《计算机操作基础实用教程》课件第12单元

主要知识点数据清单的使用筛选功能应用：自动筛选和高级筛选分类汇总功能应用：单一分类汇总和多重分类汇总合并计算功能应用数据透视表功能应用2目录12.1使用数据清单编辑数据12.2管理德育评分12.3数据透视表（选修内容）第十二单元数据统计Excel工作表中的数据实际上是一张二维表格，这与关系型数据库的数据结构是相似的，因此可以将一张工作表看做是一个数据库表。在Excel软件中提供了一些数据库表的管理功能，可以编辑数据清单，也可以实现数据筛选、排序、分类汇总等功能，还可以制作数据透视表，进行单变量求解、合并计算等功能。案例分析在下图所示的“德育积分.xls”工作簿中，存储着学生第一学期的德育评分，根据学院的评分工作安排，这学期的评分分两次进行统计，9至11月份一张表，12至1月份一张表。我们要在这两张数据表的基础上实现实用的数据统计功能。12.1使用数据清单编辑数据工作表的列标题相当于是数据库表的字段，工作表中的一行数据相当于数据库表的一条记录，而每个单元格中存储的就是数据库表中的一个数据值。用户编辑数据时，不仅可以直接在工作表中进行操作，还可以使用菜单命令[数据]-[记录单]，打开如右图所示的记录编辑窗口，在窗口中实现对数据的编辑操作。12.1.1添加新记录添加新记录，实际上是在已有数据的后面添加一条新记录。单击工具按钮，窗口中就会出现一个空白的记录，用户只需要手工输入各字段的数值即可。如下图所示，我们添加了王文同学的数据。12.1.2查找记录在记录编辑窗口中浏览数据，可以通过用鼠标单击“上一条”和“下一条”按钮来切换记录。使用“条件”按钮可以快速地在记录表中找到满足条件的记录。12.2管理德育评分目前在“德育积分.xls”工作簿中，已存储了两张积分表，在此基础上，我们需要按照指定条件筛选出学生清单，对不同学院的最高得分和平均得分等进行汇总，并要制作数据透视表来对学院学生政治面貌进行查看。12.2.1自动筛选在工作表“9-11月份数据表”中，存储着05级所有学生的德育积分，并且计算出了三个月的积分总和。根据应用的需要，我们要找出商学院总分超过270的学生清单。在Excel软件中，按照一定的条件查找出所有数据的操作称为“筛选”。自动筛选使用菜单命令[数据]-[筛选]-[自动筛选]，会看到编辑窗口有了变化，在每个列标题的右下角都出现了一个筛选按钮。自动筛选方法使用筛选按钮，可以实现：某个值的筛选前/后几名的筛选自定义条件的筛选12.2.2高级筛选相对于自动筛选的操作方法，高级筛选不需要通过鼠标单击对应列的筛选按钮来给出筛选规则，而是给出了一个条件区，在条件区中写着筛选的规则，然后再使用菜单命令就可以得到筛选结果。条件区的制作在条件区中可以给出单一筛选条件，也可以给出多个筛选条件。筛选条件的书写格式如下图所示，使用上下连续的两个单元格分别写出列标题和条件表达式，系统在执行筛选时，会将条件区中的内容解释为“在数据区中查找<列标题>对应列的数据满足<条件表达式>的记录”。12.2.3分类汇总分类汇总是指依据工作表中的某一项数据进行分类，并对每类数据进行汇总计算。汇总计算可以实现求和、计数、求平均值、求最大值等功能。案例分析在德育积分管理中，我们需要计算出“各学院德育最高分和最低分”，并分学院将德育得分情况打印输出。需要的操作主要有：1.将数据按“学院”列进行排序。2.依次进行最低分和最高分的筛选。两次筛选的操作窗口如下图所示。12.2.4合并计算在实际工作中，经常会遇到这样一种情况，如下图所示，学生德育成绩存储在两个工作表中，分别是“9-11月份数据表”和“12-1月份数据表”，当要统计这一学期的德育成绩时，需要进行数据的合并计算，也就是要在“学期合计”工作表中计算学生德育总分，这个分值是9-11月份和12-1月份德育分的和。制作要点在实施合并计算操作前，要确保源数据和目标区中记录顺序一致。合并计算时要指定引用位置。合并计算功能虽然使用了求和的函数，但最终写在目标单元格中的只是计算的结果，而不是计算公式，所以，如果原始数据有所改变时，目标单元格中的数据不会自动更新，用户需要再次执行合并计算命令，才能得到最新结果。12.3数据透视表数据透视表功能，能够实现按多个字段进行分类汇总。数据透视表是对大量数据建立交叉的工作表。案例分析在如图所示的工作表中，存储着学生的政治面目数据，现在需要以学院为单位，查看各种政治面目的学生人数，而且还要分性别进行人数的统计。我们使用数据透视表来实现用户的多方式数据汇总