图书馆读者荐书服务的现状与发展

图书馆读者荐书服务的现状与发展

2利用专业图书馆的荐书平台港台地区主要大学图书馆藏书服务理念新，措施多。作为新用户系统的原始用户系统，它对系统的访问和使用得到了充分的了解和利用。清华大学图书馆也是INNOPAC系统的用户,在尝试利用INNOPAC荐书模块的过程中,感觉有必要对港台地区图书馆的情况进行调研。因而先后利用网络访问了17家台湾地区大学图书馆的荐书系统网站和10家香港地区大学图书馆的荐书系统网站。调研结果表明,香港地区的网络荐书系统界面较为简单,多数设有身份验证使校外读者无法全面了解其荐书业务情况,而整个台湾地区大学图书馆的荐书模式相对完整细致,更有借鉴价值。2.1荐购表的打印香港地区大学图书馆的荐书工作略显简单,笔者获得的最大启示就是针对视听资源、教科书、图书、期刊、电子资源、多媒体等不同类型资源提供不同格式的荐购表单和电子表格,读者既可网上填报,也可将填写后的打印表格交给工作人员。因为许多图书馆都需要先通过身份验证才能进入系统荐书,普通用户能够看到的与荐书有关的信息很少。经实地调研,了解到香港中文大学采访部网站内容完整,包括采购计划、采购原则、出版社和书商信息,对读者很有参考价值,但仅限校内读者浏览,外校用户无法访问。2.2文明整理的技术措施台湾地区大学图书馆先进的荐书服务给笔者带来很多启示,具体有以下7点:(1)建立完整的荐书网站。集中发布与荐书有关的所有信息,方便读者一站式使用。(2)设立荐书须知栏目。告知读者图书馆的经费分配、采购原则、学生采购额度、采购处理时程、工作人员联系方式等信息,既便于读者了解,也减轻采访人员咨询压力和信息审核的工作量。(3)展示荐书流程。用流程图或者文字方式展示图书馆荐书业务处理流程,使读者清晰了解工作过程,减少不必要的质询。(4)提供书源信息。分学科列出各出版社和书商的网站信息或者将各种书展的征订目录发布到网上,帮助读者掌握更丰富有效的书源信息。(5)制作智能化、内容精简全面的荐书表单。荐书表单是读者向图书馆荐书的主要入口,利用表单传递的信息是采访人员和读者交流的基础。选取表单字段时必须遵循简洁而详实的原则,书名、出版年和作者是首选必填字段;ISBN、出版社、所属学科、推荐理由是次选必填资源;价格、语种、典藏校区等是可选字段。智能化体现在信息查重和查准两方面,智能化查重是指读者在填写题名字段后可点击界面上的查重按钮,用题名作检索词自动核查该推荐书是否本馆已经购买或者是否曾经被推荐;智能化查准就是指读者通过表单输入题名信息后,点击目标书店的按钮查证该书的完整信息。(6)提供优先预约服务。为鼓励读者荐书并节省读者时间,图书馆为成功荐书的读者提供优先预约服务,为尊重读者意愿通常还在荐书界面上提供是否接受预约服务的选项供读者选择。(7)及时反馈推荐结果。荐书结果反馈作为荐书链条的最后一环具有非常重要的作用,它既让推荐人了解个人荐书结果,也让其它读者了解图书馆整体荐书情况,与读者及时交流,使读者体会到图书馆对荐书工作的重视,从而吸引更多的读者加入到荐书行列。台湾地区有代表性的大学图书馆荐书模式的综合对比情况,如表1所示。3关于两种荐书模式的研究如果说对港台地区主要大学图书馆荐书模式的调研分析帮助笔者勾勒出完整荐书模式的粗线条轮廓,对INNOPAC系统荐书模式的研究则将指导如何精雕细琢地实现本地化应用。在荐书服务模式的设计和实现过程中,INNOPAC系统管理员和采访员对荐书模块的流程、缺陷进行了多次讨论、分析和测试,希望能在充分利用原有功能的基础上合理改造系统,为荐书服务提供有力支撑。3.1关于荐书业务INNOPAC系统荐书模块的工作流程总体上分为荐书信息提交、荐书信息审核、读者回复、订购图书、读者预约、图书编目典藏、读者阅览7大部分,由读者和工作人员共同完成。与其他系统相比,工作流程具有以下特点:(1)读者身份信息自动审核。和INNOPAC系统用户库的结合帮助系统自动审核荐书人身份,并只接收系统有效读者的荐书请求。(2)书目信息自动查重。读者提交的书目信息进入荐书模块中,系统自动利用题名信息在系统正式书目库中查重,无需工作人员手工查重。(3)自动反馈处理结果。INNOPAC系统针对不同的处理结果设置几种固定的E-mail回复格式,减轻工作人员手工发送邮件的繁琐操作,使工作人员和读者的交互更加便捷,每一笔与读者的交互信息也可以发送到文件或固定邮箱中留存。(4)自动进入图书采编流程。对于接受的请求,采访人员基于荐书信息自动生成书目记录,被接受的读者荐书信息自动成为新建书目记录的200、700、210字段的内容,减少了工作人员的录入工作。随后生成的订单记录中不定长字段S自动记录推荐人姓名,便于后续统计荐书工作情况。(5)荐书者拥有优先预约借阅权。因为系统给合法用户增添了荐书人(Selector)角色选项,采访人员接收读者的荐书信息后,利用系统手工给读者增加荐书人角色,这个角色比普通用户增加接收邮件通知和优先预约两种权限选项,默认情况下所有荐书人都具有这两种权限。但是这两种权限的顺利启用必须满足各自的条件,接收到邮件通知的条件是用户库中存有读者的E-mail信息,优先预约的条件是读者没有超期未还的书和没有未交的超过一定限额的罚款。应读者荐书请求采购的图书在典藏之后进入流通验证环节时,系统自动为符合以上两个条件的荐书人发送取预约书的E-mail流通通知,保证荐书者优先借阅所推荐的图书。3.2读者推荐表结果:读者取得液压选经过反复测试,笔者总结出INNOPAC系统荐书模块的缺陷并提请公司解决。具体体现在:(1)荐购表单中字段不全且长度不够,录入信息不能完整保存。目前可以接收到系统中的字段长度中文为:作者字段5个汉字,题名字段37个汉字,书源信息、出版社、推荐理由三个字段各8个汉字。英文为:Author、Title、Source三个字段各40个字符;Publisher、OtherInformation两个字段各60个字符。对应的中英文字段长度没有等比关系,且界面上允许输入的汉字个数和实际接收到系统中的字段长度不一致。(2)读者身份验证没有明显的错误提示。对于输入有误的读者信息,系统虽然验证但没有错误提示,这种情况下推荐信息没有记入荐书系统,但读者不知情。(3)无法唯一定位重名读者。荐书模块中每条推荐信息只保留荐书人姓名、资料题名、推荐日期等信息,对于重名读者,系统不做判断,采访员也没办法处理。(4)查重方式单一。荐书模块目前只是利用题名字段查重,为了保证查重信息的准确性,需要增加著者和ISBN字段的查重方式。(5)给读者发通知的情境少。系统预设接受读者推荐后发两次通知给读者,一次是建立订单时,另一次是书到预约架上时。对于期刊或不允许预约的书,读者收不到预约通知。书商无法配送的书,删除定单记录后读者收不到通知。(6)没有荐书信息的集中存档功能。在INNOPAC系统荐书模块中,点击“同意”或“拒绝”等按钮后,荐书数据便会移出,处理的每笔读者信息不能由系统集中保存,不方便统计。国内暨南大学在2007年应用INNOPAC系统开展荐书工作也遇到同样的问题,而且从台湾、香港INNOPAC用户会的讨论记录都可以看到对上述问题的反映。尽管INNOPAC系统荐书模块的缺陷显而易见,但INNOPAC系统与读者用户库以及与采编流工作的紧密结合使其具有其他单独开发的系统无法比肩的优势,给采访工作带来很大便利,这让笔者最终决定选择INNOPAC系统的荐书模块作为荐书工作的基础平台。4关于系统荐书功能的改造笔者的最终目标是借鉴港台地区图书馆荐书服务方式的成功经验实现本馆完善的荐书服务模式。实现过程采取循序渐进、分而治之的工作方法,随着系统功能的完善逐步优化荐书服务。2008年5月在清华大学图书馆主页上重点推出“荐购书刊”服务,服务网页上列有荐购处理原则、荐购方式、服务承诺和联系人信息等项目。(1)荐构处理原则。告知读者图书馆将依据采选原则,根据年度采选计划、文献购置经费条件以及全校各单位文献收藏情况等因素,综合考虑是否接受荐购意见。(2)荐构方式。栏目中列出直接联络采访人员和网上提交表单两种方式供读者自行选择。图书馆为读者推荐了万圣书园、北京图书大厦、北京北发图书网等图书信息网站供参考。(3)服务承诺。图书馆承诺在收到推荐图书的信息后两个正常工作日内(周末、寒暑假和国家法定假日顺延),通过邮件反馈是否接受推荐。一般情况下,从发出订单至图书到馆完成加工编目工序上架,中文图书需要2-4周时间,外文图书需要3个月左右时间。(4)联系人信息。联系人信息中列出采编部主任详细的联络方式,足见本馆对于荐书工作的重视。采用INNOPAC系统荐书模块时,为了保证有最好的应用效果,笔者从三方面进行技术改造。(1)改造读者荐书界面。改造后的界面美观且友好,如图1所示:因本系统的身份认证基于INNOPAC系统的用户库,故只接受本校用户的荐书请求,因此将读者身份输入框放置在荐书信息输入框之前,以免浪费非本校用户的时间。笔者还自行开发了利用题名作为检索词自动到书商网站检索的功能,方便读者在提交表单之前查重或验证所填信息。读者在表单中输入题名信息后,点击题名字段后新增加的三个按钮,可以利用题名作为检索词分别到本馆馆藏目录、卓越网、亚马逊三个网站查询相关书目信息,下面列出自动到亚马逊网站检索信息的部分代码:为了得到更有价值的书目信息,将系统提供的书刊题名、作者、出版项、书源、推荐理由5个字段稍作调整,去掉出版项中的出版地,将书源字段变为ISBN字段。(2)读者个人信息收集。目前INNOPAC系统荐购模块存储的有效荐购信息中,只保留荐书人、题名、荐书时间三个字段信息,系统无法定位同名的荐书人。考虑到读者在填写荐书表单时,首先要输入正确的个人信息,因此利用程序来采集读者信息,存储起来以备处理荐书人同名情况。下面列出部分程序代码:(3)读者荐书反馈信息收集和展示。INNOPAC系统具有自动处理单笔荐书信息的优势,但是不具有存储处理过的单笔荐书业务的功能,无法自动集中展示荐书处理信息。为了弥补这一缺陷,目前设立中英文两个拒购邮箱分别保存中英文图书的拒购信息。下一步将开发程序处理保存到拒购信箱中的大量信件。5读者荐书服务改进措施基于INNOPAC系统构建的读者荐书服务模式符合当前Web2.0的理念,顺应了基于网络平台拓展图书馆新型业务、增强图书馆与读者交互途径的发展趋势。新型“荐购书刊”服务推出后得到读者和采访馆员的肯定,认为荐书服务和流程比原来有很大改进,而且更为合理有效。根据应用情况和笔者分析,“荐购书刊”平台还需要从以下方面进行改进:(1)采取用户联名申请的办法和公司协商,请公司改进现有产品。尤其紧迫的需求是增加表单字段长度和唯一定位读者。字段长度不够影响读者输入完整信息,也影响读者对荐书系统的信任。另外同名读者很多,必须唯一定位。增加荐书信息中的读者证号和E-mail信息字段是最好的解决办法。(2)增加读者可参考的书目信息源。按学科整理更为完善的出版社和书商信息供读者参考,书展时将书展的征订目录发布到网上供读者选书参考。(3)制作荐书信息公告网页。目前反馈是一对一的邮件交流,为了使读者对荐书情况有整体的把握,必须制作详细的公告网页,荐书信息包括荐书人、荐书日期、书名、出版项、处理状况等信息。(4)荐书情况统计。采用各种方法,得出荐书情况的统计数字,总结荐书业务现状,便于更好地开展荐书工作。随着技术的发展和读者需求的提升,读者荐书工作模式也将不断创新和发展,笔者将追踪先进的模式持续改进本馆的读者荐书服务工作。1引言读者荐书平台的建立(1)“一切工作以读者需求为中心”的服务理念逐渐被所有图书馆认同,资源建设作为图书馆的基本工作和源头工作,更需要采访人员深入了解读者需求,及时购买所需图书以解读者求书之急;(2)学科分支的细化和新兴学科的涌现使采访工作对采访人员具备的知识广度和深度要求提高,而大学图书馆的读者群具有非常深厚的专业背景,采访人员特别希望能借助读者的知识和力量共同完成采访工作;(3)各大出版社和书商书目信息的网络化展示拓宽了读者获得书源信息的途径,丰富的信息和灵活的获取方式为读者荐书服务提供了信源保障。清华大学图书馆很早就认识到荐书工作的重要性并于2004年自行开发了小型网络荐书系统并投入使用,借助这个系统读者通过表单向图书馆提交购书建议,采访人员通过邮箱接收并处理读者建议。这种方