国家科学图书馆编目业务外包编目数据质量控制研究

国家科学图书馆编目业务外包编目数据质量控制研究

自20世纪80年代以来，一种先进的企业管理模式——企业外包模式，已被国内外图书馆界采用，并迅速发展。其中，“企业流程嵌入模型”是当前图书馆企业流程嵌入管理模式中最常见的一种。它是指图书馆和图书外包商之间,借助现代化的网络技术,通过网上数据传输,异地或到本馆帮助图书馆完成图书分类、图书编目、图书加工任务的一项业务活动,以达到降低人力资本、节省时间、提高效率和质量的效果。针对如何适应这种新模式,解决好因编目业务外包而引发的一系列问题,本文结合中国科学院国家科学图书馆(以下简称“国科图”)编目业务外包的实践,分析外包编目数据存在的质量问题,提出了外包编目数据质量控制的措施。1多措并举,加快图书处理速度国科图早在2006年即开始引进出版商配置的中文书目数据进行采购选书,并以此作为编目的源数据,加快了采选的速度,减少了图书原始编目和套录的工作量,但因编目人员减少等原因,造成图书积压增多,新书与读者见面时间增长。为缓解这一矛盾,在2010年底,经过多家图书外包商竞标,国科图选定其中一家到馆进行编目,本馆编目员工作转向审校、培训、维护和其他业务管理工作。经过努力,缩短了图书加工周期,加快图书处理速度,解决了新书积压和滞后等问题,提高了文献服务的时效性。由于编目业务外包是一种新的工作模式,存在一些质量问题,对其必须引起足够的重视,才能确保编目数据的质量。2该标准在嵌入式业务包装中存在质量问题2.1重数量而轻质量由于出版商是经营图书的,目标是自身经济效益最大化,重数量而轻质量;又因缺乏有经验的专业编目员,不同出版商提供的书目数据质量各不相同,有些MARC机读数据比较完整,有些则欠缺,这些是造成源数据质量低的原因。2.2习得专业知识不够外包编目员学科知识面窄、专业水平低,缺少图书馆学的知识,没有学习过各种分类法、著录规则、机读目录格式等专业知识,只经过短期的简单培训,根本不可能完全掌握和正确执行各种标准、规则。为完成编目定额,对每项著录信息欠缺思考和分析,更不会发现源数据中已存在的错误。2.2.1文献特征部分的纠正对源数据里的题名、责任者等各项信息描述存在着不客观、丢项、漏项、相关字段前后不匹配等现象,不能及时发现进行更正,也就不能正确和全面揭示文献的特征。如:MARC头标区对丛书和专著不加区别、有丛书项225字段,遗漏对应的410字段;105字段图表等代码与215字段相关内容不符等。2.2.2法的体系结构、两目分类和分类标引国科图以《中国科学院图书馆分类法》(以下简称“《科图法》”)进行分类,并附加《中国图书馆分类法》(以下简称《中图法》)分类号,严格按照《中国文献编目规则》进行著录,按照《中国分类主题词表》(第2版)中规定的主题词或非控主题词进行主题标引。而外包编目员对两个分类法的体系结构、两者关系不清楚,尤其对《科图法》和主题标引缺少认识。主题标引与分类是密切相关的,主题分析的偏差和错误势必造成主题标引不正确、不规范,导致分类错误。主题标引方面,盲目跟从图书在版编目数据,沿用源数据中的主题标引、分类号,不予修改。论题名称主题词字段标引使用混乱,且子字段著录不全面。如:用逗号将主题词与非控主题词分隔,作为一个主题词使用。同类书、不同版本的同种书、分散著录的多卷书、丛书等主题标引的标引方法与原则,前后标引不一致。分类标引方面,对多主题的图书,不能根据各馆的具体情况正确选择主、复分类号。分类与主题不符,出现归类错误。对《科图法》的类目不熟悉,不能根据主题或源数据中的《中图法》分类号正确选择《科图法》分类号;也不会使用附表或注释,如交替类目下的注释“宜入xx.xx”,表示该类图书应分到xx.xx类下。同类图书前后分类不一致,如使用复分规则不统一,导致具有共性的图书无法集中。2.2.3图科图法馆藏数据由索书号组成,它是馆藏体系图书排架的唯一标识。国科图的索书号包含《科图法》分类号、著者号、种次号。由于外包编目员对此不熟悉,为追求速度,忽略查重,造成著者号重复,版本、译本不加区分等现象较多,严重影响了馆藏数据的整体质量。3外包动数据库质量书目数据质量是图书馆开展各项业务工作的基础,是实现快速准确检索的必要条件及实现联机编目、文献资源共享的前提。外包编目数据质量不仅影响书目数据库质量,也影响整个书目数据库体系的完整、规范和统一。因此,在外包编目加工实施过程中,加强数据质量控制,才能保证编目业务外包工作顺利展开。3.1文献分编标准化、著录本构模型的内容编码技术编目工作的标准化、规范化是衡量书目数据质量的标准,对编目加工质量起着重要的作用,也是为读者提供信息服务的前提和保障。因此,在国家通用标准的基础上,结合本馆的特点,制定一套完善的文献分编条例、著录细则和数据标准,明确规定各道工序的操作技术指标和质量标准,建立数据质量负责制,可有效保证书目数据的一致性、连续性和统一性,使外包编目员在编目过程中有章可循、有据可查,从而避免文献著录、标引的盲目性和随意性。在实践中,国科图制定了一系列的标准和规范文件,对不同类型图书和馆藏数据的著录、编目系统的使用等都有明确的规定,保证了外包编目数据的规范与统一。3.2加强培训,提高外包编目员素质编目是一项技术性、专业性和延续性较强的工作,需要广博的学科知识、丰富的经验和长期的实践积累。因此,针对各馆的编目特点,需要加强对外包编目员的重点培训,让他们深入了解本馆有关的著录细则和标引原则等,尽快地熟悉各类型图书著录方法、馆藏著者号的选取和区分以及如何正确使用分类法进行分类标引等,为确保外包编目数据按时、保质保量地完成奠定基础。3.3加强质量管理,确保编码质量管理体系科学的管理和有效的质量控制是编目业务外包成功的关键,应加大监管与质量控制的力度,把质量管理贯穿于编目业务外包的全过程,融入编目查重、数据著录、分类标引、添加馆藏等每个环节,由专人负责实时监控,跟踪工作的质量和进度,负责数据的审校和维护。国科图采取一对一的质量负责制,主要监控以下几个环节:3.3.1推动藏书著录统一查重是图书统一分类、集中排架的主要手段。通过查重能发现图书复本,将不同版本的同种书、不同作者的同类书集中,保证多卷书、大套书的著录统一、标引一致,及时发现书目数据库中原有数据的差错,及时更正。3.3.2著录数据错误和字段错误应注意的问题文献著录是客观、准确、一致反映文献信息的必要途径。重点监控检索字段的全面,著录字段的完整、准确,相关字段对应关系,书目和馆藏数据是否符合著录规则,特别是多卷书、大套书等是否集中著录或分散著录,是否与本馆书目数据库保持一致等,可以从整体上发现数据的逻辑错误和字段错误,及时纠正。3.3.3卷书或类书查重的合理性文献标引是影响读者检索、文献利用的关键。应认真审核主题词是否正确,分类是否准确、合理,分类与主题是否一致;多卷书或同类书查重后,能否与本馆原有数据的主题和分类一致。对多学科、多主题、边缘学科、跨学科的文献,选用一个分类号或简单主题,不能完整地揭示文献的内容及学科属性,也会影响文献标引的广度和深度,因此,全面进行主题标引,增加附加分类号,可提供多途径检索,提高文献的查准率和查全率。3.3.4是否符合著录标准、数据维护馆藏数据也称索书号,是馆藏排架和读者查找图书的主要依据。加强索书号查重,可以避免复本书漏查、同书异号、异书同号问题。检查索书号是否符合著录标准,著者号选取是否正确,是否需加区分,尤其是多卷书、大套书、会议录是否与原有数据保持一致,是否加卷期或会议年代以示区分,等等,才能保证本馆同类书的集中排架以及馆藏数据的一致性、稳定性和延续性。此外,数据维护也是外包编目数据质量控制不可缺少的重要措施。只有不断地发现问题,及时修改错误数据,才能保证编目数据的高质量。3.4及时反馈并及时通知外包商图书馆在与外包商合作的过程中,如发生业务调整、工作流程变化,应及时通知外包商积极配合;若发现数据质量问题,应及时反馈给外包编目员修改。而外包编目员遇到编目问题,也应随时提出,等待反馈意见再行处理;若有人员变动,外包商应提前通知图书馆,以便调整工作安排。只有双方经常不断地相互交流、沟通、友好协商,才能确保外包编目员的稳定和外包编目工作的连续性。3.5制定合理的评估标准,做好质量评估工作为提高外包编目数据质量,应建立一套质量评估体系。严格按照招标的要求拟定评估标准,对数据的完整性、规范性、准确性、出错率等方面进行分析和评估,了解数据质量的整体水平