企业档案管理编号规则（汇编2）

**集团管理制度体系文件文件编号：BDG1001-1“管理制度体系文件”的编号、格式及要求1.目的1.1明确规定了整个集团各直属部门、各子公司的管理制度文件的编号方法、文体格式、字体大小、修改版本及签发生效等行文、发文程序。1.2完善整个集团公司的“管理制度体系”，提高整个集团公司的管理水准，改善企业形象，促进企业发展。2.范围本规定适用于**集团各直属部门、各子公司。3.定义3.1管理制度体系------即由一整套完整组合的制度管理文件所组成的体系。3.2建立管理制度体系------制定和修改制度管理文件的过程,就是一个建立和完善管理制度体系的过程。4.责任4.1集团各直属部门、各子公司的总经理（或其代理人），负责本部门、子公司的“管理制度体系”的完善工作。4.2人资中心负责整个集团的“管理制度体系”的完善工作。5.程序5.1文件的编号方法5.1.1集团总部各直属部门（见7.1）颁布的制度管理文件。文件编号由八位组成(见下图),第一、二位代表公司，用字母BD表示；第三位为部门代码；第四位为文件类别号；第五、六、七位为文件流水号（用数字001～999表示）；第八位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。DBDB--版本号流水号文件类别直属部门代码公司简称5.1.1.1直属部门代码表直属部门包括相关部门代码总经办G集团人资中心人资部门，行政部门H集团财务中心F集团采购中心P集团运营中心O集团市场中心M集团品牌中心品牌公关，市场活动&ITB集团营销中心S5.1.1.2文件类别表及适用范围文件类别执行范围1整个集团范围内执行的文件2集团部分范围内执行的文件3本直属部门内部执行的文件5.1.1.3流水号：颁发文件的顺序号。5.1.1.4版本号：该文件的颁发版本次数。如：BDH1007-1，表示集团人资中心颁布的、要求在整个集团范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为007。5.1.2子公司颁布的制度管理文件。文件编号由十位组成(见下图),第一、二、三、四位代表子公司；第五位代表子公司内部各部门；第六位为文件类别号；第七、八、九位为文件流水号（用数字001～999表示）；第十位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。版本号流水号文件类别部门代码子公司简称5.1.2.1子公司代码表子公司子公司简称代码青岛**置业有限公司**置业BDZY上海方索酒店管理有限公司方索酒店FSJD5.1.2.2子公司部门代码部门代码市场开发&加盟部门M运营部门O业主客服部门S品牌中心B工程中心E5.1.2.3文件类别表文件类别执行范围1整个子公司内部执行的文件2子公司内部部分范围内执行的文件3子公司部门内部执行的文件5.1.2.4流水号：同5.1.1.3。5.1.2.5版本号：同5.1.1.4。如：BDZYO1009-1，表示青岛**置业有限公司运营部门颁布的、要求在整个青岛**置业有限公司范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为009。5.2文件的制定和签发程序5.2.1文件制定人。所有制度以部门为文件制定人。要根据5.1的规定，对文件进行编号，同时还要按照5.4规定的文件格式要求,进行或安排文件的打印.5.2.2文件审核人。对于整个集团或子公司范围内发布的制度，由集团总经理最终审批。对于各部门内部制定的制度，由部门负责人审核。文件制定人一旦完成了文件的制定工作后，应交由文件审核人对文件进行审核。审核内容主要是：5.2.2.1文件编号是否正确。5.2.2.2文件格式是否正确。5.2.2.3文件内容及语言表述是否达意。5.2.2.4是否与上一级部门颁发的文件存在冲突。5.2.2.5语法及错别字等。5.2.2.6其它。5.3文件的修改5.3.1当公司的组织管理结构作出了重大调整;或文件的内容已经不符合目前的实际运作情况时,该文件就有需要进行修改。5.3.2文件的修改，应该由原来的部门或由相同功能的部门（即当原来的部门已经撤消时），并由相同职别的人来修改。5.3.3文件的修改和签发程序见5.2。5.4文件的发布所有文件的发布同意通过OA进行，OA上的制度只可以查阅不可以复制或下载。文件的发布应制定执行范围，发布范围内的员工有权限查询相关制度。6.文件的格式要求6.1内容项目6.1.1目的----必须充分阐明制定该制度管理文件的目的和用意。6.1.2范围----必须明确规定该文件的执行范围。6.1.3定义----对文件中出现的专业术语或可能让人产生异议的特殊语句，进行意义上的规定。让人正确理解文件的含意（本条可视实际情况而定，不作硬性规定）。6.1.4责任----制度管理文件，一般都是针对人的行为来制定的。它规定或约束了各级员工对公司有影响的相关方面的行为。这些行为由谁去做，由谁去管，一定要在文件上明确规定。6.1.5程序----这是文件的核心。就是详细描述并明确规定这些行为的正确的步骤和方法，确保行为所产生结果的正确性。达到后人均可完成同样任务并达到同样结果的目的。6.1.6附件----用以补充说明正文内容用的图表、表格或样板等（本条可视实际情况而定，不作硬性规定）。参考资料----需要引用的文件名称或提供索引（本条可视实际情况而定，不作硬性规定）。6.2字体及格式6.2.1文件的表头“**集团有限公司管理制度体系文件”，用仿宋体+小二+加粗。6.2.2“文件编号”，用仿宋+四号。6.2.3文件的标题，用黑体+小三+加粗。6.2.4正文的小标题，用黑体+小四。6.2.5正文，用仿宋+小四。6.2.6正文的行距，为1.5倍行距。（见6.1）制定:集团人资中心审核:集团财务中心集团总经办2017-01-17发布2017-01-17执行

颁发部门：质量管理部标题：文件编号、版本号编制程序颁发日期：年月日编号及修订号：SMP-WJ01-02生效日期：年月日编写人：审核人：批准人：编写日期：年月日审核日期：年月日批准日期：年月日分发部门：公司各部门页码1/4红河千山生物工程有限公司标准管理程序1目的制订文件的系统编号、版本号，以便于识别、控制及追踪。2适用范围适用于本公司内所有文件。3职责公司文件起草、修订负责文件的编号、版本号。4程序内容4.1文件的编号格式：文件类别+分类代号+文件序号4.1.1文件类别按文件性质分为三类，用英文缩写表示。即： 标准管理程序： SMP 标准操作规程： SOP 专用技术标准： QS4.1.2分类代号分类代号的组成，文件分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写+用2位数字代表的细分类别的顺序号。4.1.3文件序号用两位数字表示。4.2文件版本号格式4.2.4文件版本号代表文件的变更情况，以便对文件的任何变更进行记录追踪，用一个字母“B”加两位数字表示。例如：B00—表示该程序为新起草的程序。B01—表示该程序为第一次修订后的版本。B02—表示该程序为第二次修订后的版本。 文件版本号：B00页码：2/4以此类推。4.3各类文件分类名称、文件分类代号、细分的顺序号4.3.1标准管理程序(SMP)序号文件分类名称文件分类代号备注1机构与人员JGRY01～0401：岗位职责02：人员培训03：人员健康04：人员聘用2厂房、设施、设备管理SB013物料管理WL014卫生管理WS015验证管理YZ016文件管理WJ017生产管理SC018质量管理ZL01～0201：实验室管理02：质量保证9销售管理XS0110用户投诉与不良反应管理TB11自检ZJ4.3.2技术标准(QS)类别序号文件分类名称文件分类代号备注1工艺规程GY012原料质量标准YL013辅料质量标准FL014成品质量标准CP015工艺用水质量标准GYYS6包装材料质量标准BZ017验证文件YZ01-0501公用系统设备验证文件02关键设备验证文件03关键设备清洁验证04生产工艺验证文件05检验方法的验证文件版本号：B00页码：3/44.3.3标准操作规程（SOP）。序号文件分类名称文件分类代号备注1设备标准操作规程SB01～0401公用设备标准操作规程02提取设备标准操作规程03生产监控仪器标准操作规程04实验检验仪器标准操作规程2卫生管理WS01-0301人员、物料、器具等卫生管理制度02公用系统设备及厂房设施清洁程序03前处理、提取车间设备清洁程序3生产岗位操作规程GX0101提取车间4质量标准操作规程ZL01-0701原料标准操作规程02辅料检验标准操作规程03包装材料检验标准操作规程04成品检验标准操作规程05工艺用水检验标准操作规程06质量检验方法标准操作规程07取样标准操作规程4.3.4举例SMP-ZL02-16：此文件编号代表标准管理程序中质量管理第二类16号新颁布文件。SOP-SC01-03：此文件编号代表标准操作规程中生产标准操作规程第一类03号新颁布文件。4.4记录的编号格式：R+文件分类代号+表格序号4.4.1分类代号分类代号的组成，表格分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写。4.4.2记录的序号用两位数字表示。4.4.3记录的版本号同4.2.4项。4.4.4各类记录表格分类代号、细分的顺序号：文件版本号：B00页码：4/4序号R分类代号表格序号备注1人员RY01~2厂房、设施、设备管理类SB01~3物料管理类WL01~4卫生管理类WS01~5验证管理类YZ01~6生产管理类SC01~7文件管理类WJ01~8质量管理类QA01~9QC01~10销售管理类XS01~11用户投诉与不良反应管理类TB01~4.4.4举例R-WL-01：此表格编号代表物料管理类序号为01的记录表格。4.5批生产记录的编号格式：BPR+产品分类代号4.5.1BPR为批生产记录（BatchProductionRecord）的第一个大写英文字母。4.5.2产品分类代号产品分类代号的组成，产品分类名称第一个字的汉语拼音第一个大写字母和2位数代表的细分类的顺序号。4.5.3版本号同4.2.4项。4.5.4举例BPR-C01：此表格编号代表第一类产品的批生产记录表格。

XXX分类编号方案XXXXXXX档案分类编号方案为了加强我所综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我所各项工作服务，更好地为本地两个文明建设服务，根据《广东省机关档案分类办法》，参考学习市、镇档案馆的经验，结合我所实际情况，制定本分类编号方案。一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1永久A230年A310年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1工程地质B2水文地质B3控制测量B4地形测量B5摄影测量B6地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1国土规划C2总体规划C3分区规划C4详细规划C5规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1土地管理D2用地规划管理D2.1建设用地规划管理D2.2违法用地管理D2.3选址意见书管理D3建筑工程管理D3.1建筑工程规划管理D3.1.1公共建筑类工程规划管理D3.1.2联建楼建筑类工程规划管理D3.2规划设计审批管理D3.3违法建设管理D3.4市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1会计报告E2会计账本E3会计凭证E4其他（6）照片类档案（代字：F）;F1永久F2长期F3短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1照片（底片）R2录像带R3录音带R4光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号旧方法:2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为12；永久长期短期合编为0。例：A1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。其中保管期限代号永久为1，30年为2，10年为3。例：A1.2008—001件号（第1件）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）2、勘测类档案（B）、城建规划类（C）均按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+属类代号＋年度+案卷号。例：B1.2004—001案卷号年度属类代号大类代字3、城建类档案（D）按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+属类代号＋年度+案卷号。例：D2-2004—001案卷号年度属类代号大类代字4、会计类档案（E）会计档案的编号，其结构模式为：大类代字＋属类代号＋目录顺序号＋案卷号。例：会计凭证的编号E3.1—001案卷号（第1个案卷）目录顺序号（第1条目录）属类代号（会计凭证）大类代字（会计档案）5、照片档案的编号（F）照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、类别号、保管期限代码、目录号、案卷号、件号组成。目录按年度编号，一年一个目录，一册为一卷，一张为一件，如政府照片档案2000年开始立卷，则2004年第6卷的第22张永久保存的照片，其照片号为：220-F1.1.5F115-6-22流水编号（张号）四级类目编号（册号）三级类目编号（年度）二级类目编号（期限）大类编号（照片目录）由2011年开始，照片档案全部为永久，二级类目编号（期限）不用写上，例如2011年第6卷的第22张永久保存的照片，其编号为220-F1.5-6-22。如下图所示：F15-6-22流水编号（张号）四级类目编号（册号）三级类目编号（年度）大类编号（照片目录）6、实物档案编号（H）实物档案的编号,其结构模式为：大类代字＋属类代号＋年度+件号。例：H1-2004—001件号年度属类代号（锦旗类）大类代字7、声像档案（R）例：R4-2004—001件号年度属类代号（光碟）大类代字（声像档案）四、本办法自发布之日起执行，由单位档案室负责解释。

文件编号规定1公司码

本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”。2文件类别码

文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。文件级别代号文件类型备注一级文件QM质量手册体系文件、管理制度、规定二级文件QP程序文件、通用标准企业内部标准、外来标准三级文件WI工作指引与操作规程检验规范、设备操作规范，工作文件、作业指导书FM质量记录用的表格3.序号码

同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.部门码

部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：部门代码部门代码人事部RS物业发展部WY财务部CW市场拓展部SC5.质量手册的编号

质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM6.程序文件编号

程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。

例如：《文件编码程序》的编号

YX-QP-01

序号码，文件编制顺序

文件类别码

公司码

7.三级文件的编号

三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。

格式举例：

WI-RS-01

序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；

部门类别码，表示为人事部的文件；

文件特征码，表示为三级文件；8.质量记录表格的编号质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。格式举例：

FM-RS-01版次码/修改次数：A/0

表示该表格的版次为第一版次

序号码，表示为资料室的第一份表格

部门类别码，表示为人事部的表格

表格的特征码。

xx公司文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。3.总则凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。4.文件类别4.1文件管理制度技术文件合同表格4.2记录会议记录检查记录工作总结(周报、月报)工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：上海xx有限公司简称：SHYG5.1.2部门代号FD--财务部MD--市场部OD--运营部HR--人力资源部IT--技术部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。5.2文件编码结构SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本流水号(000-999)日期代号(年)部门代号文件类型企业代号5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.2合同协议类格式：SHYG-HT-C-yyxx-nnn/A0格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.3文案类格式：SHYG-WA-C-yyxx-nnn/A0格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.4会议记录格式：SHYG-JL-C-yyxx-nnn/A0格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.5工作总结或工作计划格式：SHYG-ZJ-C-yyxx-nnn/A0格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号6.附则1、本办法由上海xx有限公司人力资源部负责解释。2、本办法自发布之日起实施。

合同分类编号规则1、目的为加强合同的标准化管理，根据公司合同管理规范的要求，特制定本规则。2、范围本规范除特别指明外，适用于任何涉及公司经营的所有合同和协议。3、职责3.1综合管理部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。3.2公司合同档案管理人员负责本规则的具体实施、管理。4、方法和标准描述4.1合同分类编号应遵循下列原则：公司所有合同及协议都应按统一标准进行分类并连续编号。4.2合同分类编号4.2.1合同共分为二大类：采购类合同和销售类合同。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进行连接。4.2.2合同编号方法：（按六级编码）编码级别编号类别编号类别说明一级公司名称编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母二级合同类别编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母三级公司部门编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司部门具体名称前两个汉字拼音的第一个字母四级合同内容编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同内容具体类别名称前两个汉字拼音的第一个字母五级合同签订年份、月份和日期编号代码由年份后两位数和月份两位及日期两位数用阿拉伯数字共同表示六级合同流水号编号代码为两位阿拉伯数字，从01自99备注：若遇到原合同内容变更而发生的合同，则新合同编号采用在原合同编号后用（01）-（99）表示。5、合同/协议编号方法：6、合同具体编写6.1．公司缩写：代号两位GW6.2.合同类别缩写：代号两位采购类CG、销售类XS6.4.部门细分类缩写：1)、综合管理部：ZH2)、财务部：CW3)、市场部：SC4)、技术研发部：JS5)、工艺设备部：GY6.5.合同内容细分类缩写：根据合同物品名称编号7、具体编号形式请见以下举例：1）综合管理部于2018年4月2号签订的第2号租赁合同：编号为“GW-CG-ZH-ZL-18040202”；2）市场部于2018年4月2号签订了第3号设计合同：编号为“GW-CG-SC-SJ-18040203”；3）技术研发部于2018年4月2号签订了第9号采购芯片的合同：编号为“GW-CG-JS-CL-18040209”；3）销售合同于2018年4月9号签订的第16号销售芯片合同：编号为“GW-XS-XP-18040916”；4）研发技术部于2018年4月5号对2018年4月2号签订了第9号采购芯片的合同进行第一次修订：编号为“GW-CG-JS-CL-18040209（01）”8、 附则此编号规则自发布之日起实施。合同的分类编号自本