设计院档案管理制度制度

设计院档案管理制度制度设计院档案管理制度技术档案管理制度一、技术档案的归档范围(一)工程设计项目凡委托我院设计的新建,改建,扩建,加固等工程全部基础资料,阶段设计成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位,施工单位发生的各类协议,合同,函件,公文和竣工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.1.初步设计阶段初步设计的文件一般不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档,归档文件包括以下内容:(1)初步设计最终成果(2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;(3)各专业有关的计算书底稿及电算资料;(4)设计方案审定记录单,设计文件校审记录单.2.施工图设计施工图设计文件归档包括以下内容:(1)各子项各专业设计底图;(2)各专业设计计算书及电算资料;(3)《设计文件校审记录单》;(4)修正概算书及打印件;(5)《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书;(6)程序文件规定要归档的资料.3.工程建设各阶段形成的文件资料(1)建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等〕.(2)工程设计,施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中的交底会审纪要,与工程有关的会议纪要.(3)工程竣工验收,调试过程中形成的文件,图纸,资料(含竣工验收报告,调试,试用期间,使用期间发现的问题,修改,补充核定有关图纸和文件)等;(4)工程事故与设计有关的结论分析报告等.(二)技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包括以下内容:1.委托单位提供的全部文件资料(1)委托任务书;(2)委托单位交来的全部有关原始资料;(3)代委托单位收集的原始资料,调研资料等.2.成果底稿(包括鉴定书,咨询报告,设计底图,蓝图,说明书,计算书,电算资料,估算概算书底稿等).3.送交委托单位的正式咨询报告及图纸.(三)科研试验项目科研试验项目归档文件包括以下内容:1.科研规划,科研项目任务书,课题拟定报告及经院认可的批文;2.科研会议纪要及有关重要文件;3.与主办单位或协作单位签订的合同(协议)书文件副本,有关技术责任的各种来往函件;4.阶段成果报告,如说明书,计算书底稿和打印件,底图,蓝图(一份),照片,底片;5.和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿,鉴定书等资料.二、技术档案的归档办法(一)工程设计工程设计各阶段成果均先归档,后复制对外发行.每个工程项目均应有一份归档登记表.每次归档均应登记.1.设计基础资料建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.〕均必须在拿到该资料后立即复印,复印件作为设计资料,原件立即归档;对于内容较多的基础资料(如工程地质及水文勘察资料,风洞试验报告等),要求建设单位提供二份(在合同中注明),一份归档,一份作为设计资料.2.设计成果(图纸)(1)初步设计我院完成初步设计,由其它院完成施工图的项目,在将初步设计全部移交后,所有应归档的资料一次归档;由我院继续完成施工图的项目,初步设计阶段的成果不归档.(2)施工图设计施工图一般按子项一次出图,一次归档.对需分批出图的项目,可按"分批出图计划表"的内容分批出图,分批归档.分批出图的项目,每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后,专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图的归档程序为:a)由专业负责人检查确认底图签名完整,交设计总负责人b)由设计总负责人填写"图纸归档通知单",并在设计负责人一栏签字,同时要在备注栏中注明本次出图的图纸编号,将"图纸归档通知单"及底图送计划组.c)计划组应再次检查确认底图签名完整,并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签署意见(是否出图,是否归档),签名;将"图纸归档通知单"及底图送图档组.d)图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签收,将底图和"图纸归档通知单"和底图一并归档.e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件内部作业文件为各专业的计算书,互提资料记录,设计文件,校审记录单,以及程序文件中规定要归档的资料.这些资料在全部设计完成后一个月内,由专业负责人整理后交图档组存档.4.施工过程中形成的文件施工过程中形成的文件,包括图纸会审纪要,与工程有关的会议纪要,往来的公文,函电,工程联系单,修改设计通知单,竣工验收资料等,由设计总负责人(与多专业有关的)或专业负责人(与本专业有关的)保存.工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档,也可根据具体情况分批归档,但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档.5.设计修改设计完成后的设计修改图,按施工图的归档办法归档.修改图的每次出图归档,必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后,专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.(二)技术及咨询服务项目技术及咨询服务项目完成后,由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档.(三)科研试验项目自接受任务到各阶段成果交院为止为归档阶段,由设计总负责人分阶段向图档组归档.三、技术档案的分类编目(一)图纸编号各专业各阶段图纸编号如下:专业设计阶段建筑结构给排水通风空调电气规划方案设计建方1,建方2结方1水方1风方1电方1规方1初步设计建初1,建初2结初1水初1风初1电初1规初1施工图建施1,建施2结施1水施1风施1电施1规施1注:若一个子项分为A,B,C……等区,可在图纸编号前加A-,B-,C-……,如建施A-1,建施B-1,建施C-1…….修改施工图的编号,按不同情况编号(以建施为例):如果修改图还要配合原图使用,则编号如下:建施1修1(建施1第一次修改)建施1修2(建施1第二次修改)如果修改图代替原图,原图作废,则编号如下:建施1代1(第一次修改,替代建施1)建施1代2(第二次修改,替代建施1代1)如果修改内容同多张图纸有关,而且必须配合原图使用,则编号如下:建施修1建施修2(二)图纸目录图纸目录一律用A3幅面(三)档案编号工程设计档案大类代号为"C"1.工程业务号工程业务号的编号模式为年+顺序号+标识码年-----不省略的公元年号顺序号-----1,2,3………标识码-----A:一类工程(院管);B:二类工程(室管);C:合作项目;D:科研项目;E:咨询项目;F:其它项目例:—08A2.工程设计档案编号模式工程设计档案编号模式为:工程设计档案大类代号为"C"+工程业务号例:C---08A3.工程设计文件材料档案编号模式工程设计文件材料档案编号模式为:工程设计档案大类代号为"C"+工程业务号+文件材料号"W"+案卷号例:C-----08A-----1四、技术档案的借阅管理(一)凡我院职工因工程设计,科研和技术管理工作需要都可直接向图档组借阅所需设计档案资料.将要设计的新工程项目,设总要借原始资料,需持设计任务通知单,方可借给原始资料复印件。(二)工程底图一律不外借.设计说明书,概预算底稿及计算书只能查阅摘录,不外借.查阅时不得涂改.否则,按情节轻重处罚.(三)借阅技术档案,必须认真办理借阅手续.借还技术档案时,双方必须当面点清,借时档案员要看借者在借阅证和去向卡上签名.还时,借者要看档案员在借阅证和去向卡上注销,以便分清责任.在图档组内临时查阅的,查完后及时归还,不得带出图档组.科研档案的调阅,对外必须经总工室批准,如需向外提供复制件,需经主管院长批准.(四)借阅人员必须爱护技术档案材料,妥善保管,不得污损,涂改,乱作符号.否则,一经查出,按情节轻重给予处罚.借阅人丢失技术档案,必须及时通知图档组,一般工程蓝图档案,由丢失人书写报告,经所在室主任签字后方能注销.由图档组负责补晒蓝图.补晒蓝图费用由丢失人支付.如系丢失设计说明书,计算书,概算书以及建设单位提供的原始资料和有关的重要文件等,则由图档组和院领导共同研究,根据情节处理.(五)外单位查阅技术档案材料,一律凭单位介绍信经过总工室接洽.属密级的档案需由总工室批准后在阅览室查阅;属科研成果的档案,须经主管副院长批准后查阅且不外借.查阅图纸资料应收取信息费.本院职工一律不准为外单位代借技术档案.如发现代借情况,档案组须报告院领导给予纪律处分.(六)兄弟设计单位需要加晒或复印我院工程图纸,一律凭单位介绍信接洽,并按有关规定办理.建设单位加晒工程蓝图,需经计划组签注意见;其它单位需要加晒或复印工程蓝图,由计划组签注意见,属密级的工程图纸需建设单位签章或公文证明,总工室主任批准后方能晒给,并按规定收费.(七)职工因工作外调,借调或因公外出超过三个月者,都必须先还清所借之技术档案.否则,在其它同志急需时,将重新晒图归档,晒图费由借原该档案资料者负责支付,另外,超过期限按天计算罚款.属外调人员,应还清所借技术档案,档案组负责人才能在人事处所发调离单上签字.五、技术档案的保管要求(一)有关人员特别是档案保管人员,要倍加珍惜设计科研技术档案的安全完整,尽量减少磨损污染以延长使用寿命.(二)每月最后一天为档案库存的盘点清理和统计时间,对破损和变质的技术档案及时采取措施,认真进行修补和复制.(三)工程底图入库上架要平放保管,并做到按顺序号整理轻拿轻放,防止破损.(四)严格借阅制度和登记手续,定期催还,不得造成档案的错乱和散失.(五)预防突然事件发生.机,绝密技术档案应与一般档案分开,并设专人保管,以保证在非常情况下能及时准确地先转移机,绝密档案.(六)要保持档案库房一定的湿度和温度,在现有条件下要经常开启门窗通风,保持库房卫生清洁.在可能的条件下增加有关设备和技术保护措施.(七)时刻注意档案库房的安全,保管人员一定要严守岗位.离开库房时要仔细检查,关好门窗,切断所有电源.(八)库房内严禁吸烟.无关人员不得进入库房.六、科技档案的鉴定和销毁(一)根据技术档案的鉴定原则和标准,确定技术档案的科学历史和现实的价值,把失去保存价值的档案,经过一定的审批手续,拣出销毁或全部转交建设单位处理.(二)由院领导,总工程师,图档组负责人以及有关科技档案人员组成档案鉴定小组,负责开展档案鉴定销毁工作.(三)档案的保管期限分为永久,长期(十五年至五十年),短期(十五年以下)三种,鉴定小组对档案应确定保管期限.(四)对到期的科技档案由图档组清理登记,提出报告由档案鉴定小组批准予以销毁或移交.(五)对作废工程由计划组开出作废通知单交图档组调销有关作废档案.设计回访管理规定工程竣工后,设计总负责人应组织