物业公司程序文件文件控制程序

物业公司程序文献：文献控制程序物业公司程序文献：文献控制程序提纲：各单位文献管理员负责质量体系文献和资料的接受、分类、编号、整顿、存档、更改及发放等工作房地产资料下载物业公司程序文献：文献控制程序1．0目的通过对质量体系文献和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、同意、发放、管理和更改的规定。2．0范畴合用于全部质量体系文献、资料的管理和控制。各单位是指各部门和各管理处的统称。3．0职责3．1质管部对各单位质量体系文献的控制进行指导和监控。3．2各单位文献管理员负责质量体系文献和资料的接受、分类、编号、整顿、存档、更改及发放等工作。4．0程序4．1质量体系文献和资料的制订、审核、同意公司全部质量体系文献和资料的制订、审核、同意按下列规定执行。序号文献名称文献级别制订及修改审核同意1质量手册一级质管部管理者代表总经理2程序文献二级质管部质管部主管管理者代表3作业指导书部门管理手册三级各部门部门经理主管领导管理处工作手册三级各管理处管理处主任管理者代表4质量统计表格四级有关单位单位主管单位主管5法规原则等外来文献五级外部机构单位主管单位主管5法规原则等外来文献五级外部机构单位主管单位主管4．2质量体系文献和资料的发放质量手册的《文献发放名单》由总经理审批，由质管部建立发放统计。程序文献的发放名单由质管部拟定，并建立发放统计。作业指导书由有关制订单位拟定发放名单，并建立发放统计。工程类原则、技术图样等由工程部建档、编号，设备原则、图纸等由工程部负责管理。法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文献管理人员建立文献发放的统计。法律法规类文献由质管部负责收集，对收集到的文献组织有关人员进行识别，拟定其时效性和发放范畴等。以上文献的发放状况应由有关单位人员填写《发放统计》，各部门只需在《发放统计》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文统计》。文献使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文献。4．3质量体系文献和资料的保管质量手册、程序文献、部门的工作手册、项目管理方案、质量统计表格及法规、国家及行业原则类（工程、设备原则类文献除外）文献的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。文献保管人与持有人应妥善保管文献，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。对各级文献的管理，各单位均应建立对应的《文献清单》，其内容应及时更新。存档作废文献在封面加盖”作废章”。4．4质量体系文献和资料的有效性控制为确保公司质量体系文献和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、c……表达第一、第二、第三版……；用0、1、2……表达未经修改、第一、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文献需更改的即由A版升B版、B版升c版等依次执行。有关部门在文献更改后，将最新更改页及修改统计发放至受控文献部门，并将原页盖作废章收回，保存一份存档，其它销毁。4．5质量体系文献和资料的更改文献的更改可由公司各级人员根据文献实施状况向有关部门提出更改意见，责任部门主管拟定更改意见并执行，填写《文献修改统计》报主管领导审批。质量体系文献和资料的更改普通由原审批人同意，如因特殊状况必须获得审批的需提供根据的背景资料，以确保更改的适宜性。4．6质量体系文献和资料的分类和编号质量手册：yGjyPm――Qm（原则号码）（文献名称）程序文献：yGjyPm――coP（要素序号）（文献名称）作业指导书：yGjyPm――wI/（单位代码）-（三位自然数序号）（文献名称），如《人事工作管理手册》中wI/R-001“人力资源部职责”。部门单项工作手册：yGjyPm--wI/（有关文献简称），如工程部的《建筑、装饰管理手册》为wI/ZX。标书：yGjyPm――BS/（单位代码）-（名称）管理方案：yGjyPm――FA/（管理处代码）-（文献名称）技术图样：yGjyPm――jT/（单位代码）-（名称）图纸：yGjyPm――TZ/（单位代码）-（名称）原则：yGjyPm――BZ/（单位代码）-（名称）法规：yGjyPm--FG/（单位代码）-（名称）程序文献统计表格：yGjyPm――QR-（程序编号）-（两位自然数序号）各单位统计表格：yGjyPm--QR-（三位自然数序号）（单位代码）4．7文献借阅根据工作需要，经单位主管同意后我司人员能够借阅有关文献，借阅人应在借出方的《借阅统计》上签字，并注明借阅期限，普通文献借阅期为一周。文献管理人员和借阅人有责任在双方合同期内沟通，并办理有关偿还手续。对借阅文献应妥善保管，不得损坏或私自复印。4．8公开文献的控制公开文献是指公司面对顾客公布或发放的各类文献，如业主公约、住户手册、住户须知、收费原则、告知、公开信等。公开文献的内容和标记的控制由负责编制或收集的单位负责。公开文献的标记应结合实际予以管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标记，但在文献清单中应有明确编号和状态号；告知则应按公司统一格式