5服务礼仪-办公室礼仪

办公室礼仪

办公室的基本礼仪

一．礼貌用语“请”“谢谢”“对不起”1．寻求别人帮助时，学会说“请”要“请”字当头。2．懂得如何表示歉意。○拨错电话时。○做了伤感情的事，如失约、会议迟到、○临时交代他人大量的工作，并且要求马上完成。○疾走时撞到他人。○损坏了同事物品。3．懂得如何表达谢意○有人为你从会场到办公室取来你遗忘的眼镜。○有人到收发室带回你的信件。○加油站人员为你的车子加满油。○有人为你开门或按住电梯门。○任何人在他的工作岗位为你提供服务，如秘书将文件放到你桌上等。○某人送你件礼物。○当别人赞美你的时候。上下级关系礼仪

1．上级对下级○任人唯贤，调动积极性，扬长避短，避免感情用事。○言而有信，言必行，行必果，否则失去下属中的信赖及威信。○宽宏大量，欢迎提意见。2．下极对上级○尊敬上级，办事不拖拉，按时完成任务。○讲究方式，对指令有异议应找领导个别交换意见坦诚看法。○注意小节，汇报简明扼要，有事先请示，进门先敲门，未经同意不可翻阅领导文件。3．同事关系礼仪○彼此尊重，以诚相待，不揭隐私，不搬弄是非，不幸灾乐祸。○互相帮助，既有分工又有协作，相互支持，携手并肩。○一视同仁，不搞小集体，保持和谐关系。电话礼仪

一.用怎样的声音和仪态进行电话交流。★声音可以树立某种形象，使人产生联想，彬彬有礼的容易让人亲近；而蛮横粗野的就会拒人于千里之外。例：主持人、音乐台。★无精打采、冷若冰霜或粗野的声音，极可能使企业损失一笔大生意。★不要有其它的声音传输，包括喷嚏声、咳嗽声、咕噜声及用吸管吸饮料的声音等。★语气热诚、亲切，声音不必性感，但要活泼生动说话清楚。★音量适中，过高使对方振耳欲聋，不舒服，太低对方无法听清楚。★声音要热情礼貌，平易近人，还要关注对方来电的目的，并在力所能及的范围内为对方提供方便。★口齿清晰，咬字准确。如何打电话（一）1．选择时间：打电话应选择适当的通话时间。★早七点以前，晚十点以后以及周末，不宜往单位或私宅拨打有关工作方面的电话或无关紧要的私人电话，除非有特别紧急的意外情况，尽量避开这段时间。★利用电话谈公事，尽量在受话人上班10分钟以后或下班10分钟之前，这时对方可以比较从容地听电话。★拨打国际长途注意时差。★如对方上下班时间有点特别，要特别留意，一般可选择对方经常给你打来电话的时间，这样还便于自己掌握对方时间，以便不想直接与对方通话时，选择专门他不在时留言。2．选择地点★特别注意，当你打电话时，最好选择较安静的地方，为避免喧闹的干扰，你可将周围如电视、音响等声音关小或关闭。★如果电话内容需要保密，最好选择对自己、对对方都较为合适的地方。如何打电话（二）3．通话准备工作★每次通话的结构必须完整紧凑，包括开场白、主要内容和结尾。★确定受话人的号码，以免拨错，给别人添麻烦，如串线或拨错要及时向对方道歉。★计划想好谈话内容，重要的电话不妨先在纸上记下要点和有关数据，而不要在通话时才慌张地翻材料，让对方握着听筒干着急。★通话中途电话中断，如果是你拨打的，无论是出于何种原因，应主动再拨。★不要在与对方通话时再与你周围的人聊天，避免不必要的干扰与误会。如何打电话（三）4．通话礼貌★电话接通后先向对方礼貌地问好，然后自报单位和姓名。★如接电话者不是自己要找的人，可请他（她）帮忙传呼，并表示谢意。★如受话人不在，不要“咔哒”一声把电话挂断，而应把自己准备讲述的事情告诉接电话者托他转告，如内容不便转告可告诉对方改时间再打，或请对方转告回电话的号码。★往对方家打电话，接电话者若是对方的配偶，通话要更讲究艺术，坦诚相告，以免引起不必要的误会。★找到受话人，简单寒暄后便进入通话主题，通话内容要简明扼要，通话时间切忌过长，每次以2分钟左右为宜。★如果在你办公室有人正在与你会谈，而你又长时间地打着与会谈内容无关的电话，这样举止是相当无礼的。★交谈完毕后道谢或道别，把话筒轻轻放好，如对方是长辈、上级，应等对方先挂话筒。★如果你打错了电话，不要立刻挂机，应向对方说明打错道歉后，等对方挂机后再挂机。销售人员打电话的重点★开门见山，一拔通对方电话后就要设法找到要找的人。★最初15秒，认真研究，找出对方感兴趣的突破点，开门见山触及话题，引起对方兴趣。★贵在诚实、销售人员切务夸大撒谎，做好定位找准目标，实事求是，以诚实的态度取信于人，推动销售。★价格及产品优势，价格并非最重要，关键在价值及能提供何种服务。★语言措辞，电话销售中尽量避免太专业化语言，整个交谈中透着关心对方，不时使用“您…、谢谢您”等词汇，鼓励对方预订。★利益分等，成功的推销注重双赢。★确认，一旦达成口头协议，在谈话结束前必须确认，并在电话记录的基础上迅速给对方发出书面确认函完成销售。★催款电话，毫不迟疑地把主要内容表达清楚，给对方以紧迫感，语气果断坚决而不失礼貌。如何接电话（一）1.迅速接听。★应在电话铃响后尽快接听电话，不要有意延误时间让对方久等，任何一次打进来的问询电话都可能是一次生意机会。★如果自己正在交谈，可先与谈话者打招呼，再去接电话，接电话过程中，不时的“嗯”“好”等表示自己正在做听并有所反应。★接电话时若正在用餐，暂停吃喝，将口中食物尽快处理掉以免自己的咀嚼声通过电话传出，给对方留下被轻视的感觉。2.报明身份。★拿起电话第一句话“您好”紧接着报明身份，单位及自己的姓名，交谈过程中还应做自我介绍。3.语气愉悦。★语气平和，语调轻松，用词得当。★无论自己的情感怎样低落，都应尽量掩饰，对来电者表示感谢。★自始自终要表现出礼貌和耐心，特别在工作紧张时更应注意。4.掌握分寸。★尽量让对方讲清所有内容，并掌握时间、节奏，适可而止。如何接电话（二）5.作好笔录。★特别是销售部门及秘书总办等，养成良好的电话笔记习惯。★记录要点：对方姓名、公司名称、电话、来电时间日期、询问内容，特别要求；答复重点（如报价、邀约来访等），是否还需回复。6.请您稍等。★必不可少的一句话，切忌让客人久等，如果因客观原因需等时间较长，可向对方说明，并询问是否愿意多等一会。7.助人为乐★对方要找的人不在，先礼貌告诉对方，并问清对方姓名等情况。★当得知自己不是对方要找的人，应主动协助对方传呼受话人。★接到打错的电话，问清后，客气地告诉对方打错了，如有可能不妨为对方提供一点线索，不必责怪对方，或气呼呼地挂断电话，以发泄不满，这是不礼貌的举止。★对方道歉说声“没关系”对方致谢，回答“不客气”以礼相待。8.终止通话。★所有通话内容完成后，尽快礼貌地挂断电话，确认对方话已谈完，一定要说“谢谢您的电话，再见！”使用电话的其它技巧1.管理阶层打电话到公司对民意反应做考察。为了解员工如何处理民意，管理层可假扮成民众，打电话给自己的公司，★建立员工的通讯，或向员工询问消息，以考察员工接听电话技能★诱使吐露公司消息，以考察公司消息的保密性。★探询有关公司产品或服务的情报，了解公司产品或服务的价格与效益。★赞赏或抱怨某一员工或产品，试探其反映。★抱怨关于公司对某一问题的看法等。从以上问题中来看员工如何对应。如何结束电话谈话★要让别人留下好印象，避免陈腔滥调！发挥一下想象力，例如：“很高兴与你谈话－保持业务蒸蒸日上。”★如果你的生意伙伴有个小孩，他又喜欢谈谁是好运动员，那么不妨说：“是啊！希望下次我们再见面时，你的孩子拿了一面奥运奖牌。”★如果当时是吃午餐的时间，可以这样说：“我下礼拜再打电话与你约午餐时间，听说你公司附近有一家很不错的泰国餐厅。”★如果来电者生病了，可以说：“嗯，好多了，你听起来还不错，祝你早日康复。”★如果来电者心情不佳说：“很高兴与你谈话，别忘了，明天又是新的一天！你没有理由不展露笑脸哦！”★电话结尾，双方不可不欢而散，要留下好的结尾！“我该走了时间太晚了，而天气太糟，我必须在下雨前赶快回家。”★“对不起，我的传呼来了，（来人了，我要开门）（我两分钟后有个会要准备一下）（对不起，我另一个电话进线来了）等。突破“电话档驾”或

“秘书关卡”的谈话要领★常遇到情况：一种是对方秘书或办公室其他人员擅自拒绝打进来的电话，另一种是对方的熟人接电话后，采取敷衍、不合作的态度。★采取应对的方法，（特别是做电话销售时）

不能只想敷衍或欺骗他们，否则有可能会中止与对方的合作关系。

说话语气充满自信，切忌（特别在做电话销售或找上级时）表现得很急切或