合同管理办法样本

合同管理办法编制：法务部六月目录TOC\o"1-2"\h\z\u第一章总则 2第二章合同管理部门及职责 2第三章合同的订立 3第一节合同的起草 3第二节合同的会签 4第三节合同的修改及复核 7第四节合同的签章 8第五节合同的归档、保存 8第六节合同补签 9第四章合同的推行跟踪 9第一节合同推行跟踪部门及跟踪人 9第二节合同推行跟踪及跟踪资料 10第三节合同的变更、提前终止和解除 11第四节合同纠纷解决 12第五节合同终止 13第五章合同范本 13第六章附则 14第一章总则第一条制订宗旨为了规范公司的合同管理，明确合同管理的职责和权限，防备公司经营风险，维护公司正当权益，根据《中华人民共和国合同法》及其它有关法律法规，结合公司的实际状况，特制订本方法。第二条定义本方法所称的“合同”是指公司与其它自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、合同书以及含有设立、变更、终止民事权利义务关系性质的意向书、备忘录等（暂不涉及电报、电传、传真，电子数据交换和电子邮件）。本方法所称的“公司”是指广东广佛当代产业服务园开发建设有限公司。第三条合用范畴本管理方法合用于广东广佛当代产业服务园开发建设有限公司在经营管理活动中，对外与其它自然人、法人或其它组织之间订立的各类合同。第二章合同的管理、经办部门第四条合同的管理、经办部门法务部是公司合同管理的职能部门。经办部门是合同的发起部门。第五条法务部合同管理职责（一）负责公司合同管理方法的拟订及修订；（二）组织公司合同范本的拟订及修订；（三）参加合同会签，参加经办部门组织的重大合同谈判；（四）对公司合同推行状况进行监督，解决或协助解决合同推行过程中的法律事务；（五）解决公司有关合同方面的法律诉讼或仲裁；（六）提供合同订立至推行完毕阶段的法律咨询；（七）其它应当由法务部推行的合同管理职责。第六条各经办部门合同管理职责（一）本部门业务合同的谈判、起草、呈批、订立、推行跟踪；（二）解决或协助解决本部门业务合同推行时的纠纷解决；（三）负责每月准时上报本部门业务合同的推行状况；（四）对合同管理方法、公司合同范本的拟订及修订提供建设性建议。第三章合同的订立第一节合同起草第七条合同起草的原则经办部门应当在不违反国家法律、法规强制性规定的状况下，以公司的利益为中心，按照公司领导的批示，经与签约对方充足谈判并初步达成一致意见后根据洽谈的实际状况进行合同起草工作。第八条合同范本的使用1、因业务需要订立合同的，除本节另有规定外，应优先使用公司下发的合同范本。确无范本可使用的或对方一定规定使用其原则文本的，由经办部门参考类似的范本格式另行起草或者使用对方原则文本。2、经办部门使用公司合同范本订立合同，原则上不得对合同范本的内容进行修改、删减，只能在空格处进行填写。空格处应填写完整（不填写的应在空格处划斜线或填写“空白”二字），如属会签时无法填写的空格，经办部门应在会签表上注明不填写因素；如确因实际需要需对合同范本的非重要合同条款进行修改，应在需修改的地方划线标明，并在修改处签名确认（非重要合同条款是指除合同标的、数量、质量、价款、结算、推行期限和方式、违约责任等以外的条款）。3、如属公司合同范本未商定的内容，合同经办部门可在合同范本内“其它商定事项”一栏中如实填写。4、《认购书》、《商品房买卖合同》的填充条款及附件经会签流程后，作为该项目公司的“填写样本”，使用部门应当严格按照“填写样本”订立合同，原则上不得进行任何修改或删减。第九条不使用合同范本的例外情形有下列情形之一的，合同经办部门能够不使用公司合同范本：（一）法律法规或政府部门规定必须套用国家规范文本；（二）水、电等垄断行业及银行业规定必须使用其制订的原则版本；（三）公司合同范本没有该合同种类的范本；（四）其它特殊状况。第十条起草非范本合同的注意事项非范本合同由经办部门按照合同起草的原则先行拟定初稿。对于重大、复杂的非范本合同以及公司重大招投标项目，经办部门可在起草前召集有关专业部门集中讨论合同条款，根据讨论成果拟定合同初稿。合同起草时应注意下列事项：（一）合同主体资格明确正当，对方与否含有法人资格、有否履约能力及其资信状况，对方签约人与否法定代表人或法人委托人及其代理权限。（二）参考范本合同的类似条款，特别是推行方式、付款方式、结算方式、验收原则、违约责任、解除合同等条款；（三）合同架构完整，文字表述应当明确、清晰、无歧义，特别是规定对方完毕的工作事项、范畴、权利义务等内容；（四）合同与附件对应一致，附件清晰明确，内容与合同条款不矛盾。第十一条能够不订立书面合同的情形公司的经济行为应当通过书面合同方式进行，特殊状况下满足下列条件之一的，能够不订立书面合同：（一）按市场惯例不必以书面合同形式商定双方权利义务并经总部对应业务管线总审批同意的；（二）可一次性推行完毕且累计总金额在5000元下列并经公司投资及经营管理中心领导审批同意的。第二节合同的会签第十二条合同会签表的填写发起合同会签时，经办部门须使用公司下发的《合同会签表》并按合同会签表的规定如实填写。在填写经办部门意见时，应注意将合同背景、目的以及合同的重要条款描述清晰，方便于会签部门及领导能够及时、有效地判断合同。对于因报批手续需订立而不实际推行的合同、续签合同、非范本合同、已订立合同的补充合同、因条件变化重新办理睬签的合同、分合同、倒签或补签合同（推行中或推行完毕）、标前会签的合同等特殊情形，经办部门须在合同会签表上特别注明。第十三条合同范本的拟定经办部门应在合同会签表中按照下列原则明确本次会签的合同使用的文本与否为合同范本，方便拟定审批流程：（一）送审合同是合同范本，且未对合同范本中非空格部分的条款作任何增减、修改的，合同经办人在合同会签表上注明为“范本合同”；（二）送审合同是在合同范本的基础上对非空格部分的非重要合同条款进行增减、修改的，合同经办人在合同会签表上仍注明为“范本合同”，但需在合同上注明修改内容；（三）送审合同是在合同范本的基础上对合同重要条款（合同重要条款是指合同标的、数量、质量、价款、结算、推行期限和方式、违约责任等条款））进行增减、修改的，合同经办人须在合同会签表上注明为“非范本合同”，并在合同上注明修改内容；（四）送审合同属于本管理方法第十条情形的，合同经办人必须在合同审批表上注明为“非合同范本”，并作对应阐明。第十四条合同会签的资料规定合同会签表在合同经办部门第一负责人签名确认后，合同经办人须将合同会签表和会签所需资料作为一套完整的会签文献报送审批。合同会签所需资料涉及：（一）合同对方的有关资料，涉及营业执照、资质证书、授权委托书等，营业执照、资质证书可提供加盖公章的复印件，授权委托书须提供原件，经办部门应核对上述材料原件（限非招标类合同）；（二）立项批复或批示；（三）属于招（议）标的或审核定价的，要附上招（议）标或审核定价的审批成果；（四）成本超标或超预算的，应附上有决策权的公司领导最后审批同意的成本超标审批表或同意追加预算的审批表等有关文献；（五）合同附件，如工程类合同需提供预算部门或招标部门签名确认的中标清单或价格清单或预算书、技术规定及验收原则等，房屋租赁类合同需提供对方的房屋权属证明等，营销类合同需提供价格清单及营销方案等。（六）续签合同或订立补充合同的，需附上原合同；（七）其它与合同审批有关的资料。第十五条合同会签的报送责任经办部门或经办人在报送合同审批文献之前应对报批资料进行审查，对报批文献的完整性、真实性负责。若上述资料有遗漏或内容表述不清，造成合同会签根据不充足而无法会签的，会签部门有权拒收或退回。若经办部门或经办人在报送审批文献过程中弄虚作假或严重失职，按公司规章制度中的奖惩规定予以有关人员处分。第十六条合同会签的流程经办人发起会签----经办部门负责人确认----法务部----经营部/采购部----财务部----管线总----投资及经营管理中心----总经理----董事长当合同金额在万元下列时，合同不通过总经理和董事长会签。范本合同无需通过法务部会签。经办人需跟踪合同会签流程。第十七条合同会签的职责会签部门的会签负责人原则上是各项目负责人、各中心负责人，特别需要具体职能人员阐明的例外。各会签部门意见需由部门第一负责人最后签名确认。第十八条合同会签的意见合同会签负责人应在合同审批表上加具意见。订立会签意见要明确，不能只签名不写意见，若只是签名未写意见的，视为同意上一会签部门的意见；不能只提问题不提解决方案；如对经办部门的意见和提供资料有异议，应先进行沟通，达成一致后订立意见，不能达成一致的能够将沟通状况在会签意见上注明，请领导审定。会签负责人应使用签字笔、钢笔等不可涂改的笔订立会签意见及在合同文本上进行修改，不能使用铅笔进行会签，以确保会签意见的完整性。第十九条合同会签的时限合同的级别视其缓急程度分为“普通”和“紧急”两种，由合同发起部门负责人确认，并在合同会签表上签字注明，经办人不得私自越权确认合同级别或随意确认合同级别。对于“普通”合同，各部门应自收到会签文献后1个工作日内完毕会签，对于“紧急”合同，各部门应自收到会签文献后4个工作小时日内完毕会签，重大、复杂的合同应在7个工作小时内完毕会签。会签人如出差、请假等，应授权其别人代签或在会签表上注明因素，可先送下一部门会签，下一部门应接受；对于“紧急”类合同，会签部门经办人应电话征求部门负责人意见并在会签表上代签，部门负责人应事后补签。第二十条合同审批责任会签人出具会签意见应勤勉尽责、忠于职守，不得玩忽职守，损害公司利益，应恪守合同会签流程和会签时限的规定，未经同意不得超越、变化合同会签流程，私自突破合同会签时限规定。会签人在推行合同会签的职责过程中违反公司规章制度，视情节程度按公司规章制度中的奖惩规定予以有关人员处分。第三节合同的修改及复核第二十一条修改合同合同会签完毕后，由经办人根据全部会签意见进行修改，并就修改的内容与对方磋商及确认。若对方对会签意见有异议，经办部门应从公司立场及利益角度尽量解释及沟通，确实无法达成一致的，合同经办部门应在会签表上注明对方无法接受的条款及因素，提出解决方案，并分辨该不被接受条款所涉及的业务获得经办部门负责人及管线总签字确认。如涉及合同价款及合同范畴的变更，还应获得投资及经营管理中心领导签字确认。第二十二条合同复核会签合同定稿后，经办人需及时准备正式合同并送对方签名盖章后，再将正式合同及附件、合同会签表和会签资料送法务部进行复核。法务部须指定专人对拟盖章的正式合同及会签内容进行校核，如按合同会签审批权限全部部门与否都已会签，与否全部会签意见都得到贯彻并修改等。若审核无误，则订立“已核”并签字确认，否则应退回合同经办部门，合同经办部门应当及时按法务部的规定修改合同，并交法务部重新复核。对于未经法务部会签的范本合同会签文本，法务部在复核时可对合同文本进行审查，如合同文本存在问题，法务部应规定经办部门进行修改。法务部日常复核工作原则上应在收到齐备的拟盖章的正式合同及会签资料一种工作日内复核完毕。第二十三条合同不用复核的情形对于报建类工程合同、报建类开发合同及因融资需要而订立的合同，完毕会签手续后经办人在“经办人汇总”处签名后可直接办理盖章手续。如经业务管线领导同意，也能够以盖章审批手续替代合同会签手续。第四节合同的签章第二十四条合同盖章经法务部核对无误并在合同会签表上签字确认“已核”后的合同，行政部可办理我方签名盖章手续。有关印章使用的具体规定按照公司印章管理的有关规定执行。合同经办人应在合同办理完会签手续后一种月内准备正式合同并完毕对方签字盖章手续送回公司办理复核及签章手续。若会签后一种月内，仍无法完毕合同的最后订立，经办部门应把会签表送回行政部进行涂销登记。合同注销后如需重新订立的应当重新会签。为提高工作效率，重新会签应当使用已经会签完毕的合同文本，提交会签时应阐明原会签合同未订立因素并附上原会签所需资料供会签部门参考。第二十五条合同签约代表合同签约主体为公司的，则签约代表普通为公司法定代表人。如委托其别人订立的，则公司原则上应提供授权委托书。合同签约主体是自然人的，则由本人签字、按手指印并留存其身份证复印件，如委托其别人订立的，则应提供经公证的授权委托书。第五节合同的归档、保存第二十六条合同的归档及保存合同签章后，按合同商定应送对方留存的合同由经办部门递交对方，属于我方留存的合同应由行政部归档，同时归档的还涉及全套会签文本。各类合同原件均由行政部保管。行政部应分门别类建立档案，每份均须备份复印件。有关合同档案管理的具体规定按照公司档案管理有关规定执行。经办部门留存一份合同复印件作为合同请款或推行的根据。第六节合同补签第二十七条合同补签的条件原则上，公司必须订立合同后才干推行有关业务商定。需先推行而后再补签合同时，须同时满足以下条件：（一）工程类合同在10万元下列，其它合同在5万元下列；（二）合同的重要内容（标的、数量、质量、价款或酬金、推行时间、推行地点、推行方式等）已经拟定；（三）原已有立项并已经管线总及投资及经营管理中心领导审批同意；（四）状况急迫，不先予推行将严重影响工作进程或对公司利益造成重大影响。第二十八条补签合同的注意事项补签合同仍须根据会签流程办理合同会签。合同经办部门在合同送审时须先书面阐明补签的因素及推行现状，并附上管线总及投资及经营管理中心领导审批同意先推行再补签合同的意见。出现上述状况涉及须向合同对方支付款项时，经办人应将合同中的正常付款条款改为我司实际能够推行的付款条件或时间，避免订立后我司即违约的情形。第四章合同的推行跟踪第一节合同推行跟踪部门及跟踪人第二十九条合同推行跟踪部门及跟踪人合同推行跟踪部门原则上应为“谁经办谁跟踪”，合同推行跟踪部门应优先由合同经办部门担当。合同推行跟踪人由合同推行跟踪部门在本部门内指定。第三十条合同推行跟踪人变更合同推行跟踪人变更时，合同推行跟踪部门应责成该跟踪人与新跟踪人办理完毕书面移交手续后方可允许其离职或调换工作。第二节合同推行跟踪及跟踪资料第三十一条合同推行跟踪规定合同推行跟踪人应勤勉尽责地跟踪合同推行状况，在合同推行过程中，出现我方严重违约、对方违约或其它异常状况时，跟踪人必须及时收集、保存有关资料原件，如无法获得原件，应当获得复印件并尽量加盖对方或有关单位公章或获得有关人员的签字，确认与原件一致，并及时报告合同跟踪部门予以解决。合同跟踪部门认为必要时，可规定法务部及其它有关部门参加共同研讨解决办法。第三十二条跟踪资料的建档合同推行跟踪人应根据合同类型分别建立合同推行跟踪档案，合同推行跟踪档案中应当涉及下列文献：文献目录、合同请款文献、请示、中标告知书、议标审批、验收单、签证单、供货单、双方来往函件、会议记要、付款统计以及有关合同推行过程中产生的其它文献。项目公司合同推行跟踪人应当在合同推行完毕后15天内将合同推行跟踪过程中的全部书面资料移交行政部门存档。合同推行跟踪过程中的重要书面资料原件（如会议纪要、双方往来函件等）应当在收到（或发出）资料五个工作日内送交行政部门归档。第三十三条几个重要资料收集和保存规定（一）告知（即规定对方推行一定行为或者告诉对方其推行行为不符合合同商定等，涉及：供货告知、开工告知、工作联系函、工程指令、异议函等）1、告知应当采用书面形式，告知事项必须明确、具体，文字体现要清晰、精确，落款应有合同商定的授权代表人或单位领导签字及公司盖章，有告知的具体时间。2、如按公司有关制度规定发出告知前须经审批的，告知须在完毕审批手续且按审批意见修改后方可发出。3、告知送达对方时应尽量由对方有权代表直接签收，在复印件上订立“已收原件”字样并签注时间、签名等。4、对方确实无法直接签收或者回绝签收的，应采用特快专递等方式送达（在特快专递邮件详情单概括注明告知的名称、重要内容等），并将该告知的复印件以及邮件回执或收据原件一并保存到合同推行档案中，并在合同推行档案目录中统计。5、告知的送达方式应当符合双方订立的合同中商定的方式。（二）会议纪要1、与合同对方开会商议重要事宜，应在会前发出书面会议告知，阐明开会的时间、地点、会议内容、参会人员等。2、商议会议议题前，应制作《会议签到表》，并请参会人员签字确认。3、每次开会均应由专人做会议统计，并当场请参会人员签字确认会议决定的内容。不能当场签字确认的，应在开会后二天内整顿出会议统计并请参会人员补签字。4、开会告知及会议纪要原件，应在与会人员签字后五个工作日内交行政部门统一保管，并在合同档案目录中统计。（三）工程签证、验收资料1、工程签证及验收应当按照合同的商定进行，其内容、数量、计量原则等应当清晰明确。2、合同对方提供的签证规定或验收存在部分不合格的，或对其中部分有疑义的，应对不合格或疑义的部分一并表述在签证、验收文献中，严禁只对合格部分发表意见。3、签证、验收资料的原件在签证、验收完毕后五个工作日内交行政部门统一保管，并在合同推行档案目录中统计。第三节合同的变更、提前终止和解除第三十四条合同变更因合同推行状况发生变化，对方提出或合同推行跟踪人认为我方需对合同进行变更的，合同推行跟踪人应及时向合同推行跟踪部门报告。合同推行跟踪部门应于一种工作日内组织有关部门人员研讨合同变更的风险和解决的办法，必要时可告知法务部及其它有关部门共同参加，并将状况报请有关领导决定。如我方回绝合同对方的变更规定，对方仍然变更合同推行的，应按合同商定的违约责任解决。若合同双方就合同变更达成一致意见的，应及时与对方订立对应补充合同，并按原合同的会签程序推行会签手续。第三十五条提前终止或解除合同按照合同商定因合同对方违约我方有权单方提前终止或解除合同，或因我方的违约致使合同对方单方提出提前终止或解除合同的请求时，合同推行跟踪人应当立刻向合同推行跟踪部门报告。合同推行跟踪部门应当在收到合同推行跟踪人的报告后一种工作日内组织法务部及有关部门研讨提前终止或解除合同与否有充足的法律根据和合同根据、合同提前终止或解除的风险、合同提前终止或解除的善后方法，将解决建议上报审批，并按最后审批的成果解决。因合同推行状况发生变化，合同双方就提前终止或解除合同达成一致意见的，合同经办部门应及时按原合同的会签程序推行会签手续，并及时与对方订立提前终止或解除合同的合同。第三十六条合同变更、提前终止或解除的其它规定变更、提前终止或解除合同，应当符正当律规定及合同商定，并采用书面形式订立对应的变更、提前终止或解除合同。因合同推行状况发生变化，经办部门首先应当尽一切努力克服困难，极力保障继续推行合同。确需变更、提前终止或解除合同的，应从维护公司正当利益出发解决有关事宜。第三十七条已订立但未推行的合同合同已订立尚未开始推行，但由于订立合同的基础发生变化，需重新订立合同拟定双方的权利义务时，经办部门应当视实际状况采用下列方式之一解决：（一）在新合同订立之前订立解除合同将原先订立的合同解除；（二）在新合同中明确商定解除原先订立的合同。第四节合同纠纷解决第三十八条纠纷解决原则合同推行过程中出现合同纠纷，合同推行跟踪部门应当按照下列原则予以解决：（一）协商解决为先。合同纠纷发生后，应及时与合同对方协商，在维护公司正当权益的基础上，有理有节，互谅互让，达成书面合同，解决纠纷。（二）因对方的因素引发的纠纷，应当坚持原则，保障我方正当权益不受侵犯；因我方的因素引发的纠纷，应尽量采用补救方法，减少我方损失；因双方的因素引发的纠纷，应实事求是、分清主次、合情合理解决。（三）对经协商仍无法解决或认为有必要通过诉讼或仲裁解决的合同纠纷，按审批流程经最后审批同意后，由法务部按照法律的规定和合同商定解决；如对方先于我方提出诉讼或仲裁的，由法务部负责应诉。（四）解决纠纷时，各部门间应加强联系、及时沟通、互相配合，主动主动地做好应做的工作，并应统一意见、统一行动。第三十九条