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文档简介

人事合同档案管理制度人事合同档案管理制度1.引言本文档旨在规范和管理公司的人事合同档案，确保合同档案的完整性、安全性和可追溯性。此制度适用于所有与公司签订劳动合同的职员和管理人员。2.定义-人事合同档案：指与公司签订的劳动合同、劳动合同变更协议等相关文件的集合。-合同档案管理系统：指公司使用的电子或纸质档案管理系统，用于存储和管理人事合同档案。3.档案管理流程3.1合同签订阶段-在与新员工签订劳动合同之前，人事部门应向员工提供合同相关的法律和政策咨询。-新员工与公司签订劳动合，人事部门应准备合同模板并确保合同的准确、完整和合法。-签订的合同应在员工入职后10个工作日内归档。3.2档案存储-人事部门负责将纸质合同扫描为电子文件，并及时至合同档案管理系统。-合同档案应按照员工的姓名或工号进行分类和归档。3.3档案检索与使用-公司职员和管理人员有权在需要的情况下查询和查阅相关合同档案。-合同档案管理系统应提供方便快捷的检索功能，以便快速找到所需的合同文件。4.档案安全与保密4.1访问权限控制-合同档案管理系统应设置严格的访问权限，只有经授权的人员才能查看和修改合同档案。-人事部门负责控制员工的访问权限，并严格遵守密码管理规定。4.2档案备份与灾备-合同档案管理系统应定期备份合同文件，并将备份文件存储在安全可靠的地方。-公司应制定灾备计划，确保合同档案在灾难事件发生时能够及时恢复。4.3保密措施-所有员工必须严格遵守公司的保密政策，不得未经授权将合同档案透露给外部人员。-离职员工的访问权限应及时撤销，并进行相关的档案移交手续。5.档案保存期限5.1劳动合同档案-劳动合同档案的保存期限为员工离职后10年。-在保留期满后，合同档案应进行彻底销毁，以确保合同信息不泄露给他人。5.2劳动合同变更协议-劳动合同变更协议的保存期限为2年。-超过保存期限的变更协议应进行彻底销毁。6.制度宣导与培训6.1宣导-人事部门应定期向公司员工宣传和解释本制度的相关规定，并解答员工的疑惑和问题。6.2培训-新员工入职时，人事部门应向其提供关于合同档案管理制度的培训，让员工明确其责任和义务。-合同档案管理系统的使用培训也应包括在新员工的培训计划中。7.知识产权及法律免责声明本文档中所述的全部知识产权均归公司所有。在使用本文档时，请遵守公司的知识产权和法律免责声明。8.更新与修订本文档由

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