供应商活动招商会流程表

供应商活动(招商)会流程表,,,,,,,

时间,,,项目名称,工作内容,注意事项,完成情况,负责人

运筹期,会议前20天--1个月,全天,开发，邀约供应商,"通过各种渠道寻找供应商,使用多种销售手段成功邀约供应商(见推广计划)","成功邀约的供应商需及时维护,确保沟通顺畅,及时反馈供应商动态",,招商部/品类

,,,通知客户,1、确定邀请函内容,简洁，大方，明了，易懂；,,

,,,,2、由渠道部发送发布会信息,及时沟通，及时发布；,,

,,,,3、对接获取参会人数、地址,对接的快速性，畅通性，及信息的准确性；,,

,,,,4、统计客户信息并制作信息报表,信息完整性；,,

,,,完成活动所需的所有物料准备,参考下面注释1,"必须保质保量完成活动当日所需的物料,这能让参会的供应商直观感受到主办方的专业

素养,能影响活动推广的效果.",,

,,,确定活动地点,"联系场地负责人,确定时间签订合约","交通便利,当地比较知名的地点",,

,,,确认布展时间,活动前1天与酒店确认布置会场时间,确认信息的及时性，保证发布会正常运行；,,

,8月8日,几点至几点,筹备，整理所需物资设备,印刷类资料是否制作完毕,保证物资，设备的数量，质量，设备完整性（话术资料，主持稿等）；,,后勤组

,,,,设备类是否准备齐全,,,

,,,,服装类是否准备完毕,,,

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,,,运输物资至发布会场地,运输车辆确认,根据会务所需租借运输车辆；,,

,,,,所有必需物资及设备是否运输到场地,运输的准时性，保证物资设备的完好；,,

,,,运送人数到场并熟悉会场环境,"全体人员是否到场完毕

",确保人身安全，保证准时到达目的地；,,

,,,与酒店接洽协商,1、确认员工用餐方式,及时与酒店方沟通，并及时反馈给相关负责人，确认最终用餐方案；,,

,,,,,,未开展,

,,,,2、确认布告的摆放位置,与酒店确认布告牌的摆放位置，保证达到发布会的宣传效果；,,

,,,会前全员任务分组,确认人员职责任务的安排,"将所有工作人员按组分配，并由每组负责人带领组员至相应工作区域，熟悉工作环境及

职责；",,"会务副总指挥

(项目负责人)"

,,,会前全员培训,熟悉工作职责及流程,要求全体人员务必详细听讲，背熟所用到的话术，掌握发布会的主题和内容;,,

,,,午餐,午餐确认,建议统一规格定制商务套餐，不求吃的有多好，但一定要让届时出席活动所有人员吃饱;,,

,,,布置会场,"1,桌椅摆放：按照安排布置桌椅",为防范与会超员，特在会场后部增加若干座位；,,"会务组

会务副总指挥(项目负责人)"

,,,,2，桌子上文具等摆放,确认文具摆放的位置统一性，勿遗漏任何一桌，并适当多准备几套；,,

,,,,"3,鲜花摆放:根据安排摆放若干盆鲜花于会场适当位置；",根据发布会主题，确定当日鲜花的种类及摆放位置；,,

,,,,"4,地毯铺设；",注意地毯铺设的平整性，整洁性；,,

,,,,5，签到台的摆放布置,保证签到台摆放位置的醒目，整洁，大气；,,

,,,,6，大型喷绘的放置,保证呈现效果的醒目，大气及摆放的安全性；,,

,,,调试会议设备,1，硬件检查：会前、会中调试麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试完善；,必须确保麦克风，投影仪，视频等有备用；,,"DJ组

会务副总指挥(项目负责人)"

,,,,2，软件核对：核对音乐，调试音乐。确认播放音乐流程；,确保音乐的适合性，按照之前的音乐播放流程安排表逐一试放；,,

,,,,3，确认演讲嘉宾的PPT的内容及流程,保证PPT可以正常演示，无任何错误，技术人员要保证PPT播放内容和嘉宾演讲内容的契合性；,,

,,,,4，硬件测试：测试麦克风，是否需要更换电池，不要有杂音；,多备用2-3个麦克风，及电池；,,

,,,,5，客户服务：舞台灯光调控，投影字幕清晰度，光亮强弱的控制,根据安排，调控灯光及光亮强弱，确保与发布会气氛相适应；,,

,,,,,预置,,

,,,检查会场,检验会场布置成效，对布置好的会场做再次扫描；,按主席台，嘉宾席，普通席的顺序由前至后逐一勘察，确保会场各个角落，符合要求；,,巡查组

,,,彩排,所有发布会的工作人员彩排,全体工作人员务必全部参加，保证发布会预演流程的流畅性，合理性及万无一失；,,

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,,,开动员大会,动员大会，鼓舞士气,CEOCOO做最后动员，提高全员士气及会场安保意识，强调细节，认真，专注,,会务总指挥(CEOCOO)

,,,,,安全第一,,

,,,,,安全第一,,

运作期,,X:00—X:00,全员就位,DJ组,核对音乐，提前整理好清单，调试音乐。并与场内总监及主持人确认音乐流程；按会场要求设置好所有需要使用的软硬件设备；,,DJ组

,,,,巡查组,按会务流程巡查整个会场，第一时间发现隐患杜绝隐患发生防范未然；,,巡查组

,,,,迎宾组,五官端正、身高基本一致、笑容亲和、服装得体统一、礼貌用语；,,迎宾组

,,,,内勤组,随机处理场内岗位外所发生的应急情况，处理供应商投诉与建议；以及所有物资设备的搬运摆放；,,内勤组

,,,,签到组,会议前把所有的签到物资都摆放到位，都应遵循整齐有序方便的原则；,,签到组

,,,,安保组,随机处理场内外岗位外所发生的应急情况；,,安保组

,,,,摄影摄像组,全程录像、嘉宾分享录像；,,摄影组

,,,,物料组,所有物资进出都必须做记录；,,物料组

,,,迎宾,迎宾方式确认,按照确定好的方式，安排场内及场外迎宾人员，并做会前培训，保证礼仪的良好性，周到性；,,迎宾组

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,,,,迎宾方式阐释,,,

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,,,,迎宾人员确认,,,

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,,,,迎宾方式阐释,,,

,,,签到,签到方式确认,要求签到人员对签到业务技能非常熟练，迅速并严格保管客户签到资料，服务态度的良好性；,,签到组

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,,,,签到方式阐释,,,

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,,,,签到工作人员确认,,,

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,,,,亚历山大资料包发放确认,注意资料包中内容的完整性，及外部包装的崭新性；,,

,,13:00,播放视频1,待制作,确保发布会过程中调试麦克风可用、电脑音频、视频完整流畅、投影仪、灯光测试完善；,,DJ组

,,,主持人上场,做内容衔接及引领CEOCOO讲话；,主持人应时刻视会场的热度做相应的主持内容形式的调节；,,主持人

,,13:10-13:30,CEOCOO讲话,"公司介绍(战略愿景等)VCR讲稿等

待制作",注意场内安保，严格记录会议内容、及时打出显示在投影仪；,,总指挥公司负责人

,,13:30,CTO讲话,产品(亚历山大平台介绍)VCR讲稿等待制作,确保发布会过程中调试麦克风可用、电脑音频、视频完整流畅、投影仪、灯光测试完善,,CTO

,,14:00,"市场部,运营部","营销模式,平台推广方案",,,"市场,运营"

,,14:30,品管部,"供应商合作方式,入住协议讲解",,,品管

,,14:40,供应商,场内互动(讲稿),,,供应商代表/托

,,15:00,主持人,宣传片相关资料,"产品(平台)展示及宣传,促销活动(目前免费入住)相关VCR等投影背景音乐",,主持人

,,15:40,"台上:主持人

台下:品类跟进","互动游戏(筹备),下午茶水果点心等","场内音乐持续音乐的选择主持人的控场,台下品类(答疑2次开发等)",,主持人品类

,,16:00,合影留念,"1，合影方式确认及阐释

2，确认单独合影及大合影方式

3，确认摄影人员到位

4，确认礼仪人员到位

5，确认单独合影环节结束

6，确认大合影环节结束",按确定好的合影方式，由摄影师组织全体合影人员摆好位置并合影，大合影过程中，如需要椅子等设备，场内工作人员应在合影前及时迅速得将椅子摆放好；,,全体会务人员

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,,,,,继续保持礼仪态度的沉稳，冷静，温暖；,,

,,16:30,供应商退场,"1，确认客户无重要文件遗落

2，确认客户安全有序退场

3，确认安全送走所有客户",有条不紊的离场，防止意外等事故发生，保证参会供应商的安全；,,全体会务人员

,,16:45,员工合影,"1，确认所有工作人员到位，

2，确认合影完毕,

3，确认设备搬卸装车完毕

4，确认所有剩余物资资料回收完毕",确保公司所有设备及剩余物资资料无一遗漏全部回收，整理完毕，并带回公司；,,全体会务人员

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结束期,"8月10日

起",,后续服务,建微信群,及时跟进防止丢失销售机会潜在客户失去老客户；,,"招商部/品类

市场运营"

,,,,邮寄合影,注意及查验邮寄资料跟签收人信息的吻合性，防止错寄漏寄；,,

,,,,建立CRM系统,及时、精准、详细、完整、系统性；,,

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"注解1.活动场所、活动礼品、签到台