物业公司档案管理制度

Word第第页物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度1

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完好性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1、凡是反映公司战略进展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保存的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、全部科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

6、由公司对外签订的合同，至少应保存一份原件，交由综合管理部保存。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

三、档案保管制度

1、公司综合办公室设存放档案的特地档案柜，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档名目。

3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类名目；依据需要编制专题名目，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、档案管理人员要熟识所管理的档案资料，了解利用者的需求，把握利用规律。

6、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8、严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。

9、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。

三、档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经答应不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。

4、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完好无损，否则，追究当事人责任。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要准时追查，并报告主管部门准时处理。

6、重要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经分管副经理同意，必需外借的，由经理审批。

四、二级档案应依据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

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一、档案的建立。

1.1档案的建立按以下流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用答应证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金使用的预算、打算、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的平安、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑名目，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

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一.制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，把握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

二.管理目标

客户档案资料全面、精确、有效。

三.适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料：

1.收集客户单位资料

2.客户缴费记录包括各样应付之押金

3.客户装修工程文件

4.客户迁入时填具之资料

5.客户资料补充

6.客户联络资料

7.紧急事故联络人的资料

8.客户与管理处往来文件

9.客户违规事项与欠费记录

10.客户修理记录

11.客户投诉记录

12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

四.留意事项

1.准时上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应准时、精确，仔细地登记并制作各种表格。

2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通;

3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

4.接听客户投诉，解决客户投诉;

5.接听客户工程报修电话，准时联系修复。

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为使公司重要的文件资料保存完好保密和使用便利，特制订本制度。

一、档案的分类：

1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、确定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

3、机密文件：上述专业技术文件以及年度打算、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营状况、劳开工资和人事档案等。

4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

5、有关公司进展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

6、除有特殊规定外，档案资料由行政部负责管理。

二、存档：

1、合同根据《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

2、档案管理员须根据第一条的`分类状况，将文件资料分类存档保管。

〔1〕如存档文件资料为传真件时，必需复印一份存档。

〔2〕凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

〔3〕档案的归档要准时，除特别状况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完好，如有短缺应马上追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏马上补办。

〔4〕文件的电脑存档。

〔5〕公司发出的文档都要在电脑中保存副本，并按文本文件归档方式命名保存。

〔6〕电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥当保管。

三、借阅：

1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特别状况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

4、借阅的'资料必需妥当保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

5、机密资料，必需留意保密，不得随便摆放；如因个人缘由致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承当，必要时公司将实行法律手段爱护公司的利益。

四、专业技术资料的管理

1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必需办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的状况书面通知行政部。

3、长期领用的文件资料，责任人必需妥当保管，不使用时要准时归还。同时，技术部门的文档管理人员必需每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发觉有丢失，必需书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视状况扣罚￥200元及以上，详细处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

五、文档的销毁

1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应燃烧或使用碎纸机，不得随便丢放。

3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

六、档案立卷

每年年底清理公司全部文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的挨次号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

七、附则

1、员工离职时，必需将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

2、档案资料转移时，必需报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

3、凡违背本规定的，除已有规定外，每次赐予￥50元以上的罚款。情节严峻者，加重惩罚。

4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。

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物业管理公司档案管理制度提要：

一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特别状况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

二、外单位查阅档案，必需持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

第一章、总则

档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

其次章、档案分类

一、综合类

〔一〕公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审看法书、认股书等；

〔二〕公司编文号的全部文件；

〔三〕公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；

〔四〕公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置转变，启用新印章的通知批复；

〔五〕公司的各种请示报告及上级部门的批复；

〔六〕集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；

〔七〕政府各级部门发送的文件；

〔八〕公司领导班子会议纪录，办公会议记录，委会议记录及其它讨论重大问题的会议记录；

〔九〕介绍信、信函存根、电报底稿；

〔十〕公司档案的交接清册和销毁清册；

〔十一〕各职能部门、综合类档案名目。

二、经营管理类

〔一〕各职能部门管理文件、重要资料名目；

〔二〕公司下达的年度考核经济指标及完成状况；

〔三〕公司各部经济考核指标；

〔四〕公司和业务部门对外签订的协议、合同；

〔五〕上级部门制定的政策、规定等指导性文件。

三、财务类

〔一〕年度审计报告；

〔二〕年初预算报告；

〔三〕财务分析报告；

〔四〕财务存档资料、文件名目。

四、人事类

〔一〕公司领导成员的任免申报及上级批复；

〔二〕公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册

〔三〕职工奖惩状况记录；

〔四〕职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；

〔五〕劳开工资报表〔年报〕；

〔六〕有关嘉奖基金和福利基金的开支状况资料

五、行政类

〔一〕固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；

〔二〕基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料〔包括水、电、气在内〕；

〔三〕购置固定资产打算、资料。

六、工程类

接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

备注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

第三章、档案保管

一、集团公司的全部工作资料必需将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，根据分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

二、档案要做到系统排列并建立案卷名目和索引，以便于查找和利用。

三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送名目到档案室备案。

四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持干净、卫生。

五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管状况，如发觉生虫、破损、被盗、失泄密现象，应准时向分管领导汇报，实