶，专职司机负责车辆的检查、保养与维修，确保行车安全。五、与车辆相关的证件、保险卡等资料由驾驶人员保管。如遗失，由此产生的费用由驾驶人员负责。驶员须严格遵守交通法规，不准酒后驾车，不准闯红灯，不准不顾路面情况强行超车，确保行车安全。若发生交通安全事故，须立即找交警处理，公司将根据事故损失大、小以及交警处理意见给予相应处罚：若交警判定我公司驾驶员负全责，事故损失额在一万元以上，责任人须承担保险公司理赔后的尽损失30％，并扣除当月全部考评分（一万元以内扣考评分70分）若因违反交通法规发生较严重交通事故，交警判定我公司驾驶员负全责，不论事故损失金额多少，责任人须承担保险公司理赔后的全部尽损失，并扣除当月全部考评分，给予工资降一级的处分；若负主要责任，责任人须承担保险公司理赔后的尽损失的70％的费用，扣除当月全部考评分。在正常行驶中若发生交通事故，交警判定我公司驾驶员负主要责任，事故金额在一万元以上，责任人须承担保险公司理赔后尽损失的20％费用，扣除当月70％考评分；一万元以下，须承担保险公司理赔后的尽损失的20％，扣除当月考评分50分。在正常行驶中若发生交通事故，交警判定我公司驾驶员负50％责任，事故金额在一万元以上，责任人承担保险公司以及对方理赔后的尽损失的15％，扣当月考评分40分；一万元以下，责任人承担理赔后的尽损失的15％，扣当月考评分30分。在正常行驶中若发生交通事故，交警判定我公司驾驶员负次要责任，事故金额在一万元以上，责任人承担保险公司以及对方理赔后的尽损失的5％，扣当月考评分15分；在一万元以下，责任人承担保险公司以及对方理赔后的尽损失的3％，扣当月考评分5分。在正常行驶中若发生交通事故，交警判定对方负全责，我公司驾驶员没有责任，对当事驾驶员不作任何处理。七、各单位需要使用车辆时，应首先填写《派车单》一式二份，经用车部门主管签字后，由总裁办调派，无派车单司机可拒绝出车。根据出车日程，如实填写《行车记录表》，交总裁办审核。行车记录表上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机负责交纳相差里程的油费。九、班后，节假日，车辆不使用时须停放公司指定的车库，不准驾车办私事。若违反规定造成损失，将对责任人按照本制度第六款第二条处理。驾驶员须认真做好车辆的清洁卫生，认真做好车辆保养，对车辆进行定期检查和维护，确保车辆的完好率，保证车辆的安全行驶。如因车辆维护保养不好，在执行公务中，车辆发生故障耽误工作，将酌情扣考评分2－8分。车辆出现故障，驾驶员须立即向主管汇报，填写车辆修理申请单，经批准后立即送修；如果在出长途中出现故障，驾驶员须立即打电话给主管，经批准后就地找修理厂检修；车辆送修理厂检修，主管应陪同驾驶员一同前往谈判确定维修项目，价格，签订维修合同。车辆在修理厂修理期间，驾驶员须在现场跟踪监督车辆的修理质量，严格把关验收。如因监督、检查、把关验收不认真，致使车辆检修质量差，贻误工作，将酌情给予扣考评分2－10分。XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN007版本号0页次1编制:审核:批准:共1页七、会议管理规定为规范会议管理，提高会议质量，特制定本制度。会议的通知与安排由总裁办负责，涉及上级单位在集团召开的会议或业务会，由集团业务对口部门协助总裁办做好会务工作。集团经营管理周工作总结与计划例会定于每周一中午12:30召开，参会人员：管委会全体成员，集团各部室副经理、各子公司副总经理（包括三总师）以上人员。周例会须作会议纪要下发各单位。淮南公司在淮南自行召开。周例会后，各部门主管还应召集本部门全体人员会议，检讨上周工作以及讨论如何完成本周工作计划，并作会议纪要。总裁办负责督察各单位开会情况，收集会议记录交管委会成员备查。若总裁办检查出有单位没有按时召开本部门落实周计划会议，或没有会议记录，人力资源中心将对该单位主要领导扣月考评分3分/次。集团经营管理月计划与总结月例会定于每月上旬的第一周的周五下午15：00召开，各部室主管以上人员及子公司部门（包括淮南两个公司）副经理以上人员参加。其它会议的召开由集团总裁或分管领导批准，会议时间及参会人员由总裁办提前一天通知（紧急会议除外）。五、各部门、公司会期必须服从集团统一安排，各种会议、业务洽谈不应安排在集团例会同期进行；必须坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。六、会议主持人、与会单位和人员应做好参会的有关准备工作（包括拟定会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议、决定草案等）。七、参会人员应保持饱满的精神状态，杜绝出现萎靡不振的情绪。需要发言时应积极主动，严禁沉默不语，发言应语言简明扼要，条理清晰。八、会议期间，与会人员的手机应关机或处于静音状态。会场内严禁大声喧哗或交头接耳，禁止中途退场。九、各种会议组成人员应准时参加会议，严禁迟到或缺席。如遇特殊情况不能到会，须提前1小时向总裁办说明原因，由总裁办向会议主持人报告，否则，视作无故缺席；无故迟到1分钟扣减考核成绩1分，迟到5分钟以上扣考核成绩3分。十、本规定解释权归总裁办。XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN008版本号0页次1编制:审核:批准:共1页八、请示报告制度为建立良好的工作秩序，进一步规范集团的办事程序，提高工作和办事效率，特制定本制度。 一、请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。二、请示工作可采取发送《呈签表》及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送《呈签表》。三、《呈签表》的报送，需经本部门及集团有关职能部门审核后，再报集团分管领导、集团总裁审批。审批时间一般不超过1个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审核、审批意见。四、请示的工作事项办毕后，查办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于集团领导统筹安排下一步工作。五、涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人自理。六、本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。XXX集团管理制度文件名称部门总裁办发布日期2018年3月26日文件编号AJ/ZCBZDN009版本号0页次1编制:审核:批准:共1页九、办公区环境卫生管理规定为创造一个整洁有序的工作环境，养成良好的卫生习惯，不断提升企业整体形象，特制定本规定。一、CEO室、副总裁室、总裁助理室的卫生及花木、鱼的养护由总裁办负责，做到窗明几净、花木叶净、鱼水清洁；二、集团各部室（公司）的卫生各自负责。每天早晨员工应提前10分钟到岗搞好卫生。办公桌台面摆放要整齐有序，严禁杂乱无章，与工作无关的物品不准放在办公桌面上。每天下班前将自己桌面的物品、椅子整理归位，并切断电源、关好门窗后方可离岗。三、办公区域内的公共部分卫生由总裁办安排值日。每天值日的员工应提前20分钟到岗清理卫生，值日范围包括办公室走道、接待大厅等。四、每周五下午下班前10分钟进行卫生大扫除，各部室统一清理自己办公室的门窗、台面、墙角等处的卫生。五、各单位应安排每周或每日卫生负责人，按月排班并报总裁办备案。值班人员工应认真负责，切忌流于形式。总裁办公室对每天值日情况要进行检查，对敷衍了事、不负责任的人员给予扣考评分1分的处理，对卫生管理较差的单位和责任人员将在局域网上给予通报批评，并责令整改。六、集团各部室、公司员工在工作时间严禁吸烟(业务洽谈时除外)，违规一次，扣考评分一分。