会展管理系统信息系统应用方案设计

山东省电视家庭购物节展会现场管理信息系统应用方案【摘要】展会现场管理信息系统能给全部参加展会人的最优的参展体验，展会现场管理信息系统涉及展会的展前准备、现场服务、展后的善后服务的全程服务，衡量一种组织能否办好展会的原则不仅在展览的收益上，更在于现场管理上，展会的现场服务体现得最为直接，展会合理而科学的现场管理信息系统不仅提高了展会现场管理信息系统水平和展会形象，更能获得贵重的展会信息资源并挖掘运用。【核心词】展会；现场；展会现场管理信息系统一、展会现场准备展会筹办之中，主办方要围绕整个展会开展诸多细节的工作，往往细节的工作直接关系到展会的效果，更关系到展会的品牌与否能延续下去，而这些细节若能做好才干真正能得到事半功倍的成果。（一）组委会1、参展商的验证与登记注册的展商则能够直接拿到自己的有关证卡（可制作个性化或通用证卡，在展会举办前寄送或在现场直接领取）、展会资料、会刊（杂志和电子会刊）、参展指南、餐券、参展商调查表等。2、专业观众登记观众信息收集（采集观众姓名、单位、职务、地址、电话等基本信息，并对数据进行录入）、有关证卡（根据观众提交的表格和名片等信息，为现场参展观众打印和发放入场证件）3、门禁管理门禁识别系统，是一种高度智能化、既能够实时控制又能够脱机使用的网络进出口监控和警报管理安全系统。能够有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制和宣传工作，方便统计流量等信息、统计分析。（二）咨询台（服务柜台和留言中心）设立现场触摸屏参观导览系统协助参加展会的人员自助理解展会的有关状况与有关服务，提高展会参加者的满意度。安排若干个熟知展会各项内容的礼仪人员回答展会期间参展商和观众碰到的问题，例如：卫生间的具体位置等等。登记参展商和观众提出的问题并对应的解决。在展会期间提供一种服务柜台与留言中心是必要的，在这个中心能够提供基本的资料，服务柜台要有足够的空间放置留言板等。设立电话，展会期间确保咨询展会的任何信息都能够畅通。提供留言条，准备足够的笔、电话本、本地服务餐厅指南、地图、观光和购物指南。（三）现场管理小组参展商在报届时能够在展会上向主办单位申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备、停车等，办理有关手续及缴费。（四）突发事件应对方案1、紧急医疗在任何状况下都随时可能发生，参加展会的与会者会由于变化饮食、喝酒、睡眠局限性、疲劳、处在不熟悉的环境，会容易产生种种不适容易发生某些心脏疾病，中风和其它危害生命的病。需要得到展会工作人员的更多照顾。会展的组织者应当通过本地有关部门或机构协助成立一种紧急医疗救护系统，在展会现场安排医疗人员，并与本地的医院联系，一旦有紧急病人立刻安排救护并送到医院急救。2、每一种与会者都应当懂得碰到火灾的应对方法，会展组织者有责任告知客人逃生以及紧急逃生出口，向与会者充足提供防止火灾方面的资料。因此主办单位要印制防火手册，放在资料袋中一起提供应与会者参考。在展会现场重点检查安全设施配备的完好状况。3、每一种参加者在展会的现场碰到盗窃的时间都会给他们留下一种很不好的印象，与会者会对展会的品牌产生质疑。因此应当在展会期间加强警卫的同时也以书面资料的形式告知有关的防盗事宜。二、展会现场管理信息系统的体现（一）组织管理信息化充足运用互联网、文档、图片资料数字化解决等多个信息技术，提高展会组织效率。减少组织管理中的无章可循。（二）经营服务信息化作为当代服务业，会展的竞争说终究是服务水平的竞争，而只有实现了信息化管理的服务，才是高水平的服务。（三）战略研究信息化国际上的某些着名的品牌与展览场合，都非常重视来自会展信息化的程度与绩效。应用先进的技术队信息的采集、整顿，用信息化的手段加以分析，做出科学的服务用于评定，是会展经营机构生存与发展的核心竞争力。三、展会后续服务（一）数据分析统计提供数据分析报告，涉及门禁流量观众状况、观众调查表、财务项目的统计分析。当展会结束后，参展单位能够通过服务中心索取展位的时段客流状况，这种先进的服务会成为参展单位与客户之间沟通的最佳桥梁。（二）方案对策根据展会的实际状况统计展会期间碰到的参展商和观众提出的实际问题并提出合理的解决方案和对策为展会品牌发明价值，树立展会口碑，方便延续下届展会。（三）会展评定和展后总结总结工作是管理工作的重要构成部分，总结的功效是统计整顿工作资料，研究分析已作的工作，为将来的工作提供数据、资料、经验和建议。四、展会现场管理信息系统的构成（一）展会现场管理信息系统1、会展电子平台建设系统；2、会展网上系统；3、专业观众管理与交流系统；4会展客户管理系统；5、会展评定分析系统；6、会展场馆现场视频直播系统；7、会展秘书在线服务系统；8、节事赞助管理系统；9、会展服务商管理系统。（二）展览场馆的信息化管理展览场馆服务水平是考核一种展览场馆能否达成国际原则的重要指标。面对异地参观，场馆的当代化服务能够使参展观众在交流与信息分享方面省去更多的时间与精力，而考察一种场馆的信息化服务程度，已成为组展商选择场馆的重要指数。（三）组展机构信息化通过强大的展会信息系统的分析与统计，组展机构很容易就能够理解到目的市场的现状，并且能够通过对客户数据和展位预定状况避免展览会的失败和定错展位，能够提高对参展商以及观众的需求和服务质量，使展会的营销与收益得到科学的保障。（四）参展商系统信息化任何一种参展商都渴望在展会期间能有效的掌握自己的展台和观众流量的状况，同时也能理解产品的受众状况，展会在做好全方位的当代化的自拟吸附物系统后，参展商就能够对自己的参展状况效果了如指掌。五、会展信息化管理的作用会展的信息化管理的作用，重要体现在优化公司各类资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、拓展会展业务领域等四个方面。(一)优化公司各类资源资源与资产的最大区别在于，资源的价值含有潜在性，能够通过高水平的管理最大程度地发挥它的价值，这就是资源优化。计算机和互联网技术的使用，为公司管理者提供了一种公司资源规划和整顿的平台，提高了决策的效率和水平。任何公司的资源都可分为有形资源和无形资源两种，会展行业同样如此。在贸易展览会行业，最重要的有形资源是展览场馆和资金，最重要的无形资源是客户信息和智力资源。信息化管理正对这些资源的优化发挥越来越大的作用。(二)提高客户关系管理能力事实上，会展行业特别是展览会对于客户的熏视远不止把他们当作一种资源那么简朴。由于客户的承认和参加程度直接决定展览的成败，因此客户关系管理成为展会管理的头等大事。(三)提高会展服务的质量和效率毫无疑问，会展行业的各个经济要素如组委会、参展商、展馆等，始终在运用多个信息化手段提高工作效率，提高整个行业的运作水平。(四)拓展会展业务领域会展业务领域拓展的典型是网上会展。随着电子商务日益成为一种重要的经济运行形式，电信运行商提供了种类繁多、日益便利的上网手段。如果说过去品牌会展重要通过建立网站以宣传本身，那么今天的网上会展已经含有了某些传统会展所不含有的功效和手段，不再仅仅是传统会展的宣传手段，而是渐渐成为一种相对独立的新的会展形式。现在，某些大型会展纷纷开设电子版，有的干脆就全部搬到网上。网页设计也跨七了一种新的台阶，不仅设计精美、更新及时，并且普遍增加了许多实用性功效．如网上签约、下单、链接贸易伙伴等。与传统会展相比，网络会展含有参会者不受地区限制、交易成本低、组织工作简朴等优点，日益受到会展主办方的青睐。网上会展以其低投入、高效益的特点必将成为传统会展的有效补充和延伸。六、会展信息管理的重要内容(1)会展准备在会展开幕之前，主办方要围绕会展参加者解决诸多细节工作，在短时间内集中解决这些琐碎事项绝非易事，但很重要，细节工作直接关系到会展的效果，关系到会展参加者对主办方的印象。会呈现场信息服务系统能够协助主办方从繁杂的事务中解脱出来，达成事半功倍的效果。会展准备工作的内容：网页开发制作和信息发参展商信息的收集和整顿会展准备工作的内容展前观众邀请信息预登记胸卡设计和制作原有观众信息的导入会展准备工作的内容调查问卷的设计和印刷触摸屏系统设计和制作①网页开发制作和信息公布展览主办商运用服务商的技术力量，开发会展宣传网站。实现会展新闻、观众预登记、参展商在线申请、问卷调查、研讨会信息公布等功效。主办商能够通过该网页公布会展有关信息、在线招展(邀请参展商)和招商(邀请参观者)。参展商能够通过该主页理解会展信息，涉及上届会展状况和报告、本届会展日程和活动安排、展馆地理状况、酒店预订、运输和搭建等。同时，在参展后，即可将有关资料和信息在该主页公布、修改和维护，通过工作平台管理预约观众信息等。观众和公众能够通过访问该主页，查看主办商和参展商公布的有关信息，理解展览动态，预约参观等。②参展商信息的收集和整顿。全方面的参展商公司和产品信息是最有价值的行业数据资源中心。参展商信息有三个来源：参展商参展调查表、参展商发放的产品资料、参展商公司网站以及有关行业媒体的介绍和评价。通过这种方式比起传统的会刊资料，需要进一步完善，我们需要收集和管理整个参展商的参展展品型号、报价和销售渠道、行业背景、获奖状况等多方面的资料。按照行业特点把参展商和展品进行分类，能使参展商信息更加容易运用。’③展前观众邀请服务商能够根据主办商的规定对有爱好的客户和预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。④信息预登记主办商能够运用服务商的技术优势和专业队伍，完毕参展商和观众展会前信息的采集录入工作，彻底从这些细节中解脱出来。⑤胸卡设计和制作服务商能够根据主办商的规定，设计制作兼容非接触式智能卡、接触式智能卡、PVC条码卡、纸质条码卡等多个形式的卡证，同时，为展览主办商提供参展商和观众的胸卡设计和印刷服务。⑥原有观众信息的导入服务商能够提供对主办商原有观众数据科学化、合理化的整顿，使之更符合展览会的需求，并将其导入到现有的数据库中。或建立基于互联网的快捷、稳定的查询。⑦调查问卷的设计和印刷根据展览会的实际状况，服务商结合本身经验和问题库，提供调查问题咨询，会同主办商设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。⑧触摸屏系统设计和制作结合展览会风格和不同需求，设计独特美观的触摸屏系统，提高展览会档次，满足使用者理解、查询等需求。(2)现场服务①参展商服务。展商服务管理由展商登记、展商证卡制作、资料管理、欠费管理、展商申请服务管理、展商调查表、展台管理、展商调查表统计分析构成。②观众服务。观众服务涉及：观众登记、观众信息收集、制作证卡、门禁管理、电子会刊、事件管理、调查表分析和观众抽样调查分析构成。(二)展后信息管理根据不同权限，按照主办商各类查询条件的规定，在会后提供完整的卖家信息资料库和买家信息资料库。参展商顾客能够按照姓名、单位、职位、行业、学历等不同条件组合对到会的观众进行查询；同时，基于查询成果，能够查看具体信息、查看名片原件图像、下载观众信息等，同时，提供发送邮件和群发邮件等观众联系功效。在展览结束之后，为主办方录人和完善现场获得的数据信息，并协助主办方运用有关数据，有关服务以下：1．数据解决对展览会现场收集的观众信息和观众行为数据进行进一步的规范化解决。一是根据对应行业的特点，对多个不同部门和职位进行归类解决，拟定观众的部门属性(管理、销售、技术、服务等)、决策层面、职位属性(高级职工、中级职工、普通职工)归类部门和职位；二是通过邮政编码、电话区号和全世界都市数据库的互相校验，拟定观众所在都市、省份和大区信息规范地区；三是对残缺不全、明显无用的信息进行删除，提高信息的有效性进行观众信息整顿；四是对基本信息(姓名、单位、部门、职位、手机、邮件等)相似的观众进行识别，合并相似信息。2．会展统计分析报告为主办商和参展商提供基于数据的多个分析报告。提供展览会各会场和研讨会的观众达成人数、在馆人数、达成人数等，这些能够协助主办商分析现场展览效果，辅助将来展览方略。例如：分析不同主题会场的达成人数状况能够调节主题设立；研讨会主办者能够分析和比较不同研讨会场的在馆人数，理解演讲的受欢迎程度和达成效果等。会展统计分析报告涉及比例类分析报告、调查类报告等。比例类分析报告，是指根据规范化的数据，以饼图或棒图的形式提供基于观众职位、部门、观众来源区域等的分析报告；调查类报告，则是通过对观众填写的调查表进行统计和分析，对组委会关心的每个调查问题(观众感爱好的产品类别、会前各宣传媒体的效果、观众的行业细分等)提供备选答案的饼图、棒图或图表报告，以及对每个调查问题的有关性分析，如职位和某个问题见解的有关性分析。另外，提供对调查问卷的逐个查看功效。3．展后回访提供专业的观众回访服务，方式涉及邮寄、E-mail、传真等，内容涉及会后满意度调查、下届参观意向等，通过展后回访，能够分别管理观众多个联系方式的有效性，进一步提高信息质量。参展商和观众展后对会展网站的访问：观众展后访问本次展览会站点时，能够查看新公布的展览会资料、查询曾经访问过的参展商、查看参展商的最新信息、下载参展商的参展资料，并可通过留言簿或电子邮件联系参展商或主办商。七、会展信息化管理的有效途径(1)信息管理的原则化信息管理的原则化是指提高信息管理水平，建立计算机管理信息系统的前提条件，重要涉及原始数据收集制度化，信息载体规范化、信息加工程序化和信息传递工艺化等方面。(2)信息管理的高效化信息管理的高效化是指信息管理的各个环节做到及时、精确、合用和经济四个方面；高效率的信息管理既是信息管理工作的目的，也是贯穿于信息管理全过程的工作原则。(3)信息管理的当代化进行当代化的信息管理，需要做到人才建设和机构建设的完善、技术全方面、硬件过硬，同时，要树立当代化的管理理念。(一)会呈现场信息服务衡量会展公司能否办好一种会展的原则不仅在展览的收益上，更在于会展招展服务的水平上，而在会呈现场体现得最为直接和明确，现场信息化管理不仅提高了会展信息化水平和会展形象，更加好地为会展参加者服务，更能获得贵重的会展信息资源并挖掘运用。1．会呈现场信息管理系统的构造这一部分重要由下列几个系统构成，信息管理系统构造的系统：数据库管理系统观众登录系统组展商接口系统门禁系统客户终端系统信息管理系统构造的系统(1)数据库管理系统数据库管理系统涉及中心服务器系统、观众信息解决和质量确保系统两个部分，其中中心服务器系统是系统数据、应用程序管理中心，也是大量的会展有关信息数据的集中寄存中心；观众信息解决和质量确保系统是对登录大厅采集系统提交的名片电子图像做集中解决，并采用多重质量校验办法确保信息质量。(2)观众登录系统此系统涉及观众信息采集系统和现场制卡系统。观众信息采集系统是对观众信息进行采集，实现从纸质到电子文档的转换；现场制卡系统是为需要现场制卡的观众和参展商提供高速条码卡打印工具。(3)组展商接口系统现场信息解决完毕后，系统需要对信息进行进一步加工，才干满足会展主办商规定。这重要涉及：观众信息解决／下载系统(观众归一化管理、观众信息质量整顿、所在都市自动生成、观众信息查询解决、观众信息下载)；展览会报告生成系统(根据收集到的多个信息，进行分析统计，得到切实有用的分析成果)；展后信息查询系统(涉及观众基本信息查询、观众调查表查询分析管理、观众行为信息查询分析、观众数据对比校核、观众数据导出等)。(4)门禁系统门禁系统涉及大会入口门禁系统和研讨会门禁系统两个部分。大会入口门禁系统是实现对观众进出馆权限的控制和对观众行为信息的采集；研讨会门禁系统是对进出研讨会的观众进行扫描，以实现会后对参会人员的信息分析。(5)客户终端系统随着科技水平的发展，会展服务也随之有了新的内容，现在已经广泛使用触摸屏技术建设“人性化”客户终端。从技术层面来说，触摸屏系统由两部分构成：①触摸屏信息生成系统：根据参展商的展台、名称、类别等信息生成展台触摸屏系统；②触摸屏演示系统：根据触摸屏生成系统生成的数据显示对应会展信息。2．会呈现场信息服务每个会展的现场信息化管理都有它的个性，但普通会呈现场信息服务都涉及会展准备、现场服务、展后服务。结论展会现场的信息化经营和管理睬更加的普遍，主办方不会再为了招商招展而东奔西走，参展商和观众也能够更加精确的理解到展览的信息，更加好的接受展会的全方的服务，在将来的会展业，信息和技术方面一定会有一种崭新的面貌。对于展览会组织者来说，从客户服务的角度看，展览会提供的常规内容已不能满足需求，需要应用信息技术提高效率。例如传统的手工登记观众的办法经常造成拥挤，延迟观众的入场参观，影响展会效果，引发观众和参展商的不满。运用信息技术，快速制作和发放个性化胸卡，设立现场上网、触摸屏等现场导览系统，极大地方便了观众。快速及时的信息收集与解决，呵为参展商提供符合其需求的分析报告、观众数据等信息反馈服务。展览组织者为了给参展商和观众提供全方面配套的服务，经常会尽自己一切可能开发宾馆预订、交通、展品运输和清关、展台搭建、展具出租、服务人员(保安、翻译等)、广告宣传、