电子文件环境下的文件凭证作用

电子文件环境下的文件凭证作用

1电子通讯环境的构建通过数字通信手段的组织形成了大量的电子文件。为了确保这些文件的认证作用，有必要在整个文件周期中重新考虑数据管理问题，并进一步明确文件和文件管理的需求。必须认真分析机构文化和技术能力的基础上选择切实可行的方案。机构最高管理层对文件的形成保管和利用做出决策,并考虑到带有一定的风险性。同时电子办公环境的改变迫使机构不得不以一种新的眼光重新看待档案,必须改变旧的行为方式去适应新的环境。在电子文件环境中,对数据的管理仍将遵循最基本的理论原则,适应环境的变迁并不意味对原有理论的否定。档案管理和文件管理具有一个共同目标,那就是提供机构凭证。然而,在电子环境中,要想实现这一目标并非轻而易举。文件的证据作用在于自文件的形成之日起就能够提供信息查阅,满足读者的需求,这是至关重要的。在公共部分,文件的证据作用即可保障公众知晓政府信息的权利,同时也保护隐私权。如何使档案管理人员及程序管理员明确电子信息系统的这些功能需求,这是档案工作者不可忽视的一项职责。只有使所有的机构工作人员认识到电子文件的特性及凭证作用的重要性,各项规章制度才得以实施。机构内部的通讯方式正在发生着根本的剧变,而这也是引入以计算机为基础的电子通讯技术的必然结果。这些技术的引入不仅为信息传递提供了新的途径,同时也改变了通讯的社会属性,传统通讯方式多为撰写分析报告,或给公司主管上报一份理由充分的请示,请求一段时间后给予批复,而电子通讯则鼓励交互式的、对话式的交流——在对话过程中,人们多次访问数据库,从中不断提取更深层次的线索,并以一种保密性良好,难以随意解读的格式进行传递。随着交流性质的改变,记录文件的格式也将相应地发生变化。我们正步入这样一个通讯环境。在这个环境中,电子信息系统无处不在,机构内、外部的人际交流完全以电子方式进行。电子系统不但使文件的格式发生变化,并且打破了以往档案馆所采用的一些基本的判断档案标准,文件存放地和文件的原始顺序将越来越具有随机性。旧的标准不再适应新的环境,档案管理人员根据国家标准必须重新界定文件的标准,找到一种保存文件合理的方法。文件是业务活动的证据,在电子系统中通过逻辑转换器进行传递。因而文件只有在传递时才会成为一种通讯手段。档案工作者保护电子证据的能力如何,主要取决于采用何种措施巩固先进的数据管理实践。然而在实际中,不同的机构文件背景产生的电子文件管理的条件各有不同,机构文化的变量因素势必影响到管理政策、系统设计、系统实施程序、标准的制定等一系列策略的成败。文件和档案工作者之间之所以都将业务活动中的应用系统作为重点,一方面是由于这些系统自身能够形成文件;另一方面是因为保存电子证据的特殊要求取决于业务活动的不同特点。一旦将重点放在业务应用系统上,文件和档案工作者便可以借助风险性管理方法进行决策。就档案和文件管理方面的决策而言,风险性管理方法比成本收益更为科学、合理。尽管这种方法在很大程度上无法估量长期效益,但有经验丰富的管理人员还是倾向于采用这种方法来评估多项现实效益。在电子信息系统的整个生命周期中都存有上述风险,档案工作者和文件管理人员要想对其加以控制,就需要在一系列严格的数据管理的实践活动中进行摸索。重要的文件管理,隐私权的有效维护以及信息自由和安全的保证都同样需要这种实践活动。为此,档案工作者越来越需要寻求档案部门与机构中其他职能部门的共同利益,进而并肩前行。同时,还必须意识到电子通讯环境的影响所导致档案实践领域的变化,探寻与传统工作环境的相同之处与不同之处。电子文件数据管理必须确定长期保管电子文件的场所及其管理人员。电子文件的实体管理并不能保证其证据的完整性,必须采取其它相应安全防护措施。如果只对文件进行智能控制,而未从实体和法律角度予以管理,除非能与各数据一一链接,否则这种控制的精确性很难保证。办公室应有完善的文件保管系统,对于机构来讲,档案文件转载同现行文件的转载是相互独立的,并且必须确保电子文件的法律效力。2存贮载体的选择由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际应用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。2.1严把好质量关(1)统一软盘规格,使用3.5寸高密盘保存。(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量的软磁盘往往不到一年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%～50%,温度控制在14～24℃。(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。(6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。最好放入防磁柜中。2.2光栅的使用(1)规范排放和使用,光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14～24℃,相对湿度40%～65%。(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,