档案鉴定理论的历史演变

档案鉴定理论的历史演变

欧洲和美国档案学术界继续研究和研究文件评价理论，并在实践中进行了反复验证。现在，许多有价值的研究和理论意识已经形成。近年来，中国档案学术界开始关注档案的鉴定，研究的增加形成了。这就为我们作横向比较提供了可能。一、文件识别标准的产生和文件管理一般认为,正规的档案鉴定工作始于近代,即从1789年法国资产阶级大革命开始,至今已经历了五个发展阶段:1.英国的档案鉴定原则1794年6月颁布的“穑月7日档案法令”,是法兰西、也是世界上第一个涉及档案鉴定的法令。“法令”确定将要建立的法国国家档案馆有权划分和处置档案文件。英国直至1838年8月14日才由议会通过了《公文文件法》,授权公共文件档案馆有权对公共档案进行清理和编目。到了1877年,英国颁布《公共档案法》,才赋予英国公共档案馆馆长销毁档案文件的权力。根据这项法令,英国1715年以前形成的文件不得销毁。除了年代限制之外,当时还没有对文件的永久性价值作任何其他考虑。这样,在英国所形成的档案鉴定原则的特点是:对有价值的文件的保存和无价值文件的销毁之间更关注后者。总的说来,在资产阶级革命之初,有关各国政府对档案工作就很重视,授权档案部门决定档案的“存”“毁”。在此过程中,逐渐形成档案鉴定的标准。2.注重对有价值的文件的保护英国档案学家希拉里·詹金逊于1922年发表了《档案管理手册》,提出“销毁文件不是档案人员的正常业务,档案人员无须干预如何去除文件”。这一理论后来成为档案鉴定理论一个流派的代表性观点,对欧美档案学界有着重要的影响。与之相反,德国档案工作者则注重对有价值的文件的保护多于对无价值的文件的销毁。早在1901年,迈斯奈尔就在他的档案鉴定标准中提出,“高龄案卷应当受到尊重”的观点。到了二三十年代,德国档案学家穆勒和迈斯奈尔,以及波兰档案学家卡林斯基先后提出了他们的“职能鉴定标准”。在这一时期,由于欧洲各国社会管理范围扩大并复杂化,加之科学技术的发展,文件产生的速度加快,数量增加,档案鉴定成为关键环节。因此,档案鉴定标准的讨论也十分活跃。穆勒、迈斯奈尔和卡林斯基等人都主张,档案鉴定工作不应仅限于销毁所谓的无价值档案的消极作法,而应根据“职能鉴定标准”积极地挑选有价值的文件。这与英国詹金逊的“档案人员无须干预如何去除文件”的观点形成对立。但有趣的是,他们的观点都对以后档案鉴定标准的发展、完善产生很大影响,直至今日。3.第二次鉴定阶段191920世纪20年代中期档案鉴定标准在二战后进入逐步完善时期。首先,较有代表性的是美国的菲利浦·布鲁克斯。他提出的档案鉴定标准是:档案应能反映机关的历史意义;档案能反映机关的职能意义;档案应能反映普遍的学术信息需求。1952年,英国的格里格委员会建立的新的鉴定制度采用了两条类似的档案鉴定标准,即:行政价值和历史价值。该委员会认为,对文件的鉴定,应以行政价值为主,历史价值为辅。文件鉴定应分为两个阶段,即文件形成5年之后由行政机关根据行政价值标准进行第一次鉴定,以确定50%～90%的文件是否需要销毁;在文件形成5年之后,由行政部门和档案工作者根据历史价值标准共同进行第二次鉴定,将文件减少到能够进行长期保存的数量范围内。这一时期美国档案学界较为活跃。在实行联邦制的美国,国家档案馆对联邦政府的档案实行集中统一管理,早在1934年6月国家档案馆成立之初颁布的《关于建立国家档案馆的法令》就赋予联邦政府工作者审查文件并进行处置的权力,以保护有价值的文件。在以后数十年中,档案部门很快就成为长期利用而保存或加以销毁文件的主要机关。第二次世界大战期间,美国各种战时机构剧增,属于联邦机构产生的档案文件越来越多,国家档案馆的档案入馆量猛增。面对如此众多复杂、具有现代特征的档案,国家档案馆明确提出了档案鉴定在整个档案管理工作中的地位,即:档案文件的鉴定,不仅将决定各种档案文件的命运,而且直接关系到政府行政管理工作的效率和档案存贮设施的有效利用。从这一点出发,以西奥多·谢伦伯格为代表的美国档案学家吸收前两个阶段关于档案鉴定理论的合理建议,并结合本国实际,确立了新的档案鉴定标准:文件的第一价值(原始价值),即原始机关所具有的价值(包括文件形成机关需求的行政价值、法律价值、财务价值、科研价值);第二价值(情报价值),即对研究工作所具有的价值,可称为证据价值和情报价值。他认为:第一价值是文件所具有的简单而短暂的特征,应当由行政管理人员对其大小作出判定。档案鉴定者应该主要注意文件的第二价值。他认为,在鉴定证据价值时,应当弄清楚文件形成机关在行政级别体系中的地位;在鉴定文件的情报价值时,档案人员主要注意的不应再是文件的来源,而应是包含在文件中的信息情报。谢伦伯格强调,鉴定工作应当由档案工作者来最后完成,档案人员不仅在鉴定工作中起着重要作用,而且在研究人员所希望得到的服务中也起着举足轻重的作用。由于采用这一鉴定标准,美国档案工作者清楚地把“文件”和“档案”两个概念界定在档案馆的入口处。只有进入档案馆作为永久保存的2%的文件称为档案。4.60档案价值范围的扩展是以“利用决定论”为主导的文学创造的主流一个这一时期的档案鉴定理论仍沿着谢伦伯格的观点继续发展。美国档案学者梅纳德·J.布里奇福特著的《档案与手稿的鉴定和接收》,进一步明确了档案鉴定标准。“文件的鉴定最好是作为一种过程来考虑。这种过程要求广泛地培养工作人员,对文件系列的来源和特征进行全面分析,掌握区分和挑选文件的技术,了解研究方法和需要的发展,依次考虑文件的行政价值、管理价值和档案价值。”与此同时,由于60年代至70年代美国历史研究领域开始发生变化,各种“新”字号史学流派纷纷涌现,史学工作者们利用档案的范围大为扩展。“利用决定论”应运而生。其代表人物,著名的美国档案鉴定专家米耶·菲斯本提出:“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准。”劳伦斯·道勒认为,“通过研究信息利用与提供利用的方式之间的关系,就能确定文件及其所含信息的价值和档案实践的含义。”埃尔西·弗里曼·芬奇认定说:“了解用户为什么和怎样接近档案,将为我们提供鉴定文件的新标准。”5.80世纪20年代中期的档案鉴定从受进入80年代,世界各国的档案研究人员更加坚信档案应当反映产生它们的社会。档案理论的思想基础发生了一个根本的变化,即从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。这就促使档案鉴定理论的发展视野更加广泛。“社会分析和职能鉴定论”得以全面发展和论证。德国、美国、加拿大表现尤为突出。德国档案鉴定专家汉斯·布姆斯明确提出,“用文件形成者职能来体现社会价值”。即,档案“价值”取决于社会结构,通过社会职能体现出来。1989年以后,加拿大国家档案馆也开始实行“新宏观鉴定接收战略”,对档案鉴定,采用了一种“职能结构研究模式”。将档案馆的鉴定方法置于一种以文件前后关系为基础,以来源为中心的框架之中,而不是置于以内容为基础的历史文献框架之中。与此同时,美国的海伦·塞姆尔斯提出“文献战略”概念,即通过将众多档案馆的鉴定活动结合在一起,使档案文件反映社会的主要论题。这是对传统鉴定方法的补充,可贵之处在于它将分析政府和其他机构的文件与分析私人手稿、特殊制图资料和信息出版物合为一体。它的注意力首先不是来源,而是某一主题。这一时期,对档案鉴定理论发展还有一个重要的挑战,就是如何鉴定电子文件。进入80年代中期以后,由文本、收据、图表、图像和声音转化而成的“合成型”电子文件大量涌现,面对这种新情况,美国著名学者戴维·比尔曼指出:“‘来源力量’这一概念不仅是在复杂计算机信息中鉴定档案文件的关键,而且是档案人员帮助文件形成者抢救其消失的法人记忆的唯一途径”。换言之,标准的框架适用于电子文件的鉴定,但要有所改变。这种鉴定必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。这一时期的特点是,档案阶段鉴定理论与实践在世界范围内受到关注。许多人认为,档案鉴定已逐步地由一种手段最终成为所有档案工作的核心。二、中国档案的评估和文件管理我国的档案鉴定工作大致可分为三个时期:1.30民国时期的档案鉴定标准国民党政府初期,从体制上看,档案管理是分散的。随着国民党统治的确立和暂时统一局面的形成,档案管理在近代国家的作用也受到相应的重视。特别是1933年在国民党政府内开展的“行政效率运动”中,“文书档案改革运动”成为其重要组成部分。1933年8月,行政院令发《各部会审查处理公文改良办法》指出:“兹拟厘定文卷保管年限原则,其有历史关系与性质重要应存备查考之文卷,应即周密保护,妥慎收藏;其有在一定时间以后,即失去保存之意义者,应即详定保存年限,于每年底之末清理剔出,由主管长官核定加以销毁。”(10)据此,当时的档案界提出的鉴定标准均重视档案的历史价值和行政价值。但民国时期的档案鉴定标准还是有很大历史局限性。一是由于档案鉴定执行者是各机关的档案人员,同时鉴定对象是机关档案室的文件,所以对档案价值的认识仅停留在一般的行政价值和历史价值的认识上;二是由于档案没有实行集中统一管理,提出的鉴定标准没有得以实行。2.档案归档及保管期限的确定新中国成立不久,我国档案鉴定标准和档案管理都受到高度重视。第一,确立了国家档案局的领导地位。1954年11月成立了国家档案局。国家档案局是在国务院的直接领导下,掌管国家档案事务的最高行政管理机关。它的任务是在统一管理国家档案的原则下,负责建立国家档案制度,研究和审查国家档案文件材料的保存价值、保管期限标准、并监督和审议有关国家档案文件材料的销毁问题等。第二,确立了集中统一管理档案工作的原则。1956年4月16日,国务院发布了《关于加强国家档案工作的决定》,明确提出档案是“国家历史财富”,确立了档案工作的集中统一管理国家档案的基本原则。同时,《决定》明确规定,“各机关的档案和代管的档案,非依规定的批准手续,不得任意转移,分散或销毁,其中需要永久保存的部分,应当按照统一的规定,分别集中到国家的中央档案馆或地方档案馆保存。”从而保护了档案的安全,防止了任意销毁档案文件的事件发生。第三,制定了全国统一的档案鉴定标准。早在1956年,党和国家相继颁发了《党的机关一般档案材料保管期限的一般标准》和《国家机关一般档案材料保管期限参考表》,1964年在上述两个保管期限表的基础上,重新制定《机关文书档案保管期限参考表(试行草案)》。该表是以表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的指导性文件,是鉴定档案集中保存和确定档案保存期限的依据。第四,初步健全了归档制度,划清了归档范围。国务院《关于加强国家档案工作的决定》明确指出,全面推行文书处理部门立卷,建立统一的归档制度。第五,确立了鉴定在中国档案学学术体系中的地位,将档案鉴定工作划归档案管理的六个环节之一,即:收集、整理、统计、鉴定、保管、利用。3.19档案价值和鉴定是档案研究事业的一个重要独立这一时期档案鉴定理论与实践的发展是:1.在“开放历史档案”的影响下,档案鉴定工作被重新认识。1985年5月,中共中央书记处做出了开放历史档案的决定。随着档案的开放利用,使档案馆由仅为机关行政部门服务的“半封闭型”转向为社会服务“开放型”,真正成为名符其实的科学文化事业机构。在档案被广泛利用的过程中,档案部门和人员开始关注档案的价值和鉴定。2.1987年9月5日,全国人民代表大会通过我国第一部“档案法”。在该法第15项条款中明确规定:“由国家档案行政部门制定鉴定原则和标准,禁止擅自销毁档案”。同年,国家档案局重新颁布了《关于机关档案保管期限的规定》,将档案鉴定工作纳入法制轨道。3.在新编的《档案管理学》一书中,档案价值鉴定独立成章,做了较为系统的阐述;在中国档案学会召开的讨论会上以及全国档案学研讨班上,都有学者就我国档案价值鉴定,鉴定工作现状及其关系,档案保管期限表划定等问题进行分析和论证。在借鉴国外有关理论方面,也打破了五六十年代仅介绍前苏联的局限,中国档案出版社也先后出版了欧美学者的一些权威性论著。4.三、“公共档案”的涵义若从纵向比较我国和西方国家在档案鉴定方面的异同,我们可以总结出以下几个方面:第一,对档案鉴定的概念、地位认识差异很大。鉴定,在美国档案学的定义是:“根据文件在现行行政管理、法律和财务方面的用途,文件的凭证作用和情报研究方面的作用,文件的整理情况以及与其他文件的联系,确定文件价值,从而也确定文件处置办法的过程”。(11)在我国,对档案鉴定的对象是档案,是指档案价值鉴定,这一点与欧美国家相同。但对档案鉴定工作地位在认识上却大相径庭。欧美国家一直将档案鉴定作为一个复杂多变的过程。“档案鉴定也可称档案选择,是档案管理过程中的一个有效的组成部分,是一种在程序上和日常工作中的选择,它使总结性文件取代细节文件,完整文件取代了简要的纪要”。最后从“沉积档案”(指在日常办公过程中积累起来的档案)中挑选出能反映机构职能,能反映事件发生全过程的“财富档案”,接收入馆永久保存。”(12)他们认为,“档案鉴定对档案学专业来说,是最具有挑战性的领域”。(13)特别是进入80年代以后,许多人认为档案鉴定已逐步由一种手段最终成为所有档案工作的核心,影响和制约档案管理其他方面。而在我国,通常的档案理论认为,“档案鉴定是档案管理业务环节之一”。在现实鉴定工作中,这种认识带有很大局限性。因为,我国的档案工作原则是“集中统一管理”,因此档案的来源是各级机关、企事业单位形成的文件归档。建国后档案比重很大。随着国家、企事业单位社会职能范围扩大,社会活动的广泛以及科技发展,这类文件每年以几何级数递增。接收入馆的档案质量问题、数量问题、馆藏能力问题以及标准化、现代化的矛盾会逐年自下而上地上升。因此,必须尽快吸收国外先进思想,将消极、静止把档案鉴定看成是剔除和销毁档案的认识迅速转变为动态管理的过程,研究和解决该过程中所存在的一系列问题。第二,欧美国家经历一个世纪的探索,鉴定标准已呈多元化;我国目前仅停留在“保管期限表”上,差距很大。如前所述,从1794年法国颁布“穑月7日档案法令”算起,档案鉴定的标准从形成到发展、完善经历了整整一个世纪。不论是迈斯奈尔的“年龄鉴定论”,还是卡林斯基等人的“职能鉴定论”,谢伦伯格的“第一价值,第二价值”鉴定论以及布姆斯的“机构职能分析”、塞穆尔斯的“文献战略”,都是通过不断探讨而呈现多元化、更具科学性和全面性。而在我国,档案鉴定标准多年来虽几经修订,但仅限于国家档案局规定的“机关文书档案保管期限表”。虽然它在多年的档案鉴定中起到一定的指导作用,但其局限性还是不可低估的。其一,由于我国档案鉴定理论发展不成熟,因而“期限表”的科学论证不足;其二,“期限表”属表格形式,包括:说明、顺序号、条款、保管期限、附注等,内容仅限于档案的来源、内容、形式和保管期限。因为格式的限制,鉴定标准也只能简单地应用“职能鉴定论”的原则。然而用这个尺度去衡量内容广泛的各级机关、企事业部门的档案,必然造成以单一的尺度应用于复杂的档案,很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值,进而也就无法保证永久保存的档案是否有永久性价值;其三,档案鉴定标准的历史表明,它是通过实践不断检验的具有很强科学性的概念,不是一个“机关文书保管期限表”所能涵盖得了的。应当看到,我国“公共档案”含义远比欧美国家“公共档案”的含义宽泛得多,是指“全国各级机关、企业、事业单位”历年产生的档案。这样庞杂的档案如何接收、保管、开发、利用,如何在社会变革和经济变革中适应新形势的发展,是一个非常严峻的课题。就档案管理工作本身来说,档案鉴定已成为瓶颈。因而,应借鉴国外的档案鉴定理论,制定科学的鉴定标准,指导鉴定工作的开展。第三,欧美发达国家已初步建