职场礼仪之住宿礼仪

职场礼仪之住宿礼仪在公务往来中接待外地来宾时，东道主一方自然不能不考虑对方的住宿问题。按照公务交往的惯例，来宾的住宿既可以由主人负责为其解决，又可以由来宾自行解决。对东道主一方而言，不论来宾具体采用何种方式解决住宿问题，均应主动向对方提供必要的帮助。以下，分别简介一下住宿由主方负责与由来宾负责的具体不同要求。一、由主方负责在一般情况下，在接待来宾时，东道主一方应主动提议为对方负责解决住宿问题。由东道主一方负责来宾的住宿问题，有下列五个要点应予以充分注意。1．宾馆的档次一般来讲，在接待公务客人时，均应将其安排在服务规范、管理严格的宾馆里住宿。可能的话，正规的星级宾馆应当作为首选。若无特殊原因，不应将来宾尤其是重要的来宾安排在普通的旅馆、内部的招待所、职员的家里或者其他临时应付之处住宿。选择具体的宾馆时，关键是要注意其档次。具体来说，需要考虑下述几点：一是实际需要。目前，国内的星级宾馆一共分为以下五个星级：一星级宾馆讲究的是卫生，二星级宾馆讲究的是舒适，三星级宾馆讲究的是规模，四星级宾馆讲究的是豪华，五星级宾馆则讲究的是文化。这些宾馆基本上已同国际水准接轨。主方为来宾进行具体安排时，应优先考虑对方的具体需要。二是接待规格。在安排来宾住宿时，各单位都有自己所内定的接待规格，对此理当严格参照执行，轻易不要更改。三是待遇对等。倘若来宾一方曾经安排过我方人员的住宿，并且双方身份、地位又相近时，则我方在为对方安排住宿时，不妨参照对方的标准执行，以示双方礼尚往来，待遇对等。2．口碑的好坏为来宾选择住宿的具体地点时，要选择具有良好口碑的宾馆。一家星级宾馆口碑的好坏，实际上主要取决于如下两个方面。一是硬件。一家宾馆的硬件，在住宿客人眼里的直接体现就是其环境是否舒适、设施是否配套。一般来说，宾馆的内外环境至少应当赏心悦目，清洁卫生，不显陈旧。卧房、卫生间、浴室、餐厅等处应当能够满足客人的基本生活需求。此外，宾馆里还应拥有商务、通讯、健身、娱乐、医疗等常规配套的服务性设施。二是软件。对客人而言，一家宾馆的软件不仅包括其管理水准与服务水准，而且还包括其社会知名度与美誉度。这些要素，均是确定其社会评价的基本尺度。3．具体的位置为来宾具体选择宾馆时，对其坐落的位置也颇有讲究。从总体上来看，对以下三个方面的问题应加以兼顾。一是交通是否便利。选择宾馆时，交通条件需要首先加以考虑，具体包括：其一，看宾馆周边交通状况是否顺畅。其二，看宾馆距本单位的远近。其三，看宾馆与主要交通枢纽的距离。二是治安是否良好。为了维护来宾的人身安全，在选择宾馆时，必须对宾馆内部及其周边地区的治安情况有所了解。若治安方面存在欠缺的宾馆，其他条件再好也不应考虑。三是市容是否优美。宾馆所在地区及其沿途市容、市貌的好坏，往往会直接影响到客人对宾馆乃至其所在城市的基本评价。因此，要尽力选择此类条件上佳的宾馆。4．客人的要求东道主一方在负责为来宾选择宾馆时，不仅要多与对方进行协商，更要努力满足对方的一切合理要求。按照常规，客人在这一方面的具体要求主要可以分为下述三类：一是房间方面的要求。星级宾馆里的正规客房，一般都分为总统套房、行政套房、高级客房、普通客房等多种类型。普通客房又有三人间、双人间与单人间之别。这些类型不同的房间，不仅其内在的配套设施与配套服务各有不同，而且具体的收费标准往往也相差悬殊。对所住客房，不同身份、不同能力、不同习惯的客人，通常有着各不相同的具体要求。二是生活方面的要求。在安排来宾的客房时，还应注意其具体的生活习惯。比如，有人喜欢朝阳的客房，有人则喜欢阴面的客房；有人喜欢临街的客房，有人则喜欢背街的客房；有人喜欢安静、易于观赏景致的客房，有人则对此无所谓。了解客人的此类要求，有助于主方安排住宿工作的顺利进行。三是活动方面的要求。当客人大多数时间停留于宾馆之内时，往往还需要征求其对有关活动方面的一些要求。比如，客房与餐厅、会议室应最好位于同一主体建筑之内，宾馆附近应设有较为宽敞的停车场，等等。此外，喜欢运动的客人大都希望宾馆之内设有游泳池、健身室、桑拿房等。5．合理的分配在公务交往中，往往有可能在同一时间里将多方客人安排在同一家宾馆之内住宿。有时，东道主一方的有关人员还有可能陪同来宾住宿于某家宾馆之内。此刻，便产生了合理分配客房的问题。负责此项具体工作的人员，必须注意做到下列四点。一是先宾后主。在同时向宾主双方的有关人员分配客房时，一定要优先照顾来宾，这是东道主一方待客的基本礼貌准则。二是平等待人。当同时安排多方来宾时，应当尽量将身份、地位相仿者安排在同一档次的客房之中，以示东道主一方对待来宾没有厚此薄彼。三是相对集中。为了便于统一行动与联络方便，应当尽量将来宾尤其是同一单位的来宾集中安排在同一宾馆、同一建筑、同一楼层之内。必要时，还应提供同一单位来宾在不同客房住宿者的姓名及电话号码。四是联络方便。当东道主一方派人陪同来宾在宾馆住宿时，应尽量将其客房安排在来宾所下榻的客房附近，并且将陪同人员的房间号码、电话号码、手机号码等一一告知陪同对象，以便对方随时与之保持联系，随叫随到。二、由来宾负责目前，在公务交往中，为了在经济上分清责任或是为了自己的行动方便，不少单位在派员前往异地洽谈生意时，往往自行解决住宿问题，而不有劳于东道主。当来宾自行解决住宿问题时，主要应在预先明确、提前预订、要求协助等三个具体方面予以注意。1．预先明确如果来宾决定自行解决住宿问题，则一定要尽可能早一些告知接待方，明确此事，以防止对方为此劳而无功。具体而言，来宾向接待方预先明确自行负责住宿时，务必要做到详尽、准确。它通常又分为下述几种具体情况，不宜混为一谈。一是完全自行负责。它是指自寻觅、预订直至缴费、离去这一系列过程完全都由来宾自己负责。二是自行负责缴费。它指的是住宿宾馆的具体费用由来宾自己负责，而在其他方面则往往需要接待方提供一些必要的协助。三是自行负责联络。有些来宾，因为生活习惯或者其他方面的个人偏好，喜欢自己联络中意的宾馆，或者喜欢在以前自己住过的宾馆及其连锁宾馆里下榻，所以愿意由自己指定、联络宾馆。2．提前预订由于宾馆在接待上具有明显的旺季与淡季之分，为了确保自己在住宿方面称心如意，来宾可以自己出面提前预订宾馆的房间。有时，亦可委托接待方代劳。需要提前预订宾馆的客房时，下述两点一定要多加注意。一是方法有效。目前，向星级宾馆提前预订客房，主要有如下三种可行的具体方法：其一，临时性预订。此种预订方法最为简单。它指的是来宾在抵达某地之前，或者抵达某地的当天，向拟住宿的宾馆所进行的不预交订金的预订。其二，确认性预订。它指的是来宾预订客房之后，这些客房将被宾馆保留至双方事先商定的某一特定时间。这一预先约定的具体时间超过以后，那些预订的客房将不再为来宾预留。进行确认性预订，可采用口头确认与书面确认等具体的方式。具体来说，打电话、发传真、发电子邮件等，都是可行的。不论是在国内还是在国外，这些方法时下最为通行。其三，保证性预订。它指的`是来宾在预订房间时，按照宾馆的要求，以预付订金、押存支票或订立合同的方式，向宾馆所做出的保证。一般而言，此种预订方式往往被视为万无一失，最为保险。按照经验，在以上三种预订客房的方法之中，后两种方法较受宾馆方面的欢迎，因而也较为常用。二是内容具体。向宾馆预订客房时，有关人员一定要在具体内容上细致入微，以免误事。必要时，在通报完相关内容后，还需要一一加以确认。其一，明确客房。在预订房间时，不仅要明确房间的间数、档次，而且还应具体确定其所在楼层、朝向以及房间号等。其二，明确时间。预订客房时，一定要明确下列三个方面的具体时间：其一，抵达与离开的日期。其二，抵达的具体时刻。其三，要求确认预订的最后时间。其三，明确费用。预订客房之时，对于所订房间的报价、实价、折扣以及是否提供免费早餐等，均应一一不厌其烦地予以明确。如果此时图省事，事后就有可能会吃亏。其四，确定联系人。为了便于宾馆与客房预订者之间进行必要的联系，通常在预订客房时不仅要留下专门的联系人员姓名，而且还应当向对方提供有效的联络方式。其五，确定有效期。在预订客房时，宾馆一方通常会向客人提出一定的有效期，以示过期不候。因此，预订者应对此予以明确。需要指出的是，一旦来宾自己决定放弃预订而另择他处住宿，亦须向宾馆及时进行通报，以免对方浪费资源。3．要求协助有时，来宾在自行解决住宿时，往往也会要求接待方提供一些必要的协助。来宾在提出此类要求时，不能对接待方过于苛求。接待方则应对来宾提出的此类要求尽力予以满足。来宾在此方面所提出的要求，大体上会有下列三种：一是相关资讯。本地宾馆的分