采购管理制度及流程

采购管理制度及流程贰、采购管理制度

贰、采购管理制度目录 页次一、采购计划 P01–1 二、询比议价作业 P02–1三、合约采购订约作业P03–1四、订购作业 P04–1五、国外订购作业 P05–1六、订购变更作业 P06–1七、进口作业 P07–1八、到货追踪作业 P08–1九、验收作业 P09–1 十、数量验收不符作业 P10–1十一、质量验收不符作业 P11–1十二、索赔作业 P12–1十三、应付帐款作业 P13–1十四、非仓储管理物品之请购作业 P14–1十五、非仓储管理物品之订购作业 P15–1 十六、非仓储管理物品之验收作业 P16–1

流程图流程图流程图名称页次P01询比议价作业P02－2P02合约采购订约作业P03－3P03订价作业P04－2P04国外订购作业P05－2P05订购变更作业P06－2P06进口作业(一)P07－2P06-1进口作业(二)P07－3P07到货追踪作业P08－2P08验收作业P09－2P09数量验收不符作业P10－2P10质量验收不符作业P11－2P10-1质量验收不符作业--特采P11－3P11索赔作业P12－2P12应付帐款作业P13－2P13非仓储管理物品请购作业P14－2P14非仓储管理物品订购作业P15－2P15非仓储管理物品验收作业P16－2

附表附表附表名称页次P01原材料采购预计明细表P01－3P02询比议价呈核表P02－3P03订购单P04－3P04进货日报表P08－3P05验收单P09－3P06进料检验日报表P09－4P07验退通知单P11－4P08特采认证单P11－5P09索赔通知单P12－3P10请购单(非仓储管理物品专用)P14－3P11订购单(非仓储管理物品专用)P15－3P12验收单(非仓储管理物品专用)P16－3

一、采购计划

一、采购计划P011.作业程序适用于配合公司销售计划、生产计划及库存政策拟定材料、商品之采购计划作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)采购单位(二)仓储单位3.采购单位对于各项材料、商品,应依其重要性不同,设定标准及前置期间,以决定其订购时期,并提供仓储单位作为存量控制及提出请购时间之依据。4.所谓前置期间系指从开始请购材料、商品到验收、备料、发料所需的时间,包括:(一)处理订购单时间。(二)供货商制造准备期间。(三)运送交货时间。(四)进料检验、收料、备料、发料的时间。5.为使材料、商品供应顺利,并降低库存量,配合库存政策对不同材料、商品类别实施不同的采购计划,其区分如下:(一)A类:每年耗用量大且值巨之主要原料,如CHIP,DRAM,PCB(1)采购单位配合年度营运预算之编制,依销售计划、生产计划、对所需材料,做通盘规划,调查各种材料,商品未来市埸供需情形、市场行情、预计用量变动、前置期间等因素拟定『原物料采购预计明细表』(附表P01),注明日期、编号、安全存量、计划进厂量、用量及预计单价、金额,经单位主管签核后,据以编制年度预算。P01-1

(2)采购单位对于主要原料之供应,应于平时即寻访市场上可供应本公司需求之供货商,且为确保供货来源的稳定,应依据采购计划对每项主要原料至少取得三家以上之供货商资料,以作为与供货商订定长期供应合约或订购之参考。(3)为因应未来市场状况之影响,对主要原料之采购,采购单位得衡量现货,期货市场价格变化、经济动向、汇率要动等因素,规划最佳之采购数量及进货时机。(二)B类:包括包装材料及被动配件等(1)根据销售状况,以批次采购尽量降低库存为原则。(2)得视存货性质,依实际接单状况采购。(三)C类:一般消耗性物料(1)依存货性质以定量采购或需要时再行采购方式处理。(2)得视需要依合约采购订约作业与供货商签订长期供应合约于需用时,随时订货。(四)商品:(1)购进商品以零库存为原则,以批次采购为之,按每次客户订单之数量为采购数量。(2)对来源不易,前置期间长及考虑经济采购量等因素之商品,则同A类原料管理,惟应注意其周转性,预防形成呆滞。P01-2

二、询、比、议价作业

二、询、比、议价作业P021.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之询、比、议价作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)采购单位(二)财务单位(三)会计单位3.采购单位人员收到『请购单』第一联后,如为合约采购,则依订购作业程序办理订购,如非合约采购,则依请购品名、规格、寻找供货商询价并建立『协力厂商基本数据表』,并依下列不同情况,以径行采购或透过书面比、议价方式办理订购事宜,兹叙述如下:合乎下列条件者由采购单位人员径行采购,勿须先行办理书面比议价。(一)采购金额未达比议价额度者。(二)采购金额虽超过比议价额度,但采购项目非首次采购,且价格未变动及前次之『询比议价呈核表』未逾有效期间者。除合乎上述条件者外,采购单位人员须透过书面化比议价作业办理订购。4.采购单位人员办理询比议价时应选择三家以上供货商进行比议价工作．并填写『询比议价呈核表』(附表P02)注明日期、品名规格、用途、最近进货日期、厂商、单价、数量、请购单号码、数量、日期、比议价厂商、单价、交货期、付款条件¸并就拟购对象之选择加以分析及建议。5.『询比议价呈核表』一式二联,依核决权限送呈签核,并加注有效日期,选定供货商后,分送如下:第一联:连同『请购单』由采购单位据以办理订购事宜后,依编号顺序存盘备查。第二联:送会计单位依编号顺序存盘备查。P02－1

三、合约采购订约作业

三、合约采购订约作业P031.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之合约订立作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)采购单位(二)测试单位(三)品管单位(四)会计单位(五)行政单位(六)财务单位3.本作业程序中之大宗采购、项目性订购．其意义如下:(一)大宗采购:系该项材料每年耗用量大且值巨,为产品之主要原料,如CHIP、DRAM(二)专案性订购:系依市场行情及国外总代理权或总经销权争取或为开发主要原料之货源,项目申请属之。4.采购经办人员应调阅『协力厂商基本资料表』了解过去采购及询价记录,并选出三家适合之供货商询价(若合格之供货商少于(含)三家．则应全选)。5.采购单位若向新厂询价,应同时请该厂商提供样品,并由厂商提供规格书或承认书一式三份,经单位主管签核,连同样品交由测试单位测试。6.测试单位完成测试后,将测试结果填入『承认书』经由单位主管签核后,分送如下:第一份:送采购单位列为比价之对象。第二份:连同『样品』送品管单位作为进料验收之依据。第三份:测试单位依填单日期顺序存盘备查。P03-17.采购单位收到『承认书』后,根据测试结果于『询出议价呈核表』上签注意见经单位主管签核后应依规定会财务单位主管就资金状况及各供货商付款件签注意见,再依核决权限送呈签核,选定供应厂商。8.采购单位签订合约时应会同行政单位与供货商订定合约书正本二份,依财务管理印鉴管理作业办理用印后,影印二份分送如下:(一)合约书正本二份,一份送供货商留存,一份送行政单位存盘备查。(二)合约书复印件一份,连同『询比议价呈核表』第二联送会计单位,作为付款核对之依据,另『询比议价呈核表』第二联则依编号顺序存盘备查。(三)合约书复印件一份连同『询比议价呈核表』第一联『承认书』单依编号顺序存盘并据以登入供货商档案及办理采购事宜。P03－2

四、订购作业

四、订购作业P041.本作业程序适用于采购材料、商品时之订购作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(－)采购单位(二)会计单位3.采购单位根据『请购单』第一联『询比议价呈核表』第一联,长期供应合约或项目核准之买卖契约,填写『订购单』(附表P03),注明订购日期、『请购单』及『询比议价呈核表』编号、付款条件、厂商名称、联络人、电话或传真号码、送货地址、材料编号、规格说明、数量、单价、金额,连同『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联,依核决权限送呈签核。4.『订购单』一式四联经核准后,『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联,由采购单位存盘备查,如为国外采购则依国外订购作业办理订购事宜,如为国内采购,即将『订购单』分送如下:第一联:送会计单位第二联:依邮寄、快递、传真、电话等方式请供货商确认。第三联:送仓储单位依编号顺序存盘并作为验收核对之依据。第四联:由采购单位依编号顺序存盘,并据以跟催供货商如期交货,其后续作业详见『到货追纵作业』。5.会计单位收到『订购单』第一联后,应与『请购单』第二联核对,并将有关订购资料输入计算机后,依编号顺序存盘备查。P04－1

五、国外订购作业

五、国外订购作业P051.本作业程序适用于采购材料和商品时之国外订购作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)采购单位(二)会计单位3.采购单位依订购作业填写『订购单』一式四联,依核决权限送呈签核后,将『订购单』分送如下:第一联:送会计单位依顺序存盘备查。第二联:送国外采购单位,据以依邮寄、快递、传真、电报、电话等方式发出订购承诺电子国外厂商。第三联:送仓储单位作为验收核对之依据并依编号顺序存盘。第四联:由采购单位依编号顺序存盘,据以利于到货追踪作业。4.国外采购单位收到国外厂商之拟制发票(PRO-FORMAINVOICE),应先与『订购单』核对后,订购单第二联存档备查,再依据国外厂商之拟制发票办理进口作业。P05－1

六、订购变更作业

六、订购变更作业P061.本作业程序适用于订购后数量、单价、交期、付款条件、规格、变更或取消订单等作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)采购单位(二)会计单位3.采购单位接获供货商通知,必须变更『订购单』项目时,如为价格变动,则应依询比 议价作业,办理询、比、议价,再根据变更项目填『异动事项通知单』,注明日期、 原单据号码、异动型态、原内容、异动内容及异动原因等数据后,依核决权限送呈签核。4.『异动事项通知单』经核淮后,影印三份分送如下:(一)送会计单位(二)送供应厂自存。送仓储单位,置于原订购单下存档备查。正本由采购单位,连同『订购单』第四联依『订购单』编号顺序存盘,并将异动料登入供货商资料表。5.会计单位收到『异动事项通知单』复印件,与原『订购单』第一联核对后将异动资料输入计算机更改原『订购单』数据后,依原订购单编号顺序存盘。P06-1

七、进口作业

七、进口作业P071.本作业程序适用于向国外采购之进口处理作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:采购单位进出口单位(二)财务单位3.采购单位收到『拟制发票』经单位主管签核后,若申请开立信用状时,进出口单位应与财务单位协商决定开状银行,自行填妥各项必要数据后,如为FOBTERMS交易时,应即查询船公司或船务代理或空运公司,安排最适当之船期,在FOB及C&FTERMS时,即依货物之性质,选定运输保险,以及其它必要之附加险。4.进出口单位依一般费用报支作业申请开状费用,将信用状申请书(如为T/T则无信用状申请书)交由财务单位至开状银行开立信用状。5.财务单位于开状日后数日自银行取回有关单据文件后,送进出口单位存盘备查。6.采购单位接获国外厂商之装船通知,应即通知进出口单位。7.进出口单位收到国外厂商送来之装船文件副本后,与信用状核对,不相符通知国外厂商补运后,再依一般费用报支作业向财务单位申请赎单用款,并备具赎单所需文件交财务单位向开状银行赎回全部进口文件正本,交采购单位。8.进出口单位填进口货物到货通知单收到进口文件正本应影印一份副本送验收单位作为验收核对之依据。9.进口货物到港时,进出口单位应备报关文件交报关行办理报关提货,并应负责催促报关行尽办理。10.进出口单位接到报关行转来之缴费通知,应即依一般费用报支作业向财务单位申请关税款,请报关行代缴后,据以向海关提货。P07-1

八、到货追踪作业

八、到货追踪作业P081.本作业程序适用于完成订购、国外订购、订购变更之到货追踪作业。2.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:采购单位3.采购单位依据『订购单』第四联或『异动事项通知单』由计算机打印预定进货日期、供应商名称、电话或传真号码、订购单号码、料号、品名规格、数量、单价、金额累积进货数、未交数等资料,据以查核各供货商并督促交货进度。4.采购单位查核供货商,获悉将如期交货,应通知验收单位排定收料时间其后续作业详见『验收作业』,如供货商不能如期交货,应即填写『异动事项通知单』通知相关单位,其后续作业详见『订购变更作业』。P08－1

九、验收作业

九、验收作业P091.本作业程序适用于采购材料及商品之验收作业。2.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)仓储单位(二)品管单位3.仓储单位于收到『订购单』第三联及『异动事项通知单』复印件后,依采购类别、数量及约定送货日期预先安排适当储位及卸料工具之准备。4.供货商交货时,门禁人员应就供货商交货卡车数据输入进出厂登记薄,并通知仓储单位收料。5.仓储单位办理验收时应先查阅『订购单』、『异动事项通知单』复印件无误后,指示供应商卸货地点,且要求依规定之堆栈方式卸料。6.卸货完毕后,仓储单位应核对『订购单』、『异动事项通知单』登载之数量,如数量不相符则依规定办理收料或退货,其作业详『数量验收不符作业』。7.仓储单位经验收数量后,依实际交货量填写『验收单』(附表P05)注明验收日期、厂商编号、名称、料号、品名规格、单位、送货量、累计交数量、订购单号码、订单量,品管单位依材料检验规范检验或使用单位抽检样品。8.品管单位检验后于『验收单』上签注验收意见后送回仓储单位并将验收结果登入『进料检验日报表』(附表P06)。如检验不合格应填『验退通知单』,其后续作业详『质量验收不符作业』。9.仓储单位收到品管或使用单位签注合格之『验收单』将交货量及累计交货量填入送单位主管签核后,分送如下:第一联:送会计单位依序存盘备查。第二联:连同厂商送来之发票二、三联,送货单送会计单位据以核对入帐。第三联:送采购单位存盘备查。第四联:仓储单位据以登入材料卡并按编号顺序存盘,材料、商品则存放于适当储位。10.采购单位收到『验收单』并于窗体上加注单价、金额、营业税、应付金额及付款条件,如注明补货或扣款者,应即通知厂商,其后续作业详见『索赔作业』。P09-1

十、数量验收不符作业

十、数量验收不符作业P101.本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产之数量验收不符作业。2.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)仓储单位(二)采购单位3.仓储单位办理验收发现数量不符时,如系供货商超交,应通知采购单位,了解超交之原因决定是否收料,如超交部份拒收,采购单位应通知供货商限期取回．如超交数准予收料,则将实收数填入『验收单』办理质量验收其后续作业详『验收作业』。4.仓储单位于办理验收时,经核对发现供货商短交时,应通知采购单位,了解供货商短交原因,如短交不予收料应由采购单位通知供货商限期取回,如短交不拒收则依实际验收数量填入『验收单』办理质量验收。P10-1十一、质量验收不符作业

十一、质量验收不符作业P111.本作业程序适用于采购材料及商品之质量验收不符作业。2.本作业程序之功能单位依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)仓储单位(二)会计单位(三)品管单位(四)采购单位视购置物品授权状况区分:3.品管单位或使用单位人员检验后,如检验不合格,应填『验退通知单』(附表P07)一式三联,注明单号、供货商名称、材料／商品名称、编号、订单、验收单编号、交货数量、抽验数量、收料日期、检验日期、检验结果及建议等数据,送单位主管签核并判定处理方式后¸分送如下:第一联:送采购单位据以转销订购单及联络客户。第二联:送生管单位据以规划制程。第三联:送品管单位存盘备查。4.品管单位于『验收单』上注明检验结果¸若不良品经判定拒受后送仓储单位办理退货,经单位主管签核后,一式四联分送如下:第一联:送会计单位入帐附于传票后。第二联:送会计单位依序号存盘备查。第三联:送采购单位据以转销订购单及联络客户。第四联:仓储单位并据以办理退料作业。6.不良品经判定以特采方式处理收料时,另填写『特采认证单』一式四联(附表P08),注明编号、日期、供货商名称、材料、商品名称及编号、进料日期、特采方式、数量、特采原因、不良内容及建议事项,送相关单位主管签核决定特采之处理方式后¸分送如下:第一联:送生管单位据以排定制程并存档备查。第二联:送品管单位作为验收之依据并存档备查。第三联:送生产单位存盘备查。第四联:送采购单位存盘备查。7.品管单位或使用单位人员依相关单位主管签核后判定处理方式,如为有条件特采其后续作业详见『索赔作业』不论有无条件特采,均将『特采认证单』第二联依编号顺序存档,并将『验收单』、『验退通知单』、『特采认证单』送采购单位。P11－1十二、索赔作业

十二、索赔作业P121.本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产数量、质量验收不符之索赔作业。2.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一)采购单位(二)会计单位3.采购单位取得数量及质量不符『验收单』,如属进口之材料、商品、固定资产,应即找公证行公证并出公证报告影印寄给厂商及保险公司,如属非进口之材料、商品、固定资产应即通知供货商补足数量或以折让扣款。4.采购单位依据『验收单』、『验退通知单』、『特采认证单』填『索赔通知单』(CreditNote)一式三联(附表P09)注明编号、日期、供货商名称、订购单号码、验收单号码、处理情形、索赔或扣款金额,经单位主管签核后,分送如下:第一联:送会计单位据以填折让单或索赔款收入入帐事宜。第二联:送交供应厂商。第三联:连同『验收单』、『验退通知单』、『特采认证单』依编号顺序由采购单位存盘。P12-1十三、应付帐款作业十三、应付帐款作业P131.本作业程序适用于采购材料、商品之应付帐款作业。2.本作业程序之功能单位¸依本公司现行组织系统及职掌划分如下:会计单位3.会计单位收到『验收单』厂商之统一发票第二、三联及送货单等相关单据¸应审核其记载是否符合下列规定:买受人:耕宇股份有限公司统一编号:12479560开立发票日期:应与交货或预付货款之日期相同品名及数量:应与所购材料商品相符单价及金额:审核单价是否与订购单或异动事项通知单相符¸并验算其金额。营业税属应税统一发票应盖妥供货商之『统一发票专用章』前项供货商名称应与实际交货之供货商相符¸并以统一发票所载供货商为付款对象所载买受人名称及营利事业统一编号¸如有错误不得任意删改¸应请供货商作废重开¸如于次月使发现错误;亦要求作废重开¸不得按销货退回或折让处理。5.会计单位核对无误后¸应即将『验收单』输入计算机(应付帐款管理系统)¸定期打印『进货明细表』核对无误后¸送单位主管签核后¸编制传票及有关凭证依编号顺序存盘。6.本公司之采购付款¸除特殊情形或与供货商合约规定须实时付款外¸每月按供货商汇总于次月一次支付之¸会计单位应于付款日前打印『应付帐款明细表』送财务单位开立支票¸其后续作业详见『财务管理出纳支出作业』。P13-1

十四、非仓储管理物品请购作业

十四、非仓储管理物品请购作业P14本作业程序适用于非仓储管理物品之请购作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职