采购管理制度范文

采购管理制度目录一、采购流程图示二、请购单及其规定三、请购核决权限四、采购的过程管理五、合同的订立及其规定六、付款及合同执行七、报验与入库采购部职责与绩效考核采购报告必须含有要素及分析图表责任认定为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效减少采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。合用于我司全部采购的物料及耗材品。一、采购流程图示总经理审批

分管经理审批拟定

审批计划对账财务结算入仓退货总经理审批财务确认付款条件及账期验收不合格采购需求总经理审批

分管经理审批拟定

审批计划对账财务结算入仓退货总经理审批财务确认付款条件及账期验收不合格采购需求（由需求部门提出采购需要，填写请购单）采购计划（ERP填写采购单）审批寻找评定合格供应商，（参考供应商管理制度）表）分管经理审批

采购部主管审批寻价、比价、议价、提供样品报价单（报价单）采购洽谈合同的订立（采购合同及售后合同）交货验收(仓库验货仓库凭入库单确认型号、数量、包装等并进行质量抽查）)验收合格下单、付款合同执行验收不合格入仓退货计划对账验收不合格入仓退货计划对账执行《产品质量确保及售后服务合同书》供应商评分管理体系退货执行《产品质量确保及售后服务合同书》供应商评分管理体系退货二、请购及其规定1．请购的定义请购是指某人或者某部门根据需要拟定物品，并按照规定的格式填写一份规定获得这些物品的单子的整个过程。2．请购单的要素完整的请购单应涉及下列要素：请购的部门、请购物品所属项目、请购的用途、请购的物品名、请购的物品数量、请购的物品规格、请购物品的样品、图纸或技术资料等、请购的物品的需求时间、请购如有特殊需要请备注、请购人、请购部门主管、请购单审核人、采购部审核、财务审核人、公司总经理（如合用）。3．请购单提报规定（1）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；由固定资产使用部门提报。（2）主营产品及有关服务软件申购按照附表二（产品采购申请表）的格式填写提报；由运行销售部门负责提报。（3）日常办公、生活用品及员工福利等采购按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；由办公室统筹进行提报。4.请购原则（1）请购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整、不清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（2）对于紧急请购项目应优先解决。三、请购核决权限1.运行销售类产品(1)请购金额预估在1万元以内者，由请购部门经理核决。(2)请购金额预估在1万元至5万元者，由总经理核决。(3)请购金额预估在5万元以上者，由总经理开会核决。2.固定资产支出：(1)请购金额预估在元下列者，由请购部门经理核决。(2)请购金额预估在元至2万元者，由总经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理开会核决。3.办公、生活用品及元福等支出：（1)请购金额预估在1000元下列者，由请购部门经理核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由总经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理开会核决。四、采购的过程管理1、采购模式（1）、生产配件，包装辅料等：拟采用多家供货商报价议价及集中采购两种模式并用；（2）、常规销售产品：长久合作伙伴，拟采用年度协商议价；（3）、非常规、非入围合格供方采购物品：采用货比三家，议价采购；2、询价及其规定（1）、询价前应认真审视请购单的品名、规格、数量、名称，理解图纸及其技术规定，碰到问题应及时的与请购部门沟通；（2）属于相似类型或属性近似的产品应整顿、归类集中打包采购；（3）、对于紧急请购项目应优先解决；（4）、全部采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或多个中介机构询价；（5）、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品能够推荐采购替代品；（6）、询价时对于相似规格和技术规定应对不同品牌进行询价；3、比价、议价（1）、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；(参考供应商管理制度表)（2）、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，与否其它厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；（3）、收到供应单位第一次报价后应向公司领导报告状况，设定议价目的或抱负中标价格；（4）、重要项目应通过一定的办法对于目的单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察理解供应商的各方面的实力等；（5）参考目的或抱负中标价格与拟合作单位行价格及条件的进一步谈判。4、比价、议价成果汇总（1）比价、议价成果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其它价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定次序逐个审核；（2）如比价、议价成果未通过公司领导审核应进行修改或重新解决。五、合同的订立及其规定:具体参看《采购合同》。1．合同（1）合同正文应包含的要素A合同名称、订立时间、订立地点；双方的公司信息，公司盖章。B采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文献与确认图纸是合同不可分割的部分；C包装规定D合同总额应与否含税，与否含运达公司的总价，特殊状况应注明；E付款方式；F订立《产品质量确保及售后服务合同书》：质量规定及规范、质量确保期；违约责任和解决纠纷的方法；H其它商定。（2）合同订立及其规定A如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；B以定合同条款时一定要将多个风险减少到最低；C为避免合同订单增加或增加无根据，打包采购时规定供货方提供分项报价清单；D质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量规定厂商延长产品质保期；E具体商定发票的提供时间及规定；F针对不同的合同商定不同的付款方式，如销售产品类的合同普通应分按照预付款、验收款，质量确保金的次序明确付款额度、付款时间和付款条件等H与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；I违约责任一定要具体、具体；J合同签定前应按照合同审查同意单的格式对合同初稿进行巡签审查；K合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；L订立的全部合同应及时报送财务部门。六、付款及合同执行1．付款规定（1）全部已订立合同付款时应参考公司《产品采购付款制度》；（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；（3）按照公司规定和合同商定达成付款条件的合同在付款时应填写《付款审批单》，该审批单巡签完毕后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊状况限延期付款的应及时的告知采购部并报告公司领导。2．合同执行（1）已订立合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救方法，并及时告知请购部门及公司领导；（2）已订立的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的推行状况，跟踪并督促其保质保量，准时履约；（3）合同在推行期间应按照上方商定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并订立补充合同；七、报验与入库1．报验（1）供应单位已经推行完毕的合同，采购部应及时的告知验收质检部门、设备管理部门及有关部门进行验收；（2）对于不同类型的合同的标的物的验收原则参考公司有关部门的有关规定执行；（3）达成质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请有关验收质检部门进行质检、验收；（4）验收质检部门在接到采购部报验告知后应及时报验，并出具报验成果证明书，对于质检不及时，造成的损失有关质检部门应负重要责任；（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范畴之内。2．入库（1）公司全部的采购物品入库前均应通过质检部门的检查或验收；（2）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时操作ERP进行入库解决；保存好发货单或者入库清单。3.出库（1）入库产品一律通过ERP出库。（2）办公用品生活用品及固定资产的领取使用需要保管方办好出、入库手续。出库物品一定要由领取人签字，特殊用品需由其部门主管签字后方可办理出库。八、采购部职责与绩效考核1.采购中心工作职责（1）建立供应厂商与价格统计；（2）采购方式设定及市场行情调查；（3）询价、比价、议价、订购工作；（4）送货进度控制与逾送督促；（5）来货质量、数量异常解决；（6）付款整顿、审查；（7）提交采购工作报告。2.采购部绩效考核工作职责绩效指标绩效原则完毕项目所需的采购工作使申请部门得到所需的设备和材料一种月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的次数不超出1次；一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超出2次；项目采购的成本控制在预先设定的范畴内。优秀绩效的体现：尽量地推迟付款时间；控制进货速度，使库存最小；向多方供货商询价，得到性价比最佳的供货。改善采购的工作流程和原则改善了的流程或原则上级主管人员对下列方面表达满意：1全部的采购有关流程和工作原则每年最少进行一次修订；2有关的规定得到了对的的公布和沟通；3在流程中能够考虑到对不同状况的区别看待。供货商关系管理供货商关系对大的供货商能定时进行拜访；供应商总数减少，使供货更为集中。优秀绩效的体现：能够协助供货商解决一定的问题。向管理层提供采购报告管理层所得到的信息管理层对以下方面表达满意：

1.提供的采购报告故意义；

2.报告有助于改善我司以及供货商的服务水准。九、采购报告必须含有要素及分析图表采购主管须将每月的采购工作进行总结、分析以供上级理解工作状况，发现采购工作中的局限性，让上级必定其作为的同时能及时给出改善意见或批示。采购工作报告最少须包含下列规定和分析图表：1.本月采购货品的类别与比例2.本月因采购型号错误存在退货的次数3.本月各供应商供货的金额及分布状况4.询价与议价成果的差别总金额及各供应商的差额分布状况5.供应商送货效率、各供应商存的问题及改善建议，对供应商打分登记6.采购中存在的问题及改善建议十、责任认定

1.不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责解决，已经与供方订立购销合同，造成公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承当。

2.经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，由于人为因素不能准时采购而影响正常经营的，每发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按拟定损失额的40%。

3.未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价成果的，价格高出部分由采购人员自行承当。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而造成采购价格明显过高；经查实后采购人员承当对应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。

4.物品使用部门必须根据计划实际需要，认真填制购物申请单。填写不规范，造成无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权回绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成我司流动资金使用浪费的，根据银行贷款利率的两倍原则对有关负责人处以罚款。

5.采购部门在确保品质的前提下，必须充足考虑市场变化和库存成本等因素，制订大宗物品的采购方案，贯彻供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负对应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。

6.财务部必须认真推行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理报告有关事情真相，并造成公司经济损失的，予以对应的经济和行政处分。

7.验收部门必须对