发布会宴会设计案例

2016年“秀之奢华”时尚珠宝新品交流会第一部分背景介绍概括活动时间：2016年8月8日交流会时间：18:00-19:00用餐时间：19：00-21：30活动地点：某酒店多功能厅活动对象：各珠宝公司的商业代表活动规模：120人左右主题阐释以“秀之奢华”为活动主题，切合本次活动的性质和目的，也兼具有号召力；以“把时尚消费引向深入”作为核心内容；充分挖掘行业珠宝文化的创意潜力，搭建跨区域性时尚文化交流的平台，更好地与各珠宝品牌成功对接，充分探索全球时尚珠宝文化。活动设计整体风格及亮点奢华代表的不仅仅是一种品位和格调，更是一种文化、一种享受、一种积极的人生态度，在众多奢华尚品中，珠宝无疑最能体现出这种对美好生活的憧憬和追求。以其独特的创意设计理念和艺术风格，向世人展现出华贵、经典与时尚元素完美结合的品牌形象。一个提供免费的交流场所，珠宝爱好者、珠宝商家、珠宝培训者、珠宝学习者，珠宝设计者，交流分享、交易的珠宝交流平台。活动意义通过本次珠宝交流会，可以将有影响力的各个商业品牌的代表性人物聚集一堂，并且展现各个商业品牌的独自特色，还可以商业内部进行合作以及洽谈，促进产品的销售和市场的占有率，刺激消费，有利于产品的创新与品牌的发展，为各个企业部门创造盈利的机会。第二部分鸡尾酒会设计酒水场地布局及布置场地布局图入口入口嘉宾席珠宝展示区酒水台T台具体布置细节入口4.时尚模特秀时尚模特秀设在户外，T台背景与舞台由巨幅喷绘和错落有致的台阶搭建而成。在台下的来宾可以从各个方位看清整个T台秀，且更能贴近这个服装与艺术的缤纷演绎。时尚模特秀以市区高端的服装公司为主要的合作方，类似于雪歌、骊谷、傲丝度、蝶苑等温州本市高档女装品牌为合作方。也可以请市区一些婚纱公司比如玛奇朵、薇薇新娘、凤凰印象等，这些公司都不失为好的合作方。现场通过静态秀与T台秀两种方式，并通过主持人现场推介提高服饰秀现场互动效果。打造最具有时尚特色元素的服饰秀。现场表演=1\*GB3①萨克斯表演花式调酒表演=2\*GB3②花式调酒表演酒会进行中，大家一起交流酒会结束，主持人宣布晚会结束注：酒会进行中，服务员会循环上各种酒和点心供客人使用。第三部分西式正餐设计场地布局正餐的整体设置如下图：采用U行桌的形式，简单大方，方便服务，也能方便客人之间的交流，前面的主桌专为领导阶层准备，方便领导与客人的交流和沟通酒店宴会厅，正门设置两个入口、两个出口，宴会厅的上侧卫舞台区域，宴会厅正门左侧和右侧各设置两个服务台，右侧设置传菜通道，中间为就餐区域。入口背景墙服务台服务台入口背景墙服务台服务台服务台服务台传菜通道场地布置1．酒店整体布局2．签到台3.指示牌4.座次安排表，放在指示牌旁边，方便提醒客人入座。宴会厅的设计宴会厅整体设计风格1、宴会厅设想与要求：华丽精致、时尚大方、中西结合、低调中流露着奢华。2、特色要素：烘托气氛的灯光、包装精致的小礼物、热心服务的接待、选择时尚的花饰等等。1.宴会厅的餐台布局（二）台型台面设计（1）布草类1.主桌以白色有光泽的绸缎台布为主要基调，以白色的口布、白色的椅套和紫色的桌旗为辅基调。2.普通卓以白色有光泽的绸缎台布为主要基调，加上白色的口布、白色的椅套和淡蓝色的桌旗为辅基调。（2）餐具类①餐具摆放=2\*GB3②水晶玻璃杯（3）装饰类①此图为主桌的中心装饰物，选用高雅的紫罗兰扎成绣球状，以以高脚花瓶支撑，既美观大方，有不阻挡视线，且颜色与整个台面布置相应成趣，十分和谐。②此台面设计用于普通桌，中心选用小型的紫罗兰为装饰，整体简单大方。③椅背以白色为主基调，配上淡绿色的绸缎，以鲜花和绿色的藤蔓作为点缀。（三）活动流程时间地点活动内容负责人员19：00-19：20嘉宾入口处嘉宾签到，礼仪小姐带入就餐区礼仪小姐，主持人19：20-19：50整个会场主持人主持晚会，邀请主办方领导上台致词主持人及主持台的工作人员19：50-20：00香槟台主办方领导和各代表共同举杯，主持人宣布晚会开始主持人，香槟台服务员20：00-21：20用餐区，节目表演区西式正餐开始，伴随节目的表演主持人，用餐区的服务员，演员团队21：20-21：30主持台支持人宣布晚会结束，礼仪小姐带领嘉宾走出会场主持人，利益菜品和酒水的设计（一）.菜品和酒水的构成1.菜品【1】开胃菜：烟三文鱼鹅肝酱法式芝士焗蜗牛大虾海鲜杯鲜虾咯嗲【2】汤类：法国洋葱汤奶油芦笋汤香浓银耳汤【3】鱼类：香煎鳕鱼柠檬蜂蜜鲑鱼排辣味金枪鱼威灵顿三文鱼【4】主菜：培根鸡肉卷黑胡椒猪排培根煎牛排白酒蛤汁意大利面西兰花奶油鸡【5】冷菜或沙拉：番茄芝士盘烤牛肉片凯撒沙拉奥地利沙拉腌制海鲜沙拉【6】点心和饮料：芝士蛋糕拿破仑黑森林蛋糕鲜榨果汁2.酒水搭配【1】餐前酒：威士忌②雪莉酒【2】餐中酒：白葡萄酒【3】餐后酒：=1\*GB3①白兰地香槟酒（二）菜单的设计五．接待方案（一）餐前准备了解预定的情况，该次宴会有120人出席，预订桌数为12桌，宴会的规格为高档宴会，了解菜肴的内容、出菜顺序、了解客人是否有特殊需求及付款方式。于厨房及时沟通，再开餐前5分钟核实出菜顺序与准备情况。安排充足的人力，保证宴会服务质量。根据预订情况进行摆台，按标准的摆台方法进行摆台，要求餐具干净、无破损、无指纹、油迹，口布颜色必须统一、无破损。主桌必须突出台摆完后，根据预订桌数，去吧台领取湿巾、纸巾、矿泉水，按标准的湿巾、纸巾要求摆放，湿巾摆在每个位置的左上角，与汤碗的上端平行，店徽朝向客人，纸巾摆在主宾和副主宾的位置上，备好白酒杯和矿泉水。根据桌数排数、摆放落台、餐具备量应根据预订桌数备餐，必须统一整齐，保证餐具充足，以方便使用。协助客人摆放席位卡，及介绍整个宴会情况，并与主办方保持良好的沟通。根据桌数划分员工区域。检查宴会厅的灯光是否良好，保证宴会厅内灯光明亮。根据菜单情况，组织员工上冷菜，要求水果朝统一方向，冷盘之间距离相等，盘边无异物，并对冷盘予以检查是否有漏上、错上等情况。询问调音师是否准备好背景音乐，再开餐期间可以适当的播放，以调整宴会厅内气氛。检查室内温度，并做好调整温度。检查迎宾是否到岗，并与迎宾协调，做好接待工作。（二）餐中接待准备工作就绪后，把冷盘的保鲜膜除去，要求员工按划分的区域站岗，保持良好的站姿，不可串岗聊天，不可脱岗。客人陆续到来后，服务员应主动与客人打招呼及协助客人找位置，等客人入座后，应及时为客人提供茶水。（将茶盅盖在茶碟上，与茶壶一同用托盘托置客人右侧，当着客人的面打开茶盅，为客人斟茶）。当一桌客人坐的差不多时，（7—8人）及时询问客人是否可以打开酒水，同意后将酒水取下并为客人斟上礼貌酒。一桌10为客人以座齐，将席位卡撤下放置工作台上，客人不喝的白酒、红酒及时送到放酒处，以便宴会结束后整理。如宴会厅内的客人快做满时应及时通知厨房备菜，并询问客人是否可以上菜，经允许后方可上菜。上菜时传菜员应从主桌先上，以表示对主桌的尊敬。并根据事先安排好的顺序传至相应的落台，值台服务员在上菜前应核对菜单是否有此道菜，确认后方可上菜，员工上菜时应灵活掌握，最好找一个空位比较大的空位上菜，不可单手上菜，不可从客人头顶上上菜，更不可从小孩或老人旁边上菜，上菜时应把菜肴放置转盘边缘，便于客人夹菜，（烫的菜除外），上另一道菜时应把前面一道菜放置转盘中间，保证一桌客人都能夹到菜，上菜时必须保持先撤后上的原则，始终保持从一个位置上撤菜，上菜前应检查菜肴内是否有异物。上菜期间要掌握好出菜顺序，及时通知厨房，根据要求上菜。在客人用餐期间，提倡主动式服务，主动及时为客人更换骨碟、烟灰缸，并及时捡起地面的空瓶及湿巾空袋，以保证整个台面及四周环境的整洁干净。在撤菜换小盘时，必须征得客人同意后，方可撤下换小盘，切不可将换小盘的食物倒掉，应及时上桌。菜上齐后，必须与客人说明菜以上齐，请慢用。清整餐桌，保持整个桌面的干净。菜上齐后，并不代表服务已结束，应继续为客人提供服务，如客人在聊天时应主动为其泡茶。客人起身离去时应提醒客人带好随身物品，服务员应立即检查客人是否有遗留物品，如客人已走，应将遗留物品交至上级处理。提供打包袋，协助客人打包菜肴。（三）收尾工作关闭比较费电的电源，以做到节能。检查厅内地毯是否有可燃物。根据收尾工作进行收台。根据明日预订情况布置餐具，将桌子、椅子定位。员工下班后，通知消控中心安检，以保证整个酒店安全。做好宴会总结工作，分析错误原因，吸取成功经验。（四）会后追踪服务宴会结束后，有负责的销售人员亲自拜访或打电话给客人表示感谢之意，并追踪客人对此次宴会的满意度及所需改进之处。如果客人反面反映居多，产生误解之处便应该及时解释清楚，但若情况属实，则可得知改进方向。整理客人意见或建议，可把客人正面的反映作为日后推广宴会的卖点。将所追踪的结果都列入记录并存档，作为将来评核改善成果的参考，同时，也可作为客户下次光临时应特别注意的服务咨询，以提高我们的服务质量。应急方案1、客人反映菜品不熟等情况的处理（1）若出现因烹制火候不足或加热方法不当导致菜品不熟或焦糊，因调味不当导致菜品味不足或味太重，因摘洗不净或其他原因导致菜品中出现毛发、草棒、虫卵等异物时，宴会厅领班或主管、经理应向客人表示歉意，征得客人同意后，重新更换一份，如是第三种情况，重新更换的一份或改做的菜品应免受费用，并请客人原谅。（2）若出现因客人不了解菜肴风味的特点而误认菜肴不熟或调味失当以致难以实用的情况时，服务员应有礼貌的说明菜肴风味的特点、烹制方法和食用方法，使客人消除顾虑。（3）处理以上情况，都要态度和蔼真诚，语言流利准确，词意表达清楚。2、发生食物中毒

（1）发生食物中毒现场人员不能慌张，要及时报告当班领导。

（2）应立即通知总经理，部门管理人员必须马上到达出事现场，了解情况。

（3）有必要的情况，安排专人拨打120急救电话说明情况要求救助

（4）安全部要保护好中毒者所在的现场，查明食物中毒的时间、地点、人数、餐饮部协助急救人员抢救、转移中毒者、保留呕吐物，使用过的食品和厨房内的食品进行封存备查，安全部不允许任何人触摸有毒或可疑物品。

（5）要将中毒者的私人物品进行登记交警方处理。

（6）安全部、餐饮部人员要防此闲杂人员围观。3、结账预案

（1）客人消费后提出种种理由要求免单或者打折时，应视情况给客人合理的答复，如客人对答复不满意，报告上级领导或者通知总值经理，给客人最终答复。

（2）如客人最终还是不满意，值班经理通知安全部执行酒

店决定。停电应急预案（1）如遇停电，服务员要做到不惊慌，首先要安抚好客人；

（2）通知值班经理与相关部门联系，并留意电梯里是否有被困人员；

（3）通知吧台做好防范工作，并加强安全防卫工作；（4）检查电器开关，在来电前先断掉相关电源。5、火灾应急预案

（1）宴会开始时领班要做到把各个区域划分到人，责任到人，做到勤换烟缸，如遇到有未熄灭烟头应第一时间用水消灭。（2）要求员工多注意餐桌上的火柴，不要让儿童玩耍，如遇此情况及时制止并提醒儿童家长。（3）如遇火灾：1、要知道向上级及时汇报的内容是：自己的姓名、工作岗位，电话号码，起火的具体部位，烧伤物，燃烧面积，有无人员伤亡。2、按照指明的疏散通道，安全出口方向疏散客人，不要使用电梯。3、帮助客人用毛巾或手绢捂住鼻子，不要大喊大叫，减少吸入更多的烟雾和有毒气体。4、保持良好的疏散秩序，不要做挤、拉、拽等非理性动作。

6、发布会的应急预案1、模特缺席预案：(1).工作人员在事先与模特沟通阶段，要做出明确要求及提示，告知其严重后果，引起嘉宾重视；(2).在选取模特期间，沟通好2-3名备选模特，以备不时之需。（制作模特名牌时，备选模特同样算在内）

2、现场秩序预案：加派工作人员维持现场秩序（尤其是在舞台两侧）；

3、拥挤、踩踏事故预案：(1).在观众入场、离场的高危时间段，工作人员提高警惕、维持秩序；

(2).晚会开始前，观众入场期间，工作人员对每位到场观众进行温馨提示；

(3).布置会场期间认真检查灯光、照明设备，确保可用照明设施发挥应有功效，请后勤工作人员及时对损坏设施进行维修、更换；

(4).晚会结束后，主持人在台上进行提醒。第四部分预算及总结成本预算（一）珠宝发布会1.多功能厅门口门口展示牌：800签到台：6002.室内舞台背景墙：2500舞台及T台:3000灯光：3000音响：1500酒水及饮料：10000模特费用（服装和化妆）：5000表演费用：2000主持人：1000鲜花及装饰：2000（二）用餐区1.多功能门口指示牌：500座次安排表：2002.室内音响：1000灯架：2000追光灯：3000背景墙：1800花艺及桌面装饰：20003.餐费及酒水15000X5桌=75000酒水：餐前7500餐中10000餐后8000饮料：2000合计：144400元二、总结（一）本次设计的主题及主要内容以“秀之奢华”为活动主题，把珠宝于发布会紧密的结合起来；以“把时尚消费引向深入”作为核心内容；充分挖掘行业珠宝文化的创意潜力，搭建跨区域性时尚文化交流的平台，更好地与各珠宝品牌成功对接，充分探索全球时尚珠宝文化。并且与华丽精致、时尚大方、中西结合、低调中流露着奢华的西式正餐的完美结合，不但能够体现珠宝新品发布的时尚、奢华，更能加强与珠宝各商业代表的交流。（二）本次设计的主要特色=1\*GB2⑴以“秀之奢华”为活动主题，名字新颖有创意，切合本次活动的性质和目的，也兼具有号召力；以“把时尚消费引向深入”作为核心内容；充分挖掘行业珠宝文化的创意潜力，搭建跨区域性时尚文化交流的平台，更好地与各珠宝品牌成功对接，充分探索全球时尚珠宝文化。=2\*GB2⑵发布会与交流会