《计算机操作基础实用教程》课件第4单元

主要知识点编辑文本的方法：插入、删除、改写、修订等功能文件保存的几种方法本文格式的设置：纸张大小、字体字号、缩放效果、段落缩进、对齐方式、底纹、中文版式等。常用排版功能：使用制表位、添加注释、应用样式、使用项目符号和编号等2目录4.1编辑环境的设置4.2文本编辑和格式设置4.3中文版式及制表位4.4样式与项目符号和编号4.5其他编辑修饰功能（选修内容）4.1编辑环境的设置在Word软件的工作环境中，有一些设置直接影响着文本编辑的操作过程和结果，主要包括文字修改时插入与改写方式的设置和使用、修改过程中使用修订功能交互修改意见、文档在编辑过程中自动存储和加密存储等内容。4.1.1插入和改写方式通常情况下，用鼠标单击文字中的某个位置时，鼠标指针变为，一闪一闪地标志着当前编辑位置，此时输入的文字内容就会插入在这个位置，原先的文字会自动地向后移动，这种文字编辑的方式称为“插入方式”。如果要使用新输入的文字内容来覆盖原有内容，就要切换到“改写方式”。4.1.2修订功能的使用随着电子办公的普及和应用，越来越多的用户使用电子文档进行交互。当一个文档经其他人修改后，用户只能看到修改后的结果，如果要将修改人的修改方法记录下来供用户查看，就要使用“修订”功能。一.启动修订功能使用鼠标双击状态栏上的，其中的文字变为黑色，表明修订功能已开启。文字被删除的位置引出一条红色线，并在文字右侧出现了删除操作的注释，其中包含被删除的原文字，同时在这行文字的左侧也出现了一条竖线表示本行有内容被修改了。新插入的文字内容以蓝色及下划线的格式来标志。二.修订的处理当用户看到已修改的文档时，从格式和注释上可以对文档被修改的方式一目了然。用鼠标右键单击删除项的注释，在出现的快捷菜单中有两个与删除有关的命令和。用户接受删除命令，删除注释就消失了，如果拒绝删除，则已被删除的文字又会自动回到原处。4.1.3文件保存的设置一.文档的另存通常情况下，文档经过多次编辑和修改，会形成多个不同的版本，保存这些版本为以后查看原文提供了可能。常用的存储方式是给文件名加上日期，如“申请书20080920.doc”，或者是加上版本号，如“申请书(1).doc”，“申请书(2).doc”等。操作时使用菜单命令[文件]-[另存为]，在弹出的窗口中选择存储位置及文件名，单击按钮就可以了。二.文档的自动保存用户在编辑文档的过程中，可以单击按钮进行保存，也可以使用菜单命令或快捷键Ctrl+S进行保存。Word软件还提供自动保存的功能。使用菜单命令[工具]-[选项]，在保存选项卡中，单击“自动保留时间间隔”，并在其右侧输入时间间隔值，如10分钟，则Word每间隔10分钟就会自动将文档进行存储。三.文档的加密通常情况下，Word文件的保存不添加密码，每个看到文件的人都可以打开查看或编辑修改。用户如果需要对文件进行加密，使用[工具]-[选项]命令，在“安全性”选项卡中进行设置。Word为用户提供了两种密码，“打开文件时的密码”限制了用户对文件的打开权限，如果用户无法正确输入此密码，则文件无法打开。“修改文件时的密码”只限制了用户对文件修改的权限，当用户对打开的文件进行了修改并使用保存命令时，系统会提示用户输入这个密码，否则当前所做的修改不能保存在文件中。4.2文本编辑和格式设置通常在制作文档时，都会有一个取其的制作结果，用户要学会对照素材和制作结果进行分析，找出必要的文本编辑和格式设置内容。通常制作文档时需要文字修改、纸张设置、文字格式、段落格式、对齐方式和底纹设置等操作步骤。4.2.1编辑文字文字的编辑包括对文字的删除、添加、修改等操作。在所给素材文件中，“九寨沟”被写成了“jiuzhaigou”。由于出现多处，手工删除字母再输入汉字的方法需要重复多次，在此，我们使用替换功能，一次性将字母全部替换为汉字。4.2.2设置纸张格式通常情况下，Word文档默认的纸张为A4纸。在制作“九寨沟的美.doc”时，我们需要设置为B5纸，并将页边距调整为2厘米。4.2.3设置文字格式Word默认的字体为宋体，字号为五号。正常安装的Word软件都会提供多种英文字体和中文字体，如宋体、楷体、黑体、隶书、华文行楷等。我们继续在文档中进行文字格式的设置，需要先分段，然后设置第一行文字为华文行楷，初号，缩放200%；设置其他文字为华文行楷，小四号。4.2.4设置段落缩进段落缩进包括左缩进、右缩进和首行缩进，对应的是文字的左边界、右边界和段落第一行首字符的位置。按照中文的行文习惯，各段落的第一行左侧要空出两个汉字的位置，也就是要设置首行缩进2个字符。4.2.5设置对齐方式和底纹文档在页面中的对齐方式总体来说有两种，一是垂直对齐方式，指整个文档在纸张纵向方向上的对齐方式，分为顶端对齐、居中对齐、底端对齐和两端对齐等几种，这方面的设置用菜单命令[文件]-[页面设置]进行操作。另一种是水平对齐方式，是以段落为单位进行的，以段落的左、右缩进为左右边界，分为左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐、分散对齐等几种方式。4.3中文版式及制表位为了制作古诗赏析的文档，需要应用中文版式中的汉语拼音、应用制表位进行诗句的排列、添加字词的注释内容等操作。4.3.1应用中文版式在Word中提供了五种中文版式，汉语拼音、带圈字符、纵横混排、双行合一和合并字符。4.3.2合并文档并分页制作古诗赏析，事先准备的资料分为三个素材文件，包括文本文件“字词注释.txt”、Word文档“春夜喜雨.doc”和“诗文解释.doc”。因此，需要将两个Word素材文档进行合并，设置格式，并进行分页等操作。合并文档使用命令[插入]-[文件]。分页使用命令[插入]-[分隔符]，在弹出的窗口中选择“分页符”。4.3.3应用制表位制表位是设置在水平标尺上的位置，它配合键盘上的Tab键可以很方便地将文字分列排放。制表位按照对齐方式分为左对齐、右对齐、居中对齐、小数点对齐，还可以在各列间添加竖线等。使用制作位可以很方便地将数据按列对齐排版。4.3.4添加注释在Word软件中，有脚注和尾注两种注释，尾注一般是放置在全文末尾的注释，脚注通常是放置在当前页面底端的注释。古诗文中有些文字需要用现代的文字进行解释，以方便阅读。这里需要我们对诗文中的部分文字添加脚注。4.4样式与项目符号和编号我们要制作的文档是学院的奖学金光荣榜，这篇文档较长，内容是按照年级、班级、奖学金等级划分的获奖人名单，为了方便进行浏览和编排，需要应用样式来划分文档的层次，并制作多级编号。4.4.1应用样式所谓样式，就是将多种修饰组合在一起的一组参数，如字体、字号、颜色、对齐方式等，给这组参数起一个特定的名称，就形成了标题1样式、结束语样式、超链接样式等。应用样式便于统一格式，提高文档排版的工作效率。在奖学金光荣榜中，为了形成年级、班级和等级三层的名单结构，我们需要应用“标题”样式。Word软件的标题样式共分为九级，通常是按照标题1至标题9的顺序连续使用。在奖学金光荣榜中我们设置年级为标题1样式，班级为标题2样式，奖学金等级为标题3样式。4.4.2应用大纲视图在长文档中，有了层次型的文档结构，可以很方便地进行文字顺序的调整。如下图所示，我们双击每个年级前的加号，将学生名单卷起来，然后使用大纲工具栏中绿色的向下和向上的箭头，就可以将文档内容调整为08级至06级的顺序，并统一设置字体和字号等格式。4.4.3自定义多级编号在Word中，提供了项目符号和编号功能，可以以段落为单位添加顺序编号或统一的项目符号。在奖学金榜中，我们要为年级名称应用汉字编号“一，二，…”，为班级名称应用数字编号“1，2，…”，为奖学金等级应用项目符号“

”。4.5其他编辑修饰功能4.5.1文本选择的方法通常选择文本是用鼠标在文档中进行拖动，被选中的文字反向显示。根据用户的需要，Word还提供了其他选择的方法。一．在编辑区中选择在页面视图中，纸张左边距的区间又称为编辑区，当鼠标靠近编辑区时，鼠标指针变为向右倾斜，这时可以有四种选择动作：单击鼠标，选择一行；双击鼠标，选择一段；三击鼠标，选择全文；按住鼠标拖动，选择多行。二．列方式选择按住键盘上的Alt键，然后按下鼠标，拖动鼠标形成一个矩形区域。这种选择方式称为列方式。图中左侧是行方式选择，右侧是列方式选择文本后的显示情况。4.5.2文本替换的方法文本替换功能，可以批量地进行指定内容的替换和删除操作。替换命令在使用时，根据用户需要修改的范围要求，还可以替换全部，也可以有选择地单个替换。如下图所示，在替换“jiuzhaigou”为“九寨沟”时，交叉单击“查找下一处”和“替换”按钮，就可以有选择地进行部分替换。4.5.3添加批注所谓批注是作者或审阅者为文档添加的注释。我们打开购买办公用电脑的申请书，针对台式机的购买要求出一些意见，用批注的形式在文档中进行注释，结果如下图。文档中添加的批注，是可以被打印输出的。当批注不再需要时，可以用鼠标右键单击批注编辑框，执行快捷菜单中的[删除批注]命令就可以了。4.5.4使用编号的方法在Word软件中，