公司档案分类编号整理方案

11档案分类编号整理方案司档案工作的实际状况，拟定本方案。一、分类原则〔一制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，发利用。〔二〕分类后的档案，分别用英文字母挨次编排大类代字。〔三本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进展实体分类、归档和排架治理。二、集团公司及各子公司的全宗号：公司名称公司名称全宗号广东宏德投资集团01东莞市**建设工程02东莞市**房地产开发03东莞市**酒店投资04东莞市*** 05东莞市**** 06东莞市***投资 07东莞市**处理 08东莞市**治理 09惠州市**开发 10东莞市**投资 11广西***投资 12广州市***实业投资 13东莞市**实业投资 14东莞市***工程 15东莞市*** 16东莞市*** 17鸿发*** 18东莞市*** 19〔备注：增子公司的档案全宗号按序排列〕二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：〔一〕A〔二〕B〔三〕C〔四〕D〔五〕E〔六〕F〔七〕G〔八〕H三、各大类档案的分类与编号、整理方法〔一〕A。式和处理程序的信息材料。号+件号01-A行政.2009.1 -3件号〔20093件文件〕保管期限代号〔1永久、2长期、3短期〕年度〔文件形成年度的公元纪年〕部门简称〔行政部〕大类代字〔文书档案〕全宗号文书档案分类、整理方法：1、归档推断：打算文件是否归档，应比照《档案归档范围及保管期限表〔见附表除。2、分类：就是依照本单位归档的实际状况，对归档文件材料〔如：本年〕3、装订：将原来文件上带有的会生锈的金属物去掉〔短期的可不用去钉2至5页的文件可用不锈钢钉的钉书机装订，5至30页的可用不锈钢夹把每一份文件夹结实，页数较多的文件用三A416要按A4〔16〕规格进展折叠或托裱再装订。4、编页码：编页码一般用号码机及黑色或蓝色印油编写。但凡文件中有有效文字的页面都要编页码，正面的盖在右下角空白〔呈批表5、编制档号：在文件右上方空白处加盖档号章。档号的组成:全宗号+类别名+保管期限代号+年度+机构〔部门名称〕+件号档号章式样：全宗号全宗号01类别名A年度2010机构行政部期限长期件号16、编制归档文件名目：归档文件名目格式： 档号章〔件号填1-n〕件号件号责任者文号题名日期页数备注文件流水号发文单位宏德文件标题不至少填写到每件文件页文件的变化[2010]51能明确内容年码总数或参见档号号的要重拟写标题续打印，不需要在档案盒内另外存放。7别名、年度、期限、机构、起止件号。8、上架排列：指对整理好并装好的档案依照分类的标准放入填写箱柜指引卡。〔二〕B全过程中形成的应当归档的文件材料，包括根本建设工程的提出、调研、可行性争论、评估、决策、勘测、设计、施工、调试、生产预备、竣工等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的历史记录。档号构造模式为：全宗号+大类代字+工程代号+案卷号+件号02-B1-5-1件号〔第51件文件〕案卷号〔装满每盒文件的流水号〕工程代号〔按工程开发时间先后排序〕大类代字〔基建档案〕全宗号基建档案分类、整理方法：1、归档推断：与文书档案一样。2、份数：一般一式多份。确定份数时应考虑三种状况：满足业档案馆的需要。送集团本部的档案一般为原件。3、分类：先分工程，后分阶段。按工程先后挨次分类，然后、同一阶段、同一期限。卷内文件的排列：治理性文件按问题、按时间排列；保管期限长的在前，短的在后；文字材料在前，图纸在后；图纸按原图名目排列，无名目的，总的在前，分项在后，建施在前，结施在后，土建在前，其他专业在后。4、装订：除图纸外，其他文件材料的装订与文书档案一样。4〔210×297mm〕进展折叠，以显露图纸右下角的图标为基准。档号件号档号件号B1-51档号:类别名+工程代号+案卷号件号：每份文件的流水号6、编制归档文件卷内名目：归档文件名目格式： 档号章〔件号填1-n〕序号序号文件责任者文件材料题名日期页数备注编号件号文号或发文单位标题全称编制文件材每件文件的图号料的时间页码总数案分类名目一起装订成检索名目册。归档时间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备再编制。7、装盒：卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，还必需签定组卷时间、组卷人签名，而后检查一下卷内文件排列、装订是否正确。卷纸袋/长抽屉中平放或卷成筒状装入硬纸筒保存。8、上架排列：在同一工程的归档档案按案卷挨次先后排列。〔三〕C随机带来的材料，其应归档设备的价格限额为2万元以上〔含2万元。号+件号06-C1.1-5-1件号〔每件文件材料的流水号〕案卷号〔装满每盒档案的流水号〕型号代号〔设备型号的流水号〕设备代号〔设备的流水号〕大类代字〔设备和仪器档案〕全宗号设备议器档案分类、整理方法：套即可。〔四〕D会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算材料。档号构造模式为：全宗号+大类代字+属类代号+自然号+年度+案卷号01-D3.1.2002-1案卷号〔每册档案的流水号〕年度〔形成材料年度的公元纪年〕〔〕属类代号〔1帐簿、2凭证、3报表、4其它类〕〔会计档案〕全宗号1、加盖档号章：卷号保持全都。全宗号全宗号名目号案卷号01D3.1.200212、编制会计档案名目：成的会计报表〔财务报告、帐簿、凭证及其他会计文件四大类各编一本名目。序号类别案卷题名起止时间序号类别案卷题名起止时间保管期限卷内张数备注〔帐现金日记2002-6-9至15〔见〔簿、凭证、报帐、明细帐、2002-7-9〔附表《档案码〕表、其它〕等归档范围及保水号〕〕卷名目，一年后连同会计档案一同移交档案室〔五〕E它由简历、入职材料、职位变更、证书复印件等材料组成。档号构造模式：全宗号+大类代字+年度+案卷号+件号01-E2000-1-1件号〔每份员工档案材料流水号〕案卷号〔每盒档案流水号〕年度〔员工入职年度〕大类代字〔职工档案〕全宗号人事档案分类、整理方法：可参照文书档案分类整理方法〔六〕F它主要包括：照片、录像带、录音带、光盘、奖旗等非纸质档大做强的历程。档号构造模式：全宗号+大类代字+类别代号+年度+案卷号+件号01-F2.1999-1-3件号〔每份资料的流水号〕案卷号〔每盒档案的流水号〕年度〔资料形成年度〕类别代号〔12345奖旗等其他〕(声像档案)全宗号照片归档时留意填写相关的文字说明，包括拍摄时间、地点、每盒〔盘、张〕的外套上要贴有标签，注明时间、内容、编号、保管期限等内容。奖旗、奖状等实物档案按件编号归档。〔七〕G主要是为本单位营业执照范围内所形成的资料、报告、方案、归入基建档案B档号构造模式为：全宗号+大类代字+一级属类代号+二级属类代号+案卷号+件号02-G1.1-5-1件号〔51件文件〕案卷号〔装满每盒文件的流水号〕二级属类代号〔业务大类的分类代号〕一级属类代号〔本公司经营业务大类代号〕大类