物业管理物业档案整理实践与思考

物业管理物业档案整理实践与思考

房地产记录是指在房地产管理区域内的房地产管理活动中形成的具有保存价值的书面记录、表格、图像、电子和其他形式的历史记录。这不仅是房地产管理的基础，也是房地产管理的参考。为了保证物业档案的长久保存和有效利用,对物业档案进行科学、规范、系统化的整理至关重要,本文就物业档案的整理实践和大家商榷。一、物业档案类目设置1.分析职能。“物业管理,是指业主通过选聘物业服务企业,由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定,对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。”物业管理职能基本包括基础管理,房屋管理与维修养护,共用设施设备管理,保安、消防、车辆管理,环境卫生管理,绿化管理,精神文明建设和效益管理等八个方面。2.类目设置。物业档案的类目设置必须依据物业管理职能及其所产生的全部文件,并遵循文件的形成规律、使用规律,合理地进行类目设置。根据本企业的实际情况,一级类目按文件性质设置,二级类目按管理职能设置,三级类目按文件内容设置,在工作中二级类目、三级类目的设置可以根据实际工作需要增加相应条款。物业档案分类表一级类目二级类目三级类目物业管理档案基本建设管理房屋基建类、房屋维修类、公共场地基建类、公共场地维修类、设备仪器基建类、设备仪器维修类社区建设管理业主档案类、行政管理类、精神文明建设类、达标创优类、公共财物管理凭证类、账簿类、报表类、其他文件类社区服务管理、安保类、保洁类、工程类、客服类、其他工作业主委员会档案机构建设行政管理其他工作。二、物业档案的系统化物业档案实体整理是指依据物业档案分类表,结合物业档案的形成和使用规律对物业档案进行划分、组合、排列、编号、编目等系统化的过程,维护物业企业历史真实面貌,便于物业档案的保管和使用。(一)房地产管理文件分类1.执行标准执行《科学技术档案构成的一般要求》,按“卷”进行整理,采用整卷装订和按单份文件装订两种形式。2.组卷按类别、内容、时间、数量等特征进行分类组卷,按问题、时间、重要程度等进行卷内文件排列,按档案分类表的逻辑结构进行案卷排列。3.建设管理类目标识由全宗号、类别号和案卷号组成,如:5W1.1.15—6(5:全宗号,W:物业管理档案类目标识,1.1:基本建设管理中房屋基建类类目标识,15:楼号,6:案卷号)。4.文件章节由档案号和序号组成,用于按单份文件装订组卷时,加盖在每份文件首页顶端空白处,用于固定卷内文件的顺序5.档案资料的编制第一,房屋基建类、房屋维修类、公共场地基建类、公共场地维修类档案案卷内文件,文字材料整卷装订,图纸可以不装订,不装订的图纸在每张图纸标题栏附近空白处加盖档号章。第二,房屋基建类、房屋维修类、公共场地基建类、公共场地维修类档案案卷的排列应文字在前,图纸在后,按照建设程序、按照专业排列。第三,房屋基建类、房屋维修类档案资料能划分到楼的,要以楼号为单位编制案卷流水号。第四,设备仪器基建类和设备仪器维修类档案按单份文件装订组卷,在每份文件首页顶端空白位置加盖档号章。第五,电梯的产品质量合格证书、随机资料、电气一览表及附图、安装调整手册等,按每部电梯组卷,按楼编制案卷号流水号;电梯的特种设备使用登记证和注册登记表单独组卷,电梯年检报告和合格证按年度组卷。第六,业主档案类按建筑房号组卷,一个房号作为一卷,按楼编制案卷流水号,卷内文件按单份文件装订组卷,在每份文件首页上端空白位置加盖档号章。第七,同一房号,无论一手房、还是二手房等,其档案资料都应按房号(即建筑位置)集中排列,可以根据材料的内容和多少组卷,装一盒或多盒,案卷号后面添加⑴、⑵、⑶…以示区分。第八,行政管理类、精神文明建设类、达标创优类文件按单份文件装订组卷,在每份文件首页上端空白位置加盖档号章。第九,公共财务管理类档案执行《会计档案管理办法》。第十,社区服务管理类档案按“卷”装订整理,卷内文件按时间顺序排列。(二)业主委员会文件分类要点1.整理工艺的加强化遵照《归档文件整理规则》,按“件”进行整理,一般以每份文件为一件,或与一个事由紧密联系的相关文件作为一件,在每份文件首页空白处加盖归档章2.档案类目标识由全宗号、类别号、年度、保管期限和件号组成,如:6Y1.2012.1—5(6:全宗号,Y:业委会档案类目标识,1:机构建设类类目标识,2012:年度,1:永久,5:件号)。3.完成章节由全宗号、年度、问题、保管期限、室编件号、馆编件号组成,加盖在每份文件首页顶端空白处。4.保管期限分类第一,业主委员会档案采用年度或年度—问题—保管期限进行分类。第二,业主委员会档案在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,按室编件号顺序装入档案盒。三、物业档案的分类方案1.开展物业档案整理工作之前必须进行深入调研、分析工作,全面、系统地掌握物业档案的内容及其形成规律、使用规律,确定科学、合理的分类方案和整理方案,以免返工给档案资料造成不应有的损伤。2.建立物业档案分类表必须紧密结合物业管理