浅谈会计岗位职责的确定和执行

浅谈会计岗位职责的确定和执行

建立和严格执行公司会计职责，不仅可以使公司的会计活动适合责任和权力，防止信息披露，而且可以依靠一个人来适应。它也有利于会计人才的就业和适应。所以,会计机构负责人对会计机构管理的第一步一般是制定岗位职责。现在部分会计岗位职责的编制者在编制会计岗位职责时,多是随意以自己所能想到的事项为限进行编制以致可能出现较多漏洞,或者干脆直接从网上下载部分内容略加修改后就执行。这些编制者只要符合《会计法》对会计机构负责人的要求,一般其技术水平都能满足编制的要求,有的人员技术水平甚至很高,但以上两种编制方法都是缺乏编制经验的表现,都是没有对会计岗位职责编制进行总结归纳的表现,都是只知其然而不知其所以然的表现。其实,会计岗位职责的编制是很有原则的。一、岗位设置以“会计工作岗位”为主企业会计岗位职责编制的基本原则是:以法律法规为准绳以企业实际情况为基础。会计机构是一个企业中的特殊单位,它比一般单位——如制造部、市场部或销售部、技术部等等——受到更多法律法规和规章制度的约束。所以,在编制会计岗位职责时就不得不认真研究相关的法律法规和规章制度。会计岗位职责编制的基础是会计岗位的设置,会计岗位设置涉及到的基础法律法规是《会计法》和《会计基础工作规范》等。因涉及内容较多,仅对其中的禁止性和指导性条款各取一例进行说明。《会计法》第五章《会计机构和会计人员》中的要求十分重要,有的条款是其他法律法规相关条款的基础。例如第三十七条“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作”就是《会计基础工作规范》第十二条“……但出纳人员不得兼管审核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作”的基础,也是会计机构岗位设置中最重要的原则性和禁止性条款。在会计岗位设置中,《会计基础工作规范》第十一条却是指导性条款。第十一条内容是:“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位。会计工作岗位一般可分为会计机构负责人或者会计主管人员,出纳,财产物资核算,工资核算,成本费用核算;财务成果核算,资金核算,往来结算,总账报表,稽核,档案管理等。开展会计电算化和管理会计的单位可以根据需要设置相应工作岗位,也可以与其他工作岗位相结合”。当然,在编制某一岗位职责的具体条款时,还要考虑《中华人民共和国企业所得税法》、《中华人民共和国企业所得税法实施条例》、新《企业会计准则》、《内部会计控制规范》和《会计档案管理办法》等等法律法规和规章制度的要求。如编制材料会计岗位或成本会计岗位职责时,依据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第七十三条“企业使用或者销售的存货的成本计算方法,可以在先进先出法、加权平均法、个别计价法中选用一种”的规定,就需要列明在进行存货计量时不得使用后进先出法。在实际编制会计岗位职责时,可以将涉及的法律法规和规章制度原文直接嵌入,或者取其意而舍其形,抑或者在比较简单的职责中以一句“依法按章合规办事”等等诸如此类的语言概括带过。在实际编制会计岗位职责时,除了以法律法规为准绳,还要以所在企业实际情况为基础。对于大型企业,岗位设置较细,人员较多,涉及面较广,岗位职责内容相对也就多一些;而小型企业因业务简单、人员较少,岗位职责也就可以少一些。对制造型企业,岗位职责一般会多一些;而对贸易型企业,岗位职责一般会少一些。另外,因企业所在地域不同,部分地方规章制度不同,也需要岗位职责进行相应调整。例如一些由地方规定的基金,有些地区没有规定,就无需列入岗位职责;有的地区有相应规定,就需要列入某项具体岗位职责以便有会计人员负责。二、编制规则企业会计岗位职责的编制过程中,除了一定要遵循基本原则外,一般还要遵循以下编制细则。(一)会计岗位职责的编制这是引用了著名企业海尔公司的管理理念,这一理念也十分适用于会计职责的编制,它既能使会计机构的各项工作做到不重不漏,减少漏洞的产生,也能在会计工作出现了失误后处理时不互相推诿,还有助于编制者均衡各岗位的工作量。具体做法是编制会计岗位职责前,对会计机构需要负责的所有事项进行统计并分项列示,然后才能按照后面所讲的到其他细则进行分配。对会计机构需要负责的所有事项进行统计并分项列示的工作,它会要求会计岗位职责的编制者不但要对会计工作内容和流程等十分了解,还需要有一定的管理水平。为了适应新的变化和特殊事项的出现,一般编制时最后都加上“领导交办的其他工作”等等,以便为企业或财务负责人的管理工作留有余地。(二)普遍的相关性在对会计机构负责的所有事项进行统计并分项列示后,就需要按照岗位职责的相关性和互斥性,结合企业会计机构岗位的设置进行分组。对于相关性,从细了说,库房原材料收、发、存具有相关性,它涉及到的票据一般都通过材料会计岗位人员核对和核算;大一点说,材料会计岗位和成本会计岗位有一定的相关性,一般可以由同一个人担任;更大了说,如果单位小,由于具有相关性,也可以把除去出纳岗位职责外的所有岗位职责都归结到一个会计岗位。对于互斥性,除了《会计法》和《会计基础工作规范》明确规定的以外,如果有条件,为了防范资金风险,一般现金出纳岗位和银行出纳岗位也分开。(三)会计人员岗位分配在会计岗位职责列示和分组后,在向各岗位具体分配时还需要考虑具体会计岗位的技术水平要求和具体岗位会计的技术水平。一般来讲,在会计机构内部,总账会计岗位水平要求最高,它所担负的职责也最重要;在会计人员来讲,一般获得会计师职称、高级会计师职称、注册税务师证书或注册会计师证书的会计人员的技术水平相对高一些,可以安排较为重要的职责。在分配具体岗位职责时还要考虑其他的非技术性因素,如人员年龄、性格等具体情况。如需要进行协调的职责多安排给年长的会计,与外部打交道的职责多安排给外向型会计,需要给出政策性建议的岗位多安排给技术型会计等等。(四)岗位职责要细化这属于会计岗位职责统计部分,可以视为“事事有人做,人人有事做”细则的补充。明晰化,既包括会计岗位职责明细化,也包括会计岗位职责清晰化。岗位职责清晰化是为了分清各岗位之间的责任和权力,明确某一事项的责任权利定位。岗位职责明细化既有助于分清各岗位之间的责任权利,也有助于随着客观形势的变化对相应岗位职责做出调整(岗位职责越细,微调的时候影响面越小)。它是一个随着会计岗位职责编制者编制水平的提高而处于一个不断完善的过程。初次编制时,统计的整个会计机构岗位职责可能不过二三十项,但随着工作的深入开展,就会发现某些事项的要求比较粗糙,甚至会产生诸如责权交叉或责权不明造成整个会计机构运作不畅等管理问题。这就需要对相应的职责进行明晰化处理。处理完成后基本可以满足当前阶段的要求。但随着管理工作的进一步深入,还需要对处理后的职责再进行明晰化,以适应更新的环境。岗位职责明晰化不是一个循