报销制度建议书

员工报销规定一、员工费用报销费用核销细则：1.费用项目核销焦点问题：1.1员工费用核销项目涉及：员工国内差旅费、出租费、市内交通费、手机费、业务招待费、员工零星走访费、车辆费7个费用项目。1.2业务招待费、差旅住宿费、等申请必须事前申请，不能事后直接确认核销；出租费、手机费、市内车船费、车辆费的申请可随时费用确认，也能够当月一次性,全部费用项目必须要当月录入，当月预算于月末最后一天23：59前有效；1.3各部门月度员工费用预算由部门经理负责编制，财务部审核完毕，经总经理同意1.4有关补贴兑现的阐明住宿费：凭住宿发票预算、原则内实报实销；伙食费：预算原则内兑现，需附费用票据；公杂费：指出差期间发生的出租费、通讯费、上网费，需附业务发生票据预算、原则内实报实销；1.5有关市内车船费的规范：市内车船费泛指：员工青岛市内发生的车船费、公交车费或IC卡费出租费按照单独的规范细则执行，员工在青岛发生的船、车费用根据业务操作需要在市内交通费列支，发生、控制原则同出租费，按照个人定标控制，月度一次性确认报销；1.6车辆费配车报销费用项目：油料费，停车费，路桥费，年审费，保险费，维修费、养路费、道口费和车船税。其它车辆内饰品等费一律不予报销，报销费用发票户头均应是结算公司户头，个人户头不予报销。（此条仅限总经理及经理）1.7IC卡发票户头：自07.9.1起税务局规定全部户头为“个人”的IC卡充值发票不能作为公司付款、报销凭证,IC卡报销户头必须是公司全称，以避免税务风险！1.8有关违规票据的解决：A、虚假票据：虚假报销票据不予退回，由财务审核人加盖假票章并留存备查；B、其它不合规票据：可整治票据由财务登记台账由报销人或其部门专人签收并在7天内整治到位，无整治意见的票据由财务留存备查；1.9出差只报销来回机场出租车费的，需在报销凭证中附登机牌原件，否则不予核销；2.核销原则细则：a.加班出租车费：周一至周六每晚加班到20：30后来；加班打车公司承当单次不超出30元的出租车费。下班时间以人力的“考勤明细表”为准，打车车票起始时间与打卡登记时间间隔30分钟以内，否则不予报销；平日及节假日加班打车均需附文员的“考勤明细表”，否则不予核销有关费用。b.公务用出租车费：发生前先报审业务发生的时间、地点、金额、目的，并由部门负责人审批通过，报销时发票的时间要与明细报告的时间一致，实报实销。2.1接待来访客户的出租费；2.2出差来回机场出租费；a.规定：出租车费时间重叠、连号发票、车票时间与报告明细内容一致，否则一律按假票解决。特殊状况在填报费用核销单时必须在提示栏注释栏中清晰阐明，事后解释将不予接受，一律不予报销。b.用以报销的出租车票时间必须与对应业务时间一致，否则视同违规不予核销！对于特殊业务产生的通讯费（如部分产品部有出差通讯费报销规定的），暂按原部门原则报销！2.3手机费发票中的姓名和手机号码，必须和通讯录中信息一致。手机费报销所使用的发票原则上以电信局提供的原始发票为准，发票内容应包含通话类别明细。如使用电信补单作为报销凭证，须得到上级权限经理同意并附状况阐明。必须确保不发生重复报销的状况，如有违反作为严重违纪解决，不带手机号码的充值、定额发票不得作为报销票据。2.4业务招待费a.原则：业务发生要在事前审批，审批通过后方可执行，每笔招待都要对应上业务事由或项目；在青岛发生招待300元以上的必须通过人力委办，未通过人力自行办理的需权限审批人及BFO事前书面审批确认。本地300元下列、外地就餐应尽量索取机打发票，避免接受到虚假发票；b.事前审批及原则：业务发生前要报部门负责人审批，写明：接待地点、时间、酒店名称、人数、职务。招待原则：局级及以上级公务员、单位负责人及总经理300元/人为原则；经理200元/人为原则；部门主管及采购经理等100元/人为原则。c.业务结算：如有部门负责人参加发生的餐费，必须由其本人报销。d.规定：业务发生后，报销人将“业务招待申请表”、“发票”一并作为报销单据。其中，申请单的金额≥发票金额；审批单中的宴请地点和发票盖章上单位名称一致。3.费用贴票规定3.1.报销凭证a.应提供国家正式税务发票报销。b.员工应对所报发票的真实性负责。员工必须在离开提供发票的消费地前，核对发票的真实性，方便及时发现，及时调换。c.识别假发票的方法：I有密码区的发票：多张发票密码相似，或密码区无法刮开；II在公司曾经出现过假发票的餐馆名单中列出的餐馆中消费，并获得假发票；III能够拨打纳税服务热线（本地区号）12366，根据语音提示进行查询，还可登录发票所在地方税务局网站的“发票专栏”进行真伪查询。3.2填写规范：a.员工应确保差旅费用报告的内容精确完整；报销费用发票户头必须精确开具公司全称,报销金额与所附发票一一对应并严格按照日期次序，严禁跳回日期报销，如有特殊因素必须特别阐明。b.员工必须认真填写费用报销单并在报销单上签字，确保负责其真实性并符合公司有关平台规定。c.为方便经理审批和财务部审核，员工应将发票按日期整顿好后提交。4、费用确实认：4.1针对经营体前期提报的申请单进行金额确实认，确认的根据是真实发生的业务，其凭证是费用报销票据。4.2费用确认单的金额应以实事求是原则进行确认，最后核销金额以最小值原则进行核销。即：确认的金额>费用票据金额，则以费用票据金额进行核销；确认的金额<费用票据金额，则以费用确认金额进行核销。5、费用报销单证具体规定：5.1各部门须将费用报销发票等单证整顿完毕，签字完全，由部门专人交给财务审核。财务部经理需对票据金额负责并汇总登记台帐，如出现收到票据与报销费用金额不符，财务部会做出下列处分，对于虚假票据财务予以没收。第一次，对当事人和部门经理进行警告。第二次对当事人罚虚假金额的50%，部门经理自罚承当本部门虚假票据金额的50%。把罚款交给公司出纳，由出纳开收据给被罚人，被罚人把出纳给的收据条交行政文员。文员负责汇总每月罚款收据条，对于一年出现两次以上的，扣发当事人50%年终奖金。5.2如因单证未附全而造成的当期费用未审核，责任由各部门承当，如补审前期发票，须由主管经理签字同意，并占本期经营体费用额度；如发票因迟邮寄造成的费用无法报销，则责任由部门邮寄员承当。6.对报销违规、假票及票据提交期限的界定原则：1.虚假发票2..虚报费用或提供不真实的文献向公司申请付款3.重复报销7违规类1.业务事项违规打卡统计与票据时间不符2.超标费用无批示3.发票户头未开具公司全称4.发票内容不完整、不清晰5.发票盖章名称与系统收款单位不一致6.发票盖章不清晰、重叠盖章或无盖7.打卡统计与票据时间不符8.费用报销单证涂改或损毁9.发票大小写金额不符10.发票过期11.费用项目违规使用12.发票开具时间与发票号码次序颠倒13.预算原则外费用审批14.费用超期提交15.实际贴票金额局限性16.发票类型不合规17.报销见证资料不全或不合格18.无碳复写发票，自行垫复写纸填写19.机打或定额类发票时间重叠、连号发票或号码重复20.故意毁损发票的票号或日期……（将根据案例不停补充，以供借鉴规避雷区）21.费用核销期限规定：员工要在规定的时间内交票报销，逾期一律不予报销。8.1国内出差费用在7个日历日（指从员工返回日起至差旅报销报告及费用提交至共享中心日），超出14个日历日的出差费用将不予报销（以发票日期距共享中心费用系统“费用信箱“收到日期为准）。持续出差（指两次差旅持续或员工仅在周末返回）状况，按最后一次返回起开始计算，遇公共假日报销期限顺延。出租车费、车辆费、车船费、住宿费、业务招待费、手机费等全部员工费用费用发票自票据开具日期3个月内有效，年终使用期为1个月，过期票据不予核销。8.2对于各部门员工两周或两周以上持续休病假特殊状况可酌情考虑：书面得到部门权限经理同意后，再经财务经理审核，总经理批复后方可报销过期费用。8.3当月产生的个人费用必须在当月报销，每月预算当月最后一天23：59前有效。二、本内控规范自公布之日起生效，后期业务需要