企业员工人力资源档案的建立与应用探讨

企业员工人力资源档案的建立与应用探讨贾亚洲，张江珊2（1.兰州大学经济学院，甘肃兰州730000；2.扬州大学社会发展学院，江苏扬州225009）一、人事档案与企业员工人力资源档案人事档案是指我国各级各类国家机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人经历和德才表现，以个人为单位集中起来的以备日后查考的文件材料。依据人们社会分工的不同，人事档案可分为干部档案、工人档案、军人档案以及学生档案等种类，其主要内容包括履历、鉴定、考核、工资、职务、职称、学位等情况的真实记录。与人事档案相比较，企业员工人力资源档案有两个比较显著的特点：首先，企业员工人力资源档案的机密性不如人事档案强。企业人力资源档案除了对企业外部保密以外，企业人力资源部门、各相关管理人员以及员工本人都可以自由查阅自己的人力资源档案，以使企业和员工本人对员工的个人素质、培训、奖励、惩罚等情况都有一个系统性的认识和了解，服务于企业的人力资源工作。其次，不强调原始记录性，这是企业员工人力资源档案与人事档案的一个重要区别。当然，这里并不是从概念上否认档案的原始记录性。不强调原始记录性，并非没有原始记录，而是指只要被企业核实是反应员工真实情况的相关材料，即使不是原始记录，如传真、复印件等，也可被归入员工人力资源档案，服务于企业的人力资源开发和利用。因之，我们可在此基础上界定出企业员工人力资源档案的定义，即企业人力资源部门主要以员工个人为单位收集的，员工从进入企业前的面试一直到他离开这个企业的整个过程中所形成的，与企业人力资源工作有关并对员工的人力资源开发与利用有一定作用的文件材料。二、企业员工人力资源档案的主要内容1.员工的测试与甄选材料。现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。2.员工基本情况档案。这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。3.员工培训档案。员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、并交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。档案中不仅应包括员工本人的工作经历，还要包括本人参加各种培训活动的详细记录，如：何时、在何地参加过何种培训；本人学习的收获、体会及对其的考核评语；本人当时的工作岗位和要求；本人近期和今后发展目标以及实现这一目标的具体计划和措施(如要求参加本企业或外单位举办的培训班，或者希望到大学深造)等。4.员工绩效档案。员工绩效是指经过企业评价的员工工作行为、方式及其结果。员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到的表扬、奖励以及处分情况等材料。三、企业员工人力资源档案的应用完善的企业员工人力资源档案将为企业各项人力资源工作提供一个友好的基础信息平台。具体来说，员工人力资源档案主要有以下几个方面的作用。1.分析企业现有人力资源的整体优势与不足。全面、翔实的员工人力资源档案可以使企业对内部人力资源状况有一个比较准确的分析和判断，从而提高企业人力资源需求预测和战略规划的科学化与规范化程度。企业许多其它计划的制定也必须依赖对内部人力资源状况的准确判断，企业的新产品开发、市场拓展、培训等计划之所以失败，往往也不是因为执行过程存在问题，而是由于计划的制定没有考虑到与企业当时的人力资源状况保持吻合。2.分析企业员工个体的优势与不足。通过对员工人力资源档案中个人基本情况、绩效和培训情况的分析，可以清楚了解每一个员工的长处和短处，对于企业的人职匹配、员工晋升、企业人事的调整与任免具有重要参考作用，有助于最大限度的发挥人力资源的效用，促进企业人力资源的内部合理配置。3.帮助员工制定个人职业生涯发展规划。员工人力资源档案记载了员工在企业的成长轨迹，记载了员工取得的成绩，也记载了他的失败以及他失败的原因，这些资料可以帮助人力资源部门全面分析员工的思想、文化、心理和业务素质，分析员工的职业发展潜力，帮助员工制定科学、合理的职业生涯发展规划，使员工能够在企业最大程度的发挥自己的工作潜力，促进企业的发展和员工自我价值的实现。4.有利于对员工进行个性化的激励和管理。以人为本是现代社会的核心理念，而对员工进行个性化的激励与管理是企业贯彻这一理念的一个重要方法和手段。通过员工基本情况档案，企业可以针对每一员工的发展层次、现实需要、个人偏好以及家庭困难等情况，采取不同的激励与管理方法，从而最大限度的满足员工的需要。企业由于对员工的充分了解，也减少了在激励上由于信息不对称造成的成本损失。一些企业采取的行之有效的个性化“情感激励”和管理方法，如员工生日祝贺、赡养老人补贴、托儿福利等，是必须建立在充分了解员工个人基本情况基础之上的，而员工人力资源档案的建立与完善可以帮助企业很好的实现这一目的。参考文献：【1】关付生.企业人力资源档案的建立及其作用【J】.市场研究，1999（08）：22-23.【2】尚玉青.加强企业人事档案的管理【J】.冶金丛刊，1999，（02）：43-44.【3】柳小玲，郑连荣.企业人事档案管理也要与时俱进【J】.华北电业，2002，（04）：28.【4】靳淑明.企业人事档案管理与人力资源开发【J】.中国档案，2003，（05）：86【5】陆伟锋，田红敏.人事档案管理与人力资源开发刍议【J】.企业经济，2003，（05）：185-186.【6】李莹，李虹，隋文萍.人事档案与人力资源开发【J】.山东农业管理干部学院学报，2003，（02）：93.StudyonEstablishmentandApplicationofEmployee'sHumanResourceArchivesJIAYa-zhou1，ZHANGJiang-shan2(1.SchoolofEconomics，LanzhouUniversity,Lanzhou730000,China；2.Sch