办公室事务管理制度

办公室事务管理制度办公室事务管理制度一、总则办公室事务管理制度是公司规范办公室事务管理的制度文件，旨在提高办公室工作效率、保证公司日常事务运转、规范员工行为、维护公司形象。本制度适用于公司内所有办公室员工。二、办公室员工的主要职责1.维护公司形象，保持办公室整洁有序；2.接待客户、安排会议室预定；3.处理来电、来信、来访事宜；4.协调办公室各项工作，保证各个部门之间的信息畅通；5.安排员工日常工作，考虑公司实际情况，合理安排工作任务。三、来访客户接待1.来访客户需提前预约，员工需确认预约信息，包含来访时间、来访人员、来访目的等；2.为客户提供舒适的等候区域，发放饮用水；3.客户到达后，员工需要提供热情的服务，引导客户到指定的会议室或办公室；4.安排好会议室的供应品，如饮品、点心，并提供简单的会议文具。四、收发邮件管理1.将所有到达公司的邮件集中放置于一个地方，确保私人信件不被混入；2.按时进行邮件的寄送、收取和分发，尽量避免邮件丢失和延误；3.对于包含机密信息的邮件要进行保密处理，避免泄密；4.检查邮件的地址和收件人的信息，确保邮件的准确性。五、电话管理1.所有员工必须对其分机电话负责，并保持电话在正常工作时间内，打电话时内容应尽量简明扼要；2.接听电话的员工应该礼貌而专业地回答客户的问题，并尽可能地为客户提供帮助，避免转接电话；3.在录音信箱中及时留下详细的信息，包括日期、时间、来电者姓名、电话号码、留言内容等；4.重要电话的记录应妥善保存，以备需要时参考。六、文件管理1.将文件分门别类地存放，轻易找到需要的文件；2.各部门之间需要互相交流文件或材料时，要注明收到方和送出方的负责人及日期；3.珍惜文件资料，如遇到办公室污染、停电等突发事件，要抢救重要文件并进行备份；4.文档的修改、删除等操作必须经过公司领导批准。七、办公室设备管理1.对办公室设备及用品进行使用、保养、维护和更新；2.定期检查设备是否正常工作，遇到设备损坏或不适用的情况，立即报修或报废；3.员工不得在办公室设备上进行个人娱乐或进行其他不相关的操作；4.对于租用的设备，按照合同要求进行使用，并按时交租。八、办公室消防管理1.确保办公室通道畅通，杂物、垃圾不能堵塞通道；2.每周进行消防安全检查，如遇发现隐患要及时上报；3.员工要接受消防培训，掌握消防知识；4.办公室内严禁吸烟，禁止使用易燃、易爆物品；5.发生火灾，第一时间通知消防部门，并进行相应的灭火操作，保障员工人身安全。九、员工行为约束1.沟通要注意言行举止的得体，不应当发表不恰当的言论；2.公司规定时间内必须到岗，不得擅自离开办公区域；3.办公室内不得大声喧哗，保持办公环境的安静和整洁；4.禁止在办公室进行个人娱乐活动，如打牌、看电影等；5.不得私自借用公司财产，包括复印机、电脑等；6.禁止在办公室吃零食、泡茶或者饮料，以免污染办公室环境。十、制度执行1.所有员工必须遵守本制度的要求，如违反制度将受到相应的惩罚；2.如果员工对本制度存在疑问或者争议，应当向上级领导提出；3.办公室管理员对本制度的执行负有直接责任，任何违反制度的情况都必须及时上报和处理。