公文写作基础知识

公文写作基础知识讲座

主要内容一、公文的历史二、公文的概念（特点、作用）三、公文的种类四、公文的格式五、公文的写作一、公文的历史公文不是现代才有，古而有之，是中华优秀文化的传承。上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察。————《周易》文以载道以文辅政文治武功古代公文：最早追溯到商周时期的“甲骨文”、“钟鼎文”。《尚书》——我国最早的文章总集。多数也是公文，六种体式：典、谟、训、诰、誓、命。“典”用于记述典章制度；“谟”是议政的策论；“训”是教诲开导的论说文；“诰”是进行训诫的文告；“誓”是军队出征的誓词；“命”是君主的命令和诏书。这些文体，跟现代的命令、决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告等，都有一些近似之处。秦代：公文从文类到体式都得以充分的发展。李斯等人为了提高公文的办事效率和可靠程度，还制定了现在仍在沿用的“抬头”、“用印”等制度，这标志着公文在当时已经相当成熟。汉代：更加丰富完善。种类：书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表等等，其中，皇帝对臣下使用的文体主要是诏、制、策、敕，臣下对皇上则主要用章、奏、表、议等，已有了大致固定的下行文和上行文的区分。同时，在表达上和结构上，也有了一些相对固定的格式。尤其值得一提的是，当时的公文还产生了一些流传后世的名篇，如贾谊的《陈政事疏》、《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，司马相如的《上书谏猎》等。三国魏晋南北朝：以曹氏父子为代表。曹操亲自动手写过不少公文，代表作有《让县自明本志令》、《求贤令》、《求逸才令》、《慎行令》、《修学令》。曹丕不仅亲自撰写公文，还推出了有关公文写作的理论专著《典论·论文》。他说文章是“经国之大业，不朽之盛事”。唐宋时期：公文日益成熟。元明清时期：已经非常完备成熟。历史上著名的公文和“公文事件”：诸葛亮的《出师表》魏徵的《谏太宗十思疏》韩愈的《论佛骨表》苏轼的《为政之宽严》陈琳的《为袁绍檄豫州文》骆宾王的《代李敬业传檄天下文》康梁“公车上书”近代：辛亥革命以后，南京临时政府于1912年颁布了第一个现代公文程式条例。中国共产党成立后，也很快有了自己的公文体式，瞿秋白还于1931年起草了《文件处理办法》。1942年，陕甘宁边区政府发布了《新公文程式》。建国后，政务院于1951年发布了《公文处理暂行办法》，以后多次修改，一直发展到目前所用的《党政机关公文处理工作条例》。

最新标准：2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》；1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。二、公文的概念公文的概念广义：公务文书，为公事所用文本。（包括领导讲话稿、汇报材料、调研报告等等）次广义：是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的文书。（包括各类证明、审计报告等）狭义：特定公文（党政机关的公文）

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。机关公文：党政机关公文活动所用的文书，主要包括：特定公文、事务公文、规约公文等。公文的特点1.作者的特定性2.体式的规范性3.制作的程序性4.作用的权威性1.作者的特定性公文是机关的意志作者是机关或机关领导人撰稿人和作者不同公文作者是法定的

我国刑法第一百六十七条规定：伪造、变造国家机关、企业、事业、人民团体的公文，“处三年以下有期徒刑、拘役、管制、或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。”法定作者在职权范围制发公文2.体式的规范性公文体式包括：文体、结构和格式统一规范显著红头文件规范目的：便捷高效，体现公文的严肃性和权威性公文体式由法定部门制定规范中办、国办：《党政机关公文处理工作条例》2012.4国家标准：《党政机关公文格式》GB/T9704-2012全国人大：《立法技术规范》3.制作的程序性公文写作不同于一般写作，是集体制作。公文制作有严格法定的程序，否则没有效力。4.作用的权威性公文是制发机关的权力和意志，是行政运行的工具。国家机关公文代表国家机关的权力和意志，具有法定的强制力。受文机关不执行，就违背管理规则，违反法律、法规。公文作用的权威性受到职权范围、时间等因素的影响。公文的作用领导、指导作用

在公务活动中，上级机关对下级机关发布的公文，起着指导、管理的作用。交流、沟通作用

公文是交流情况、沟通信息的一种书面工具，能协调各部门的信息传递的工作，有利于信息的正式交流。宣传、教育作用

公文中经常号召向他人学习。告诫人们引教训为借鉴，或者介绍先进的经验等等，具有明显的宣传和教育作用。依据、凭证作用

公文是以文字的形式把有关事项和发布规章制度记录下来，作为工作的依据。三、公文的种类公文的种类：根据《条例》，十五种。（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。区别：决议必须经过法定会议审议通过；决定可以由法定会议、一般会议审议通过，或直接作出决定。决议一律要求下级执行；决定或要求执行，或周照告知。授予荣誉称号或给予处分，用决定；审议机构成立或撤销，用决议。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。特点：是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。据《中华人民共和国宪法》和《地方各级人民代表大会组织法》规定：中国人民代表大会常务委员会委员长、中华人民共和国主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任可以发布命令。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。特点：公报具有权威性、指导性和新闻性。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。区别：内容不同。公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，多与政治方面有关；通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，多是业务工作方面。发布范围不同。公告面向国内外的广大读者、听众；通告的范围则相对较窄，只是面向“一定范围内的”的有关单位和人员。使用权限不同。公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。特点：意见的实质是提出切合实际的可行性建议，发挥参谋和指导作用。其见解中的态度是诚恳的，即使是下行文中的“意见”也没有决定或者通知等文种的强制性那样强烈。作为上行文或平行文的“意见”，必须以“知无不言，言无不尽”的态度，对上级或平行机关提交本机关的建设性见识，充分发挥好参谋作用。可下行，可上行，可平行。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。特点：最常用文种，是知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。特点：强调内容本身的合法性、真实性；奖励、批评、告诫、传达常用。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。区别：请示是下级机关向上级机关请求；报告是向上级机关汇报，请示是上级机关是一定要答复，报告并不要答复，视报告的内容情况，可以答复也可以不答复；另外，请示请求批准某种事项。报告是汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。特点：被动性。先有上报的请示，后有下发的批复。针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复。权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。明确性。批复的内容要具体明确，不能有模棱两可的语言，使得请示单位不知道如何处理。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。特点：离不开“人大”。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。特点：函是常用文种。沟通性：相互商洽工作、询问和答复问题；灵活性：行文关系灵活；格式灵活；单一性：一份函只宜写一件事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。特点：机关内部公文。内容要记实；观点要鲜明；条理要清楚。与会议记录不一样，会议记录是事务文书，是会议讨论发言的实录，一般不予公开；会议纪要在一定范围内传阅，要求贯彻执行。上行文：下级单位向上级单位行文。典型文种“请示”、“报告”。应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。下行文：上级单位向下级单位行文。典型文种“决定”、“决议”、“命令”、“批复”、“通报”、“通知”等。应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。平行文：平级单位或不相隶属之间单位行文。典型文种“函”。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。最常用：通知、函；经常用：请示、报告、纪要；较常用：决定、通报、批复。四、公文的格式公文格式：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。具体规定：《党政机关公文格式》版头份号公文印制份数的顺序号涉密公文应当标注份号密级和保密期限公文的秘密等级和保密期限涉密公文应当分别标注密级与保密期限。密级：绝密、机密、秘密紧急程度公文送达和办理的时限要求紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”发文机关标志发文机关一种是发文机关全称或者规范化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文使用主办机关的发文字号。签发人上行文应当标签发人姓名。主体标题由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。正文公文的主体，用来表述公文的内容附件说明公文附件的顺序号和名称。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。附注公文印发传达范围等需要说明的事项。附件版记抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。页码公文页数顺序号。密级份号保密期限紧急程度发文字号发文机关标志分隔线标题主送机关正文联合发文的版头发文字号签发人几个常见问题：1.字体：（1）标题：2号小标宋体字；居中；长标题分行应注意词意连贯性，呈菱形或梯形排列。

梯形标题（2）正文：3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以“一、”“（一）”“1.”“（1）”标。层次序数：第一层“一、”（黑体）（小标题无标点）；第二层“（一）”（楷体）（小标题标点皆可）；第三层“1.”（仿宋）（要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。中共××委员会关于××××请示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（空二行）（空一行）×委〔2012〕x号签发人：xxx2.日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。以负责签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准成文时间标识时，右边要空4字。

2015年11月14日

附注3.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。“—1—”4.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件：1.×××××××××××××

×××××××2.××××××××××××ד附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。5.符号：引用文件的，必须用“（××〔〕××号）”。〔〕〔〕〔〕（重要事情说三遍，六角括弧）6.联合行文：一般用主发机关文号，落款依次排列发文机关名称，依次在发文机关名称上盖章，只有一个日期。7.纪要格式：会议纪要格式可以根据实际制定；但也必须遵循相应规则。标题可以直接用“会议纪要”，也可以用“会议名称+纪要”，如“党工委会议纪要”，“项目建设协调会议纪要”，也可以用“关于×××会议的纪要”。一般，出席人员名单放正文后或附件说明。出席：×××××××××请假：×××××××××列席：×××××××××记录：××ד出席”等用3号黑体，人名用3号仿宋。五、公文的写作文无第一。文章之道，不可道也。怎么写公文，是一个体式规范的问题，就是要选择正确的文种，运用正确的格式，完整清楚表达。怎么写好公文，是一个境界水平的问题，一言难尽，没有定论，关乎文字能力，思维能力，逻辑能力，文学素养，理论功底，政策水平，业务素质，见识阅历。。。。。。毛主席教我们写公文毛主席《工作方法六十条》第三十七条：文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这些都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是:第一，概念不明确；第二，判断不恰当；第三，使用概念和判断进行推理的时候又缺乏逻辑性；第四，不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。做经济工作的同志在起草文件的时候，不但要注意准确性，还要注意鲜明性和生动性。不要以为这只是语文教师的事情，大老爷用不着去管。重要的文件不要委托二把手、三把手写，要自己动手，或者合作起来做。第三十八条：不可以一切依赖秘书，或者“二排议员”。要以自己动手为主，别人帮助为辅。不要让秘书制度成为一般制度，不应当设秘书的人不许设秘书。一切依赖秘书，这是革命意志衰退的一种表现。第三十九条：学点自然科学和技术科学。第四十条：学点哲学和政治经济学。第四十一条：学点历史和法学。第四十二条：学点文学。第四十三条：学点文法和逻辑。胡乔木：《怎样写好文件》。几点基本要求1.内容要求

符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。文种正确，格式规范。2.文风要求

内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼

3.方法要求

深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。公文写作常见的几个问题（一）文种使用不当。（两类：已有文种选择不当，比如该用请示的用报告，该用函的用请示；生造文种，比如关于×××的建议，建议不是机关公文，关于×××的申请，申请不是机关公文，等等）（二）行文规则混乱。1.越级行文2.多头行文3.请示一文多事4.党政不分（应党委对党委，政府对政府，如经开区管委会对市政府，党工委对市委）（三）提法不当。有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。（比如，“四个全面”战略部署，中国特色社会主义理论体系，等等，固有提法不能乱写乱改）（四）名称表述混乱。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：①单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称。如中共湘潭经济技术开发区工作委员会，简称湘潭经开区党工委，湘潭九华经济建设投资有限公司，简称九华经建投，内部也可简称“投资公司”。②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。比如湖南省湘潭市九华××公司，前面用湖南××、后面用湘潭××、九华××，就不严谨。③随意用简称。特别是对企业的简称，应当有必备要素，不能引起歧义和混乱；还有一些机构名称很长的部门或者领导小组的办公室，不能乱简。（五）时间表述含糊。1.用时间代名词而不用具体日期。2.年份随意省略。3.年份不使用公元纪年。（六）词汇使用不当。1.滥用与领导同志有关的专用词汇。如“重要指示”、“重要讲话”，一般只用于中央领导同志，非正式公文里或口语有的时候讲了就讲了，正式公文不能乱用；如“视察”，省部级以上或者人大代表（领导）可以用视察，不能乱用；一般可以用“检查”、“考察”、“指导”。2.滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。3.滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人觉得烦。4.重复用词。“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神”。这句话意思是说得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了。5.乱用时髦词汇、网络词汇、生造词汇。严禁使用违反社会主义公德、汉子语言标准、会引起歧义和造成不良影响的不正确词汇。6.用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好象也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？又如“严格会议纪律”，严格后边缺了动词，应加上“遵守”一词。（七）数字使用不统一。公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有：1.数字概念不清楚。2.数字概念不准确。3.数字书写形式不统一。正文中除一些约定俗成的叫法外（如“十三五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十八大”错写成“党的18大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。几种常见公文的写作一、通知的种类及其写作方法1.印发、批转、转发性通知（1）印发性通知印发性通知适用于印发法规和规章以外的其他文字材料，如方案、纲要、计划等。写法与发布性通知相似，只是标题中出现的文件名称一般不加书名号，且应注明“印发”二字，如：卫生部办公厅关于印发传染性非典型肺炎防治培训方案的通知。（2）转发性通知转发性通知适用于转发上级、同级或不相隶属机关的公文。

标题写法类似于印发性通知，只是需要注明“转发”字样。两种特殊情况：一是被转发的文件本身也是一个通知

不可写成“×××关于转发×××关于××××的通知的通知”，要省略其中一个“的通知”字样。如北京市药品监督管理局转发国家食品药品监督管理局《关于含麻醉药品复方制剂管理的通知》时，标题为:

北京市药品监督管理局转发关于含麻醉药品复方制剂管理的通知二是层层转发有关文件的通知

如《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知的通知》

标题应只标明转发最高级机关的文件，上述标题应写作：××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知

至于被省、市等转发的经过，可在正文中交代清楚。还需要注意，转发性通知的标题中除法规和规章名称加书名号以外，转发的其他文件一律不加书名号。（3）批转性通知

批转性通知适用于批转下级机关的公文，如某下级机关的意见经上级机关认可后，用通知批转给其他下级机关贯彻执行。写法与转发通知相似：☆标题需标明“批转”两字☆正文上级机关批语+下级机关来文★简单式

只要用一句话表明本机关对所批转公文给予“批准”或“同意”的态度，然后简要提出贯彻执行意见和要求即可。★复杂式在上述内容外，再加上对有关问题的重要意义的阐述，提出执行要求的必要性。通知正文

一般由通知缘由、通知事项两部分组成。

通知缘由

这部分应交代发文的原因、背景、依据。如通知是由发文机关根据自己的职权直接提出指示性要求的，这部分一般写出本通知的意义和当前存在的问题；若是为贯彻上级机关的某一文件而制发的，这部分交代通知的发文依据和目的。通知缘由结束后通常以“现通知如下”、“现将有关问题通知如下”等过渡语承启下文。通知事项

这部分是正文的核心部分，应该写明具体工作的原则、方针、方法、措施、要求和步骤等，一般具有影响面较大、有一定的政策性的特点。这部分内容较复杂，一般应分条列项，做到层次鲜明，重点突出。指示性通知的语言要准确，措辞严谨得体，语气要坚定，显示出上级机关的权威性，但一般不用命令和告诫的语气。（4）公文生效标识和成文时间

正文结束后在右下方标注成文时间并盖发文机关印章。2.知照性通知。

知照性通知适用于告知某一事项或某些信息，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，启用新印章，更改电话，更正文件差错等。

标题

一般由发文机关、事由和文种组成

正文

一般由通知缘由和通知事项两部分构成

篇幅短小的两部分合并在一起；篇幅长的分段阐述。

通知缘由只说明制发通知的原则、目的或根据，不进行说理分析，不阐述发文的意义；

通知事项部分也只知照有关事项即可。☆☆知照性通知行文要简洁明了，结尾不提执行要求，常以“特此通知”等惯用语结束全文。3.事务性通知。事务性通知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交代任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。

☆会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。特别注意：各类方案、办法、规章、制度、意见等需要下发到下级的各类文件，一律用通知形式。比如：湘潭经济技术开发区管理委员会关于印发《×××》的通知各直属机构、驻区机构，响水乡人民政府、和平街道办事处：《×××》已经党政办公会议审议通过，现予印发，请认真组织实施。湘潭经济技术开发区管理委员会

2015年月日（如果没有经党政办公会议或者党工委会议审议，需要写明：经党工委同意，经管委会同意，经党工委、管委会同意，经研究，等等。此外，一般方案类的，需要下级有具体措施组织实施的，用“请认真组织实施”，一般规定类的，告知下级并要求下级遵照执行的，一般用“请认真贯彻执行”、“请严格贯彻执行”，等等。）

二、报告与请示的写法★上级机关收到下级机关的报告以后，一般不需批复。

★在表现方式上，它主要运用叙述的方式，概括地叙述工作的进程与有关动态、建议，即使有时需要论述道理时，也要在叙述的基础上采用叙议结合的方式进行。

★★党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。标题要写明发文机关、发文主题、文种主送机关写给哪一个机关的就写哪个机关的名称

正文。一般由开头、主体、结尾三部分组成

①开头。一般先总述前一阶段（或前一个时期）的工作情况，包括取得的成绩和存在的问题，以此作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”作为过渡语，引起下文。

这部分要落笔入题，上承报告标题中的事由，下启正文主体内容。②主体

写报告内容是行文的重点，如果内容庞杂，可采用条款式。★如果是反映某一方面情况的报告，写明事情经过、原因和结果；

★如果是侧重总结经验，就要对成绩和存在的问题进行必要的分析，归纳出规律性的东西；★如果是工作汇报，应写明工作完成情况、取得的成绩和存在的问题、经验和教训，也可简单地交代下一步工作安排或打算；★如果是报告某一事故或事件，就要写清发生事故或事件的时间、地点、单位，涉及的人员，事故的详细情况或事件的经过，造成的后果或影响，还要分析主观和客观原因，最后写明处理情况或提出处理意见。③结尾。

常用“特此报告”、“特此备案”、“特此报告，请审示”、“以上报告如有不当，请指正”等惯用语结束全文。

落款。写明发文机关与日期。如果标题中已出现发文机关，只写发文时期，并加盖公章即可。报告的写作要求

1.态度言辞，谦恭诚恳。

2.材料真实，观点明确。充分掌握实际材料，让事实说话。事实应当准确无误，切忌无中生有、以点带面。

同时，鲜明表示发文机关对于事情赞成或者反对等态度，切实提出解决问题的建议、措施，以利上级机关斟酌、决断，不可闪烁其词、模棱两可。

3.及时报告，不含请示。行文及时，便于上级机关了解新情况、新问题，为其制定政策和指导工作提供依据，发挥报告应有的价值。

报告中不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。请示主要用于以下几个方面：

1.对上级领导机关颁布的方针、政策、法规、规章以及决定、指示等，有不理解或难以执行而要求做某些变通处理的问题或事项，请求予以指示与认可。

2.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或做的决定、报告等。

3.请求批准人员编制、机构设置与调整、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及对于重大事件（事故）和人员的处理等属于本机关无权处理的重要事项。

4.请求审定本机关对于某些重要问题（事项）所提出的处理方案与办法。

5.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题。

6.根据规定必须履行审批程序的事项。1.标题“发文机关+事由+文种”不能写成“报告”或“请示报告”，勿重复“申请”“请求”之类词语

2.正文缘由+事项+结语

（1）缘由缘由是理由及依据。缘由关系到事项是否成立，是否可行，直接影响上级的审批

（2）事项

包括办法、措施、主张、看法等。要符合法规，符合实际，具有可行性，具体明白。内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清楚，重点要突出。事项简单的，往往和结语合为一句话。如《关于××列为省级重点风景名胜区的请示》的最后一句话：“现申请把××列为省级重点风景名胜区，请审批。”

避免不明确、不具体的情况和把缘由、事项混在一起的情况。

（3）结语

在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。

期复请求用语常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等。

结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。请示的写作要求1.行文语气诚恳谦恭2.明确主题3.一文一事4.单头请示受双重领导的机关可用抄送5.不越级请示如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要抄送越过的直接上级机关。6.不抄送下级三、函的写法函的分类

从内容看:商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等。从作用看:商洽函、询问函、答复函、知照函、请批函，一般是就某一方面的业务向没有隶属关系的“主管”部门的行文，请求批准。开头：说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。事项：这是函的核心内容部分，函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等。

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”“特此函达”“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”“敬礼”。四、纪要的写法1.开头的写法

开头部分介绍会议概况，要以客观陈述语气来写，主要包括五方面内容：①会议召开的形式、背景及召集单位。②会议指导思想、目的要求。③会议的名称、时间、地点、会期、与会人员、主持者。④会议的主要议程、议题或需要研究确定解决的问题。

⑤对会议的评价。这五个方面可根据情况，选主要的交代清楚即可。2.主体部分

要对会议的主要内容、主要精神和基本结论与成果（即做出的决定和提出的任务要求）做具体的综合性阐述。写法主要有三种：

第一种归纳分项式。把会议的发言、讨论的情况加以分析综合，归纳成几个部分，用数码标明顺序，或用小标题的形式排列。第二种发言记录式。这一种方式较前一种简便，一般用于小型会议、专业性会议、学术会议和座谈会的纪要写作。这种记录式的会议纪要应写出发言人的姓名，有的还应在姓名的后面用括号注明其工作单位、职务、职称。

写法可分为两种。一种是按发言次