房地产（监理）工程档案管理制度（汇编）

房地产公司档案管理制度档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。第二条凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章档案管理体制第三条公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。第四条公司档案管理的分散与集中。1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外)。9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。第五条各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。第六条各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3、各类工程检测、鉴定报告。4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。6、公司各种审计报告、资产评估报告。7、公司各种管理规章制度和人事档案。8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。13、其他需要归档的重要文件。第四章档案的归档与立卷第八条档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。第九条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。第十条凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。第十一条各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第十二条为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。第十三条立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。第十四条立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。第五章档案的分类与编号第十五条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。第十六条档案分类与编号规则,见附表。第六章档案的保管工作第十七条公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。第十八条归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。库存档案必须图物相符,帐物相符。第十九条档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人,重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。第二十条档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。第二十一条档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。第七章档案的保管期限与密级第二十二条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。第二十三条保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外,依下列规定办理:1、永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)规章制度;(10)其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4、1年保存:结案后无长期保存必要者。第二十四条档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。2、“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。3、“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4、“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第八章档案的借阅管理办法第二十五条凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。第二十六条借阅的档案密级与领导签批公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准后,方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。逾期不还者,档案管理员要及时催还。第二十八条公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天;机密级以上档案不许外借,并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重新办理。因情况特殊,外部人员须出具其单位书面证明,并经总经理批准,方可查阅无密级档案。第二十九条借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。第九章档案的销毁第三十条综合部档案室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料,对破损和褪色的资料进行修补和复制。第三十一条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定,报分管领导审核,总经理批准,并进行登记造册后按规定予以销毁。第三十二条销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字,销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售。第十章罚则第三十三条有下列行为之一,视情节轻重,给予100元-5000元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。3、涂改、伪造档案。4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。5、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。6、泄露公司档案机密者。第十一章附则第三十四条本制度由综合部负责解释、补充,由公司总经理批准执行。第三十五条各子公司应根据本制度,结合本单位的实际情况,制订具体实施细则。档案分类与编号规则表档案编号解释说明:如GY01-J.JH-2008001-08080126(公司)(类别)(细目名称)(年份)(编号)(月)(日)(件号)(页数)如GY01-XFXS-2008001-08080126(公司)(类别)(细目名称)(子目名称)如GY01-GTJG-GYGC08001-08080126(公司)(类别)(细目名称)(子目名称)(项目名称)(年份)如GY01-GTSG-GYGC08S05(公司)(类别)(细目名称)(子目名称)(项目名称)(年份)(子目细分)(楼号)年份后的编号在新的一年即从001号编起,但“销售合同”根据不同项目分住宅和商业按序列编号下去;关于某一幢楼的具体资料视情况在编号最后加上楼号;“财务管理”档案编号的后两分段由财务部根据会计档案管理办法自行编号。全宗号:GY01××地产,GY02××物业,GY03商业运营部

四川省**建设工程项目管理有限公司贵州分公司监理资料档案管理制度签发人：二〇一四年十月贵阳目录第一章总则 3第二章资料管理的职责划分与要求 3一、资料管理职责划分 3二、资料管理要求 5第三章资料管理措施 8第四章资料归档管理制度 8一、资料归档制度 8三、资料保管制度 10第五章项目监理资料的组成与移交 11一、项目监理资料组成 11二、项目监理资料移交 11附件一：《资料借阅登记表》； 12附件二：《公章使用登记表》； 12附件三：《监理资料归档内容目录表》； 12第一章总则一、为规范工程项目监理文件资料管理工作，保证工程监理文件资料能够完整、准确、安全和有效利用,根据GB/T50319-2013《建设工程监理规范》对监理文件资料管理规定，结合项目部工程实际，制定本制度。二、监理文件资料指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理日志、旁站记录等及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、影像等各种形式和载体的文件材料。三、本管理制度适用于监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位要求及相关部门要求进行归档和移交。第二章资料管理的职责划分与要求项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司的指导与监督。一、资料管理职责划分1、监理部各技术岗位人员1.1.监理部各技术岗位人员按照在项目监理过程中的职责分工，按时完成相关资料的签认及整理，在审查无误后交专职资料员管理。1.2.对专职资料管理员工作职责进行指导。2、专职资料管理员2.1负责各种文件的收发、登记及整理、借阅、保管工作。2.2做好本公司检测仪器的借用登记和归还登记。2.3做好会议记录和各种文件资料的打印工作。2.4做好影像资料的整理存储工作；电子档资料要符合要求。2.5发放的图纸、资料、函件必须留原件一份，连同发放清单一起存档。2.6对各种工程资料进行科学规范的编号、登记、复印。2.7做好施工中各种检查资料的整理和施工各阶段验收资料的整理。2.8负责工程技术资料的归档保存，并按重要性进行分类；应做到分类有序、查找方便、有追朔性。2.9及时清理作废资料不被误用。2.10做好监理部的图集、标准、规范等书籍的存放、借阅工作。2.11相关部门借阅图纸及工程资料，应报总监同意，登记相关借阅内容及时间，到期归还时，须经双方签名确认。2.12协助现场监理员、专业监理工程师完善各种资料。2.13做好工程竣工资料的整理归档。2.14及时向本公司移交监理部资料并登记。2.15及时向建设单位移交监理部资料并登记。2.16协助建设单位和本公司有关竣工后备案工作。二、资料管理要求1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。3、过程资料保存要求3.1自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件（须注明原件在何处）；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。3.2施工单位工地试验室出具的试验报告应加盖工地试验室试验检测专用章，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工资料，工地试验室只保存复印件；项目监理部中心试验室出具的试验报告应加盖监理中心试验室试验检测专用章，试验报告原件保存在分项工程监理抽检资料中，中心试验室只保存复印件。3.3各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。4、分部分项工程检验资料是工程交工验收的重要依据。对于承包人上报的分部分项工程检验资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，完成责任范围内的监理文件材料编制工作，且要监督所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。6、工程具备竣工验收条件后21天内，承包人应按工程竣工验收的有关规定和合同文件的约定向监理、业主申请竣工验收并提供竣工资料。业主在收到该申请及符合相关要求的竣工资料后21天内，成立竣工验收委员会，并通知政府有关部门，组织竣工验收。若工程验收通过，监理、业主应在验收工作完毕后7天内向承包人签发交接证书，同时办理工程的移交工作。若工程质量达不到合同约定的标准，则项目监理部应根据竣工验收委员会的意见，在验收工作完毕后7天内向承包人发出不予验收的指令，要求承包人对达不到合同标准的工程返工或修复，承包人完成上述工作后，应重新提出验收申请。7、组卷原则（1）组卷的原则：组卷应遵循监理资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和借阅。（2）监理资料可按建设工程项目、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。（3）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份资料；不同载体的资料一般应分别组卷。（4）案卷内资料的排列：文字资料应按事项、专业顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字又有图纸的案卷，文字排前图纸排后。8、资料编号系统说明1、编号图例XWGZ-JL-AA-BB 其中：XWGZ表示四川省**建设工程项目管理有限公司贵州分公司；JL表示资料类别，此处表示监理资料；AA表示资料中类别下分类编号；BB表示顺序号。第三章资料管理措施一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。三、项目监理部应对承包人资料的编制和整理工作进行经常性监督检查，对检查中发现的不足项应要求其限期改正；整改不符合要求的，对应的分部分项工程不得进行中间计量。第四章资料归档管理制度一、资料归档制度1、文件全部处理完毕后，已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。办公室文员应做好以下两方面的工作：1.1、对文件处理表进行收集、整理，作为各监理人员处理文件的原始凭证。1.2将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。2、资料管理员应及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。任何个人均不得保存应当归档的公文。3、归档范围内的文件要根据其相互联系（如监理工程师通知单和回复单）、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理，保证归档文件齐全、完整，能正确反映项目的主要工作情况，便于保管和利用。4、来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号和组卷，发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档。资料分类组卷详见附件3：《监理资料归档内容目录表》二、资料借阅制度项目监理部除应不断熟悉并建立健全资料管理的有关规定外，还应建立完善的文件查阅登记制度。对于一般性文件，查阅时实行登记；对于有密级规定的重要文件，查阅时必须征得项目监理部领导的同意。具体如下：1、项目监理部设资料主管工程师、办公室文员，负责对项目监理部的资料进行管理。2、所有资料均入柜、上锁，钥匙由资料主管工程师保管，需要借阅资料的人员，应先向资料主管工程师申请，资料主管工程师查证所借资料在柜后，借阅人登记签字后方能借出资料。3、借阅人的借阅时限到期却未归还图书的，资料主管工程师应向其催要所借资料，借阅人因故不能按时归还的，应向资料主管工程师解释原因，资料主管工程师作以记录。4、借阅人具有保管好所借资料的义务，发生所借资料丢失或资料严重破损的情况，借阅人应按新资料照价赔偿或新购资料归还，资料主管工程师负责监督、检查。5、本项目所发资料（无需归还），原则上仅发放一次，员工丢失所发资料的，应自行购买并不能因此影响工作和学习。三、资料保管制度1、根据监理档案资料的重要性的不同，保管期限规定如下。1.1、建设监理文件资料中的项目监理机构和负责人名单、建设工程监理合同、监理规划、监理月报中有关质量问题、监理会议中的有关质量问题、进度控制、质量控制、分包资质、监理通知、合同及其它事项管理、监理工作总结等需长期保存。1.2、建设监理文件资料中造价控制资料短期保存，时间三年。1.3、与建设工程监理有关资料中的工程质量检验记录（土建工程、安装工程）等记录，需长期保存；其它资料保存期三年。第五章项目监理资料的组成与移交一、项目监理资料组成项目监理过程中，所形成的需归档的监理文件材料详见附件3：《监理资料归档内容目录表》表中所列内容。二、项目监理资料移交1、项目监理部应在项目交工验收后三个月内，根据竣工文件编制要求，分别向业主、接管单位移交经系统整理过的全部竣工文件材料。2、档案资料移交应按监理合同要求执行。符合国家科技档案标准格式的案卷目录和卷内目录构成。要求移交书内容应与实际档案内容完全一致，移交书封面的签章签名应当俱全。此外，还应提交符合达标软件要求的转换目录电子版一份。附件一：《资料借阅登记表》；附件二：《公章使用登记表》；附件三：《监理资料归档内容目录表》；附件一：资料借阅登记表序号资料编号借阅时间预计归还时间借阅人实还时间备注1234567891011121314151617注：此表必须填写详实，以打印表格形式保存，资料借阅时必须按此格式登记，未登记资料不予借出。附件二：公章使用登记表序号使用部门使用人签名使用文件名称使用日期批准人签名备注123456789101112131415161718附件三：监理资料归档内容目录表（一类）序号文件类别文件编码归档文件保存期限控制分类备注公司业主档案馆一业主、设计、质监站业主、设计方资料及质监站资料一般以建设项目组卷（一）业主XWGZ-YZ-01工程报建类资料1业主XWGZ-YZ-01-01建设工程规划许可证及附件临时永久★2业主XWGZ-YZ-01-02建设工程施工许可证临时永久★3业主XWGZ-YZ-01-03工程质量监督手续临时长期★（二）业主XWGZ-YZ-02招投标文件及合同1业主XWGZ-YZ-02-01工程施工招投标文件临时长期2业主XWGZ-YZ-02-02工程施工合同临时长期★3业主XWGZ-YZ-02-03工程监理招投标文件临时长期（三）业主XWGZ-YZ-03业主函件短期（四）质监XWGZ-ZJ-04质量监督站文件短期长期★（五）设计XWGZ-SJ-05地勘设计文件1设计XWGZ-SJ-05-01工程地质勘察报告临时永久★2设计XWGZ-SJ-05-02各专业设计图纸临时长期3设计XWGZ-SJ-05-03施工图审查报告临时长期★审图机构4设计XWGZ-SJ-05-04设计变更及其它文件临时长期5设计XWGZ-SJ-05-05设计技术交底与图纸会审纪要临时长期（六）其它XWGZ-QT-06其它（建设项目防雷装置设计审核、建设工程消防设计文件及备案凭证、沉降观测报告）注：业主及设计方资料是指由业主或设计方产生或由其提供给监理的资料，一般属于监理依据性资料，在监理过程中收集整理，项目结束后一般只在公司档案室归档。业主及城建档案馆的资料由业主自行办理。监理资料归档内容目录表（二类）序号文件类别文件编码归档文件保存期限控制分类备注公司业主档案馆二监理XWGZ-JL监理部资料（一）监理XWGZ-JL-01监理前期资料一般以建设项目组卷1监理XWGZ-JL-01-01工程监理委托合同长期长期★合同2监理XWGZ-JL-01-02项目监理机构、任命文件及人员名单、资格证书（复印件）长期长期★机构设置3监理XWGZ-JL-01-03监理规划短期长期★监理规划4监理XWGZ-JL-01-04监理实施细则短期长期★监理规划5监理XWGZ-JL-01-05项目监理机构总控计划短期长期监理规划（二）监理XWGZ-JL-02监理过程资料1监理XWGZ-JL-02-01监理通知书及回复单、监理联系单、备忘录和监理报告长期一般以建设项目组卷2监理XWGZ-JL-02-02第一次工地会议、监理例会及各类交底记录、文件收发记录短期3监理XWGZ-JL-02-03监理月报、监理日志、旁站记录长期以单位工程组卷4监理XWGZ-JL-02-04工程质量或者生产安全事故处理文件资料短期5监理XWGZ-JL-02-05安全检查记录、安全生产责任制考核记录及安全检查评分汇总表、施工阶段安全专项检查表长期长期★6监理XWGZ-JL-02-06工程延期报告、费用索赔报告及审批长期长期★一般以建设项目组卷7监理XWGZ-JL-02-07涉及工程结构安全及使用功能的平行检验抽检资料（包括见证取样）长期长期★质量8监理XWGZ-JL-02-08合同争议、违约报告及处理意见长期长期★合同9监理XWGZ-JL-02-09工程质量评估报告及验收监理文件资料长期永久★质量10监理XWGZ-JL-02-10监理工作总结报告长期长期11监理XWGZ-JL-02-11照片及电子影像资料长期永久★12监理XWGZ-JL-02-12其它长期长期★注：监理部资料主要是指在监理过程中由监理机构产生的资料，这部分监理资料验收移交时对需向业主和城建档案馆移交的资料：1、房建及市政工程应按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）第5条（工程文件的立卷）的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用《建设工程文件归档整理规范》附录B、C、D、E式样。2、公路工程按业主提供的《公路工程竣工文件编制办法》的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用《公路工程竣工文件编制办法》的要求。业主没有具体要求时，按公司《公路工程竣工文件编制办法》执行。监理资料归档内容目录表（三类）序号文件类别文件编码归档文件保存期限控制分类备注公司业主档案馆三施工XWGZ-SG施工报审类资料（一）施工XWGZ-SG-01安全类资料1施工XWGZ-SG-01-01现场安全质量管理组织机构、人员管理制度临时临时安全2施工XWGZ-SG-01-02危险性较大施工方案报审临时临时安全3施工XWGZ-SG-01-03起重机械设备安装、拆卸方案及设备企业资质和安拆人员资格证书报审临时临时安全4施工XWGZ-SG-01-04三级安全教育汇总表及安全培训资料临时临时安全5施工XWGZ-SG-01-05特种作业人员操作证及汇总表临时临时（二）施工XWGZ-SG-02施工类资料1施工XWGZ-SG-02-01施工组织设计、各专项施工方案报审长期长期以单位工程组卷2施工XWGZ-SG-02-02工程开工/复工报审表及工程暂停令长期长期★进度3施工XWGZ-SG-02-03分包单位、供货单位、试验单位资质材料及报审表临时长期分包资质4施工XWGZ-SG-02-04施工单位总进度、月（季）、周计划及工程延期计划报审临时长期5施工XWGZ-SG-02-05工程计量、清单及支付文件临时长期造价6施工XWGZ-SG-02-06工程变更、费用索赔、现场签证单、技术核定单长期长期★造价7施工XWGZ-SG-02-07施工技术交底记录临时长期以单位工程组卷8施工XWGZ-SG-02-08工程测量控制网的报验及复测资料临时长期★9施工XWGZ-SG-02-09原材料、构配件、设备、器具、成品、半成品出厂质量合格证及试验报告、报审资料临时长期★以单位、分部、分项工程组卷10施工XWGZ-SG-02-10新材料、新工艺、新技术、新设备国家认证材料和相关验收标准的适用性审查报告以及报审临时长期★以单位、分部、分项工程组卷11施工XWGZ-SG-02-11隐蔽工程验收记录及汇总表临时长期★12施工XWGZ-SG-02-12有关专业技术总结（如桩基础、软基处理、主要结构施工技术等）长期长期★13施工XWGZ-SG-02-13地基钎探记录、桩基础检测报告长期永久★质量以单位工程组卷14施工XWGZ-SG-02-14合同变更材料报审及资料长期永久★质量15施工XWGZ-SG-02-15分部、分项、单位工程验收记录长期长期★16施工XWGZ-SG-02-16竣工验收备案表临时长期★17施工XWGZ-SG-02-17建设工程竣工验收报告临时长期以单位工程组卷18施工XWGZ-SG-02-18工程竣工决算报审表长期长期19施工XWGZ-SG-02-19其它有关验收资料长期长期★