前期物业管理服务各项规章制度及管理措施

前期物业管理服务各项规章制度及管理措施一、小区移交服务管理规章制度1、前期物业移交方案物业移交分两个部分，一部分是物管移交，一部分是房屋移交。物管移交包含物业现场管理权、物管用房、竣工资料、物管人员培训、分户钥匙；房屋移交指向小业主进行分户实物移交，并完成相关费用的收缴及代办产权的相关资料的收取。其中物管移交的物业档案资料，在实施物业服务管理之前，开发建设单位应向物业服务公司移交关于物业的各类资料及相关图纸：（1）综合资料◆项目土地使用合同、红线图、立项文件、工程申报批建文件及计划批准文件（永久）。◆建设许可证、工程建筑报建表（永久）。◆工程招、投、定标文件（永久）。◆上级机关的决议、决定、批示等工程重要会议纪要和指导性文件（永久）。◆征地批文、协议文件（合同文件）、红线图（永久）。◆初步设计方案、设计鉴定审批文件（永久）。◆施工合同、施工许可证、施工执照（复印件）、开工报告、施工量放线图表记录（永久）。◆单项工程质检监督委托文件、成果报告、单项工程竣工验收证文件（永久）。◆工程勘测资料：地质图勘察报告、地形、地貌、控制点、永久性水准点的坐标位置图、水文、气象、地震等设计基础材料（永久）。◆竣工验收会议文件及质量评审材料、竣工报告、竣工验收证文件（永久）。◆工程决算文件、三算表（永久）。◆消防设施验收合格证（永久）。（2）土建资料◆主体隐蔽工程验收记录（永久）。◆图纸会审和设计修改变更及联系单（永久）。◆事故处理记录（永久）。◆建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位及各种观测记录（长期）。◆原材料产品及重要构件出厂证明、试验报告、材料换审批单、试件试验报告（长期）。（3）给排水、消防资料◆开、竣工报告及中间交工验收证明文件（永久）。◆图纸会审及设计修改变更通知（永久）。◆事故处理及探伤记录（永久）。◆隐蔽工程验收记录（永久）。◆材料构件出厂证明及材料代换审批单（永久）。◆管线标高、位置、坡度、测量记录（永久）。◆试水、闭水试压试验记录（永久）。◆设备调试记录（永久）。◆管线清洗、通水、消毒记录（短期）。（4）电气资料◆开、竣工报告及中间交工验收证明文件（永久）。◆图纸会审及设计变更通知（永久）。◆事故处理及探伤记录（永久）。◆隐蔽工程验收记录（永久）。◆防雷电极接地实测记录（永久）。◆引下线焊接记录（永久）。◆材料构件出厂证明及材料代替换审批单（长期）。◆绝缘电阻测试、试验记录、试运转记录（长期）。◆空调资料、动力、通讯、有线电视资料。（5）施工图◆总平面布置图（包括综合系统图）（永久）。◆建筑施（竣）工图（永久）。◆结构施（竣）工图（永久）。◆给排水、消防施（竣）工图（永久）。◆电气施（竣）工图（永久）。◆空调施（竣）工图（永久）。◆智能化系统施（竣）工图（永久）。◆通讯施（竣）工图（永久）。◆液化（煤）气施（竣）工图（永久）。（6）声像资料◆建筑前后的现状、侧、立面照片（永久）。◆内外景观照片（永久）。◆工程奠基、开、竣工典礼、重要领导人或知名人士视察、剪彩、题词照片、录音、录像（永久）。◆工程主要部位隐蔽和处理大事故原状及处理后的照片、录像。（7）物业接收工程项目现场验收依据◆所有的已经发布的各专业的验收规范和质量标准（包括国家、行业和地方的，较为完备的规范、标准）。◆前期施工全同（协议）制定的标准，要求。◆所有的各专业施工所用的施工图、竣工图纸，设计变更单。◆所有的设备，材料等的技术说明文件，安装使用说明文件和设备、设备制品和主要材料等的清单、合格证等。◆隐蔽工程验收记录和中间试验记录。◆工程质量事故处理记录。◆前期施工阶段竣工验收报表（包括政府部门和监理公司出具的）；分项、分部、单位工程质量检验评定记录。◆设备试压、试运行合格报告等。（8）物业工程验收流程（9）物业工程验收移交项目物业工程移交项目表(一)项目评价存在问题整改建议电气系统高、低压配电室主要机电配电箱建筑主体及公共区域照明、开关、插座及配电箱防地接地系统其它空调系统中央空调机组冷冻机组水泵、换热器等设备地热系统暖通管路系统公共区域暖通用管井燃气设施管井公共区域燃气设施管井换、排气设施其它给排水系统公共区域生活用水管井蓄水箱（池）、管路草坪等浇灌设施卫生洁具等设施排水管路等设施公共区域排水管井化粪池及排污设施公共区域排污管井及管路其它物业工程移交项目表(二)专案评价存在问题整改建议电梯系统电梯轿厢及设备电梯井道与底坑附属设备曳引机及其它设备电梯井道照明等电梯井道门等电气控制设备系统其它消防系统各种指示标志灯喷淋头/烟、温感探头消火栓管路及设备灭火器等设备消防排烟、送风系统消防水池（箱）消防电气控制设备监控中心设备其它 物业工程移交项目表(三)项目评价存在问题整改建议通信网络系统电话系统设备宽带、网络系统系统有线电视设备有线电视插座等公共广播/应急广播设备背景音乐、音响设备监控系统监控设备系统监控用的各种传感器等办公自动化系统办工自动化系统设备物业管理运营信息系统办公和服务系统信息服务系统智能卡管理体制系统工程计算机网络管理系统安全防范系统入侵报警系统电视监控系统出入口控制系统电子巡更系统车库管理系统综合布线系统建筑群主干线建筑物主干线水平布线其它其它物业工程移交项目表(四)项目评价存在问题整改建议土建工程1.主体结构：地基钢筋混凝土结构砖混结构抗震性能2.外墙：防水墙及墙面3.屋面：保温隔热性能防水性能排水设施面层4.建筑地面5.公共楼梯6.门窗玻璃7.卫生间防水8.其它物业设施交接文件（五）序号交接项目型号规格数量接收意见处理结果确认123456789101112131415161718物业公司经办人签名：物业公司盖章：开发商经办人签名：开发商盖章：2、入住服务管理计划业主入住是物业管理服务工作流程中关键的一个环节，同时也是物业公司展示自身形象，树立品牌，打开工作局面的良好契机。（1）办理入住高效迅捷1）合理安排业主（使用人）的入住时间，以人为本安排入住流程环节，节约业主（使用人）办理手续时间，加强节假日的入住办理：2）设立入住服务流程台，一条龙式办理入住手续，随到随办，简洁高效。3）协调联系供气、供电、供水、电信、有线、银行等相关部门，为业主（使用人）提供便捷的服务，方便业主入住。（2）入住期的便民服务措施1）延长入住办理时间，现场提供装修咨询服务：2）在入住期内由物业服务中心清洁员组建一支入住有偿服务队，为业主提供便利的特约专项服务，同时为应付各类突发事件奠定基础。3）组织家私及装修建材展销。统一办理入住期间公司将组织一些品质优良、信誉良好的家私厂商和装修建材商家，到小区内进行现场展销服务，方便业主按需选材。4）成立便民搬运队。为解决小区入住期间搬运量大、业主搬家难的问题，我们将组织便民搬运队，为业主提供有偿搬运服务。（3）日常管理阶段公司自项目小区业主（使用人）正式入住起，物业服务中心将严格按照物业服务合同及相关约定，精心管理，细心服务，实现环境效益、社会效益和经济效益共赢的局面。1）接待和值守承诺制定完善的物业服务方案、规章制度及岗位操作流程，质量管理、财务管理、档案管理等制度健全；管理人员和专业技术人员按照国家规定取得有关物业管理职业资格证文件或岗位证文件。管理服务人员统一着装、佩戴公司的标志；服务主动、热情，行为规范、礼貌；接待、迎送业主（物业使用人）时，称呼恰当，语气诚恳，耐心细致；对业主的报修和咨询应细心周到，对收费项目、服务方式、服务标准、收费标准等事项向业主做出说明，征求业主（物业使用人）的意见；并向业主公示物业服务项目和收费价目；有完善的值班制度和交接班制度；每日工作有详尽的记录；不定期的征询业主对物业服务的意见，分类整理并有针对性的进行整改。2）服务时限承诺公示24小时服务电话，急修10分钟内到达现场，6小时内修复，若不能，对业主做出合理解释；小修不过夜，特殊情况必须做出合理解释及限时承诺；服务时限不得以节假日和休息日时间顺延。（特约服务、不可遇见的情况可不受此时间限制）；报修、维修和回访有详细完善的记录，存档备查。3、秩序维护制度（1）形式分析项目小区地处紫荆山南路与七里河的交汇处，毗邻都市村庄，在秩序维护方面存在以下一些难点和重点：1）在入住期居住区内将存在大量的临时装修施工人员：2）项目分期开发建设，导致周边闲杂人员及外来务工人员的流动性大、数量多：3）一期小区内未建封闭围墙，开放式小区给管理上带来难度；4）本小区属政府保障性住房，人口密度大，人流出入大，并且人员复杂，在秩序维护上带来一定难度。上述不利因素的存在，给我们的秩序维护工作提出了较高的要求。为此，我们将在秩序员的素质修养、秩序维护体系的设定、管理的重点等方面采取对应措施，协助政府有关部门做好本区内的秩序维护工作。（2）人员组织：成立秩序维护队，配置秩序维护人员，身体健康、责任心强、训练有素，有秩序维护工作经验；品质高尚，作风正派，热爱秩序维护工作；统一进行岗位技能培训后上岗，并定期进行军事体能训练及岗位技能再培训，提高岗位职责能力；熟悉小区环境、物业管理相关法律法规，能恰当的处理和应对小区秩序维护工作；配置对讲装置和其他必备的防范工具；上岗时统一着装，配戴统一标志和值勤工号，仪容仪表规范；值勤时不得抽烟、吃零食、背手、掐腰、相互攀谈等，不得出现弯腰驼背、前倾后靠等不文明、不规范的现象；交接班制度完善，有详细的交接班记录及巡逻记录、值班记录。1）门岗承诺：主出入口24小时值班，实施双岗，严格按照物业服务合同的约定实施进出车辆管理、访客登记等，其中机动车辆实施证、卡管理制度，更好的为业主服务；小区大件物品外出实施管理并进行登记；引导、疏通上下班高峰期进出小区的车辆，小区交通秩序井然有序；对进出小区的家政、装修等服务人员实施临时准入证管理制度；制定有秩序维护、火灾、公共卫生、盗窃等突发事件的应急预案，如有此类情况发生及时采取相应措施，防止事态的进一步发展，并视情况报告主管领导及政府有关部门。2）巡逻岗承诺：制定全面完善的巡逻计划、方案，按规定线路进行巡逻，全天每2小时巡查1次，重点部位、重点防范、重点时间以及特殊情况加强巡逻；人、机结合配置有安全监控设置的，实施24小时监控，及时处理安全隐患；接受业主（使用人）的投诉和求助；遇到突发事件时，及时报告主管领导和有关部门，必要时采取正当防卫，防止事态进一步扩大，协助政府有关部门保护好现场和证据；秩序维护巡逻有记录。4、绿化清洁制度（1）共用楼道清洁承诺：共用楼道每日清扫1次，每周拖洗1次；每日收集清运业主（使用人）的生活垃圾2次；每日清理1次电梯口和通道摆放的烟灰缸内垃圾和烟头；每日用干净的抹布擦抹1次楼梯扶手、各层和通道的防火门、消防栓箱、灯具、墙面、地脚线、指示牌等公共设施；楼梯间墙面、天花板每月除尘1次，无蜘蛛网；每月擦2次楼梯到外墙及共用门窗玻璃。地面、楼梯间洁净，无污渍、水渍、灰尘，无乱贴乱划现象，无擅自占用现象，无乱堆乱放；每周对共用楼道按层进行抽查，确保每层纸屑、烟头等杂物不多于2处；楼梯扶手用纸巾擦拭50厘米，无显著痕迹。（2）电梯及电梯厅清洁承诺：电梯厅每日清扫1次，必要时增加清洁次数，每周拖洗1次；工作时间内不定时的进行清洁巡检，确保电梯厅洁净无杂物；电梯轿箱每日用抹布擦拭1次，擦拭时间应错开电梯使用高峰期；电梯门壁、灯饰及顶部每周清洁1次，保障轿箱四壁光亮、无显著手印等，灯具洁净无灰尘；玻璃镜面明亮无灰尘，用纸巾擦拭50厘米无明显痕迹。（3）传达室共用卫生间清洁承诺：每日早、中、晚对共用卫生间清洁3次，清洁时悬挂明显标识；清洁内容包括（通风换气、清洗洁具、洗刷烟灰缸、清除地面垃圾、用干净抹布擦拭卫生间墙壁、更换垃圾袋等，确保卫生间内洁净无异味、无杂物）；每周用抹布擦拭灯具1次，发现墙壁、地面有杂物时及时清理，目视室内无烟头、纸屑、积水、污渍等；每月进行2次消杀。（4）停车场、共用车库或车棚清洁承诺：每日清扫1次，每月拖洗2次；墙面及箱柜上的灰尘做到日清，每周用湿抹布擦拭2次，确保地面无垃圾，墙面及箱柜无灰尘；地下室、车库的积水坑和排水沟每半月清理1次，门窗、消防栓、指示牌等每周清洁1次；地下管线每季清扫1次；视情况及时组织地下室消杀工作；地面无垃圾、污渍等；室内空气流通，无异味；墙面、管线无灰尘。不定期对车库进行巡检，发现铁制品锈蚀进行更换，发现其他问题及时整改。（5）道路清洁承诺：每日清扫1次，在7：30之前完成，根据季节变化和实际情况增加清洁频率，并不定期进行清洁巡查，发现垃圾及时清理；道路无垃圾、杂物、积水、泥沙等；50㎡范围内痰迹控制在3个以内；烟头等杂物100㎡内不超过3个；路面无直径1厘米以上的杂物；地面的垃圾滞留时间不超过1小时；路边灯具每月清洁1次，无灰尘，灯具内无蚊虫，灯盖、灯罩、灯座洁净。（6）标识、宣传牌、雕塑、信报箱清洁承诺：标识、宣传牌、信报箱等每日擦拭1次，雕塑每月擦拭2次，清洁后洁净无灰尘、无污渍；用纸巾擦拭50厘米无明显痕迹。（7）绿化带清洁承诺：绿化带每日清扫1次，绿化区域内无杂物；秋冬季节或落叶较多季节适当增加清洁次数，确保绿化带的清洁；绿化带每100㎡内杂物不超过3个，座椅无灰尘；不定期的对绿化带进行清洁检查，绿化带里面垃圾停留时间不得超过2小时。（8）休闲、娱乐、健身设施清洁承诺：每日清洁1次，擦拭干净，设施表面无灰尘、无污渍；设施表面无锈蚀，设施周围无果皮、纸屑等杂物；每半月对设施进行润滑、养护、消毒1次；发现设施、设备存在脱焊、脱漆、断裂及其他安全隐患，及时进行维护处理。（9）门卫、岗亭、监控探头清洁承诺：门卫、岗亭每日清洁1次，内外地面无杂物；门卫、岗亭周围5米内无烟头、痰迹等杂物；室内外墙面每月清洁1次，在日常的检查过程中发现问题及时处理，保持墙、地面干净、整洁；登记表及秩序维护工具摆放规范整齐；监控探头用镜头专用纸每月擦拭1次，监控探头外表用微湿的毛巾擦拭；擦拭不得划伤镜片，清洁后镜头洁净，探头外表干净无灰尘；监控室及室内设施设备每日清洁1次，用纸巾擦拭50厘米无显著痕迹。（10）垃圾桶、果皮箱清洁承诺：高层按层、多层按幢设置垃圾桶（箱），垃圾实行分类清理，每日清运2次，便于垃圾处理；垃圾桶每日抹布抹2次，定时、定点进行清洗，垃圾桶洁净无异味；垃圾桶、果皮箱周围无散落垃圾、无污水、无蚊蝇、无明显污迹；垃圾桶、果皮箱无污迹、无油污；定期进行消杀。（11）垃圾收集与处理承诺：生活垃圾实行分类清理，垃圾桶、垃圾箱每日清运2次；建筑垃圾（袋装化）定点堆放，定时清理；生活垃圾日产日清，对有害物质分离特殊处理；粉末性垃圾运送途中应加以遮挡，防止垃圾掉落或飞扬引起二次污染；垃圾收集车封闭，确保无垃圾洒落、无气味飘散等。（12）卫生消杀承诺：夏季蚊、蝇孳生季节，依据季节和实际情况制定具体的消杀计划，并实施消杀；在进行消杀工作时不能影响业主（使用人）的正常生活；仓库、地下室、办公室、食堂等场所无蚊、蝇、鼠等有害动物；目视无污渍遗迹。5、装修监管措施为维护项目小区外观形象的统一、美观，保障小区的正常使用功能不被破坏，我们将从实际出发，以小区结构、设施、外观为装修工作的监管重点，对业主装修实施严格的管理。依据我们多年来所获得装修管理的经验与教训，将在项目小区的装修管理上实施“一把手工程”，由项目经理亲自抓装修管理，着重抓装修宣传培训——装修审批——装修跟踪——违章装修即时处理——装修验收五个环节的工作，力争服务在一线，监管在一线。为正面引导业主装修，我们将为业主提供装修咨询、装修设计服务。（1）拟采取违章装修控制措施：1)业主办理入住手续；2)对业主、装修施工队伍进行装修须知培训；3)申报装修，严格方案审核、签订装修押金、办理入场手续；4)装修监督：环境、治安、消防；5)发现违章，立即发出通知，上门工作，晓之以理、动之以情，说服业主整改，说服无效，配合有关部门，以经济、法律手段解决。为加大装修宣传培训的力度，我们将充分发挥社区文化的导向功能、约束功能，并架起物业服务中心与业主的桥梁，真正提高业主按章装修的自觉性。（2）为做好业主的装修培训工作，我们将提前对每一个业主进行培训，向业主和装修单位发放《装修管理规定》，明示装修规定、违章装修的危害性和处理措施。①装修审批，严格把关针对装修管理上对房屋结构、外观保护的特殊要求，我们对业主申报的装修方案进行严格审批，并加强装修审批人员的内部管理，以确保装修审批严格把关。装修审批重点如下：1）保证房屋设施的正常使用功能。审核重点：房屋结构、管线，电梯、供水、供电、供气管线。2）保证房屋外观统一美观。审核重点：阳台、窗台、空调安装、晒衣架、遮阳蓬安装及管线走向。3）装修材料符合防火规定。②建立细致严密的装修跟踪监管体系业主装修、施工，指定专职责任人，实施“全过程”追踪监管。每天巡视施工现场不少于2次，通过现场巡查及时与业主沟通，了解施工方案及装修工程进展，把违章装修消灭在初始阶段。③处理违章装修的三个手段1）情理手段业主出现违章装修，做到以理说服业主，以情感化业主，争取业主的支持和理解，让业主自觉接受整改的要求。2）经济手段在业主装修申报时，详细告知装修注意事项和影响安全的禁止行为，如出现违章装修，除了采取说服教育、行政压力促使其整改外，针对违章情况，采取返还原状和经济赔偿等经济手段控制，从经济上控制业主的违章装修。3）法律手段业主装修申报手续中，物业服务中心分别与业主和装修施工单位签订具有法律效力的《装修协议文件》和《装修责任文件》，划清物业服务中心、业主、装修施工单位之间的责、权，对住宅装修进行法制管理。对违章装修并无视一切的业主，我们将通过行政法律途径予以解决。二、档案管理规章制度1、档案管理概述（1）资料的收集1）建立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。2）资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际需要出发，扩大信息资料的来源，从时间上讲是指：从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指：物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。（2）资料分类整理根据各类资料的性质和规律，将资料分类归档，以便今后利用。（3）资料归档管理归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要，项目小区的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如信息盘、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。档案的出、入室都有严格的规定：出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出，入室时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。（4）档案的运用采用先进的检索软件，逐步建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。1）外部网：开通互联网。建立项目小区业主论坛，随时掌握业主动态；经常浏览政府相关网站和物业服务各种论坛，及时掌握最新的法规政策和物业服务理念。2）内部网：物业服务中心内部联网。运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用；所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查；使用过程中应注意保密。2、档案资料的类别档案资料大体分为物业管理政策、法规资料，竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。（1）项目小区建设资料（如下表）名称资料内容工程建筑产权资料1）规划图纸、项目批文、用地批文2）建筑许可证、开工许可证、各楼登记备案证3）拆迁安置资料工程技术资料1）竣工图—总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸；2）地质勘察报告；3）工程合同及开工、竣工报告；4）工程预算5）图纸会审记录6）工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）；7）隐蔽工程验收签证；8）沉降观察记录；9）竣工验收证明文件；10）新材料、构配件的鉴定合格证文件；11）水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证文件；12）砂浆、混凝土试块试压报告；13）供水、供暖的试压报告；14）园林绿化的图纸和清样；15）设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保文件和保修单，操作手册等；16）有关工程项目的其他重要技术决定和文件（2）前期物业服务基础资料（含业主档案、装修管理档案巡视记录）名称资料内容物业资料小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料住户资料1）住户迁入资料2）住户人员档案3）住户维修档案事务资料1）事务值班表2）事务交接记录表3）业主搬出（入）物品登记表4）日常事务巡视记录5）业主回访登记表合格分承包方资料1）维修申请表（附图纸）2）维修工程队安全责任文件3）临时施工人员登记表4）施工单位营业执照（3）投诉与回访及其他管理服务名称资料内容维修资料1）维修申报表2）维修服务派工单3）维修回访记录表4）公共设施维修记录秩序交通管理资料1）日常巡查记录、交接班记录、值班记录2）查岗记录、闭路电视监控系统录像带3）物资搬运放行记录、紧急事件处理记录4）车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议设备管理资料1）公用设施保养维修记录2）各项机电设备保养维修运行记录3）设备分承包方维修保养记录4）设备检查记录社区文化资料1）活动计划实施方案、总结记录2）文化活动图片及录像记录3）传媒报导员工管理资料1）员工个人资料、聘用表2）员工业绩考核及奖惩记录3）员工培训计划及实施记录4）员工培训考核记录5）员工外出考评及参加演练记录6）员工住房及内务管理记录业主反馈资料1）服务质量回访记录表2）业主意见调查、统计记录3）业主投诉及处理记录表行政文件资料1）物业服务中心主管值班及督察记录2）政府部门文件3）物业公司及主管领导部门文件4）物业服务中心规章制度、通知、通报等文件5）物业服务中心荣誉一览表6）物业服务中心接待来访参观记录表业主委员会资料1）筹备成立文件2）成立后运行文件3、业主档案管理（1）目的确保业主档案的真实、完整，便于项目管理。（2）适用范围项目小区的业主及物业使用人。（3）职责①物业服务中心客服档案员负责建档及日常管理。②物业服务中心经理及经理助理负责每月检查。（4）工作程序①档案建立◆物业服务中心客服档案员负责为入住业主建立档案，并负责日常管理。◆档案内容包括：（但不限于）1）入住通知文件2）分房通知单3）车位认购通知文件4）购房及租房合同文件5）业主身份证复印件6）业主委托文件复印件7）楼宇交接签收单8）整改/维修联系单9）临时出入证申请表10）业主登记表11）车辆出入证申请表12）项目小区使用公约承诺文件13）装修申请表14）装修单位承诺文件15）装修人员表16）装修开工单（复印件）17）其他由业主签章的承诺文件或申请表②档案管理◆业主档案为每户一个档案袋◆档案袋上标明楼号、单元号及户号◆按单元号顺序排列，每幢楼独立建档◆档案柜上标明楼号◆每单元建立一个档案目录，内容包括：1）编号2）建档日期3）文件名称4）修改日期5）经办人签名6）备注◆每个档案柜必须放入防霉防蛀片③档案注销1）业主搬离项目后，档案及时注销2）注销档案与搬离项目申请表一同归入注销档案专柜3）注销档案保存两年4）注销档案保存两年后，档案管理员会同物业服务中心经理与公司行政主管一同负责销毁，并在“档案销毁工作单”上签字备案后归入公司有关档案。4、项目小区设施设备档案管理（1）目的确保项目档案的真实、完整，全面反映项目的设备状况，便于项目管理。（2）适用范围项目小区所有公共部分的设备、设施。（3）职责1）设备维修主管负责项目设施设备档案的建立与日常管理。2）客服档案员负责设施设备档案的检查。（4）工作程序①档案建立◆设备维修主管负责档案的建立与日常管理◆每个设备或设施一个档案袋。◆档案袋内《设备情况一览表》中包括以下内容：1）建档日期2）设备、设施名称3）生产厂家名称4)生产厂家地址、邮编5)生产厂家电话6)生产厂家联系人7)保修单位名称8)保修单位地址、邮编9)保修单位联系电话10)保修单位联系人11)保修期12)保修卡编号（附保修卡）13)设备位置（附位置图）14)责任人15)维修日期16)维修内容17)维修单位18)常用零配件名称19)常用零配件数量20)常用零配件放置地点21)备品入库日期22)备注（附图纸）②档案管理◆档案袋按系统排列，每个系统独立建档。◆档案袋上注明编号、系统、设备或设施名称、责任人。◆档案系统应包含以下内容（但不限于）1）照明系统2）消防系统3）供水系统4）供电系统5）排水系统6）污水处理系统7）电话系统8）通信系统9）电梯系统10）绿化系统11）项目内其它必须建档的设备、设施◆每个设备、设施按系统归类、编号、设置目录◆档案柜上标明系统类别◆每个档案柜必须放入防霉防蛀片③档案注销1）设备、设施报废或移出项目，档案及时注销2）注销档案与报废单或出门证一同归入注销档案专柜3）注销档案保存两年4）注销档案保存两年后，移交公司行政部处理5）移交清单签署后保存两年三、公建配套管理规章制度业主（使用人）对物业共用部位、共用设施设备和相关场地使用情况享有知情权和监督权。1、物业管理服务配套用房管理，根据《物业管理条例》、《郑州市物业管理条例》及《前期物业服务合同》等约定合理使用物业服务用房，并根据相关规定制定使用管理细则。2、商业用房、车辆停放场所等管理服务上依据相关合同及协议约定，遵循业主至上原则，并公布出租与使用对象的相关情况，杜绝污染环境的租户进驻小区，为业主提供一个优美的生活环境。在商业用房中，我们将引进银行、邮局、药店、诊所、商务中心等服务项目，并在有限的面积中合理安排好冼衣店、五金店、照相馆、裁缝店、修理店等项目，以最大限度地方便业主生活。四、房屋、设施、设备管理规章制度1、房屋修缮养护对于管理服务区域内的房屋公用部分，应指定专人每日巡视，发现问题，及时向服务中心主任汇报。服务中心主任视存在问题的复杂程度，如属保修期内，通知开发建设单位施工队维修，如超过保修期，按照相关法规要求，完善手续后，合理安排自修或委托他方维修，并做好相关质量记录。天台、阳台、外墙、窗台渗水在保修期内的，通知开发公司及时处理并对进度进行跟踪，保修期以外的，协助业主联系专业防水补漏公司查明原因，并协助业主做好修缮养护工作。楼梯间的墙面、台阶、扶手等设施应当每五年至少修缮粉刷一次;房屋的天面和外墙应当每十年至少修缮粉刷一次。所需款项从住宅维修资金支付，资金使用的明细表，应当向业主公布。房屋的空调架、防盗网等外观设施应当每三年至少粉刷一次，其费用由业主或承租人承担。各部门应对装修的方案严格审核并对装修过程进行监督。严禁对房屋的内、外承重墙、梁、柱、楼板、阳台、天台、屋面及通道进行违章凿、拆、搭、占、不得影响相邻房屋的使用或危及其他业主房屋的安全。发现占用楼梯间、通道、屋面、平台、道路、停车场、自行车房（棚）等公用设施而影响其正常使用功能的，及时通知业主并进行清理。房屋主体防雷系统应在每年三月份上旬进行一次全面检查，检查避雷装置焊接点连接是否可靠，同时对避雷带进行除锈刷漆，确保接地体的可靠接地，并做好相关记录。外围及车场的照明灯罩，每半年至少清洁一次；沟、井、渠盖，木、铁围栏、公园椅、旗杆、大型吊灯等每年至少进行一次油漆翻新或彻底清洁。设备房内严禁吸烟，严禁堆放易燃、易爆及与管理无关的物品并按消防规定配足有效灭火器材。设备房门应有“机房重地、非请勿进”标识，进出随手关门。设备房中重要设备上端如有排污管等设施时，应在该设备上端加设喇叭口等设施，做好防护措施，以保证重要设备的使用。高低压配电室、变压器房、空调机房、电梯机房、大型设备的控制室等重要设备房，需装置干湿球温度计，对环境的温、湿度进行监测，设备房内气温须保持在+40℃以下，相对湿度须保持在80%以下。参观来访需进设备房，凭维修队长通知，并指定专人陪同方可进入并登记在《参观来访登记表》上。设备责任人负责每日检查设备房，查看房内环境温度、湿度，记录设备运行数据，每周清洁设备房一次。2、设备运行维护（1）日常保养工作由设备责任人负责每天巡视责任范围内设施，正常情况下无需记录，发现问题及时处理，并记录在《公共设备、设施保养维修记录表》上。（2）维修队长每天负责检查监督保养维修工作，发现问题及时处理，并记录。（3）服务中心主任或客服主管至少每月会同维修队长及设备责任人对各类公用设施的状态及其质量记录进行一次巡查，发现问题，及时在《公共设备、设施检查记录表》中予以记录，明确整改处理的责任人、完成日期，完成后由维修队长进行复查，并做好复查记录。（4）设备检修等级按以下分类进行:日检：巡视检查维护。对设备房及设备周围环境进行清洁，检查设备有无漏水、漏油等现象，确认设备运行状态是否有异常情况，如实记录《公共设备、设施检查记录表》。月检：属预防性检查。对设备性能进行全面检查，对故障隐患部位进行修理或调整，预防事故保证设备正常运行。季（半年）检：属维护性修理，对设备进行清扫、加油、调试。年检：属恢复性修理。对设备局部解体，除进行月检的工作范围外，应着重恢复设备的电气性能、机械和精度，检修或更换主要零、部件及附属装置。大修：属彻底性修理，对设备进行全部解体，全面检查、试验、探伤、调试，更换全部不合格零、部件及附属装置。大修应结合小区（大厦）发展的需要进行技术改造。维修队长应视设备运行情况及时提请设备大修报告，经服务中心主任和工程部审核后报公司批准执行。分承包方保养维修：依据合同之内容，进行定期保养及故障的处理。（5）服务中心应建立设备（工具）汇总表和设备管理软件，将机电设备及其设备检修情况和重要零部件更换情况在软件中予以记录，并相应在《公共设备、设施保养维修记录表》中予以记录，以便今后维修工作的开展。（6）对重要设备，特别是进口设备易耗零、部件，服务中心应有适量的材料、零、部件的贮备，做好突发故障的及时处理。（7）维修队长应根据批准的检修计划和维修内容，做好检修前调查准备工作及防范措施。涉及到影响人身安全和生活、办公等非常密切相关、易引起业主（使用人）投诉或易影响公司形象的重要维修工作，工程技术部及服务中心主任需到现场指挥、协调、组织实施。（8）设备大修，工程技术部应派人到现场进行维修状态检查、督导检修人员按工艺精检细修，解决技术难题，保证检修质量。设备鉴定标准应参照国家部级行业验收规范进行。（9）工程技术部应在设备检查前10天编写本次设备检查表，对服务中心的机电设备运行和保养维修情况进行检查。检查方法采取重点抽查（设备局部解体、测试）及全面普查相结合的方法。参加检查人员由工程部根据每次抽检设备的重点确定。检查结束后，工程部要对检查情况进行总结，对存在问题限期整改。每次检查后一个月内，由工程部对检查中发现的问题点进行复查，检查和复查结果通报公司各部门。服务中心维修队解决有困难的问题，可提请工程部协助解决，或请专业厂家解决。（10）年度检修计划由服务中心在每年12月15前上报工程技术部审批。各部门应严格执行检修计划，如有特殊原因需变更检修计划时间，应提前一周报工程部批准。（11）服务中心应设专人负责保存必要的、与运行设备相符合的技术图纸、产品说明文件及相关资料，以便系统地、历史地掌握设备状态。3、绿化种植保养、景观设置保护等的计划、方案、要求（1）绿化种植保养绿化植物的种植宜在雨水充足，植物生长旺盛的季节进行(3-8月份)。种植树木时，需综合考虑树冠、树干的大小，留置适当的土球，保证有足够的根系。绿化植物移植时，应切断主根，尽量保持足够的须根，以使其能迅速恢复生长。为了减少蒸发，保持植物体内有足够的水分，在移栽树木时，一般要去掉三分之二的枝叶。对须根少或难成活的树木，要剪掉所有树叶，只保留树干。移植草皮时，在每块草皮之间须保持适当的空隙。园林植物的浇水，应遵循“不干不浇、浇则浇透”的原则进行。室内盆栽植物，应每周喷淋叶面，并用湿毛巾擦拭，每次浇水后，及时清洗垫盆。室外植物的浇水时间，应根据天气状况和季节而定。5至10月份，在9：00之前，15：00以后浇水；11月至次年4月份，在9：00以后，17：00以前浇水。刚修剪过的植物，易被病菌感染，一般在修剪3天，待伤口愈合后再浇水。天气干旱，必需浇水时，应避免把水浇在伤口上。视情况对室外植物浇淋叶面，除去表面灰尘。室内盆栽植物，每月移至室外无直射阳光处，接受一周左右光照。草坪是喜光性植物，应保持足够的阳光。草坪生长过密时，要及时修剪，高度控制在6——22厘米，无杂物，无60平方分米黄土裸露，对于墙角阴暗角落，种植荫生藤本花木。乔灌木应保持美观的形状，枝条无杂乱现象。绿篱花球必须形态明显，无突出长枝。草坪高度应保持在4cm左右。立春前进行较低修剪，一般保留草茎