试论秘书工作的全面性

-PAGE11-试论秘书工作的全面性摘要:秘书工作是一项综合辅助性工作，秘书工作的性质决定了秘书必须具有全面性的角色，如忠于职守的“普通员工”、起草文书的“作家”、参谋辅助的“助理”。秘书人员能否扮演好各角色，事关全局工作的开展和秘书工作的成败。而处理这种关系的关键在于秘书人员多对重性角色的转换。在秘书工作上，给秘书角色一个比较准确的定位，有利于其工作顺利高效地完成。因此，本文通过分析秘书角色的分工，从而提出秘书人员提高自身素质的有效途径。关键词:秘书；角色；全面性Abstract:LinhaiyinisawriteronTaiwan'sliteraryworld.However,inanageoffemaleconsciousnessgraduallyawakening,Linofthefemaleliteratureinthechoiceofthethemeandwomenimagedisplaystheuniqueartisticstyle,showingherstrongandstrongfemaleconsciousness.Inhisnovels,Linhaiyinhasshapedaseriesoffemaleimages,sacrificingthemodernityofthetraditionalsystem,thefemaleself,traditionandmodernityinfemaleconsumption.ThelivingspaceofLin'snovelsismoreandmoreabundant,andthemasteryofherlifeisbecomingmoreandmoreintense.Inthefemaleimage,theauthorshowstheauthor'sconcernandsympathyforwomen'ssurvivalandfate.Linseemstobeadeepfemaleconsciousness.ThispaperanalyzesthefemaleconsciousnessofwomeninherworksintheworksofLinhaiyin.Afemalewriterwithadeepfemaleconsciousness.ThispaperstartswiththefemaleimageofLinhaiyin'sworksandanalyzesthefemaleconsciousnesscontainedinherworks.Keywords:Linhaiyin;Femaleimage;Femaleconsciousness

前言随着社会经济文化的飞速发展，使现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生了很大的变化，现代秘书在错综复杂的事务工作中不仅需要强有力的业务水平能力，还需处理好原则性与灵活性的应变矛盾关系，保障整体工作的质量与效率的高低。关系着秘书工作可否能全局有效性的进行。在社会变化具有多样性和复杂性的二十一世纪，更加要求秘书可以准确、熟练地对多重角色进行转换，只有这样，才能使秘书人员符合新时代的发展要求，更好地开展工作。一、秘书角色的全面性秘书角色的全面性，是指秘书作为从事秘书工作的主体，在社会实践中的职责并不是单一的，所扮演的角色也不是单一的。不仅要扮演秘书工作本质特征所决定的领导者近身综合辅助参谋助手的角色，还要在开展各项具体秘书工作中扮演多种角色。而秘书工作内容的多样性决定了秘书角色的全面性，所以秘书为了更好地工作，就必须扮演各种各样的角色。那么,秘书角色有哪些？（一）秘书的“普通员工”角色每个员工都有自己相应的权利和义务，同样秘书也是一名普通员工，也有自己的义务，如遵守公司的制度并尽一名“普通员工”的义务去服务于公司。由于秘书在工作中是近身于领导，对其还特别要强调的一个义务就是保密。而在履行义务的同时秘书也应清楚认识到，自己也有属于自己的权利，要学会保护属于自己的权利，但要做到遵纪守法。处于“领导近身”的秘书，更要摆正自身的位置。如果秘书自我认知不清楚，可能会产生“一人之下，万人之上”的优越感，做出和说出不合乎自己身份的行为和言语，甚至会出现越权的情况，给领导工作带来不必要的麻烦。所以秘书人员首先得清楚自己是“普通员工”的身份。（二）秘书的“助手”角色秘书是领导的“参谋助手”，既要掌管事务，又要参与政务；既要出谋划策、参与决策，又要周密组织、综合协调、推动决策的落实；负责信息的采集，起着承上启下、衔接内外、沟通左右、联系各方的桥梁和纽带作用。总而言之，秘书这个“助手”的角色，事实上就是领导的帮手，要应领导方方面面之所需。（三）秘书的“领导与管家”角色秘书不仅要扮演领导的“助手”角色，还要扮演“领导”和“管家”的角色。“领导”角色不是指让秘书成为领导者，而是要秘书善于从领导的角度统领全局，剖析问题，解决问题。要有“不在其位，敢谋其政”的气魄，突破传统思维和角色的局限，敢于关起门来“做大帅”，站在领导的角度和高度来思考问题，勇于创新。而“管家”角色是指秘书对文件档案、各种信息、会务工作、事务处理等方面的“管理”。这些也是秘书的主要工作职责，十分繁杂，所以这是个考验秘书工作能力的一个角色，需要秘书扮演“管家”将公司这个“大家庭”上上下下都打理得妥妥帖帖。（四）秘书的“公关”角色企业要发展，要懂得知名度和美誉度对公司生存和发展的价值，更要懂得利用公关关系塑造自身良好的形象。秘书人员没有一定的公关意识将难以立足，更别说发展、进步。秘书工作与公共关系是“剪不断，理还乱”的关系，扮演好“公关角色”对秘书工作具有重要意义。对外，秘书是上司同外界联系的中介，是一个企业的“窗口”和“门面”，其言行举止、精神风貌、工作态度等，直接展现了秘书的形象和自身素质，同时也从中反映出企业的面貌、形象。对内，秘书是帮助领导协调各领导之间、各部门之间、上下级之间关系的“公关帮手”。秘书对这些关系的公关处理效果，直接关系着自身和领导日后工作是否方便、畅行，所以要小心谨慎。（五）秘书的“幕后作家”角色每当听到某某领导在台上拿着稿子长篇大论、振振有词的发言时，有多少人会想到稿子真正的幕后作者：秘书。在企业工作活动中，无论是对外发文、对内行文，还是调查报告、会议记录等，都需要秘书人员进行文件撰写工作。撰写工作的好与坏，对保证文件的质量和发挥文件应有的效用很重要。特别是协助领导起草讲话稿，写得好是领导的面子，写不好是秘书的能力不够，这是秘书在写作和心理素质上极具挑战力的一项工作。二、认识秘书角色全面性的意义秘书在工作中扮演着各种各样的角色。认识秘书角色的全面性对于秘书人员更好地开展工作，更好地发挥参谋助手作用，有着重要的意义。（一）有助于明确秘书的工作任务及职责秘书工作“多、繁、杂”的特点，是由于秘书工作内容（事务办理，中介沟通，文书工作，信息工作，参谋辅助，会务操办，综合协调，督促检查等）的“庞大”所导致的。所以对于不同的工作内容和服务对象，秘书则扮演着不同的角色。正确地把握好所担任的角色，认真秉持“三服务”(为领导服务，为部门服务，为基层服务)的指导思想，秘书才能更清楚自己的职责以及需要解决的问题。只有以正确的、适当的身份角色去解决所面对的工作，秘书才能更好地完成任务和达到更好的效果。如果秘书不能正确把握好所扮演的角色，则会影响工作的效率。（二）有助于促进与领导工作绩效一体化的关系领导者与秘书在工作绩效上是紧密联系在一起的。秘书工作的绩效，蕴含在领导工作的绩效之中。领导者与其秘书的共同绩效，实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足本职主动提供有效的辅助与服务，促进领导工作绩效，同样也是在提高自身的工作绩效。这种工作绩效上的一体化关系，使领导和秘书在工作上联系更加紧密。所以秘书扮演好每个工作角色，不仅促进了领导的工作绩效，实质上也是在提高自身的工作绩效。（三）有助于更好为领导提供参谋，辅助决策秘书的参谋辅助是指秘书围绕领导者的管理目标和决策思想，有效地为领导的决策出谋献策、提供准确全面的信息和参考方案；在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补阙、纠正错误的建议和规劝；以及在决策实施中进行协调与辅助。参谋辅助是秘书职能范畴中的重要组成部分，随着社会的发展，领导者对秘书参谋辅助的需要越来越强烈。秘书只有扮演好领导的“助手”角色，不断提高知识和能力水平，具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力，才能更好为领导提供参谋辅助。（四）有助于促进工作沟通上的双向交流关系领导与秘书的工作沟通，既有领导对秘书的指示、指导，又有秘书对领导的请示、汇报；既有领导向秘书了解情况、征求建议，又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案等。秘书只有扮演好“中介”的角色，建立和保持这种密切的双向沟通关系，领导与秘书的主辅配合才能有效；只有加强这种双向沟通，才能真正实现领导者与秘书的主辅运作协同性。（五）有助于更好地服务工作秘书在社会活动中扮演了一系列的角色，但在特定的时间、场合和条件下，可以转换成主角，升为主导地位。所以秘书角色具有全面性：既有配角的一面又有主角的一面。而配角是核心，是秘书的基本角色。秘书正确地把握好自己所扮演的角色，则能更明确自己的工作职责。比如，秘书扮演作家角色，则要根据领导意图进行文稿撰拟；扮演公关角色，则要协助领导维护组织内外的各种关系和谐一致；扮演中介角色，则要上情下达，下情上达，内外联络，成为组织内部的中介沟通枢纽和对外的中介沟通门户。秘书要从实际情况去有意识的培养自己每个角色所需的能力，才能更好的服务以后的工作。三、秘书工作的主要职能和专业素质（一）秘书工作的主要职能秘书是因为领导需要产生的，具有辅助和被动性，同时它又是一种上传下达的中枢机构，以办文、办事、办会为主要职责。所以它具有以下几个主要职能：1.办理事务秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打,会议服务,信访工作,文书处理等。政务是事务的统帅和核心,事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的,在办理的过程中都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活,繁杂中求规范的原则。2.协调关系现代的管理活动处处离不开协调.任何组织只有通过协调,才能形成整体的合力,实现共同目标。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织,各项工作,各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。与领导部门和职能部门的协调不同,秘书部门的协调有从属性,广泛性,间接性等特征,在协调关系的过程中要遵循政策指导,客观公正,平等协商,注重整体,灵活适度等原则。3.辅助决策在实际工作中,任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节，因此,辅助决策定义为:在决策过程中,在知识(包括理论),能力(包括技术),经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。秘书人员辅助领导进行决策一般要经过:协助领导确定目标,协助领导设计方案,协助领导评优选优,协助领导实施反馈等四个阶段。4.综合服务秘书是为以领导为核心的集团服务的,秘书通常提供的是全方位的服务,既包含公务,如果领导需要,有时也包括办理一些私事，所以,秘书一定要有牢固的服务意识,"全心全意地为领导及其集团服务"。当然,在服务的过程中要注意方式方法,还要善于运用资源当然，除了以上概括的主要职能外，秘书还具有细化的日常事务职能，如：办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密；专项职能，如：信息管理、调查研究、会务工作、公文处理、档案管理、信访工作；特别授权职能，如：公文写作、督查、协调、谈判。（二）秘书工作的专业素质1.文书撰写应用文书是秘书工作中应用较广、较多的基础性工作。秘书在工作中要熟悉各类公文的含义、分类、格式和制发程序，能做到在事务工作中对各类文书的撰写信手拈来。2.办公自动化基础现代秘书办公中不能缺少的是对计算机网络的操作，良好的计算机办公能力能为秘书工作提高效率。秘书要熟悉办公软件的应用以及互联网的应用常识，能够熟练得使用相关的办公软件进行文字处理、表格加工、多媒体演示以及网络沟通等工作。3.沟通基础一提“秘书”，人们很容易同“笔杆子”相联系。的确，秘书作为领导者的参谋和助手，必须具有一定的写作能力，他们应该是笔杆子。但如果把秘书工作理解为就是抄抄写写，只动手不动口，几乎与说无缘，就未免偏颇了。长期以来，很多人的头脑被“君子欲纳于言而敏于行”之类的古训束缚着，从使用秘书的领导者到秘书本人，往往重视写”而忽略“说”。

但其实，作为一名秘书，需具备的能力是多方面的，“说”的能力也不容忽视，一个企业或事业单位犹如一架机器，说话犹如润滑剂，它渗透、滋润着各个零部件；没有润滑剂，机器根本无法运转。秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。可以说，一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与，搞秘书工作也就离不开说话。秘书需要说话，是由其工作性质、内容、作用决定的。秘书要为领导的决策及其实施服务，要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访、处理日常事务等，除部门使用书面语外，大量运用的是口头语言。“说”在秘书工作中起着重要作用，而“说”即是沟通。秘书在沟通时要讲真请说实话，要讲原则有分寸，要讲效率贵简明，要善机变巧应对，要善听婉言，要幽默更要适时的沉默。成功沟通是秘书开展工作的基础。秘书要了解实现有线沟通的要素、原则、目标和过程，掌握有效沟通的基本方法和技巧，重视工作中的横向和纵向沟通的意义、内容及作用，实时化解沟通危机，认识并掌握沟通的技能。在沟通中要有尊重和理解，学会有效的倾听，在沟通中加入的必要的肢体语言并且能灵活的运用电子媒介沟通。4.速记基础在经济发展的今天，速记师也成为一门职业，而速记是秘书人员的必备技能之一。速记是快速记录的意思，它的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误的记录下来，它是一种广泛用途的书写工作。随着社会经济的发展，我国党政机关、企事业单位、外企公司能等，对秘书人员的要求越来越高，速记要求技能的提出随之越来越明确。所以秘书在实际工作中要能准确、娴熟的运用速记技术，有效地提高工作效率。速记是一门技能，所以它不是随随便便就能练成的，需要花上大量的时间和精力技巧才能掌握手写、计算机速记原理和方法。5.企业管理基础辅助决策是秘书工作的职能之一。在是工作中掌握企业管理的相关知识和经营管理中的基本财务常识，了解企业创办的基本程序，掌握现代企业制度的基本内容和基本特征，掌握企业文化的相关知识以及公共关系在现代管理中的重要作用，了解企业在招聘、选拔、考评、培养职工方面所采用的基本方法和应遵循的原则，了解企业经营管理中的财税金融常识，了解企业管理的基础知识才能更好地开展工作。6.法律与法规法治社会是我国国家建设的目标，法律法规常识是每个人都需要掌握的基本知识，而对秘书从业人员的要求尤为严苛，了解关联的法律基础知识，包括公司法、合同法、反不正当竞争法、劳动法和知识产权法等，并且能了解世界贸易组织的架构和基本原则。掌握这些基本法律知识有助于秘书人员更快、更清楚的认识企业，从而规范自身，提高工作效益。7.其他素养除了剧本以上的专业知识能力素质以外，秘书还应该具有其他各方面的基本素质，如政治素质，职业道德，作风修养等。处理好人际关系，逐步养成认真、热情、随和、幽默、灵活的良好性格，戒骄戒躁，培养良好的气质，道德感、理智感和审美感。作为一个秘书要开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人，端庄大方，举止得体，有亲和力，善于人际沟通。四、培养秘书人员全面性的途径通过对秘书角色全面性意义的认识，让我们看到秘书对自身角色的一个转换是如此重要。那么秘书应如何扮演好各种角色，秘书各种角色的扮演又需要具备哪些素质？培养秘书多重角色的途径有哪些？（一）具备“普通员工”角色素质的途径秘书人员作为公司的一名员工，应该清楚认识到自己和其他员工一样，都是共同为了实现公司目标而工作的，只是工作分工不同、职责不同而已。每一个员工都要有良好的的道德素质，我认为秘书更应如此。而秘书作为一名普通员工，首先要具备忠于职守的道德素质。俗话说，“士”始终不离“帅”左右，是“帅”最可倚赖的忠诚卫士。秘书人员要像“士”一样忠诚可靠，对领导忠心，对工作用心。第二，要具备忠诚、严守机密的角色素质，做好“守门员”。由于特殊的身份和工作环境，工作中秘书人员会接触大量的秘密，甚至是机密。因此，秘书人员必须对领导保持绝对忠诚，把保守秘密作为自己的天职。要做到“三非”（“非礼勿听，非礼勿视，非礼勿讲”），即不该知道的事不打听，管好自己的耳朵；不该看的东西不要看，管好自己的眼睛；不该外传的事守口如瓶，管好自己的嘴。那么秘书人员作为一名普通的员工，不但要忠于职守会保密，还要安于本分，不争名、不图利，甘当配角。秘书工作的内容是服务于领导，而不是替领导决策。秘书人员如果找不准自己“普通员工”的角色定位，就会导致秘书失职或越位而产生极大的消极影响。秘书人员在工作中应做到为领导“开路”、“扫尾”，具备良好的素质，保持工作平常心，正确看待和处理与上级、与集体的关系，做好服务领导而不干预，补位而不越位的配角角色。（二）具备“助手”角色素质的途径秘书在扮演“助手”角色时，要求秘书应先适应领导的工作习惯，然后要会“雪中送炭”及时阻止领导犯错，还要能为领导决策起到辅助和参谋作用，并要具备多方面的能力。如管理事务的能力：秘书要管理日常事务，诸如组织会议、接待、管理介绍信、收发文件、保管资料、照管办公室等，需要具备细心周到、有条不紊的管理才干。信息收集能力：秘书人员不仅要关心时事，还要收集各种资料，熟练掌握各种资料检索方法，同时还应注意收集资料建立自己资料库，逐渐积累资料，及时更新资料库，以利于工作。知识储备能力：不断提高自身基础知识和专业知识水平。秘书只有提高自身全方面能力，才能扮演好领导的“助手”角色。（三）具备“领导与管家”角色素质的途径秘书扮演“领导”角色，首先要有统筹协调全局的意识，能站在领导的角度，将全局与局部相结合，提出科学合理的意见和建议。然后要具备实事求是、勇于创新的素质。作为秘书，分析问题，要紧跟领导思路，一切从客观实际出发，但不能唯领导是听，也不能唯本是从。而是要拓展视野、勇于创新，能敏锐地发现新问题，分析问题，创造性地解决问题，开创新局面。与“领导”相近的角色我想应当是“管家”角色。我认为“管家”角色则需要秘书人员具备任劳任怨，乐于奉献的道德素质。由于秘书的日常工作多、繁、杂，要“管理”着文件起草、信息工作、会务工作、事务处理等，如此多的事务需要管理，难免容易出错，遭人误解或埋怨，所以秘书要有宽广的胸怀和豁达的精神，脚踏实地、埋头苦干、任劳任怨、甘担无名英雄。除此之外，秘书还要把“关心”领导和同事的生活状况当做自己“管家”工作中的一项，但切记把是否能得到回报看得太重，要乐于奉献、无私奉献。（四）具备“公关”角色素质的途径秘书人员要扮演好“公关”角色，我觉得首先要塑造良好的形象意识，不断提高个人修养。因为良好的形象和修养可以为秘书扮演其角色奠定坚实的基础。其次，秘书人员身处人际关系的热点和辐射中心，因此必须提高其沟通能力，建立良好的人际关系。最后，要扮演好“公关”角色，最重要的是对秘书口才的培养。这要求秘书人员要具备较强的口头表达能力，其