公司人事档案管理办法规章制度

1、公司人事档案管理办法规章制度篇一：人事档案管理制度人事档案管理制度第一章、总则第一条： 为规范人事档案管理工作， 提高档案管理水平， 有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在 企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集 团各项工作服务，特制定本管理制度。第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成 部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行 集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历 史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。第二章、管理职责第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责a 、负责制订、

2、修改和完善集团人事档案管理的相关工 作管理制度与实施细则等规范；b 、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督 检查；c 、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理 工作；d 、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；e 、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查 与督导。第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各 子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管 理行为。第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负 责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管 理企业管理部所有员工人事档案管理工作。第三章、人事档案内容 第七条：人事档案一式两套（原

3、件由各子公司行政部保 管、复印件由集团人事部统一管理） ，是由历史地、全面地 反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；b、考核、考察材料；c、奖励及处分材料；d、培训记录及外训协议等材料；e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；f、其他可供企业用人参考的资料。第四章、档案编号管理第八条：各子公司行政部门必须按照OA 管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每 100个档案做一个标记，方便查找。 由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换 编号（转出单位办理离职手续） 。第五章、人事档案的收集与整理 第九条：日常收集员工

4、履历表、试用期考评表、各种奖 励、职务任免、岗位 / 待遇调整表、续签合同等材料。各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的 七日之内（试岗期结束） ，必须将新进员工的人事档案收集、 整理并进行归档。日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之 内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段 特别需要做好人事档案资料的归档工作。1 、新员工报到时 新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资 料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书 写上档案袋编号（口取纸） 、员工姓名、性别。结束试岗期 后的三个工作日之内，将以下档案、证

5、件和资料进行再次归 档： 许昌怡通集团应聘人员求职表 （必须要有面试评 价表及审批人意见签署） ； 身份证（双面都印在同一页上， A4 纸）、学历证、 学位证及其他相关资质证件的复印件；2 、员工办理正式入职手续时 员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、 证件和资料进行再次归档：（ 1）许昌怡通集团应聘人员求职表 （必须要有面试 评价表及审批人意见签署） ； 身份证（双面都印在同一页上， A4 纸）、学历证、 学位证及其他相关资质证件的复印件3 、员工办理转正手续时 员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须 将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋： 该员工的应聘求职表 、试

6、用期考评表 ； 劳动合同 、保密协议；4 、员工办理调动手续时 各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日 内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有： 岗位 / 待遇调整表 ；、工作交接表;、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表 、待办工作（事宜）移交明细表；5 、员工办理离职手续时 各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三 个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装 入的资料有： 该员工的书面离职申请书； 离职清算表、离职申批表;、员工离职工作移交表；(5)、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细 表、客户资料移交明细表 、待办

7、工作(事宜)移交明细 表。第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的 人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制 度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。第十二条：在整理过程中 , 不得私自涂改、抽取或伪造 档案材料。第六章、人事档案的借阅与移交 第十三条：凡借用人事档案，必须填写人事档案借阅 登记表，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理 部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在 7 天内归还， 如确因工作需要，可办续借手续。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印第十四条： 人事档案的移交分为人事档案移交和人事 档案管理人员

8、工作变动移交两种。第七章、其他规定 第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临 时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需 要由人力资源部自行确定。第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受 过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档 案管理制度进行档案保管和档案销毁。 第十八条：集团人 事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行 检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的， 视情节轻重，处罚人事档案管理员 50200 元，其所属各子 公司领导负连带责任，处罚 100 200 元。第十九条：各子公司

9、人事档案管理人员是定岗管理，凡 与原人事档案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管 理部，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50 200 元，各子公司相关领导承担连带责任，处罚50200 元。第二十条：奖惩投诉员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以 处置。1 、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员 工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。2 、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投 诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属 造谣生事的，可以对投诉员工予

10、以行政记过处罚。第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。 第二十二条：本制度从下发之起实施。篇二：企业人事档案管理办法 企业人事档案管理办法第一条 为加强和规范员工档案管理，依据中华人民 共和国档案法和企业职工档案管理工作规定及干部 档案工作条例 ，制定本细则。第二条 中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理， 派专人负责 ; 其余员工的档案均由人力资源部档案管-理- 员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。党委办公室 和人力资源部的档案管理人员的档案实行交叉管理。第三条 员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地 劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范 人物死亡以后，其

11、档案由公司档案室按规定向有关档案馆移第四条 人事档案管 -理- 员的职责（ 一） 、保管员工档案 ;（ 二） 、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;（ 三） 、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;（ 四） 、登记员工工作、工资、奖惩情况 ;（ 五 ） 、为领导和有关部门提供员工的情况 ;（ 六） 、做好员工档案的安全、保密、保护工作 ;（ 七） 、定期向档案室等部门移交档案 ;（ 八） 、办理其它有关事项。第五条 人事档案的内容及分类归档（ 一） 、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;（ 二） 、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自 传材料 ;（ 三） 、本人自我鉴定，组织鉴定材

12、料 ; 对员工的考察、 考核、评价材料 ;（ 四） 、政治历史审查及甄别复查材料 ;（ 五 ） 、员工参入党、团材料 ;（ 六）、奖励 （包括科技和业务 ）及各种先进事迹材料 ;（ 七） 、入伍、退伍、辞退职、出国等材料 ;（ 八） 、处分、取消处分的材料 ;（ 九） 、任免、工资、职称等材料 ;（ 十） 、学历和评定的技能等材料 ;（ 十一 ） 、其他有较大价值的可供参考的材料。第六条 人事档案材料的分类严格按干部档案工作条 例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。第七条 人事档案的收集、保管和销毁一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档 案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档

13、案都应造 册登记。二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、 文字清楚、手续齐备。四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不 得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、 分管领导批准，并编制销毁清册。六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。 档案要做到防盗、 防火、 防蛀、 防潮、 防光、防尘、防污染。七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存 档，不得直接入卷。 每年要对档案进行一次整理、 校对工作。八、档案应分类编号后存放，编号应与

14、员工编号统一， 防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。第八条 人事档案的利用和传递一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位 介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部 门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批 查阅员工档案。四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做 好记录。五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交 报告，分管领导批准，严格履行登记手续。六、任何人不得查阅或借用本人及亲属 （ 包括父母、配 偶、子女及兄弟、姐妹等 ） 的档案。七、查阅档案必须严格遵

15、守保密制度和阅档规定，严禁 涂改、圈划、抽取、撤换档案。八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月 内移交其档案。九、员工调动、 辞职，解除劳动合同或被开除、 辞退等， 已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或 户口所在地的街道办事处。十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登 记手续，不准邮寄或交本人自带。十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转 递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印 章。第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接 收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档 案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。第十条

16、 本细则未尽事宜按企业职工档案管理工作规 定和干部档案工作条例办理。第十一条 本管理细则由公司人力资源部负责解释。篇三：员工档案管理制度 员工档案管理制度一、目 的为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、 真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整， 防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本 管理办法。二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。三、职 责公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理 部门。四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、 层次清楚、整理规范。五、档案管理内容1 、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘 人员登记表、面试

17、记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职 证明、各类合同及协议。2 、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评 结果、培训审批表、 员工外派培训合同、 外出培训反馈表 （证 书原件）、员工培训统计表。3 、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类 整理。4 、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终 止）劳动关系，死亡等情形。六、程序1 、新员工报到后， 收齐新入职员工的所有手续、 证件、 资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方 书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档 案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归

18、入每位员工的 个人档案袋，电子档案以 HR 管理信息系统为平台进行统一 管理。员工人事档案管理人员须忠于职守， 严格遵守公司 员 工保密管理制度 。2 、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、 录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业 ）证明等。七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现 系统时效性强的优点， 及时更新、 变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下：1 、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自 生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归 档；