公司行政部门职责

公司行政部门职责一些较大公司的行政部门分工很细，一般设置总务办，下设办公室、后勤等几个部门岗位，各岗位的职责和工作侧重点也具体有所不同。总务办的服务对象一般上至公司高层管理，下至基层员工，服务对象广泛，处理的日常事务也包罗万象。不同公司有具体的规定范围。一、日常行政事务处理：（一）接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。（二）文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。（三）例会组织与纪要：按要求安排好人员的发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。（四）车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。（五）日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。二、行政管理工作：（一）制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。（二）部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，提高服务意识。（三）绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。三、外部沟通（一）政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。（二）合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。（三）注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。四、企业文化建设：包括核心价值观、企业精神、企业道德、经营理念、企业VI设计（章程、简介、统一标识）、公司大事记、员工行为准则/员工手册、员工活动组织、节日福利物资组织与发放等。五、外联工作（一）证照年检及资质审核（二）外部事务办理六、行政后勤工作（一）物资采购（二）物资管理及发放（三）管理成本控制七、突发事务处理行政部岗位职责行政部各职务详细岗位职责描述如下：行政经理

直接上司：总经理

主要工作：规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。对公司行政后勤、总务、保卫、秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力。

岗位职责：

1、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；

2、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

3、组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；

4、起草及归档公司相关文件；

5、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；

6、组织好来客接待和相关的外联工作；

7、主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；

8、协调公司内部行政人事等工作；

9、对控制成本的方法提出建议。10、负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；

11、贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；

12、负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行；

13、负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；

14、做好公司经营用房及财产管理工作。建立经营用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册；

15、负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；

16、负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作；

17、负责组织部门人员的培训教育工作。

18、有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；

19、按时完成公司领导交办其他工作任务。总经理秘书

直接上司：行政经理

主要工作：协助总经理完成日常事务性工作

岗位职责：

1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；

2、起草公司重要会议的会议材料；

3、作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；

4、起草、打印、登记和存档总经理签发文件；

5、协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；

6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；

7、掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；

8、收发传真，并及时交给总经理处理；

9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。行政助理

直接上司：行政经理

主要工作：安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。

岗位职责：（具体工作）

1、协助制定、监督、执行公司行政规章制度；

2、组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；

3、管理公司非技术资料、日常用资产等资料4、撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

5、会谈、会务安排；

6、做好办公室人员考勤和处理各种假期；

7、分类处理保管公司档案资料文件；

8、安排商务旅行，做好预订工作；

9、接待访客；

10、发放日常福利、节日福利；

11、购买、管理和维修公司固定资产；12、公司废物（品）处理和销售管理工作

13、完成直属上司交办的工作。人力资源助理

直接上司：行政经理

主要工作：制定公司人力资源政策，建立健全人事管理制度及档案，完成人力招聘及储备工作，组织人员学习培训，对公司人员进行人事考核、办理人事手续。1、协助行政经理实施本部门人事工作计划。2、协助制定完成本部门人力资源的年度规划与实施，辅助领导完成人员招募、绩效、薪资等工作。

3、管理员工信息档案工作，完善公司各项人事数据资料。

4、在领导指导下完善公司各项人力资源管理规范或制度，并督促各部门落实。

5、完成公司人力资源流程性工作：入职、转正、合同、离职等手续办理。

6、负责员工培训工作的计划、组织、协调和管理。

7、具体实施公司的人力储备及各项人力资源政策。

8、辅助完成公司各项大型会议的策划与组织。

9、完成领导交办的其他工作。

前台

直接上司：行政经理

主要工作：做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

岗位职责：1、收发信件和报刊；

2、接待来访客人，并通报相关部门；

3、打印、复印文件和管理各种表格文件；

4、承办员工考勤和外出登记；

5、安排约会、会议室及差旅预定；

6、保管各种手续、手册；

7、更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

8、协助组织公司活动。行政部工作职责协助领导处理业务、政务和日常事务工作。负责本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、劳动合同、员工名册的归档备案等相关事项。负责各项规章制度的制定、贯彻、执行，并开展监督工作。根据工作需要，听取领导意见，建立和完善管理体制，对部门设置和人员安排提出方案。做好单位印章管理、文件收发、文秘档案、会务工作和会议记录等多项工作。加强与各部门及新闻媒体的沟通，有计划、有针对性地做好宣传和推介工作，及时向上级部门和领导呈报相关信息。做好来访接待和公司重大活动的组织安排等