办公室工作手册

北京邮电大学电子工程学院分团委办公室工作手册为了成为电子工程学院分团委坚实的大后方……内部版O(∩_∩)O1、部门介绍：1．1办公室概述北京邮电大学电子工程学院分团委办公室是附属于分团委下的一种部门，重要负责分团委内部的财务管理，物品管理，会议统计，布告栏更新等一其它一系列协调工作。是协调分团委各部的纽带，在分团委各部开展活动时起到很重要的调节作用。作为办公室重要职责的财务管理工作，关系到整个分团委各部的资金运转问题。另首先，办公室另一重要职责的会议统计工作，更是对分团委各部门以及整个分团委在经验传承，新老交替等方面起到了承上启下的重要作用。1．2组员介绍2．各项工作介绍办公室的工作涉及：财务管理，会议统计，物品管理，工作传达等。2.1财务管理根据《电子工程学院分团委财务制度》财务管理分为收入管理，支出管理以及报账管理3个方面。（一）、收入管理1、收入是指分团委开展活动依法获得非偿还性资金。涉及：学院拨款、对外服务性酬劳、公司赞助和其它收入。2、分团委各部门必须严格按照学校有关规定组织收入；各项收入必须全部纳入分团委工作预算，统一管理，统一核算。（二）、支出管理1、支出是指分团委为开展学生活动及其它活动发生的各项资金耗费和损失。2、分团委各部门的支出应当严格执行学校、学院财务规章制度规定的开支范畴及开支原则，精打细算，厉行节省，使各项支出发挥出最大的效益。3、办公室财务组要加强对支出的监督，各项支出应按实际发生数列支，不得虚列虚报，不得以计划数和预算数替代。4、严格开支审批手续和同意权限：全部开支预算要在《电子工程学院学生活动申请书》的开支预算栏中写明，经分团委书记和学生工作领导审批通过后方可使用；在临时开支项目发生时，总额100元下列可由分团委副书记同意，事后及时上报分团委书记。5、全部开支必须出具正规发票，500元以上（含）的办公用品要附正规物品清单，1000元以上（含）单笔开支必须申请支票支付；发票项目要据实填写。（三）、报账管理1、分团委各部门的报账要符合“两等一低”原则，即《电子工程学院学生活动申请书》附表一中的开支项目数和内容要等同于发票数和内容，各项开支金额要等同于对应发票金额，开支总额要不大于或等于预算总金额。2、每一张发票背后要写明开支细节，主办活动的两位经手人要签名承认。3、全部发票由办公室财务组统一填写《报账清单》，于每月前10个工作日内上报分团委书记审核。财务报销流程：前期预算：预算是活动申请时对有关费用的预计，应当注意的是预算一定要不不大于最后支出。因此在做预算时，能够计算的宽松些。审核阶段：在报销之前，该部门需要将发票和活动申请书一同交到办公室审核，并在每张发票背面标注此项花销的具体内容，需两位副部以上的经手人签字。统计明细：办公室审核完毕，须将支出明细（涉及各项支出和总金额）及所属部门统计下来。例如“部门：体育部支出金额：500元篮具杯队服”。所统计的内容要与发票金额严格对应。复审：由办公室做好账单，然后交至分团委书记处复审并签字。再由分团委书记交至电子院党委书记处签字。报销：账单由分团委书记转会办公室，办公室工作人员将账单交至财务处报销。如果账单总额超出5000则需提前到财务处预约。报销结束后根据所统计的明细，将报销金额分到各个部门。财务报销注意事项：根据往年的经验，所开物品名称无非下面这几样：办公用品书单宣传用品礼物服装工作餐水果体育用品交通费开普通发票时需注意：昂首报销单位是“北京邮电大学”；物品种类能够是办公用品、体育用品、宣传用品。（要注意办公用品同一天的发票总额不超出500，体育用品、宣传用品不超出1000）必须做到“是什么就开什么”。例如：买篮球就开体育用品，不能开成办公用品。严禁物品混开。例如把篮球和传单一起开入体育用品，这种状况一定要开2张发票。各部门在买东西时一定要做到即时开发票，在任何一种地方买东西商家都能够提供发票，如果提供不出，宁可换一家，也不要自己再去单独开发票，特别是单价比较高的物品，单独开发票就要多付5%的税钱，这是对资金的一种浪费。另外还要注旨在金五星这样的无税市场买东西时，一定能把发票的手续费用开入发票中。在学校内（如学校超市，水果店，花店等）买东西时开得的发票，普通不能够报销，但是盖有北京邮电大学财务专业章的收据能够报销。各部门办活动时经常有要需要打印的材料，但是普通金额较小，并且无法开发票。这时能够向打印店索要收据，然后由办公室统一记账，各部门的打印费共同积攒到了一定金额后，由办公室提供发票，统一报销，再将报销的资金统一分派下去。每年财务处会在12月左右封帐，而在这之后，仍然会有某些活动正在进行或者将要开展。这部分花销有两种解决办法：赶在封帐之前收集与预算金额相近数目的可报销的发票，提前报销；或是在下学期开学时，拿到日期为这一年的发票，然后报销。2.2会议统计会议统计是对分团委内部会议的统计和材料积累过程。基本会议为分团委常委会扩大会议和学生会部长例会。分团委常委会扩大会议由分团委书记文思君老师主持，与会者是分团委常委。会议重要内容是对上一周的工作进行总结，对下一周的工作内容进行讨论和传达，以指导学生会的各项活动。学生会部长例会由学生会主席与分团委副书记主持，与会者是分团委常委会组员、学生会各部门正副部长，会议重要内容是具体地总结上一周的工作，并将分团委常委会扩大会议的会议精神和会议内容传达下来，具体安排各项活动安排。针对会议内容，会议统计分为上周总结、下周计划、补充与讨论几个部分。要将会议内容如实、精确、清晰地统计下来。统计者在做统计时记清晰会议的时间，抓住要点，理解说话人体现的实质内容，有条理的统计下各条信息。会议后，如有信息的遗漏，要及时地将会上所统计下来的内容补充完整。同时，要制作电子版会议统计，便于后来对某次会议内容进行查找。2.3物品管理根据《电子工程学院分团委财务制度》，分团委的学生活动物品是学院管理的国家财产，是确保学生活动顺利开展的物质基础。分团委有加强管理的责任和义务。（一）、物品的使用。分团委各部门主办的活动所用学生活动物品在领取和偿还的过程中要进行登记；院外其它部门租借分团委学生活动物品时要填写《分团委学生活动物品租借表》，经有关手续审批同意后方可使用。在以上使用过程中造成的物品损坏，使用方有恢复原状的责任。在不可逆损害发生时要照价赔偿。使用完物品后应按商定时间偿还，办公室财务组要在收回物品时认真检查。（二）、物品的管理办公室财务组要做好