电子档案的保护与利用

电子档案的保护与利用

随着计算机应用的普及，所有行业都形成了大量的电子文件，主要包括电子文件、电子通信、电子报告、电子设计等。电子档案以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体,与纸质文件比较,具有以下特点:1、电子档案保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高;2、电子档案可由计算机等现代办公设备迅速处理和传递;3、电子档案可共享利用,不受时间和空间影响;4、电子档案不是直观纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用。由于以上特点,决定了电子档案的管理要求突破传统纸质档案的管理方式,本文着重从保护和利用两个方面来阐述电子档案对传统档案管理方式的影响。一、电子档案存贮载体由于电子档案以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于电子档案的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将电子档案转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前电子文件载体归档保护的重点,必须制定保护措施。1.严把好质量关A.统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。B.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。C.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%～50%,温度控制在14～24℃。D.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存的电子文件磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。E.对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。F.在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。2.控制光照的温度和湿度A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14～24℃,相对湿度40%～65%。C.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。二、电子文件的使用由于电子档案具有可迅速处理、传递及可共享使用的特征,所以可通过网络拓展电子档案的利用方式。1.加强档案信息资源数据库建设,实现信息准确随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的方便快捷服务。目前,国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。2.电子文件档案信息管理中心档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。3.建立电子文件上传和上传制度目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。4.现代化服务的社会化传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。5.传统档案管理方式面临的挑战随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党