中国电子公文结构设计原理与实践

中国电子公文结构设计原理与实践

1本文研究了中国电子办公结构的目的和重要性发表论文的目的和重要性，即研究中国电子出版结构的必要性和重要性。对于此,可以分别从以下角度来认识。1.1为进一步研究电子公文的格式奠定基础从现实社会利用需要的角度来看,电子公文建设关系到21世纪我国电子政务与电子军务的建设。由于电子政务、电子军务的关键不在于“电子”,而在于“政务”,而政务的基础又是公文,因此只有确保电子公文的整体建设才能实现真正意义上的电子政务与电子军务建设。在电子公文整体建设中电子公文结构的设计占据着核心地位,它可以为进一步研究电子公文的显示、处理、交换、归档与安全等规范奠定基础,并起到一定的示范作用。我国电子政务建设的现状中还存在着某些问题。例如,北京市政府采用了金山WPS系统、上海采取的是微软Office系统的Word字处理软件、国家某些部委采用的则是书生系统,还有其它一些系统采用了PDF等软件。由此在以上4种系统中,每一种系统都对应着一种不同的数据格式,这4种系统相互间至少需要交换12次才能达到完全的数据共享。而这种现象在我国目前具有普遍性,因为各地区、各部门所采用的系统远远不只这4种,相应地为了达到较大范围内的公文共享,彼此间交换的次数也将呈几何级数增长,而在实际中这种交换几乎是不可能实现的。因此,如何及早地开发出独立于计算机软、硬件的中国电子公文格式的问题已经迫在眉睫,而XMLDTD技术的应用则会为解决这一问题创造很好的条件。因为电子公文的XML文档实际上是一种交换格式,只要将各种数据格式的电子公文一次性都转换为XML格式,就可以达到电子公文的共享。以上就是本论文的现实意义。1.2电子文件的凭证价值分析从国际研究现状的角度来看,国际上在具体将XML先进技术运用于电子公文的结构设计方面,某种程度上还存在着空白。而国内最早的有关电子公文(包括其结构)标准化,并将通用置标语言技术运用于其中的学术论文是基于《SGML的电子公文标准化研究与实现》。这说明我国在基于XML的电子公文研究与建设方面也尚处于起步阶段,因此也决定了开展有关中国电子公文结构设计方面的研究具有较强的紧迫性。另外,本论文研究、运用了国际开放标准可扩展置标语言XML技术对电子公文本身进行结构化置标,从而能够得到电子公文的最主要的结构型元数据,它有利于确保电子公文的凭证性。同样还可以进一步地运用XML技术对电子公文的其它类型的元数据进行置标与封装,并将其嵌入电子文件管理系统中,从而最终实现电子文件的凭证价值。综合以上可以得出,研究中国电子公文的结构设计,最主要的就是要为更有效地推动我国电子政务与电子军务的发展,以及加强电子文件的管理创造一定的条件。2电子公文结构化的概念所谓电子公文的结构一般地讲多是指电子公文的逻辑结构,即根据逻辑含义对电子公文进行划分和再细分所构成的各逻辑元素之间的逻辑层次关系。其中,电子公文的逻辑元素就是构成电子公文的一个个单位,如标题、章、节、段落等。而所谓的电子公文结构化,就是指运用标准化的置标语言对电子公文的逻辑结构进行规范化置标的过程,这样所得的电子公文的文本就被称为电子公文的结构化文本。根据中国电子公文的特点和结构-功能分析的理论,可以得出中国电子公文结构设计的基本原理是:以功能分析为起点,以我国公文的特点为对象,建立起多维多层次的合理结构,以实现电子公文在时间、空间上能够以规范格式传递与共享信息的本质要求。3基于rss的电子公文言XML可扩展置标语言作为一种文献定义和描述语言,关于其优越性可相对地从两个角度去总结。首先,从置标语言的角度看,XML的优势在于:(1)可扩展性。XML文件可以根据实际所需自定义标识,从而能够适应各种文种电子公文的结构描述。(2)高结构化。XML是一种结构化的置标语言,即实现“文档结构化”的语言规范,其特长在于描述任意层次结构的数据,或赋予原本杂乱的信息一种清晰而通用的结构。(3)语义性强。XML是一种完全面向数据语义的置标语言,是对文档的基于内容的揭示。其次,从计算机数据处理的角度看,XML的优势还在于:(1)内容与显示分离;(2)交互性好;(3)独立于任何系统平台与语言,而利于共享,(4)具有免费应用软件的广泛支持。基于以上优点,在中国电子公文结构设计中具体应用XML技术,其核心作用是可通过运用通用并且可扩展的置标来描述公文的逻辑结构,将电子公文的结构与内容显示及处理分开。另外,由于XML是国际组织颁布的推荐性标准,具有广泛的开放性,这也成为XML适于中国电子公文结构设计及其生成与管理的最重要原因之一,即通过XML进行公文的结构设计及其内容编辑,可以直接生成统一结构与标准格式的电子公文,达到制作简单化,从而实现便于电子公文之间的高效交换与共享等目的。4结构设计:电子公文的结构模型中国电子公文结构的设计与技术实现过程实际上就是电子公文标准化模板的生成过程。根据系统构建的一般规律,再结合国际标准ISO8613《信息处理文本与办公系统办公文件体系结构(ODA)和交换格式》的系列标准及其在我国的等效标准中对文件结构的分析与规定,可以得出中国电子公文结构的设计与技术的最终实现应该经历如图1所示的逻辑步骤。中国电子公文结构的设计与技术实现首先应该遵循现有标准、理论,并且对目前电子政务系统中电子公文的实际应用需求进行调研,进而归纳出电子公文所应具有的功能。再根据结构一功能分析法,推导出电子公文要具备一定的功能所应同时具有的结构,这将成为进行电子公文结构设计的理论与现实基础。接下来就要依次地、由抽象到具体地设计电子公文的四种层面的结构模型,分别是:(1)电子公文的概念逻辑结构,这实际是对电子公文本身逻辑构成的分析,其目的是要获得电子公文结构的本质内容,采用树形图与国际通用的“统一建模语言”(UML)结构图这两种形式对其模型进行构架与描述;(2)电子公文的语义逻辑结构,这实际是对电子公文的结构进行语义声明与定义,即采用W3C(国际互联网联盟)推荐标准XML的DTD语法或Schema(模式)对电子公文的逻辑结构进行分析、设计;(3)电子公文的扩展语言描述结构,这实际是运用国际W3C推荐标准XML——可扩展置标语言对电子公文进行分析与实际置标的过程;(4)电子公文的格式布局结构,这实际是根据电子公文的逻辑构成而对其页面布局结构进行模型构架,采用W3C推荐标准XML系列标准之一——可扩展样式语言(XSL)或CSS(层叠样式语言)标准对电子公文的样式表进行定义与描述,从而使一份实际的电子公文能够进行最终的显示与浏览。经过以上分析、归纳与四大结构模型的构建,一份真正符合要求的电子公文才能够在标准化模板的基础上产生,也才能够实现真正意义上的电子公文的凭证价值。在电子公文的传输与交换过程中,随着电子公文“物理实体”(即其内容信息)的流转,其内部的四大逻辑结构也随之进行整体性的传递与转移,这样电子公文就不仅能够做到横向的跨平台存储与交换,同时也能够确保纵向跨时间的永久保管与利用。5中国电子公务结构设计的具体实现5.1中国电子逻辑结构的具体分析和概念模型的构建(1)建立结构模型在对电子公文详细逻辑结构进行分析的基础上,就可以构建电子公文的概念逻辑结构模型了。因为进行电子公文的分析实质也可被称为数据建模,要求应该分析现有的数据,了解数据各部分之间的关系,建立这些关系的结构模型或图形表示。而使用结构图表达数据的创建和数据流时,要采用一种清晰的语法表示以后将转换为最终DTD设计的结构和关系。这里采用了最直观的树状逻辑模型图。国际标准ISO12083《信息与文件——电子手稿准备与置标》(1993年正式颁布)中就采用了树状结构模型,它具有直观性,并且与DTD的等级结构相类似。下面分别是电子公文逻辑层次结构映射(图2)以及主要以“眉首”部分为例的电子公文概念逻辑结构模型示意图(图3)。(2)电子公文逻辑结构的数据关联树状结构模型有其优点,即层次清楚,一目了然,但也有其局限性,因为它通常只能反映一维的线型结构关系,对于电子公文逻辑结构中元素的多维关系却无法充分反映。而运用国际标准“统一建模语言(UML)”结构图来描述电子公文的逻辑结构模型,就能够充分反映出电子公文逻辑结构中的各种关系。因为作为国际标准的UML(1997年正式颁布)是一种绘制面向对象(这里就是“电子公文”)设计图的标准方法,是一套表示法系统,根据它所建立的模型图能够很容易地用于语义模型DTD的设计,也容易被转化为定义XML的精确形式。具体而言,宏观上它具有立体性与多维度(等级结构的具体化、全面完整性)的优点,而微观上则还具有数据类型与数据关系类型区分(如同构与异构)的细化、约束标识的规范性,以及与XMLDTD映射的直接性等优点。论文只用到来自UML的类图。这些图提供一个类的名字、属性等。图也说明了类的实例之间的关系(称为关联),那些关联上的基数约束等。图4就是运用UML所描述的电子公文的基本概念逻辑结构模型示意图。5.2中国电子公务意义的逻辑结构的构建—中国电子公文语义逻辑结构的建立——电子公文DTD的具体设计与实现(1)电子公文dtd的设计根据以上所构建的中国电子公文的概念逻辑结构模型,用XML置标语言将电子公文详细逻辑结构写成计算机可读的“电子公文结构定义”——DTD。在电子公文DTD的具体设计中,采用了从总体到局部、从宏观到具体的、不断细化与完善的方法与步骤,具体如图5所示:①对电子公文逻辑结构的分析与研究。②结构元素的分解与分析,为每一元素定义索引,最终形成所有元素的标识词典。③元素间关系的最终确定,经历了先期的粗略设计——>初步测试——>详细、完整设计——>最终检测。(2)电子公文语义逻辑结构的内部分前面已经分析、研究了中国电子公文的结构,并构建了电子公文的概念逻辑结构模型,在此基础上进一步使用文档结构定义(DTD)建立电子公文的宏观语义逻辑结构,其基本原理就是通过一套关于电子公文置标的语法规则,规定一份电子公文中需要包括的置标标识(元素、属性或其它实体等),及其出现次序,乃至它们之间的逻辑关系表示等等。遵照以上基本原理,可以设计、生成电子公文DTD的文档,这是电子公文语义逻辑结构建立的核心。此处仅以电子公文的“眉首”部分为例,其DTD文档具体如下:电子公文.dtd文档有了以上这样的电子公文结构定义(DTD文档),就可以生成格式统一的、符合标准与规范的电子公文。5.3视频存储结构的可视化和存储结构的信息模型语义信息模型必须是可扩展的,它能够明确地描述对象的结构,并且转化为多种视图和存储结构的信息模型。而运用XML对电子公文进行具体置标以及运用CSS/XSL定义其样式表正是在电子公文语义模型DTD基础上进一步转化为电子公文多种视图与存储结构的信息模型。(1)结构设计编辑电子公文结构定义(DTD)是运用XML置标语言对电子公文的逻辑结构所进行的表述。因此在设计了电子公文结构定义之后,就可以很容易地按所定义的结构模板生成电子公文,这一过程也可以被看作是在XML应用软件环境下对电子公文的具体编辑,它将极大地提高电子公文结构设计的实现和应用效率。下面就是根据电子公文DTD而运用XML进行置标的一个电子公文的实例(仍仅以其中的“眉首”部分为例)。(2)生成的实例文件“基于XMLDTD的电子公文的有效性测试”不仅包括对电子公文DTD本身的语法校验,同时也包括了基于此的XML实例文档的创建及其有效性测试。两部分测试的通过共同证明了中国“电子公文结构定义(DTD)”的设计在技术上得以实现,具有合法性与实际的应用价值。基于电子公文DTD的XML文档实例的创建及其测试过程如图6所示。5.4电子公文显示结构的构建根据电子公文逻辑结构完整性的原则,一份电子公文实例的真正生成最终还需要构建其格式布局结构,从而使电子公文能按标准化的格式显示。其中对电子公文显示结构的具体定义与描述应该采用标准CSS层叠样式语言或XSL可扩展样式语言进行。电子公文的样式表此处略。6电