公司文控中心管理办法

公司文控中心治理方法本方法。二、资料范畴公司建档范畴确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；差不多建设、工程设计、施工、竣工、修理方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和储存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、打算、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作打算、工作规划、工作总结、劳开工资、经营情形、人事文件资料、打算、托付动中形成的，对公司具有储存价值的文件材料。〔含闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；影片文件资料〔含原版底片、拷贝及文字说明；录音文件资料〔含唱片、录音带；录像文件资料〔文娱、广告活动。三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本方法，并应担当收集、整理、立卷、归档和疼惜文件、资料的义务。使用便利。和疼惜文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息沟通中心。文控中心的要紧职责：监视、指导和检查。制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、询问活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和职员效劳。6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。开展文件资料编研工作和信息开发沟通工作，发挥文件资料的信息源作用。组织公司各部门文件治理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。六、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范畴、归档时刻、保管期限〔保管期限10年、3年、1年等；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，实行不同措施，乐观收集齐全；3．准时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与治理：1．区分全宗，确定立档单位。别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；选购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。YN表示。密级：绝密：AS；隐秘：CS；隐秘：PS；无：OP文件资料大类部门前两位拼音缩写〕□〔是否保密〕□□〔密级程度〕□□〔年份〕□□□□〔流水号。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷名目和案内名目。5．整理案卷，使之厚度适宜，操纵在1cm2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难识别的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对全部公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料名目〔卡片按肯定次序排列和存放。7．每年对文件资料进展一次清理，去除不必要储存的材料；对破旧和褪色的材料进展修补和复制。8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情形进展统计，并定期上报主〔初、月中〕报送相关资料至文控专员。9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进展鉴定销毁。10．公司应实行严密治理措施，防止文件资料失密和泄密。八、文件资料的保管：防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，疼惜资料的安全；公司设立特地地点或专用文件库储存文件资料；防强光等工作，门窗应结实结实。九、文件资料借阅、利用工作：1．总监级〔含〕以上人员借阅非密级文件资料可直截了当通过文控中心治理员〔1能调阅。2．公司文件密级分为绝密、隐秘、隐秘三个级别，绝密级文件资料制止调阅，4托付副总经理或总经理办公室主任审批，具体按托付书的内容执行。3．案卷一样仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5．借阅文件资料者应疼惜资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；留意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准前方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核前方能带出。71)2)供给文件资料复印件；3)供给文献索引资料。8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、职员供给公司文件资料编研信息效劳，要紧方面为经营战略信息、治理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章文件资料的鉴定和销毁1．公司任何个人或部门非经承诺不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销〔附件2〕交部门可销毁。2．销毁时，必需由总经理或分管副总经理指定专人监视销毁，并在销毁清单上签字。